公司经济合同管理规定

公司经济合同管理规定1、总则2、合同文本的拟订3、合同的订立和保管4、合同的履行5、责任6、附则1、总则1.1为了规范公司经营活动的开展，规范员工对外业务往来中的行为，规范公司经济合同管理，防止公司蒙受不必要的经济损失，特制定本管理规定。1.2合同作为明确合同双方权利和义务的依据，具有法律约束力。因此，凡以公司名义对外发生经济活动的，均须签订经济合同。1.3本管理规定所指的公司经济合同均须采用书面形式，有关其修改的文书、图表、传真件等均视为经济合同的组成部分。1.4本管理规定所指公司经济合同包括：热力建设合同、供用热合同、委托维修保养合同、买卖合同、借款合同、租赁合同、建设工程合同、设计合同、运输合同、保管合同、仓储合同等种类的合同（不包括劳动合同），本管理规定以下条款中公司经济合同简称为合同。1.5公司法律顾问根据总经理的授权，对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由公司法律顾问对各部门实行指导。、合同文本的拟订2.1合同文本的拟订须遵守国家的政策和法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿、物美价廉、择优签约的原则。2.2合同分为制式合同和非制式合同。2.2.1公司现有的制式合同包括热力建设合同、供用热合同、委托维修保养合同等，制式合同的文本由公司企管部制定和管理，合同经办人在合同签订前按规定份数签字领取，使用过程中如发生错误需将作废合同退回，并重新签字领取。2.2.2非制式合同的文本由合同经办人负责拟定，经部门经理审核后，填写合同流转单报送企管部初审，初审合格后交公司法律顾问和分管领导审核，审核合格后报总经理审批。2.3制式合同的文本领取和非制式合同的文本拟订前，合同经办部门要对签约对方进行资格审查。2.3.1合同经办部门经理负责签约对方的资格证明资料原件的审核，具体内容包括：（1）法人资格，（2）经营权，（3）履约能力，（4）资信情况，（5）签约人是否法定代表人，（6）签约人为法人委托人的要了解其代理权限。2.3.2合同经办人须将各原件的复印件附于所拟订的合同之后送审。2.4合同文本的拟订过程中，合同条款如涉及公司其他部门，合同经办部门须上报公司领导。2.5合同文本的具体内容由签约双方约定，但必须包括以下条款：(1)签约双方的全称、地址、联系人、电话、银行账号、签约时间和签约地点；(2)合同标的的具体内容；(3)数量和质量的具体要求；(4)价款或酬金；(5)履行的期限、地点和方式；(6)违约责任及违约金的数额、比例、计算方法；(7)解决争议方式。2.6合同文本的拟定过程中，各审核部门在合同流转单上签署意见后，由合同经办部门制作签约合同正本，并按“年—公司简称（部门简称）—序号”的规定在合同正本上进行合同编号。公司简称HFRL；部门简称：工程项目部GX，市场开发部SK，物资供应公司WG，热源所RY，生产技术部SJ，计划财务部JC，管网供应服务公司GW，综合办公室ZB，三产办SC，企管部QG。例如：工程项目部2005年的第一份合同编号应为05－HFRL（GX）－001。3、合同的订立和保管3.1除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面委托，方能对外订立合同。3.2对外订立合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。3.3任何人非经公司董事会书面认可，不得签订三方合同、承诺合同、担保合同等涉及三方（以上）经济利益的合同。3.4符合以下情况之一的，应当以书面形式订立合同：(1)单笔业务金额达1万元的；(2)有保证、抵押或定金等担保的；(3)我方先予以履行合同的；(4)有封样要求的；(5)合同对方为外地单位的；3.5对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。3.6合同文本的拟定流程结束后，经办人持合同流转单和合同正本请公司总经理（或法定委托人）在法定代表人处签字。3.7公司综合办公室负责公司合同专用章的保管和用印，公司所有经济合同签订时必须加盖公司合同专用章，不得使用其他印章。3.8合同正本经公司总经理（或法定委托人）签字后，合同经办人持合同正本和合同流转单至公司综合办公室处进行用印登记。公司综合办公室根据合同流转单确认合同正本内容，并确定总经理（或法定委托人）签名后，在合同文本上加盖合同专用章。3.9合同专用章使用的注意事项3.9.1对外订立的经济合同严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章。