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第一部分企业合同管理概述一、企业合同管理的基本概念1、合同概念：合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。2、合同管理概念：大体而言，是指在企业洽谈、签订、履行合同的过程中，各部门根据相关内部管理制度的规定，严格按照既定程序履行相应的职权，有效防范法律风险的管理行为。3、目的：防范合同法律风险，及时化解合同争议。、保障措施：（1）机构与人员设置（专职机构、专职人员）（2）相关制度建设（职权划分、流程管理、监控机制、纠错机制、责任机制）（3）管理工具（软件）：恒润基、东山、风语者、Emptoris沐雷、财易、智邦、edoc2（软件功能：合同登记、合同模版、合同拟定与审批、合同原件的扫描与存档、合同引用文档管理、合同借阅、合同变更、合同付款提醒、合同查询、合同分析）企业的经营，离不开合同。就油脂公司而言，我们接触到的合同就包括多种类型：原料买卖、运输、仓储、检验；进出口代理、报关报检代理、招投标代理；资产并购、投资合作；工程建设、设备采购；水电热力供应、电信服务；房屋买卖、租赁；土地使用权转让；专业服务，如审计评估、法律服务。上述合同都可能存在法律风险。合同管理的目的，是尽量规避因合同产生的法律风险。二、企业合同管理制度的主要内容1、合同的归口管理制度；2、交易对方资信调查；3、合同洽谈、签订、审批、会签、审查、登记、保存；4、法人授权委托办法；5、合同档案管理；6、合同专用章管理；7、合同履行过程监控；8、合同纠纷处理机制；、合同定期统计与考核检查办法；10、合同管理人员培训制度等。企业通过建立一整套规范、科学的合同管理制度，同时，落实各项制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。三、企业合同管理的主要环节根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，企业合同管理分为：事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的企业合同管理方式。第二部分综合管理制度一、合同归口管理1、业务部门：提出需求、洽谈交易（公司领导/法务/财务）、草拟合同（法务）、履行合同（财务）2、法务部门：前期法律调查、风险识别、协助谈判、审核修改合同、全程跟踪履行3、财务部门：前期财务调查、财务监控4、审计部门：跟踪审计5、综合部门：合同用章管理6、档案室：合同档案管理、公司领导：合同审批、重大事项决策、各部门协作二、合同审批、会签与登记制度1、审批流程：经办人－业务部门负责人－法务－财务－分管领导－主管领导2、审批权限：按合同金额划分（须考虑公司章程关于董事会、总经理职权的规定）3、会签制度：合同审批表，各部门与公司领导会签后办理合同签字盖章手续三、合同用章管理1、用章范围：公章、合同专用章、财务专用章的使用范围与管理制度（合同一般使用合同专用章；协议履行过程中发函一般使用公章；涉及财务的问题一般使用财务专用章）。2、用章流程：经办人申请-部门负责人审核-其他相关部门审核-公司领导批准3、印鉴管理：日常、携带外出、交接4、用章登记：根据用章申请单的内容登记用章情况，经办人签字确认四、合同档案管理1、合同档案范围（1）前期调查资料：普通商务调查结果；法律尽职调查报告；财务尽职调查报告。（2）合同会签、审批表单。（3）合同文本（备忘录、意向书、补充协议、附件）。（4）履行凭证（财务凭证、收发货凭证、验收文件等）（原件、复印件、电子版）（5）过程文件（往来函件，纸质函件、传真件、电子邮件、电话录音）、合同档案管理（1）归档、入卷、借阅与交接程序；（2）原件的统一保管；（3）复印件的扩散范围；（4）电子文档的制作、存储、备案与授权（读取、写入、删除）。五、合同管理考核制度1、部门考核2、人员考核3、项目考核4、奖惩制度、重大责任追究制度第三部分个案管理措施一、前期调查1、对交易对象的调查（1）主体资格：主体身份；特殊资质；签约授权；内部决策（2）资信状况：注册资本；财务报告；商业信誉（3）履约能力：生产能力；技术水平；产品质量、对交易标的的调查（1）调查目标：拟购买或租赁的不动产、股权、成套设备，拟投资的企业，等等。（2）主管部门登记的所有权、使用权、股权的权属、有无抵押或质押等他项权利，是否被司法查封或冻结；（3）权利凭证是否完备，包括权属证书、购买合同、付款凭证与发票等是否齐全；（4）其他需要调查的事项。、调查的方式：普通商务调查（银行、行业协会、主要供应商、主要客户）、法律尽职调查（现场察看；有关部门核实、税务机关、工商登记、被执行人信息）；财务尽职调查二、合同谈判1、负责部门：业务部门（主管领导），法务部门协助2、前期准备：（1）收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况；（2）研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、行业惯例；（3）根据交易内容制订谈判方案，就主要条款获得内部授权（标的；质量技术标准；价格范围；履约担保；履约期限与方式；违约责任；合同变更与解除；争议解决方式）；对于影响重大、技术要求高、法律关系复杂的合同，可组织法律、技术、财会等专业人员参与制订谈判方案；（4）加强保密工作，防止泄露我方谈判意图；、谈判进程：（1）业务部门全程负责；（2）主管领导全程把关；（3）技术、财务、法律专业人士必要时协助；（4）重要事项集体研究决策。