企业合同管理

第六章企业合同管理重点掌握什么是企业合同管理？合同管理的理由整理信息、帮助决策、调整计划建立诚实守信、求真务实的企业文化合同管理的目标订约准备阶段的目标订约阶段的目标合同履行阶段的目标企业如何组织合同管理组织协商谈判拟定合同文书履行合同生效手续组织合同的订立组织合同的履行登录合同台帐分解和落实履行的目标任务合同传递信息组织管理履行后的目标搞好售后服务组织合同履行后的结算和清理第六章案例分析[案例1]违约金条款的陷阱中国A公司与某国某公司签订了1000万只纸箱出口合同，交货期限为合同成立后的3个月内，价格条款为每只1美元CIF（成本、保险费加运费付至指定目的港）香港，违约金条款为：如合同一方在合同履行期内未能履行合同规定的义务，则必须向另一方支付合同总价3.5％的违约金。中方公司急于扩大出口，赚取外汇，只看到合同利润优厚，未实际估计自己是否有能力履行合同，便与外商订立了合同。而实际上，中方公司并无在在3个月内加工1000万只纸箱的能力。合同期满，能够向外方交付的纸箱数量距1000万只还相差很远。中方无奈，只有将已有的纸箱向外方交付并与之交涉合同延期。外方态度强硬，以数量不符合同规定拒收，并以中方公司违约而要求按合同支付违约金。双方协商未果，最后中方某进出口公司只得向对方支付违约金35多万美元，损失巨大。[案情要点]本案要点在于该出口公司根本无力完成合同，却盲目签约，使自己蒙受损失。[案情分析]这是一起以合法手段掩盖非法目的，利用合同违约金条款欺诈的较为典型的案例。因此，我们要对自己的实际履约能力做到心中有数。在签订合同时能够从自己的实际能力出发，不要被表面的优厚利润所迷惑。卖方应逐项分析己方履约能力的构成因素，确保能够在合同规定的履约期内完全履行自己的义务。这些构成因素主要包括：第一，货源。货源是出口方履行合同的最根本的基础。第二，生产加工能力。第三，原材料供应。第四，收购资金。第五，履约期限。在本案中，中方进出口公司如果在合同签订之初，能理性地分析自己的履约能力，并充分考虑对方的违约金条款，加强防范意识，就不至于遭受那么大的经济损失。为了使合同从订立时起就具有合法性、真实性和可行性，必须认真做好合同订立阶段的管理工作；合同生效后，要使合同目的最终得以实现，企业还需做好合同履行中的计划、组织和实施等管理工作。此外，在签订外贸合同过程中，买卖双方都有可能有意无意地在合同中明显设置或隐含许多风险，因此，如何充分利用“风险条款”，有效地规避风险变得十分重要。[案例2]运用计算机管理合同的案例昆明市租赁公司从手工操作管理合同到运用小型计算机管理合同的尝试。该公司每年订立合同在2000份以上，租金收人数千万元，每年需结转的合同高达数千份，业务往来中订立、履行、变更、注销、结算、清理的合同，份数之多，内容之复杂，结算收付之频繁可见一斑。在该公司业务中最繁琐、冗赘的是普通租赁，其次是融资租赁。普通租赁的建筑施工机械、器材、机电设备等标的物的期限，伸缩性很大，经常需要根据承租方的实际要求提前履行、延期履行或者续展履行，还经常需要根据承租方的实际要求分批分期归还，结算随之变得多样化、复杂化。融资租赁的大型生产设备、大型交通运输工具及其他设备、仪器等等的租赁期限、租赁结算也需灵活多样、复杂多变。该公司普通租赁合同约占合同总份数的90%。在这类租赁合同中，每份跨年度的合同，手工结算一次一般需要1个小时，遇到品种繁多、期限较长、变化又大的合同，手工结算一次要超过2小时。经复核出现差错的还要返工，承租方经常要为结账付款而排队等候，意见很大。