我国房地产估价档案管理现状调查与分析

我国房地产估价档案管理现状调查与分析[摘要]房地产估价档案随着房地产估价行业的迅速发展而不断引起人们的重视。论文运用实地访谈、问卷等多种调研方式与手段，对房地产估价行业的档案管理状况进行了全面、细致地调查与研究，掌握了我国房地产估价档案管理的发展现状，分析了其中存在的问题与制约因素，提出了相应的解决措施，旨在促进房地产估价档案管理工作健康有序地发展。[关键词]房地产估价档案管理调研报告20世纪80年代末，我国房地产估价行业兴起并迅速发展，房地产估价档案应运而生，估价档案管理活动也由此展开。当前我国房地产估价档案管理的整体水平不高，难以满足估价机构内部及社会各方面利用估价档案的需要。为此，江苏鑫洋土地房地产评估有限公司与南京大学信息管理系共同承担了“估价档案管理要求”课题的研究，本文系该课题调研报告。一、课题调研方案的总体设计根据课题研究的任务、目的与要求，我们确定了包括国内外估价档案管理制度、研究文献与实际状况在内的总体调研方案。限于篇幅，这里仅对以问卷调研和实地访谈为主要内容的实际调研略加阐述。（一）、问卷调研的内容与实施问卷调研的目的在于掌握全国范围内的房地产估价机构档案管理工作的基本情况，为此，我们拟定了《房地产估价机构档案管理现状问卷调查表》，调查表内容分为四部分：⑴房地估价机构基本情况；⑵估价业务流程及形成文件的管理情况；⑶估价档案管理情况；⑷估价档案工作支撑条件状况。问卷调查表于2010年11月20日由中国房地产估价师与房地产经纪人学会发放至214家拥有一级资质的房地产估价机构，截止2010年12月16日问卷调研结束时，共回收问卷33份，回收率为15.42%。（二）、实地访谈的内容与实施实地访谈，侧重于个体分析，即走访房地产估价行业中具有代表性的、引领整个行业发展的估价机构，与估价档案管理人员进行面对面的沟通交流，了解估价档案形成、运转、管理、利用等情况。据此我们制定了《房地产估价机构实地访谈提纲》，将访谈内容划分为文件管理、档案管理、支撑条件、档案管理体会与建议四部分。课题组于2010年11月25日至12月10日对北京、上海、深圳三地的九家一级资质房地产估价机构进行了实地访谈调研，深入了解各机构文件管理、档案管理状况的同时，也对估价机构档案工作开展情况有了充分的感性认识。这些实地访谈机构是北京首佳房地产评估有限公司、北京仁达房地产评估有限公司、北京杜鸣联合房地产评估有限公司、上海城市房地产估价有限公司、上海八达国瑞房地产土地估价有限公司、上海百盛房地产估价有限责任公司、深圳英联房地产估价顾问有限公司、深圳世联土地房地产评估有限公司、深圳国策房地产土地估价有限公司。二、房地产估价档案的概念与特点（一）、房地产估价档案的概念目前关于“房地产估价档案”还没有明确统一的定义，在房地产估价法规文件中称其为“房地产估价报告及相关资料[1]”，有的文献资料中则称之为“房地产估价资料[2]”。笔者认为，明确房地产估价档案概念是十分必要的，这既是开展理论研究的基础，也是规范房地产估价档案管理的前提。参考城建档案、房地产权属档案等概念，并结合房地产估价活动特点我们将房地产估价档案概念完整表述为：房地产估价档案，是指房地产估价机构在其房地产估价业务活动中直接形成的、与房地产估价业务相关的、对房地产估价机构和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。（二）、房地产估价档案的特点房地产估价档案具有专业性、项目成套性、高度保密性的特点。专业性是房地产估价档案最基本的特点，这是由房地产估价活动专业性决定的，主要体现在估价档案的形成领域、形成过程、记录方式、内容性质等方面。项目成套性，是由于房地产估价活动都是围绕一个个独立项目为对象开展的，评估过程中规律性地形成了一系列相关的估价文件，它们因共同记载和反映估价活动而构成一个密不可分的有机整体，即房地产估价档案，这就要求在收集、整理、分类、保管等管理工作中都要保持一个项目档案材料的齐全成套。