人民调解业务档案管理办法

人民调解业务档案管理办法第一章总则第一条为加强人民调解业务档案规范化建设和科学化管理，统一人民调解业务档案管理工作制度，促进基层人民调解委员会各项工作落实，根据《中华人民共和国档案法》和省厅档案管理有关规定，结合我市人民调解工作实际，制定本办法。第二条人民调解业务档案是人民调解委员会在调解工作中形成并归档的具有查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式或者载体的文件材料，是人民调解员工作、活动的真实记录。保管、整理好人民调解业务档案是人民调解委员会的重要任务。第三条人民调解委员会应重视和加强档案管理工作，建立健全有关业务文件材料的收集整理、立卷归档、保管利用等各项规章制度。第四条人民调解委员会应配备专、兼职档案管理人员，档案管理人员要熟悉所存档案的情况，主动了解人民调解员对档案利用的需要，积极做好提供工作。档案管理人员的职责是:一、收集、整理、保管和统计本调委会的档案和有关资料，确保档案的完整和安全；二、积极开展档案的利用工作，为人民调解员开展工作提供服务；三、指导、督促、检查人民调解业务文书材料的立卷归档工作；四、进行档案鉴定，并按照国家有关规定做好档案移交工作；五、接受司法行政机关的业务指导、监督、检查，定期汇报档案工作情况；六、完成领导交办的有关档案工作的其他任务。第二章立卷归档第五条人民调解业务档案按年度和一案一卷、一卷一号的原则立卷。跨年度的，应在办结年立卷。第六条人民调解员在调解过程中使用的各种证明材料、往来公文、谈话记录、调查笔录、调解记录等，都必须用钢笔或签字笔书写、签发，字体要整齐、清晰；县、区、乡镇（街道）、企事业人民调解委员会制作的人民调解协议书要求用A4纸打印。第七条人民调解员从接受调解当事人申请时起，应该注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。人民调解员在调解终结后，应当全面整理、检查全部文书材料，补齐遗漏的材料，去掉不需立卷归档的材料。在立卷归档的过程中，内容相同的文字材料只存一份，但有领导批示或载有其他相关证据的材料除外。第八条在立卷归档过程中对不能附卷归档的实物证据，可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、保管人、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。第九条人民调解业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺利排列。案卷材料应按照以下顺序排列：一、调解申请书；二、当事人（自然人或者法人）身份证明（复印件应由审核人签名）；三、授权委托书；四、当事人权利义务告知书；五、民间纠纷受理调解登记表；六、谈话笔录；七、调查笔录；八、证据材料（复印件应由提供人签名盖章，并注明复印件于原件相符。）；九、调解通知书；十、调解笔录；十一、人民调解协议书；十二、回访记录。简易调解达成协议并及时履行的调解案卷，其卷宗应具备上述一、三、四、五、八、十项材料。第十条立卷人应用钢笔或签字笔填写案卷封面。案卷封面的填写要按照以下填写：卷宗类别：应填写什么纠纷（案件）；卷名：某某与某某发生的什么纠纷（案件）；卷号：每年从001开始编号。填写卷内目录，内容要完整，字迹要工整。人民调解业务档案案卷一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角，无字页不编号。有关卷内文书材料的说明材料，应逐项填写在备考表内。第十一条案卷按A4纸规格立卷。人民调解业务文书材料装订前要进一步整理，对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应附上打印件。窄于或小于A4纸卷面的材料，要用纸张衬底；大于A4纸卷面的材料，要按卷面大小折叠或者裁剪整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。案卷装订一律使用棉线绳，三孔订牢，贴上封贴。第三章接收和管理第十二条人民调解业务档案应在结案后一个月内整理立卷，经主任审阅盖章后，移交档案管理人员，管理人员根据档案管理要求将案卷装档案盒，编号上架，同时办理移交手续。第十三条档案管理人员接收档案时应进行严格审查，凡不符合立卷要求的，一律退回立卷人重新整理，全部合格后，办理移交手续。第十四条涉及国家机密和个人隐私的案卷应列为密卷，案件承办人应在归档时在档案封面右上角加盖密卷章。第十五条随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间，逐盘登记造册归档。第十六条档案管理人员接收案卷时，应检查案卷质量，在案卷封面左上角应盖“归档”章。对已接收的案卷，按年度顺序排列编号。档案管理人员必须编制《案卷目录》和必要的检索卡片。第十七条人民调解委员会应建立人民调解业务档案借阅制度和档案借阅登记薄。借阅档案必须履行一定的审批和登记手续，并限定借阅期限。因特殊情况不能按时归还的应办理延期手续。原案件人民调解员因工作需要，履行借阅手续，可以调阅已调解归档的档案。但有明文规定须经领导批准的除外。上级司法行政部门因工作需要借阅的，应出示正式调阅函件，并履行借阅手续。第十八条人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出示正式查阅函件，经人民调解委员会主任同意后办理查阅手续。因特殊情况必须借出的，应经同级司法行政机关批准。借出时要查点清楚，办理正式借据，并限期归还，借出的档案不得转借其他单位和个人使用。原则上不把人民调解业务档案不的借出其他单位或个人，因特殊情况必须查阅的，须由人民调解委员会报司法行政机关批准。第十九条凡涉及国家秘密、商业秘密或个人隐私的调解业务档案，以及当事人要求保密的档案，不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，须报司法行政机关批准。凡经批准允许查阅的档案，可以摘抄或者复印，但密级档案不在此列。第二十条对查阅或借出的人民调解业务档案，要及时催还。还回时如发现案卷被拆、文件材料缺页、涂改、污损等情况，应立即向本单位领导汇报并及时追查。第二十一条档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密、商业机密和个人隐私。不得违反制度向任何人提供档案，不得向他人泄漏档案的内容。第四章保管期限第二十二条人民调解业务档案的保管期限规定永久、长期和短期三种。永久：就是无限期地尽可能长远地保存下去；长期：一般是指档案须保存十六年至五十年左右；短期：一般是指十五年以下；简易人民调解业务档案保管期限一般为5年，具体保管期限由立卷人提出意见，报人民调解委员会主任决定。第二十三条人民调解业务档案的保管期限，从该纠纷调解成功或终止后的第二年起算。第二十四条人民调解业务档案案卷目录与档案收进登记薄、档案移出登记薄、档案销毁登记薄、档案销毁批件及档案检索卡片列为永久保管。第五章附则第二十五条本办法自发布之日起执行。