该公司内部月度、季度、年度盘点时，为清理变更、注销，履行完毕，提前履行，延期履行或者续展履行的合同，核查应收、实收账目，计算周期等等工作，经常要动用26名(有时甚至更多)精干员工，加班加点，紧张劳作，方可完成。鉴于这种状况，公司于1996年起，培训人员，引进人才，提出需求分析，购置计算机，开发软件，几经周折，几番努力，到1998年全面完成系统需求说明书及总体设计，经过试运行，基础数据录入、测试、人工核对，系统定型，投入使用，逐步建立合同管理数据库。几年来的运用实践证明，系统运作正常，完全满足公司业务需要，效益显著。各种统计报表均实现了计算机处理。企业使用计算机管理合同后，工作效率成百倍提高。昆明市第一建筑工程公司一工区1998年内与昆明市租赁公司订立标的物原值人民币500万元的租赁合同，期间也是复杂多变，到2000年结算时，按过去手工操作需12小时，现计算机处理仅用两分钟。过去手工完成月报帮180分钟，计算机仅用一分钟，即可得到准确的数据。过去8人工作一天，计算机仅用两小时，就能全面完成，而且各种数据准确。在手工计算过程中，工作人员与用户之间时有矛盾，争执，或者协调计调计算，有人为弹性。实行计算机管理后，解决了这些问题，因为计算机是依据各种原数据，计算得出各种数据结果，双方均得接受，避免了许多不该发生的矛盾，从而加强了合作关系。用户的好评与介绍，这种口碑广告的传播，比企业自己在任何媒体上的宣传更为有力，更为广泛，使企业的社会知名度大大提高，利润以近35%的速度递增。同时，公司在租赁部内普及计算机操作技术，现在70%的工作人员能上机操作，使这个部的人员精简出38.49%，充实到公司新拓展的业务岗位，促进了生产经营进一步发展。讨论分析：运用计算机管理合同后，昆明市租赁公司发生了什么变化？[案例3l利用品质条款行骗案2002年4月，内地A公司与香港B公司签订出售总重达6000吨的模具，FOB价（离岸价格，送达指定装运港，船上交货）400万美元的合同。货物分五次供货，货物由买方提供图样生产，并经买方验收后方可接受。该合同的品质条款规定：第一，模具表面应当光洁；第二模具不得有砂眼、裂纹等其他铸造缺陷。该合同规定，买卖合同签订后10天内，卖方需向买方预付6%的保证金，第一批货物交货后可在10天内收回保证金；货物装运前，卖方应当通知买方前往产地抽样检查，签署质量合格确认书后方可发货。而且双方不得单方面终止合同，否则由终止合同一方承担全部经济损失。但在卖方汇出了USD240，000保证金同时按合同执行生产，并要求买方验货时，买方迟迟不来验货，反而要求当地商检部门代理验货。当地商检部门仔细审查合同后，建议立即停止生产，因为品质条款极为不确定，没有具体标准和程度，极有可能引起纠纷。买方接到停产通知后，不仅不来验货，尽而在回函中称，卖方不能在合同规定期限内生产出符合规格的产品，属单方面违约，保证金全数扣下，并保留追讨损失的权利。至此，卖方才完全明白这是一起利用品质条款的欺诈案。分析说明：本案是一起典型的外商利用规避合同进行诈骗的案例。这种合同的最大特点是：第一，在合同中制定诱人的价格条款；第二，制定难以实现或模棱两可的技术指标；第三，预收保证金、违约金等金额，逃之夭夭，不见踪影，或者反咬一口。合同履行阶段的主要问题可能有：商品质量、数量、规格的纠纷；商品包装、货运保险、货款结算、单据制作等：这一阶段既要严格遵守合同，又要就实际情况与对方磋商改变一些己方无法实现的条款，取得改变合同的许可和确认文件，这样才能防患于未然。在合词履行阶段，一定要加强对合同的规范管理，一旦出现问题。应当多方合作，要求修改合同，避免损失。