房地产估价档案较之其他类型档案具有更高的保密性，房地产估价档案作为企业资产的一部分，在反映估价机构业务活动开展情况的同时也记录了技术人员在估价过程中形成的经验总结等，具备企业“知识产权”的性质，另外房地产估价档案中涉及到委托人及其他相关人员的隐私，估价人员有义务对估价报告或工作底稿中的信息依据相关法律法规及委托人的协议要求进行保密。三、房地产估价档案管理现状分析（一）、房地产估价档案制度建设状况从行业整体来看，至今没有专门针对房地产估价档案管理的法规文件出台，仅在房地产估价业务文件与部门规章中有某些条款涉及房地产估价报告及相关资料的整理与保管。例如，《房地产估价规范》中4.0.6款要求估价机构做好估价文件的收集、整理及估价档案的归档、保管工作，《房地产估价机构管理办法》第九条要求估价机构建立估价档案管理制度，《房地产抵押估价指导意见》第十三、十四条指出哪些资料应作为估价报告的附件并最终转化为估价档案进行妥善保管。从机构个体来看，因《房地产估价机构管理办法》要求，房地产估价机构均制定了内部估价档案管理制度，规定了估价档案日常保管、借阅利用等内容，但制度体系较不完整且内容不全面，可操作性差。（二）、房地产估价文件与档案管理状况调研结果显示，大部分估价机构都是由业务人员兼职进行估价档案管理，其弊端主要是档案管理各环节操作不规范，估价档案案卷质量参差不齐。收集方面，各机构的估价档案归档范围不一，估价文件积累收集工作受业务人员主观因素影响较大。整理方面，估价档案分类笼统且逻辑体系性不强，案卷编号多由汉字、数字与字母组成以致繁琐冗长，案卷目录编制率较低。鉴定方面，估价机构都未开展估价档案鉴定工作，采取“一刀切”的方式，即不论何种类型估价档案均长期保存，库房保管压力与日俱增。保管方面，不同估价机构在档案库房基本设施配备上存在较大差距，有的估价机构库房中配有灭火器、除湿机、防磁柜，有的估价机构连基本的档案架柜也没有，估价档案被堆放在大小不一的纸箱里。档案统计方面，估价机构中常见的登记统计方式有估价档案收进登记、出入库登记、借阅利用登记，也有个别估价机构没有开展估价档案统计工作。利用方面，房地产估价档案一般只面向本机构业务人员、评估委托人或行政主管部门提供利用；利用方式有纸质档案与电子档案两种，以纸质档案利用较为普遍；借阅利用的流程控制比较严格。在电子文件管理方面，估价机构目前主要依托业务管理系统对电子文件进行控制管理，定期将电子文件备份，在电子文件编号、检索、利用方面开展的工作相对较少，估价电子文件管理较纸质文件来说略显薄弱。（三）、房地产估价档案管理支撑条件状况档案管理人员配备方面，估价机构一般设立兼职档案员，兼职档案员通常由内勤人员、估价师、部门秘书、行政人员、打字员、财务人员等担任。在实地访谈的九家估价机构中，只有一家设立了1名专职档案员。估价机构的档案工作一般由办公室领导。不同估价机构的档案管理经费投入差距较大，调查结果显示，经费投入最少的为每年0.1万元，最多的每年达到30万元。档案管理经费基本用于租赁档案库房、购买档案装具以及人员薪酬等方面，规模较大的估价机构还会有临时性投入，主要是进行档案信息化软硬件购置、设备维护和更新、库房装修等。（四）、房地产估价档案信息化建设状况房地产估价机构基本都配备了计算机，数量会因估价机构规模大小及对估价档案工作重视程度不同而有所差别。在档案管理软件方面，使用专门档案管理软件的估价机构极少，在回收的33份问卷中，只有1家机构注明使用专业档案管理软件进行估价档案管理。多数机构都是通过在业务管理系统中设置档案管理模块来实现估价档案的自动化管理，且业务管理系统设计多由专业软件开发公司进行，估价机构自行研发的并不多见。估价档案数字化工作的开展情况并不乐观，虽然通过数字化能有效缓解估价档案库藏压力，但由于估价机构对数字化工作认识不足，加之档案工作经费的限制，只有个别机构能够进行估价档案数字化工作。