OA系统使用手册

I目录一、整体功能介绍........................................................................................................1二、如何登录您的OA系统？....................................................................................2三、如何修改您的个人信息及密码？........................................................................3四、如何设置个性化的个人首页？............................................................................4五、如何配置您常用联系的人员及关心的项目？....................................................5六、如何自由创建您的协同工作？............................................................................9七、如何处理别人发给您的协同工作？..................................................................11八、如何设置单位文档？..........................................................................................17九、几个常用工具的应用..........................................................................................221一、整体功能介绍个人首页：将待办事项、跟踪事项、公共信息、关联人员、关联项目、历史信息、电子邮件等信息个性化设置，实现第一时间全面展现信息。协同工作：通过该功能实现日常办公中80%的重要管理应用。协同工作以“流程”的表现方式发起、处理、归档，完成日常的请示、汇报、审批、项目管理、工作安排、文件传递等实际工作，有自建流程和模板套用两种方式实现协同流程。关联项目、关联人员：通过该功能实现对信息组织高度集成和优化，以人或事件为中心，把日常办公中对自己关注的人或事的状态、过程、结果关联起来集中呈现和管理。表单应用：表单是办公管理元素的载体和展现，通过自定义表单，实现单位内部的审批单、申请单、调查单等各种业务，把它与角色、流程、权限绑定，解决日常管理协同中的关键应用，并可按条件进行统计、查询。公文管理：通过拟文、审核、审批、封发、传阅、来文登记等流转方式，实现单位内部拟发文审批过程管理和外部来文的收办、收阅过程管理。文档管理：通过该功能完成单位、部门、项目及个人的信息分类管理，提供文档借阅和综合查询等应用功能。有多级档案管理员设置，通过自由定义分类，严密、灵活的权限体系，实现多层次、多角度的文档共享需求。电子邮件：以WebMail方式连接各种企业邮箱，通过系统提供的邮件管理功能实现外部mail信息与企业内部信息的互动，进入协同工作的流程。日程计划会议：通过该功能有效实现日程、计划、会议管理，并可随时了解他人日程安排和计划，运用工作日志、周计划、月计划管理功能来进行工作计划的申报、批复、总结等日常事务管理。2二、如何登录您的OA系统？方法有二：1、打开IE浏览器，输入地址：，输入用户名、密码，点击“登录”。2、采用OA精灵：点“开始”――＞“程序”――＞“用友U8-OA”――＞“OA精灵登录”，运行后弹出配置界面，输入用户名和密码即可完成登录。若勾选“自动登录”，则下次开机OA精灵便自动激活登录。注意：OA精灵日常使用OA系统界面右上角的键是OA系统的切换键，点击它可以缩小到右下角变成精灵图标，精灵图标上可以直接切换到首页、直接发协同等。3三、如何修改您的个人信息及密码？1、个人信息设置：在系统首页左上方快捷菜单栏，点“个人设置”――＞“个人信息设置”，在“个人信息设置”页签下，便可修改个人相关信息，如出身日期、电子邮箱、单位电话等基本信息，可以进行短消息提示声音是否屏蔽的设置。2、修改密码：在系统首页左上方快捷菜单栏，点“个人设置”――＞“个人信息设置”，在“修改密码”页签下，修改栏中输入您的新密码两次，确认后修改成功。下次登录系统使用新的密码。4四、如何设置个性化的个人首页？系统支持个人和单位双首页，打开后显示默认显示“个人首页”，有4个工作模块，默认为：待办事项/跟踪事项、我的模板、我的日常、关联人员/项目。1、栏目个性化效果：个人首页出除第一栏（待办事项/跟踪事项）已固化，其他三个栏目可以个性设置。操作方法：在系统首页左上方，点“个人设置”――＞“个人首页设置”，点击每个栏目下面的“选择配置栏目”按钮，进行栏目的配置。点击“确认”，设置成功。2、界面风格个性化效果：系统界面支持经典蓝色、苹果风格、蓝色海洋风格、Vista风格。操作方法：在系统首页左上方，点“个人设置”――＞“个人首页设置”，在“个人风格设置”页签下，即可更改自己喜欢的界面风格。5五、如何配置您常用联系的人员及关心的项目？关联人员是把自身工作相关的人员、上级领导、助手等进行信息的整合，设置好后该人员将在首页，通过直接点击该人员便可以与其进行相关的协同、公文、文档等往来；上级领导可直接给下属安排日程任务，并随时查看其办公状态。1、设置关联人员方法：在系统首页左上，点“个人设置”――＞“关联人员设置”，选择人员确定关联人员、上级人员、助手/秘书人员。设置完成后在“个人首页”右下角显示关联人员2、“关联人员”的使用：设置完成后，点击该人员，在“XX发给你的”和“你发给XX的”的更多出现的界面中，可将与该联系人之间交互的事项进行转发。相互选定6的人员在关联人员中可以直接对其进行日程事件的安排。