严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。3.9.2单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。3.9.3合同经办人须对合同专用章使用内容进行登记。3.10合同正本一式六份，对方签约人三份，计划财务部一份，企管部一份，合同经办部门一份。根据法律规定或实际需要，合同需呈报上级主管机关鉴证、批准，报工商行政管理部门鉴证，请公证处公证的，应相应增加合同份数。3.11合同双方签章生效后，经办人负责三份（或四份）合同正本的分发。一份合同正本由计划财务部负责人在合同流转单上签字领取，一份合同正本由企管部负责人签字领取，另外的一份合同正本和合同有关的业务资料一起由合同经办部门保管。4、合同的履行4.1合同签订后依法成立，具有法律约束力。合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部管理明确职责的凭证，一切与合同有关的部门、人员都必须严格保守合同秘密，认真执行合同条款，确保合同的正常履行。4.2合同经办部门和计划财务部应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。4.3公司合同实行二级管理，公司总经理对合同的履行情况统一监控，各合同经办部门经理对合同的具体事项负责。4.4合同经办部门经理应及时掌握合同的履行情况，重点掌握合同中以下条款的履行情况：交（提）货时间、地点、数量、质量、工程进度、施工标准、付款期限、数额等。对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项，应及时汇报，并依上述流程履行审核手续。4.5公司企管部负责各部门合同执行情况的监督，监督的形式为定期检查和履行情况月报表相结合。要求所有履行期间合同的经办部门必须于每月25日，以月报表的形式将合同的履行情况报送公司企管部，企管部于每月30日前将各部门合同履行情况汇总后上报公司总经理。4.6计划财务部根据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：(1)应当订立书面合同而未订立书面合同；(2)收款单位与合同对方当事人名称不一致的。4.7付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。4.8在合同履行过程中，合同经办人书面递交收（付）款申请后，经总经理签字同意后，附对方开具的发票转计划财务部审核，并按公司财务管理程序履行收（付）款职责。4.9合同履行过程中，若变更、解除或废止合同必须采用书面形式，并按规定流程进行。除合同约定的免责条款外，公司企管部应对上述事项明确责任，及时处理并通知计划财务部4.9.1因对方责任造成合同不能正常履行的，合同经办部门应以书面形式及时告知对方签约人，要求其追究有关责任人的责任，并按合同约定的违约条款索赔。4.9.2因我方责任造成合同不能正常履行的，合同经办部门应按上述流程对合同进行及时调整，并追究有关责任人的责任；同时由公司企管部召集总经理、合同经办部门分管领导、部门经理、合同经办人等相关部门，及时处理违约赔偿事宜。4.10合同经办人应妥善保管履行中的合同及与合同有关的资料，包括合同订立、变更、解除等事宜有关的文书、图表、传真件等。对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，经办人应及时将资料整理清楚，公司企管部每季度检查一次。4.11合同执行完毕后的管理4.11.1合同履行完毕的标准通常以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、合同有效期完结、无遗留交涉手续为准。4.11.2合同履行完毕，计划财务部应及时登记入账，合同正本及变更内容应记入会计凭证。4.11.3合同履行完毕后1周内，经办人应将合同正本、附件及其他相关资料与合同流转单送交公司企管部审核后，注明“履行完毕”，交公司档案室存经济合同专档。并由企管部通知计划财务部，以便其进行该项合同的财务决算。4.11.4涉及质保金的合同，除质保金以外的合同金额结算完毕后，视为合同履行完毕，由合同经办人按4.11.3规定执行。5、责任5.1凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。5.2故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。6、附则6.1本管理规定适用于公司本部和各控股子公司。6.2本管理规定自发布之日起生效实施，解释权归公司企管部。