四、我国房地产估价档案管理存在的问题（一）、对房地产估价档案管理工作的重视程度不够房地产估价档案管理工作还未引起估价行业、估价机构以及估价人员的重视，这主要是由于对估价档案的作用与意义认识不足，简单地将估价档案理解为房地产估价活动中产生的附属物，没有对其进行有效地管理与利用。就房地产行政主管部门来说，对估价档案管理工作的指导监督力度不够，未形成相应的考评机制来推动估价档案管理工作。就估价机构而言，调研中曾遇到某些估价机构将估价档案成捆、成箱地堆放于地下室，未采取任何防护措施，存在很大的安全隐患，与档案管理工作的要求相距甚远。（二）、未建立完整的房地产估价档案管理标准规范体系房地产估价行业至今没有形成完善的估价档案管理法规制度与标准体系，仅有的几条估价档案管理规定零星散落在业务规范中，远远难以满足估价档案管理实践需求。如《房地产估价机构管理办法》规定房地产估价报告及相关资料应自估价报告出具之日起保存不少于10年，但对于不同类型的估价档案具体保管期限未作详细说明，也未谈及保管期满后如何鉴定处置估价档案。再如《房地产抵押估价指导意见》第十三、十四条规定法定优先受偿权等情况的书面材料、估价对象内外部状况照片、实地查勘记录都应作为估价档案资料妥善保管，除此之外估价活动中产生的诸多其他资料究竟是否也属于归档范围并没有得到说明。现有的估价档案管理条款也没有构建完整的估价档案管理流程，只是个别地提及归档、收集、保管期限问题，而对估价档案鉴定、保管、统计、利用等其他管理工作都没有作出明确规定，在估价档案管理实践中难以发挥指导作用。（三）、房地产估价档案管理工作专业化程度低目前房地产估价行业的档案管理水平整体偏低，首先表现为估价档案管理的科学化、专业化、规范化程度较差，远远达不到档案工作的各项要求。例如，估价机构进行估价档案编号时，常常使用公司名称、项目负责人等不具有分类特性的类别标准，使得编号结构冗长、体系庞大，既无法简明扼要地反映估价档案内容，也不便于后期利用。其次，由于估价档案鉴定工作内容繁琐，存在一定风险，多数机构都没有对保管期满的估价档案开展鉴定，致使库藏估价档案数量直线上升。再次，估价档案保管条件十分落后，估价机构现有保管场所都不能算是真正意义上的档案库房，除没有配备基本的档案防护设备外，有的甚至连档案架柜也没有，将估价档案一捆捆、一箱箱地堆砌，与档案库房“三分开”、“八防护”的要求相距甚远。（四）、房地产估价档案信息化建设滞后房地产估价行业的档案信息化建设较为滞后，主要表现在基础设施、档案管理软件、电子文件管理等方面。在信息化基础设施建设上，部分估价机构局域网建设才刚起步，还无法利用内部网络进行估价档案管理。估价档案管理软件方面，只有个别估价机构使用专门档案管理软件，多数机构都是通过在业务管理系统上集成档案管理模块的方式进行估价档案管理，后者的弊端在于业务管理系统主要是按照估价业务需求来研究开发的，其档案管理内容设置相对简单、功能性较差，无法有效地实现对电子文件的前端控制与估价档案的全程管理。（五）、对分支机构与撤销机构的估价档案管理缺失房地产估价行业中一级资质估价机构设立分支机构的情况较为普遍，分支机构有固定的经营服务场所，可以独立开展估价业务活动，在管理上需接受总公司的统一领导。由于分支机构是以总公司名义出具估价报告，并加盖总公司公章，因而分支机构形成的估价档案也是该公司估价档案的一部分，估价档案的分类、编号、保管、利用等方面都应与总公司一致，才能保证该房地产估价机构估价档案全宗的完整性，以及全宗下估价档案类别的齐全，因此分支机构的估价档案工作也应纳入总公司管理范畴。但目前房地产估价机构并未对其分支机构的估价档案及估价档案工作进行统一领导与管理，当分支机构进行变更或撤销时，其原有的估价档案该如何处置已成为困扰许多估价机构的难题。五、加强房地产估价档案管理工作的建议（一）、增强房地产估价档案工作发展的内在动力提高房地产估价行业档案管理水平，关键在于促进房地产估价机构档案管理工作的发展，提升估价机构档案管理工作的积极性与自觉性，这才是推动估价行业档案管理工作发展的内在