职场英语写作--Chapter_2_商务信函的结构与格式分解

StructureandStylesofBizLetters,EstablishmentofBusinessRelationship一、商业书信的写作基础书信的格式书信的文体书信的语气语言纵览标点符号拼写构思和检查Inthischapteryouwilllearnhowtousemanykindsoflayoutfollowformatconventionsidentifytheorganizationalelementsofabusinessletterrecognizeandusetheformconditionofbusinessletterswriteeffectivelyeachpartofbusinesslettersandenvelopes商业书信基础---书信格式标准的商业书信包括三个部分信头letterhead信文letterbody信尾close信头LetterHeading写信人地址Addresser’sAddress日期Date收信人地址Receiver’sAddress称呼Salutation标题/事由Subject/Re在信和传真中，信头所占页面不超过三分之一。商业书信的信头一般包括发信人地址、发信人日期、收信人地址和姓名、称呼以及事由。传真的的信头包括收信人地址（连同传真号码）、收信人地址（连同收信人传真号码）、发信日期、页数、称呼和事由。发信人地址：书信发信人地址位于页首居中的位置。传真发信人地址位于传真纸页首固定的信头格式内。一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺。此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码。有的甚至还印有代表公司形象的符号标志、E-mail号，网址和总裁的名字等。印有信头的首页中往往有一枚代表公司形象的标识。标识一般用图像表示，它就像包裹件上或运输工具上的商标一样。这些符号生动有趣、不同寻常，让人过目不忘。如果一个公司的标识设计得好，它就可以广为熟知，公司就容易打开局面，其形象也很快得到公众的认可。发信日期：有两种模式---“24Sept.,2009”(月-日-年)或“Sept.12,2009”（月-日-年）。日期可以打印在左边空白处。日期与抬头或发信人地址之间应空两行。写传真时，日期打印在信头相应的空格内。收信人地址：包括收信人的全名和职衔，以及公司的全称和地址。书信中收信人地址从页面左边空白处写起，在日期下面空两行。传真中收信人地址打在信头相应的空格内。指定收信人姓名：已不常用。如果需要，就从页面左边空白处写起，在收信人地址下空两行。收信人(Addressee)地址标准的排序方式：A.收信人名称、职位B.所在部门及公司名称C.公司所在的街道号码及街道名D.所在州名称及邮政编码E.所在国名称收信人(addressee)地址Mr.RichardYoung———姓名Director———头衔CresswellInc.———公司名称400FortuneStreet———街道号码及名称PhoenixArizona82044———城市名、州名、邮编U.S.A———国家名称呼：通常有以下称呼方式DearMr./Mrs./Miss/Ms.WangDearSir或DearMadamDearSirorMadamDearSirs称呼从左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。事由（Subject/Re）:写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。事由位于称呼之下，与称呼相隔一行。可以居中、居左、缩格。信文(Body)在全齐头式（full-blocked）书信，每个段落都从左边空白处开始书写，在“事由”下面空一行。段落内采用单行行距，段落之间采用双行行距。信尾(Close)结尾敬辞Complimentaryclose信末签名Signature(oftheaddresser)打印名字和头衔Printednameandtitle(oftheaddresser)信尾(Close)口述者/打字员姓名缩写Initialsofdictatorandtypist)附件Enclosure抄送Carboncopy(cc:ChanWaiMing)附笔/附言Postscript(附笔的主要用途是引起收信人的注意。因此，推销信函中有时也加上附笔，给广告宣传增加一点较亲切的感觉)*最后四项不是每封信所必需的部分，是根据实际需要而增加的部分。商业书信的五种格式全齐头式(Full-blocked)齐头式(Blocked)半齐头式(Semi-blocked)方齐头式(Square-blocked)简化式(Simplified)EstablishingBusinessRelations建立业务关系Establishingbusinessrelationsisthefirststepinatransactionininternationaltrade.Writingletterstonewcustomerstoestablishrelationsisacommonpracticeinbusinesscommunications.Generalinformationaboutacompany,includingthenameandaddress,canbeobtainedthroughthefollowingchannels:1.Banks2.Chambersofcommerce3.Advertisementinthemedia4.Commercialcounselor´sofficeinforeigncountries5.ExhibitionsandtradeaffairsWhenyouwriteyourfirstletter,youshouldtellyourreaderhowyouobtainedhisorhernameandaddress,expressyourdesiretodobusinessandexplainwhatyouhopetobuyortosell.