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2011年计算机等级考试二级Access辅导笔记：Access宏的使用Access宏的使用9.1宏的概述宏就是ACCESS所提供给程序开发者开发窗体或报表的应用程序.它是由一个或多个操作命令的集合,其中每个操作能够实现特定的功能.将多个操作集合在一起,就可以自动完成各种简单的重复性工作,例如打开窗体,显示窗体,删除记录等,可以实现操作的自动化,从而提高工作效率.它是Access2002数据库的对象之一,和表,查询,窗体,报表等其他数据库对象一样.一,宏的用处使用数据库中宏操作执行任何重复任务或一系列任务时,可以节约时间,提高效率.用宏实现的重复执行任务通常都是非常有用的.当执行所指定的每次以同样的方法运行的操作时,宏会使数据库增加准确性和有效性.用宏可以执行很多种任务.使用宏非常简单,只需利用几个宏操作即可以将已创建的数据库对象联系在一起,实现特定的功能.Access2002提供了很多个宏操作.常用的宏命令简介ApplyFilter操作使用ApplyFilter操作可以对表,窗体或报表应用筛选,查询或SQLWHERE子句,以便限制或排序表的记录以及窗体或报表的基础表或基础查询中的记录.对于报表,只能在其打开事件属性所指定的宏中使用该操作.Beep操作使用Beep操作,可以通过计算机的扬声器发出嘟嘟声.常用的宏命令简介Close操作使用Close操作可以关闭指定的MicrosoftAccess窗口,如果没有指定窗口,则关闭活动窗口.CopyObject操作使用CopyObject操作,可以将指定的数据库对象复制到另外一个MicrosoftAccess数据库(.mdb)中,或以新的名称复制到同一数据库或Access项目(.adp)中.例如,可以在另一个数据库中复制或备份一个已有的对象,也可以快速地创建一个略有更改的相似对象.常用的宏命令简介DeleteObject操作用DeleteObject操作可删除指定的数据库对象.FindRecord操作可以使用FindRecord操作来查找满足由FindRecord参数所指定的条件的数据的第一个实例.该数据可以在当前的记录中,在后面或前面记录中或在第一个记录中.所查找的记录可以位于活动的表数据表,查询数据表,窗体数据表或窗体中.Access宏的使用MsgBox操作可以使用MsgBox操作来显示包含警告或告知性消息的消息框.例如,可以将MsgBox操作与验证宏一起使用.当控件或记录未能通过宏中的一个验证条件时,可以用消息框显示出错消息,并指导用户应当输入哪种数据.OpenForm操作可以使用OpenForm操作来打开窗体视图中的窗体,窗体设计视图,打印预览或者数据表视图.可以为窗体选择数据项或窗口模式,并限制窗体所显示的记录.常用的宏命令简介OpenQuery操作使用OpenQuery操作,可以在数据表视图,设计视图或打印预览中打开选择查询或交叉表查询.该操作将运行一个操作查询.可以为查询选择数据输入方式.注释__此操作只在MicrosoftAccess数据库环境(.mdb)下才可用.如果使用的是Access项目环境(.adp),请参见OpenView,OpenStoredProcedure或OpenFunction操作.OpenReport操作使用OpenReport操作,可以在设计视图或打印预览中打开报表,或者可以立即打印报表.也可以限制需要在报表中打印的记录数.常用的宏命令简介OpenTable操作使用OpenTable操作,可以在数据表视图,设计视图或打印预览中打开表,也可以选择表的数据输入模式.Quit操作使用Quit操作可以退出MicrosoftAccess.另外,Quit操作还可以从几个有关退出Access之前保存数据库对象的选项中指定一个.常用的宏命令简介RunApp操作安全性__在宏或应用程序中运行可执行文件或代码时要格外小心.