3、您所关心的项目查看：如果您是该项目的负责人，则需要您来配置该项目。配置项目——填写新建项目——填写项目名称——填写项目类型——选择项目开始结束日期——选择项目主管领导——选择项目成员——选择项目相关人员——对此项目进行描述——选择项目状态——确认提交。7点击首页关联项目中的项目可查看和新建此项目的：项目协同、项目归档、项目计划/会议/日程、留言讨论等，也可修改此项目的设置等。如果您是该项目的主管领导或者项目成员或相关人员，那么在您的“关联项目”中就存在该项目，您可以查看此项目的有关协同、文档、讨论留言、计划/会议/日程、也8可以新建协同、新建文档、发表讨论等，但不可以对其项目进行设置。注意：关联项目设置若新建立的项目中，您是建立者或者相关项目负责人和人员，则该项目建立后系统会自动将该项目推送到您的关联项目桌面上显示。点击某项目则可直接查看与该项目有关的协同、文档、讨论留言、计划/会议/日程等。9六、如何自由创建您的协同工作？操作方法：点击一级菜单“协同工作”――＞“新建协同”，进入新建页面，发送一新协同最基本要包含4步骤，填写【标题】，编制【流程】，书写【正文】，点击【立即发送】。注意：1、新建协同正文可以是文本文件，也可以选择word、excel、wps、et等文件。2、编制流程可以通过两种方式实现1）、选择流程下拉条中的“新建流程”，在弹出的“选人对话框”中，选择您需要的人员，点击“提交”，完成流程编制。（适用于流程比较单一）102）、点击“流程”，在弹出的“点击节点，修改流程”对话框中，鼠标移动到您的名字上右击，在下拉框中单击“添加按钮”，在弹出的“选人对话框”中，选择您需要的人员，点击“提交”，完成该节点的编制。按此编制剩下的流程。可对流程中的各节点进行修改、替换、添加、删除操作。修改是对节点的权限进行修改；替换是对节点的人员进行更换；添加是添加该节点的下级节点；删除是删除该节点（若该节点后还有下级节点，下级节点不会删除）。3、可以将此协同文件归档或者选择项目，可以选择有无跟踪，可以选择重要程度等。4、如果您的协同还未编辑完整可以先暂时选择【保持待发】，可在一级菜单“协同工作”――＞“待发事项”中继续编辑或发送。11七、如何处理别人发给您的协同工作？操作步骤：第一步：选择所要办理的事件，点击该协同事件：“个人首页”——“待办事项”；第二步：在弹出的对话框中，点击图标，显示处理界面；第三步：根据实际情况，选择“转发”、“退回”、“终止”、“只会”、“加签”等操作。第四步：选择“已阅”、“同意”、“不同意”，填写意见，同时可以进行“继续并提交”、“继续并归档”、“继续并删除”。注意：如果需要对正文进行修改，则选择修改正文，对此文件进行修改，提交后可以看到修改的痕迹，方便您的审批工作。修改的正文以Word文件最为明显。一）、处理协同中各功能按钮简介：1）、【转发】：您可将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时，系统将生12成一个新的协同事项，内容与原协同事项相同，只是流程变成您发向被转发用户。2）、【退回】：若您感觉该协同内容不合理，则可转发将流程退回至上一节点，回退前可以加注您的意见、态度等。回退之后，该协同事项将出现您的前一节点用户的“待办事项”中，该用户会收到系统自发的回退提醒，并可以在“待发事项”中查看您的回退的意见。注意：系统支持多级回退，反复回退。回退可以实现用户对一个问题的反复讨论、修改，直至定案。并且当用户只能回退至前一节点，系统会出现警告询问提示。133、【终止】如果用户点击“终止”，流程将在该用户处停止流转，该用户的后续节点将不会收到该事项。系统会出现警告询问提示。终止之后，该协同事项将出现您的前一节点用户的“已发事项”中，该用户会收到系统自发的终止提醒，并可以在“已发事项”中查看您的终止的意见。4、【知会】：您可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。在协同处理界面，点击“高级”，选择“知会”图标，在弹出的“知会选人界面”选择需要知会的人员。14点击流程图标可查看到新建知会已建立。注意：“知会”与“转发”的不同在于，“转发”是生成一个新的协同事项，而“知会”是在原协同事项的流程基础上，增加被转发人员为当前用户节点的后续节点，知会操作支持一个活多人。进行知会操作后不立即提交后台，只刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。5、【加签】：您可在流程中自己和下一节点之间加入一个或多个节点人员。进行加签操作后并不立即提交后台，只刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。注意：加签人员将是流程中的关键节点之一，加签允许并行加签和串行加签，加签操作支持加签一个或多个人，部门和组，同时支持节点权限的修改。加签处理情况将直接影响到后面节点的处理。5、【当前会签】：在当前节点添加人员形成临时会签组，该协同只有当会签组的人员全部都处理完成后，才会流转到下一节点。6、【修改正文】：事项接收者可以修改事项正文，系统将记录每个修改者的姓名和修改时间，并在事项正文后显示。二）、协同工作中各功能节点介绍：1、新建事项：点击一级菜单“协同工作”选择“新建事项”，进入新建协同操作界15面，可进行相应的操作。2、待发事项：包含了您对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改，您可对其：1）、【立即发送】将协同事项进行发送；2）、【转发邮件】将协同以邮件的形式发送；3）、【删除】删除该列表记录；3、已发事项：包含了您所有已经发出的协同事项，您可对协同处理情况进行实时查看。您对其可：1）、【转发事项】您可根据需要对选定的事项进行转发协同；2）、【重复发起】若您是发起者则可将已发事项重复发起，以便再次形成一个流转圈。该功能适合对同一事项的多次重复讨论，直至定案；3）、【归档】将协同事项进行归档保存；4)、【撤销流程】发起者可以撤销流程至自己的“待发事项”中，已