09年政府采购业务流程及注意事项

09年政府采购业务流程及注意事项09年政府采购业务流程协议供货业务方式一：被动式（根据信息获取的方式来区分）第一步，了解协议供货采购信息A、登录政府采购网，，得知采购信息——需求表。B、或从商务助理处收到。协议供货需求表、协议供货信息跟进表第二步，分析需求、价格根据需求表，分析客户需求，对不明确的信息以及需要和客户沟通的内容，及时与客户取得沟通。根据商务助理清姐提供的价格，分析竞争对手、是否控单。第三步，报价结合客户关系，与客户的沟通情况和成本，决定报价。报价单密封、盖章递交到客户处。协议供货项目报价表第四步，确定供货。确定了由我公司供货，签订合同，走订货流程。订货流程：1、合同交陈明保管，复印合同给惠姐备案。2、在OA上写订单，进入供货流程。提醒：OA订单需注明下单公司和部门，是否开发票，如要开发票则备好发票等出货。第五步，验收、收款。开好发票，可办理付款手序。或供货后，验收，给发票，收款。协议供货业务方式二：主动式（根据信息获取的方式来区分）第一步，选型、报计划1、从客户处得知业务信息，协助填报《年度采购计划表》/《年度追加计划表》和采购需求表，报财政审批。备注：其中计划表和需求表，选型和参数的填写都要报厂商进行报备控单。（客户方要沟通好，避免出现问题）方法后详解。计划表由用户单位人员拿到采购办审批（不允许供应商去采购办审批，不然将会视为作弊取消计划表）第二步，填需求表挂网公开询价。单位拿到审批的计划表后填写《协议供货采购需求表》的电子文档并发送到以下邮箱：[e-mail]，（注：《协议供货采购需求表》可在惠州市政府采购网huizhou.gdgpo.gov.cn“资料下载”栏下载。）采购监管部门将采购人的采购需求在惠州市政府采购网“协议供货信息”栏上公布（时间为三日）。第三步，报价协议供货商在报价截止时间前向采购人填报《协议供货项目报价表》进行密封报价。填写报价表价格尽量比计划表的低一点，报价表的项目编码为计划表的财政编码（仔细看清楚，避免写错，编码对不到报价将作废），产地可不填。控单业务，需提供三家报价。（三家以上报价，低于三家报价将会作废）公司名称及盖章可找陈明协助，但必须由不同的人把报价拿到单位。第四步，确定供应商。采购人成立采购小组（由三人或以上人员组成）对协议供货商的报价表统一开封，按技术、质量和服务符合要求且报价最低的原则确定成交供货商。如有相同最低报价，则采购人有权在最低报价供货商中选择任意一个为成交供货商，不需向供应商说明原因。这点要重点与关系好的采购人灌输这个概念，如出现有意外报价，以供应商评估达不到服务标准或价格太低可能无法保证产品质量等恶性竞争为理由作废其报价。采购人将报价选定结果通知所有报价的协议供货商，并与确定的成交供货商签订供货合同。且所有资料存档备查。采购人确定后供应商将会在3个工作日与客户签合同，合同一式四份，一份交予采购办留底，签订合同进行送货，验收。第五步，订单流程确定了由我公司供货，签订合同，走订货流程。订货流程：1、合同交陈明保管，复印合同给惠姐备案。2、在OA上写订单，进入供货流程。提醒：OA订单需注明下单公司和部门，是否开发票，如要开发票则备好发票等出货。第六步，验收、收款。开好发票，可办理付款手序。或供货后，验收，给发票，收款。政府采购业务注意事项一、客户会先询价，做计划表待采购审批可根据客户的关系定价格。关系好的可控单。计划表和需求表型号及价格应与厂商报备控单。（客户关系要沟通到位，避免出现问题）。计划表由用户单位人员拿到采购办审批（不允许供应商去采购办审批，不然将会视为作弊取消计划表）控单方法：台式机类：联想产品可以报特别的型号，尽量不是渠道机型，也可以直接报控单机型由厂家控单。一定要和厂家充分沟通好。THINK的通常后面有一串数字后缀，报计划表和需求表时，可以不写明后缀，写明配置就可以了。打印机、传真机等设备：其他供应商的玩法是，报过时机型，这样我们就无法询到价格。而供货内容只有经办人才知道，我们无从查实。我们可以绑定其他设备一起采购，通过其他设备来控单，尽量不单独采购。复印机：厂家控单。因为型号上没有什么特别之处，所以选了哪个型号，配了哪些配件，哪个单位，报价后，可以通过香姐向厂家报备；选一些不实际配件，充高产品价格，以保证我们低价，最终以实际配置供货。网络产品等：如交换机，型号很多样化，完全可以通过不同的后缀来控单。例如：2826含模块，要求报价。在需求表中不写明后缀，不管你报的是什么型号的模块，顺序不同，他都可视为不符合他产品要求。用来对付不太细心的报价者，以为所含模块应该是标配，厂家再配合一下随便报一个价过来，开标的时就来不及了。防病毒软件、多媒体业务等，因为太复杂，只要控标了，别人都没法动。二、单位拿到审批的计划表后填写《协议供货采购需求表》的电子文档并发送到以下邮箱[e-mail]，（注：《协议供货采购需求表》可在惠州市政府采购网huizhou.gdgpo.gov.cn“资料下载”栏下载。）《协议供货采购需求表》需要负责人填写后发到邮箱（与客户关系好的可帮客户发到该邮箱或帮客户填写让客户自己发邮箱，但必须先与客户沟通，避免采购办的人联系到负责人，负责人一问三不知），需求表设备名称、品牌型号必须填写清楚（参数可不填写），品牌型号模糊（参数必须填写清楚），价格不需填写，原产地可不填写，交货时间：电脑一般是3-4个工作日，其余的大设备是3-7个工作日，（我们控单的客户可先订货），联系电话只填写办公号码，不写手机，如由单位人事关系复杂的，填写个人号码。三、采购监管部门将采购人的采购需求在惠州市政府采购网“协议供货信息”栏上公布（时间为三日）。四、协议供货商在报价截止时间前向采购人填报《协议供货项目报价表》进行密封报价。（三家以上报价，低于三家报价将会作废）填写报价表价格尽量比计划表的低，报价表的项目编码为计划表的财政编码（仔细看清楚，避免写错，编码对不到报价将作废），产地可不填。备注：关系良好客户，三家报价可由我们自己做，公司名称及盖章可找陈明协助，但必须由不同的人把报价拿到单位。五、采购人成立采购小组（由三人或以上人员组成）对协议供货商的报价表统一开封，按技术、质量和服务符合要求且报价最低的原则确定成交供货商。如有相同最低报价，则采购人有权在最低报价供货商中选择任意一个为成交供货商，不需向供应商说明原因。这点要重点与关系好的采购人灌输这个概念，如出现有意外报价：1、以供应商评估达不到服务标准或价格太低可能无法保证产品质量等恶性竞争为理由作废其报价。2、让用户方关系人私自抽调报价文件。六、采购人将报价选定结果通知所有报价的协议供货商，并与确定的成交供货商签订供货合同。且所有资料存档备查。采购人确定后供应商将会在3个工作日与客户签合同，合同一式四份，一份交予采购办留底，签订合同进行送货，验收。