对可执行文件或代码执行操作时可能危及计算机和数据的安全.使用RunApp操作,可以从MicrosoftAccess内部运行基于MicrosoftWindows或MS-DOS的应用程序,比如MicrosoftExcel,MicrosoftWord或MicrosoftPowerPoint.例如,可以将Excel电子表格数据粘贴到Access数据库中.RunCommand操作使用RunCommand操作可以运行MicrosoftAccess的内置命令.内置命令可以出现在Access菜单栏,工具栏或快捷菜单上.常用的宏命令简介RunMacro操作使用RunMacro操作可以执行宏.该宏可以在宏组中.可在以下情况中使用该操作:从某个宏中运行另一个宏.根据一定条件运行宏.将宏附加到自定义菜单命令中.Save操作使用Save操作可以保存一个指定的MicrosoftAccess对象或在没有指定的情况下保存当前活动的对象.在某些情况下还可以使用新名称保存活动对象(此功能与文件菜单中的另存为命令一样).StopMacro操作用StopMacro操作可终止当前正在运行的宏.二,宏的分类宏可以分成宏,宏组和条件操作宏.宏是操作序列的集合,而宏组是宏的集合,条件操作宏是带有条件的操作序列,这些宏中所包含的操作序列只有在条件成立时才可执行.宏宏是由一个或多个操作组成的集合,其中每个操作都实现特定的功能.例如打开某个窗体或打印某个报表.宏可以自动完成某些常规任务,例如,可执行一个宏,用于在用户单击某个命令按钮时打印报表.二,宏的分类宏组宏组实际上是以一个宏名来存储的相关的宏的集合,宏组的每一个都有一个宏的名称,用以标识宏,以便在适当的时候引用宏.这样可以更方便地对宏进行管理,对数据库进行管理.例如,可以将同一个窗体上使用的宏组织到一个宏组中.二,宏的分类条件操作宏条件操作宏就是在宏中设置条件式,用来判断是否要执行下一个宏命令;也就是只有当条件式成立时,该宏命令会被执行.这样可以加强宏的功能,也使宏的应用更加广泛.利用条件操作可以根据不同的条件执行不同的宏操作.具有条件的宏成为条件操作宏.例如,如果在某个窗体中使用宏来校验数据,可能要某些信息来响应记录的某些输入值,另一些信息来响应不同的值.此时可以使用条件来控制宏的流程9.2创建宏和宏组创建一个宏和宏组.首先我们要打开一个数据库,单击数据库窗口选项卡上的宏对象,然后单击数据库窗口上的新建选项.这时就弹出了宏设计器窗口.一,创建宏例9-1创建借书查询窗体宏,包括打开查询和打开窗体两个操作.宏的创建通过宏窗口完成,操作步骤如下:打开新建宏窗口一,创建宏方法(一)1单击操作字段的第1个单元格,再单击右边的下箭头,在下拉列表中,选择OpenQuery.2在注释列中可输入此操作的说明3在查询下拉列表框中选择一个查询—借书查询.在视图下拉列表框中选择一种视图—数据表.在数据模式下拉列表框中选择一模式—只读.4如果需要在一个宏内添加更多的操作,可以把光标移动下到一行,重复执行1-3步.一,创建宏(方法二)1在如图中,将光标移动到下一行,选择菜单窗口中的垂直命令.一,创建宏(方法二)2数据库窗口和宏窗口同时以的形式显示在屏幕上.一,创建宏(方法二)3在数据库窗口中,选择窗体选项卡,用鼠标选中借书查询窗体,按住鼠标可以将它拖曳到宏窗口中操作字段的第2个单元格中,同样可以输入注释和操作参数.这样完成第2个操作的定义打开窗体.4重复此过程可以定义多个操作.一,创建宏保存宏单击工具样中的保存按钮,弹出如图所示另存为对话框,为借书查询窗体宏,单击确定,即可该宏.一,创建宏在数据库中打开借书查询窗体宏,弹出图所示宏的执行结果.二,创建宏组创建宏组与创建宏的方法类似例9-2在图书管理数据库中创建一个宏组,使该宏组能够自动运行借书查询窗体宏,并在运行成功后,用一个消息框来显示.该宏组包括宏A和宏B两个宏.操作步骤如下二,创建宏组1打开新建宏窗口在图书管理数据库窗口中,单击宏选项卡,新建如图所示的宏窗口.单击工具栏中的宏名按钮,增加一个宏名列,如图所示.