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机关管理的原理与方法（第三版）中国人民大学行政管理学系◇组编赵国俊陈幽泓◇编著21世纪公共行政系列教材[本章要点]本章概述了科学管理文件工作的原则与方法，介绍了文件数量控制、质量控制以及文件运转过程控制的原理与方法要点，介绍了文件工作综合协调的原理与方式方法。文件工作管理221世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2.1概述2.1.1文件与公文2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。对于文件的概念，人们从多种角度提出了各种各样的看法，目前尚无完全一致的认识。我们可以这样来认识文件：文件是人类社会活动中为处理事务的需要，直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。321世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）我们可以这样来理解：•首先，文件是一种信息记录，它是信息被人们以各种记录方式记载到一定的物质载体上之后所形成的信息与物质载体的复合体，它使信息获得了可以打破时间空间的限制被有效传递的必要条件。•其次，文件又是一种比较特殊的信息记录，具有图书、情报资料等其他信息记录所没有的一些特殊属性。•公文是公务文件的简称，公务文件是文件的一个主要的门类，它具有文件的基本属性，同时又具有其他文件（主要是私人文件）所不具备的一些特点。2.1概述2.1.2公文的功能2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。作为一种工具性的事物，公文对公务活动有着不可替代的有利的作用，这种有利的作用就是文件的功能。公文的功能在于它可以打破时间空间的限制，有效地传递权威性、凭证性的公务信息。421世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）•所谓权威性信息是指对受讯者具有强制性影响的信息，其主要特点是信息的效力决定于发讯方法定的权威；信息自身具有高度的周密性、准确性。•所谓凭证性信息则是指从法律意义上，能对事物的性质、状态提供有效凭据的信息，其主要特点是信息内容能客观真实地反映事物，具有较强的精确性和不可随意更改性。2.1概述2.1.2公文的功能2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。521世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）公文的功能具体表现为：•它是法律规范的重要表现形式；•传达政令采取重要管理措施的主要工具；下情上达的基本手段；•横向联系的纽带；•教育激励的有效教材；•印证事实的真凭实据。公文的功能在于它可以打破时间空间的限制，有效地传递权威性、凭证性的公务信息。•公文有两个方面的效用：•第一个是现实执行效用，也就是前面所说的，公文对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响；•第二个是历史效用，是指公文在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。公文中的一部分之所以在办理完毕之后能够转化为档案，主要就在于它有这种历史效用。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。公文的效用就是指公文的实际效力和功用。公文效用的生成是有条件的。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。62.1.3公文的效用2.1概述21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）依据不同的标准，可从多角度对公文进行类别划分，而其中较有实用价值的有如下几种：1根据形成和作用的具体公务活动领域的不同，公文可分为通用公文与专用公文两类。2制发公文的机关根据公文传递方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。3根据内容性质的差异，公文可分为：规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文等数类。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。公文的广泛应用性使众多的文件带有种种共同属性，同时也使它们在来源、性质、具体用途等方面存在诸多的差别。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。72.1.4公文的主要类别2.1概述21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）依据不同的标准，可从多角度对公文进行类别划分，而其中较有实用价值的有如下几种：4根据公文涉及秘密的程度，可分为：对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文六类。5根据对公文处理时间方面的限制和要求，公文可分为：平件、急件、特急件三类。6在机关内，根据来源可将公文分为收文、发文两类。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。公文的广泛应用性使众多的文件带有种种共同属性，同时也使它们在来源、性质、具体用途等方面存在诸多的差别。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。82.1.4公文的主要类别2.1概述21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1创制公文2传递公文3办理公文4处置办毕公文5管理公文2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地创制、加工、传递、保管、处置公文，为公务活动提供适用的信息。文件工作又称为公文处理，就是对公文的创造、处置和管理。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。92.1.5文件工作及其基本任务2.1概述21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。文件工作是公务活动的组成部分在公务活动中占有不可替代的重要地位。具体表现为：文件工作是机关实现职能的必要条件；文件工作是国家档案事业的基础。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。102.1.6文件工作的地位2.1概述21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）文件工作管理就是指以充分发挥并放大文件的功效，为本机关各项职能工作和社会有关方面提供适用信息服务为目的，而对构成文件工作的机构、人员、财物、信息、时间等因素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制、协调活动。2.1.7文件工作管理文件工作的组织形式主要有三种基本类型：集中型、分散型、复合型。•集中型的特点就是根据文件信息处理与管理功能（如输入、输出、加工、存储、控制等）进行基本分工和建立文件工作实体。•分散型的特点就是按机关职能部门划分的结果进行基本分工，把每个职能部门组织为独立的文件工作实体，使其具备相对完整的文件处理与管理功能。•复合型的特点就是在一个机关中同时采用集中型与分散型两种组织形式。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。文件工作的组织形式就是文件工作组织结构的形式，即文件工作要素的具体构成及组合的基本形制。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。112.2.1文件工作的组织形式2.2文件工作的组织21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这里所说的文件工作机构是指机关中专设的从事文件收发、传递、审核、制作等文件管理工作的专（兼）职机构。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。122.2.2文件工作机构21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）机关首长的文件工作责任。综合办公部门负责人的文件工作责任。业务部门负责人的文件工作责任。文件工作机构负责人的文件工作责任。专（兼）职文件工作人员的文件工作责任。一般业务人员的文件工作责任。2.2.3文件工作责任2.2文件工作的组织分工时应予注意的是：1要掌握正确的分解标准。2保持工作人员实际工作量分担的大致均衡，否则将会给总体工作效率带来损害。3使每个工作人员的岗位尽可能与其法定职责、知识层次、能力结构以及性格特点等相适应。4不要过度专门化，以免磨灭工作人员的工作热情和创造力，使工作变得单调枯燥。5分工要相对稳定，频繁变更会抵消熟练程度给工作效率带来的正面影响，降低工作质量。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这里所说的分工主要是指以科学的方法和标准，对文件工作各个岗位进行认真分解，从而确定每一个工作岗位的职责任务以及任职条件。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。132.2.4文件工作的分工要则2.2文件工作的组织21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）分工时应予注意的是：6分工的结果应明确化、“文件化”，应形成职务岗位说明书，给检查衡量和人员培训工作带来方便。7注意各岗位间的协调，以各种方式强化其“自动”协调能力，避免或减少推诿和漏管现象。8按制度规定必须由专兼职文件工作人员从事的活动（收发、销毁、立卷归档等）不得指派给其他工作人员。。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。这里所说的分工主要是指以科学的方法和标准，对文件工作各个岗位进行认真分解，从而确定每一个工作岗位的职责任务以及任职条件。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂”。142.2.4文件工作的分工要则2.2文件工作的组织21世纪公共行政系列教材机关管理的原理与方法（第三版）1.旨在稳定文件运转秩序的控制措施为保持文件运转过程稳定有序的控制措施的核心，是优化工作环境，建立健全并严格监督实施有关的程序与制度，充分发挥各项文件管理职能的作用，建立灵敏有效的调控机制。2011年11月2日，美国安全化妆品运动联盟表示，强生婴儿洗发水中含有可致癌的二恶烷以及季铵盐15。美国、中国、加拿大等5国市场所售产品中仍含有该物质。文件运转过程是指文件在机关内部的运行和办理过程，为保证其稳定有序，方向正确，流速合理，必须对其加以控制。10月份，奢侈品品牌Gucci被指在华用工双重标准，并爆发“虐工门”，让这个一向在中国口碑不错的奢侈品企业，一夜之间成了千夫所指的“血汗工厂