三、合同文本拟定1、争取由我方起草2、业务部门根据谈判情况草拟3、重点把握以下方面：（1）交易方案（模式、流程）（2）交易内容（标的、金额）（3）操作细节（4）质量、技术要求（标准、规范、异议期）（5）我方的特殊要求、对于常用合同，制订示范文本，根据示范文本修改、补充四、合同审核1、法务部门负责审核、审核主要涉及以下方面：（1）合同主体是否明确、适格；（2）合同内容是否合法（法律、法规、规章、政策）；（3）合同内容是否完备，是否考虑到履行过程中可能出现的各种情形；（4）合同权利义务是否合理，主要对我方是否存在不合理的风险；（5）合同表述是否准确、清楚、严谨（关于“还欠款”一万元的事例）。、合同内容的审核要点：（1）标的：明确无歧义；编号规范统一（2）首部：主体及其信息；（3）鉴于部分：概括由来，尤其是补充协议、担保合同，与关联文件呼应；（4）履约方式、期限明确；（5）履约担保的设置；（6）通知与送达方式；（7）采用格式合同（合同范本）时，对空白条款的处理；（8）合同生效条件（约定条件，法定条件）；（9）违约责任明确、合法（预期违约、直接损失、间接损失、预见范围、维权支出）；（10）争议解决条款（诉讼、仲裁，涉外合同准据法的选择）；（11）签约地点、签署时间；（12）合同附件完备（关联合同、资产清单、权利凭证、资产负债表）。4、就审核修改后的合同文本，继续与对方协商。六、合同签署1、签署方式（书面；传真）2、使用文本（我方最后审核的文本）3、签署先后（当场同时签署之外，对签约地点和时间的影响，防止对方擅自修改）4、签署流程（经办人持经审核的文本、会签单，申请签字盖章）5、注意事项：（1）印鉴——公章或合同专用章；（2）对方法定代表人签名的重要性；最近听说有使用褪色笔签名写借条的，防不胜防；五、合同审批1、会签制度（经办人、部门负责人、财务、法务、审计、分管领导、总经理、董事长）；2、审批过程中发现问题的，继续与对方协商定稿；3、审批文件的归档保管。（3）授权代表签名的，要有授权委托书；（4）合同附件也要盖章；（5）多页合同加盖骑缝章，盖完骑缝章后合同的每一页应该均有红印，并且第一页和最后一页最好同时有字，而不仅仅是个红圈（仅是红圈容易作假）；不应存在漏页的情况，不论是中间漏还是前后漏；合同展开应该能够将骑缝章还原成原章，只有这样才是比较规范的骑缝章，才能发挥骑缝章的作用。6、需要履行审批、登记备案手续的，及时履行。七、合同履行、变更与解除1、严格按照合同履行相关义务，避免不必要的违约；2、业务部门及时与财务部门沟通，按合同及时足额付款、及时催收到期合同款。3、保留完整的履约文件并按规定存档（发货凭证、收货凭证、付款凭证）；4、保留完整的双方往来函件并按规定存档（订单、提货通知、付款通知）；5、变更合同内容要采取书面形式，双方签署；、签收、确认、出具文书要慎重任何一份合同，在履行完毕之前都有可能发生争议。一旦发生争议，此前一方签字/盖章确认或出具的文书，都有可能被对方作为证据使用。举例：某公司与分包商签订工程分包合同，约定争议由北京仲裁委员会管辖。后分包商提交《对账单》，有如下内容：“截至某日，贵司应向我司支付工程款**元；如果贵司未能在某年某月某日前支付，我司将向**法院起诉”。公司加盖财务章确认。、及时保全对方违约的证据和造成损失的证据8、发生争议时的注意事项（1）对往来函件要非常慎重；（2）当面或电话沟通要谨慎，提防对方录音；龙江福（3）深入研究具体情况，制订具体应对方案。第四部分FOSFA规则若干特点一、FOSFA标准合同的作用二、FOSFA仲裁规则若干特殊规定1、双级制仲裁与单级制仲裁2、仲裁实体法3、仲裁地4、FOSFA仲裁员5、仲裁案件代理人6、时限条款7、不可抗力与买方责任一、FOSFA标准合同的作用：1、作为订立合同的范本；2、标准合同的条文可成为当事人所订立合同组成部分例如：在我们与嘉吉公司签订的大豆进口合同中规定：1）Thiscontractismadeupontheterms,conditionsandrules,includingthearbitrationclausesofthiscontract,incontractformFOSFA24(ifUSorigin)orFOSFA23(ifArgentine/Uruguayanorigin)/FOSFARulesofArbitrationandAppealinforceatthedateofthiscontract,ofwhichthepartiesadmitthattheyhaveknowledgeandnotice,andthedetailsgivenbelowshallbetakenashavingbeenwrittenintosuchcontractformintheappropriateplace.Anyspecialtermsandconditionscontainedhereinand/orattachedheretoshallbetreatedasifwrittenonsuchcontractform