二,创建宏组2创建第1个宏在新出现的宏名列第1格中,输入宏组中第1个的名字—宏A,在其操作列中选择Msgbox操作.在操作参数的消息框中,键入借书查询窗体宏运行成功!,在发嘟嘟声下拉列表框中,选择是.二,创建宏组3创建第2个宏,在宏名列第2行中,输入第2个宏的名字—宏B.在其操作列中选择RunMacro(运行宏)操作.在操作参数的宏名下拉框中,选择借书查询窗体宏.二,创建宏组4保存宏组单击工具栏中的保存按钮,在另存为对话框中输入名字为宏组1,单击确定,即可保存该宏组.二,创建宏组在数据库窗口中打开1所示宏组的执行结果.二,创建宏组为了试用宏组中第2个宏B的作用,可以按以下方法进行操作:先打开窗口,新建一个试用宏B宏,在其操作列中选择RunMacro命令,在宏名操作参数中选择宏组1宏B,如图所示,然后存盘关闭.二,创建宏组在数据库窗口中双击宏窗口中的试用宏B宏对象,系统自动执行宏组1中的宏B,自动打开借书查询和窗体,结果如图所示.它们之间有如下的依次链接关系:试用宏B宏-宏组1.宏B-查询窗体宏的操作序列.三,创建条件操作宏创建具有条件的宏的方法与创建宏和宏组一样,通过宏窗口来完成,它们的区别是在宏窗口中需要增加条件列.例9-3创建一个宏,确保在图书管理数据库中,图书的作者字段必须被填写,如果用户没有输入该字段时,出现一个警告信息.操作步骤如下:三,创建条件操作宏1打开新建宏窗口在图书管理数据库窗口中,单击宏选项卡,新建一个宏窗口.单击工具栏中的条件按钮,增加一个条件列.三,创建条件操作宏2创建条件操作在条件单元格内,可以直接输入条件表达式.也可以右鼠标,从弹出的快捷菜单中选择生成器选项;在其中选择函数中内置函数:IsNull(expr)将作者作为表达式填入括号中,单击确定按钮,就将函数IsNull设置为条件了.三,创建条件操作宏继续设置条件符合时所执行的宏命令:选信息框操作,在操作参数的消息下拉框中,键入请输入作者名!在发嘟嘟声下拉列表框中,选择是,在标题文本框,输入输入错误信息!.三,创建条件操作宏在下一行条件单元格内,输入…,表示前一行符合条件时,同时也执行此行操作.选取相应的宏命令.三,创建条件操作宏3保存条件操作宏单击工具栏中的保存按钮,在另存为对话框中输入名字为条件宏,单击确定,即可保存条件操作宏.三,创建条件操作宏4将宏加入窗体对象中打开图书查询窗体并切换到设计视图,进行设置.首先选择作者字段,单击工具栏的属性按钮,如图所示,选择事件中更新前的下拉列表中条件宏选项,关闭属性框.三,创建条件操作宏5验证条件操作宏保存窗体的变更,切换至窗体视图,将作者字段删除.再将焦点移到别处时,就会出现警告窗口.9.3运行宏运行宏时,Access2002将从宏的起始点启动,并执行宏中所有操作,直到另一个宏(如果宏在宏组)或者宏的结束点.执行宏的方法有多种,下面几种.一,执行宏1从宏窗口下执行宏在如图所示宏窗口中,单击工具栏中的运行按钮.2从数据库窗口下执行宏在数据库窗口中,单击宏选项卡鼠标选中要执行的宏,右击鼠标,在弹出的快捷菜单中选中运行选项.或者双击所要执行的宏来运行它.一,执行宏3从Access主窗口下执行宏在Access主窗口选择/宏/运行宏选项.在如图所示的执行宏对话框内输入要执行的宏名,单击确定按钮即可.一,执行宏4从另一个宏中执行宏一个宏运行另一个宏使用宏操作中的runmacro命令,另一个宏的宏名作为操作参数.二,调试宏对于操作较复杂的宏,运行时如果出现错误,不容易发现.在进行对宏的调试中,可以采用宏的单步执行,即一次只执行一个操作的调试.这样可以观察宏的流程和每一步操作的结果,能够比较容易的分析出出错的原因,改正导致出错的操作.例9-4对创建的例9-1借书查询窗体宏来进行调试.操作步骤如下:二,调试宏首先在设计视图中打开此宏,单击工具栏上的单步按钮.弹出如图所示的单步执行宏对话框.二,调试宏单击单步执行按钮,可以执行显示在对话框中的操作借书查询.单击继续按钮可以关闭单步执行,并执行宏的