邮件的正确书写技巧要点

关于邮件正确书写现在项目大量的信息及环节都在邮件上体现，邮件已经成为我们工作中必不可少的一种沟通方式。为了让大家更有效的使用邮件进行有效沟通，提高工作效率和沟通能力。现在我们进行一场关于“如何使用邮件沟通”的培训。目录：1.书写邮件的顺序介绍2.邮件发送前的注意事项2.案例分析3.技巧分享邮件正文标题添加附件•一、发信对象•仔细确认收件人，并将要抄送的地址写上•发送企业邮件时请确认收件箱是否为企业邮件。•称谓准确，切不可含糊不清。是先生别称成了女士；是女士别喊成了先生。当你搞不清对方准确的性别时候，请直接写姓名。书写邮件的顺序介绍：写邮件就像写信一样。以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词或敬语。邮件具备有帮助性的内容和友善的语气，通常是非常容易获得客户的重视和认可的。请在邮件中注明公司名称，使用恰当的称呼语和较正式的语气。例如：致：××公司To：××Co.,Ltd.尊敬的×先生/女士：DearMr./Ms.•二、电子邮件标题：使用简单易懂的主题以准确传达电子邮件的要点：主题要简明扼要，重点突出，字数最好控制在30个汉字以内。或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXX”的多重标签字样。严禁出现无主题或主题说明不清楚的情况；很有可能被反垃圾邮件程序过滤掉，即使正常收到，日后检索或是导入其他邮件管理工具也将造成很多不必要的麻烦，这点非常重要！例如标题：Q季产品销售情况汇总未明确具体时间性，也未说明具体品牌及达成销售具体情况数字•三、邮件内容应简明扼要•电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。让客户能在最短的时间内了解到邮件的主旨，以便对方节省时间，提高工作效率。如果邮件过于冗长，且语句罗嗦，收件方一般不太愿意仔细阅读，更不容易引起重视。•注意不要在正文里使用过多的“！”，以免让收件人感觉像在责备和催促。而且感觉整封邮件缺乏专业性。具体请参照下列范例。•避免出现错别字。•四、邮件内容格式•尽量使用方便统一的字体，邮件正文格式遵守以下规则：•字体：宋体（英文下为Arial）;大小:10;•一行最大文字数：不超过30文字•注意邮件整体字体和风格的统一，有时我们从模板中、某一文档中或者网络上拷贝一段文字，可能字体、字号、段落格式都不一致，这时需要统一修改一下，以保持风格的一致和版面的美观（可将拷贝的内容拷贝在文本中可消除所有格式）。•如果有重要字段需要提醒客户注意，可以通过加粗、下划线、字体颜色等方式实现。使用颜色时，请尽量选择醒目且平和的颜色，比如蓝色、草绿色或者深灰色等。注意不要选择用鲜红色标注，用鲜红色标注会给人以不礼貌的感觉。•五、落款：•落款要清晰明了，请使用有公司名称，个人姓名、联系方式的签名。具体请参考下方范例的落款。•祝语：可以写祝您工作愉快，工作顺利，或者顺祝商祺等都可以，表示真诚。•另外，如有需沟通的事项，在邮件中一定要写明你的联系方式，随时保持畅通。•六、附件：•邮件正文一定要对附件做一个适当的说明，告知客户附件是什么内容，一方面避免客户没有留意到有附件，另一方面，让客户心里有数。•如果邮件带附件，附件体积最好限制在2M以内，大体积的附件尽管公司的邮件服务器支持，对方却不一定支持。•许多外企都只能接受zip打包格式，附件过大时，建议打包格式为zip格式。•最稳妥的方式是，发送了带附件的重要邮件后，过段时间再电话和客户确认一下，确认是否收到。邮件发送前的注意事项确认收件人信息，并将抄送人数减少至最低收件人确认收件人地址是否正确，以免错发邮件。抄送人数减少至最低，避免造成不必要的垃圾邮件抄送功能：让相关人员参考，如团队中的其他人员让相关人员知晓，如您的直接主管邮件主题明确且具描述性主题应该简单、明确的概括邮件的内容可以遵循What、When、Where原则，用一个词、短语、句子（一般不超过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知道邮件的内容。面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字（Who）。例：Paulfrauk端午六月最新名品推荐，7折起(who)(when)(what)例：通知：2015年度端午节放假安排(when)(what)邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识”正文格式一.称谓+礼貌用语如：xxx（名字），您好！