文件体系的运行

1文件体系的试运行2012年11月一、组织制度文件学习二、文件运行中的动态管理三、运行中记录的留存及要求四、运行中部门工作目标的制定五、文件执行中的监督检查学院质量管理工作的进程：第一阶段：管理制度进行梳理，完善和优化，定稿，形成文件化体系。第二阶段：进行文件的运行和实施。第三阶段：监督检查，内部审核，管理评审。第四阶段：整改提高，持续改进。1.ISO9001标准所要求的文件——制度1.1何为“制度”？《现代汉语词典》制度是指：1）要求人们共同遵守的办事规程或行动准则；2）在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等方面的体系。在一定范围内，具有一定约束力的普遍原则。1.2制度的来源管理是制度文化体系(刚性的)与价值自然体系（柔性的）的最佳结合。是管理走向成熟的结晶。2.ISO9001标准要求建立文件的重要性•提高学院管理的效率•增加各项工作的熟练度，降低成本•作为改善管理水平的基础•当作问题解决的依据•应用于授权与例行管理•便于学院各类工作业务技能的积累和提高•符合上级教育部门、学院的顾客和ISO9001标准的要求3.ISO9001标准有关文件的作用•ISO9000实际上是一个“人本+文本”的管理体系，因此，文件有着极其重要的作用。（1）阐述、声明作用。（2）规定和指导作用。（3）记录和证实作用。4.文件的使用要达到的目的•过去因过程控制不严密造成工作脱节的现象已杜绝•过去职责不明确的公共事物，现在已有了明确的管理部门•过去只看最后的工作结果，现在不仅要看结果，更要看开展工作的过程，注重工作过程的记录什么叫试运行？•学院ISO9000工作项目启动以来，经历了文件编写过程，那是一个工作规范的过程。•目前的试运行就是实现“做我所写，记我所做”__也就是文件制度的执行过程。为什么要试运行？•通过实践来验证前期文件编写的合理性、实用性、有效性。•通过实践来发现学院管理中存在的不足，以便更好地改进和提高管理水平。如何试运行？•认真执行质量管理体系文件，保证各项要求的落实一、组织制度文件的学习1、学习与本部门工作直接有关的文件（要求明确有哪些规章制度文件、记录表格、责任人、完成时间）。2、学习与本部门工作间接相关的文件3、通过学习知法懂法，才能守法。4、了解文件的途径：给各部门下发的制度文本、通过各部门网页、专题网页等。对部门领导的要求①理解质量方针和质量目标，分解、落实与本部门有关的质量目标；②熟悉本部门的质量职责和相关的质量管理体系文件；③熟悉本部门与相关部门的工作接口；④明确对下属的工作要求；⑤掌握本部门的质量工作情况。对教职工的要求•总要求是“写你应做的，做你所写的”，文件写到、说到的一定要做到。•具体表现为：•①熟悉所在部门的职能；•②明确本人的质量职能和权利；•③熟悉掌握工作程序、方法和技能；•④在工作中保留好工作痕迹（记录）ISO9001标准中有“4.2.3文件控制”明确规范了文件的动态管理要求。a)文件的编、审、批后才能进行发布。b)文件动态评审、及时更新，再批准。c)文件更改状态要能识别。d)使用部门使用文件的有效版本（防止新旧版本同时存在或使用作废版本情况）。e)文件清晰、易于识别。f)对外来文件（来自上级的政策、国家法律法规等）识别和控制分发。g)对作废而需要保留的文件要进行标识，防止误用。二、文件执行中的动态管理二、文件执行中的动态管理进一步改进质量管理体系文件，提高文件的符合性、有效性和适宜性具体表现：在实践中对文件不断修订，要求各部门的内审员在工作中，注意文件的实际使用情况。如果发现有下列情况的：1、文件跟实际情况不符合、无法操作。2、一些重要工作，文件没有做出明确的规定，会导致工作出现问题。3、文件规定得不合理，还可以有更好的方法。如有些工作可以适当简化。4、现有文件中的规定与国家教育部和上级教育部门的政策、法律法规不符合的。内审员要及时将情况反馈给督导室，加以收集，集中统一修订。1.高等学校档案：是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。2.记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。（评估中称之为佐证材料）——工作痕迹三、运行中记录的留存及要求记录的作用1、记录是信息管理的重要内容。2、记录是记载各种工作情况和结果的文件3、记录是管理活动及服务质量是否符合要求的客观证据，是质量保证的证实性文件4、是对部门工作进行评价的客观证据之一1、要求有文件明确规定对记录如何管理2、明确哪些记录需要保留（如教师的教学档案：教学大纲、授课计划、教案、课件、教学日志、试卷分析、课程总结）——在制度文件中体现3、记录该如何留【形式（纸质、电子档、图片、音像）、内容、负责人等要求】——由主要职能部门确定。4、对记录如何分类、编号、检索、归档5、记录的保管、期限、过期后的处理6、记录的使用4.2.4记录控制（资料、档案管理）各部门该如何做建立部门工作基础资料库（基本档案）•以不变应万变，根据不同的评估、检查的需要形成不同的组合，但基础内容不变。组成基础资料库要注意事项•根据学院实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。•按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，整理材料。•对文件材料系统整理组合，编号，制作卷内目录组成基础资料库要注意事项•明确材料的保存期限•过期材料的处理也要有记录（审批、处理方式、处理资料的清单）资料的使用——佐证作用•根据不同的需要形成查询清单（没有必要重复复印）整理材料的思路符合基本管理规律、符合档案管理的要求P（策划）———工作计划、规划D（实施）———过程材料C（检查）———工作检查、总结A（改进）———对存在问题的改进（改进对策、改进的效果）记录资料的整理1、工作提供资料的目的通过证明材料证实实际工作是如何操作的,从而说明工作是否符合要求。2、日常资料的要求：◆要能够完整地体现一个事件、一个项目从头至尾的全藐。◆符合其自然形成的规律◆资料的整理要科学、规范——符合档案管理的要求四、部门工作目标的制定制定“聪明的”目标具体的Specific可测量的Measurable挑战的Ambitious现实的Realistic时间设定Time-phasePDCA的基本工作方法是：P、策划（Plan）PDCA循环是保证任何活动有效进行的、合乎逻辑的工作程序。D、实施（Do）C、检查（Check）A、处置（Action）五、文件执行中的监督检查高职教育教学质量管理过程分析ISO9000质量管理高等职业教育教学质量管理质量方针质量观念质量目标人才培养目标质量策划质量设计，明确质量标准质量控制教学实施和质量监控质量保证质量改进评价、反馈、改进（提炼升华）自我监督检查•根据本部门的质量目标，定期检查完成情况内部审核、改进提高针对组织质量管理体系进行的监督检查手段。由专门的人员——内审员，按ISO9000标准的要求实施内部审核，通过内部审核，了解管理状况，对不足之处实施改进（包括文件的修订和完善）。ISO9000标准就是通过这样的方式帮助组织在管理中不断自我发现问题，自我改进和提高，从而达到持续改进的目的。•高层领导要高度重视•中层领导起带头作用•基层人员全员参与•注重实用性与有效性贯标工作并不只是为了取证，更重的是为了提高学院的管理水平，保持和提高教育质量、提高学院的业绩，这样，贯标才具有真正的意义；贯标也不是一味迎合标准，更应注重实用性与管理的有效性。