一.WehaveyournameandaddressfromtheCommercialCounselor´sOfficeofyourembassyinBeijingandarenowwritingtoyoufortheestablishmentofbusinessrelations.我们从贵国驻京使馆商务参赞处得悉贵公司行名及地址，现特致函与贵公司建立业务关系。1.Wehaveobtained/cometoknow/heard/learnedyournameandaddressfromourembassyinyourcountry.2.Weoweyournameandaddress/faxnumber/postcode/businessscope/products/E-mailaddresstoChinaCouncilforthePromotionofInternationalTradeinBeijing.二.WehavelearnedbycourtesyofMr.GreenhowthatyouareoneoftheleadingimportersofChinesechemicalsandpharmaceuticalsinyourcountry.承蒙格林豪先生介绍，我们得知你们是贵国中国化工产品和药品的主要进口商之一。例：WeunderstoodfromWorldBank/throughthecourtesyofCCPIT/ontherecommendationofAerChem,Inc./aftercontactingyourtradedelegationthatyouareoneoftheleadingimportersofChineseChemicalsandPharmaceuticalsinyourcountry.UsefulExpressions三.YourfirmhasbeenrecommendedtousbyBankofChinainBeijing.在北京的中国银行已把贵公司介绍给我们了。例：Yournamehasbeenintroduced/suggested/broughtforward/giventousbyCitibank,Shenzhenoffice.四.Wehavethepleasureofintroducingourselvestoyouasastate-operatedcorporationdealingexclusivelyinlightindustrialgoods.我们有幸自荐，我们是一家专营轻工业品的国有公司。例：Wehavethepleasuretointroducetakepleasureinintroducingtakethelibertyofintroducingavailourselvesofthisopportunitytointroduceareventuringtowritetointroducewishtointroduceourselvestoyouasastate-operatedcorporationdealinginlightindustrialgoods.五.WearethechiefcigarettepackingmaterialsexporterinAustriaandarethankfultotheChineseEmbassyinViennaforgivingyourname.我们是奥地利主要的香烟原辅材料出口商，并感谢驻维也纳的中国使馆向我们提供了你们的行名。例：Wearethankful/grateful/obliged/indebtedtotheChineseEmbassyinViennaforgivingusyournameandaddress.六.SpecializingintheexportofChinesearts&craftsgoods,weexpressourdesiretotradewithyouinthisline.我们专门经营中国工艺美术品出口，愿与贵方进行交易。例：Specializing/Beingexperienced/Havingbeenforyears/DealingexclusivelyintheexportofChinese............七.Itishopedthatbyourjointeffortswecanpromotebusinessaswellasfriendship.希望通过共同努力，我们既可促进贸易又能增进友谊。例：Itishopedthatthroughourendeavors/toourmutualbenefit/forourcommoninterestswecanpromote........Welookforwardtoyourfavorablereply.等候佳音。例：weawait/appreciate/expect/anticipate/hopetoreceiveyourfavorablereply.Weshallbegrateful/obliged/glad/thankfulifyouwillreplyatanearlydate.敬请早日答复，将不胜感激。Yourearlyreply/promptattention/immediateresponse/favorableanswerwillbehighlyappreciated.如蒙早日答复，将不胜感谢。Weawaityourfurthernewswithinterest.我们切盼你方进一步的消息。结束语SampleLettersforEstablishingBusinessRelationsDearSirs,YournameandaddresshavebeengiventousbytheHongkong&S