XXX经理（名字+职位），您好！XXX先生（女士），您好！二.内容字号：可以事先设置文字大小，一般选择10-12号字字体：一般选择宋体，黑色点击“选项”收件箱页面—点击“工具”点击“邮件格式”点击“字体”设置字号、字体1234三.结尾客套语如：AllesGuteBestregards祝您一切顺利！正文简洁、美观、易懂正文内容编排原则：要事第一，结论在前，分析在后,使用收信人容易接受的口吻陈述内容张经理，您好！邀请您参加2015年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。会议的具体安排如下：时间主题9:30-10:00第一季度销售指标完成总结—王总10:00-11:30讨论各个销售部门第二季度销售指标设定11:30-12:00确定各个部门的第二季度的销售指标会议前请您准备以下资料：1.第一季度销售指标完成中碰到的难点；2.第二季度销售二部的指标设定；3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。谢谢！内容简洁易懂，要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图；根据收件人与自己的等级关系，熟悉程度等，选择恰当的语气陈述，多使用请、谢谢等词语；如果事情复杂，最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明；合理利用图片，表格等形式来辅助陈述；对于重要信息可以通过大写、改变颜色、加粗等合理提示；小贴士签名内容编辑方法签名编辑正文插入图片签名模板A版B版签名，可以让收件人了解您的信息签名信息内容人事行政部培训主管刘佳瑞意（天津）商业运营管理有限公司天津市河西区友谊路35号城市大厦3101室phone:13352000996\13820686000Mobile:[phone]Fax：[phone]E-mail：[e-mail]签名档文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体应比正文字体小一些；签名主要包括名字、部门（职务）、公司、地址、电话、传真、E-mail等，书写时应将内容归类。对于电话号码、手机号码等较长的数字间应加停顿‘-’签名设置方法二基本信息中点击“签名档”在邮件首页点击“设置”添加签名新建签名信息1234邮件发送前的注意事项：•1.电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所使用的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部信箱。•2.在电子邮件的写作中要注意哪些呢？如何写好一封规范的电子邮件呢？在写电子邮件时候，要采用日常办公运用的商业信函格式，使用正规的文字，不用或避免应用网络语言，诸如3Q、IFU等。•3.主题栏：主题明确，一目了然，让人看了知道个所以然，不会是一头雾水，不知所云，当作垃圾邮件删除掉。•4.主体：简明，扼要，把事情说清楚就可以了，不要罗嗦，拖泥带水的。事情多，写的多，那最好是分成几小段，看的清楚明了。案例分享：DearAll,本轮的面试情况如下：通知人数实到人数第一轮面试通过人数346271112BUPassPendingCNS131MS90GMED31155比率78%41%20%请特别注意：1.孙懿俊的评价表：HR签字是Eva，DSM写的名字是白祥斌。我将其评价表放在标明“特殊”的文件夹中，2.请帮忙核对这个候选人究竟属于哪个BU（这个人不在以上的统计中）3.李洪彬通过了一面，但是希望到北京工作。其名在也在标明“特殊”的文件夹中4.一些二面面试官的意见，我填写在二面备注中了，请查看5.GMED在备注上标明了分数，分数越高的学生越好如有问题，请与我联系。谢谢！韩爽分享邮件书写技巧：•颠倒书写顺序，首先添加附件，最后填收件人。这样能使邮件更紧凑、更直接，避免出现“糟糕，有个东西忘记写了或是附件忘挂了”的尴尬情况。•正文应该简单陈述你希望收件人如何处理邮件的附件，他们收到附件后是仅需浏览，还是需要打印出来备用？请在邮件中明确你的要求。•主题，在正文之后写主题，这样可使主题更简洁，再次强调你的意图。主题的用词应清晰、简单。•这些技巧也许不适合你的所有邮件书写过程，因为你一般能做到在填入收件地址的时候，脑袋里记住简短的主题和两行正文。但对于那些想说些什么正事的邮件，抓住重点才是关键，如果标题不能做到重点突出，那又怎么能抓住正文的内容呢？[e-mail]刘小佳[e-mail]学以致用