企业对文秘人员职业素养要求的调查

龙源期刊网企业对文秘人员职业素养要求的调查作者：王媛媛毛梦怡来源：《科学与财富》2014年第08期摘要：伴随着社会的发展，市场环境快速变化，中小企业逐步步入激烈的竞争环境中，商务活动和人际交往变得日益频繁。不同行业间的工作内容虽有所不同，但身为职员的基本要求却是基本相同的，这就为我们探究新时期企业对员工的要求提供了便利。本文以文秘行业的就业前景及职业素养需求为切入点，探求新时期企业对于职工的一般要求。关键词：文秘职业素养；用人单位前言文秘人员是一种社会从属性、服务性职业。其主要内容就是指文秘人员的工作本身不能脱离它所服务的领导或单位而独立存在，领导及单位工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里。从属性、服务性、辅助性就是对文秘人员工作性质的最好概括。随着信息社会、网络社会的高速发展，社会的分工愈加细化，各领域、各行业的管理工作中的决策活动和辅助性活动相分离，为领导决策及实施提供服务的文秘人员，在各个工作领域中就起到十分重要的作用。社会对文秘人员的需求情况从需求数量上看，被调查的民企100%均表示需要文秘人才。这说明民企对文秘人才的需求有一定的空间。从需求层次上看，民企对文秘人才的需求比较注重实际，一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为，他们急需的是文秘专业方面的适用人才，看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力，并非仅以学历高低为条件。从需求的秘书类型上看，65%的单位选了复合型秘书，这表明，当前复合型人才最受欢迎，其次为应用型秘书、创新型秘书，另有5%的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。调查反映，民营企业对文秘人才的素质需求是多元化的，但都存有“德才兼备”的倾向。一、企业对文秘人员的职业素养要求1.用人单位对文秘人员的职业素养和技能要求作为一名秘书，他一定要是个有责任心的人。不过，这并不是说学历不重要。现今大多数的领导都有较高学历，就我所访问的几位领导中，没有一位是在本科以下的，因此，他们对贴身工作的文秘人员，其学历要求相对也更高些，一般应在大专以上，最好要有2到5年的工作龙源期刊网经验，这似乎成了现代企业招聘人才的共识了。当然，作为秘书，不同的秘书工作应具备相应的操作技能，但最基本的也应该具有一些关于文字处理及电脑操作的基本能力。通过走访具有代表性的用人单位，针对“文秘人员应具备的能力”、“文秘人员应具备的知识”、“文秘人员应掌握的技能”进行调查。通过调查发现用人单位普遍认为好的文秘人员最好具备公文写作、办公自动化设备操作能力、人际沟通能力、执行能力、合作能力：懂得本行业的专业知识背景、办公室事务管理知识、应变能力、商务知识、法律知识。此次调查中，认为文秘人员应具备大专以上文凭，形象气质好，具备良好的组织沟通协调能力，文笔好，语言表达能力强，能熟练使用电脑及各种办公设备。同时各单位还希望文秘人员具备业务背景知识，如生产部秘书职位要求化工或理工科背景；涉外秘书职位要求有英语专业八级证书或高级口译证书优先。公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验等。有些单位注重“职业道德”、“敬业精神”及“使用和维护现代化办公设备”的能力。值得关注的是毕业生所表现出的实际能力与用人单位的要求尚存差距，有的差距还不小。在新形势下，文秘人员的关键能力应更全面，从业能力应更细致，关键能力和从业能力所共同表现出的综合职业能力应更强。2.在求职面试中，用人单位会如何考查根据调查，几乎所有的领导都回答，他们会对来应聘文秘工作的人员，进行各种能力测试，而非“智力”测验。如应变能力，当公司遇到紧急事件，此时领导又不在，秘书是否能应付得当，及时采取措施等等。有些领导还提到，也许他们会测试应聘者是否诚实，因为他们需要的不仅是个灵活的秘书，他还需具备诚恳踏实的工作态度。最后，也是最重要的一点，就是要看看应聘者是否对工作有一颗热诚的心。领导们认为，“只有对工作充满热情，才能尽心尽力做好工作，哪怕处在再困难的境地，也会知难而进。”3.用人单位对人员试用后，会根据什么来决定是否录用大多数领导的答案都是大同小异。如日常事务的处理、安排，办事的效率及能力等等。一位副总经理说，看一位秘书工作得是好还是不好，就要看他的“回头率”高不高。如果你是一位接待秘书，由于你工作的出色，许多顾客都希望与你公司再次合作，且下次合作时仍由你来做接待；又如，你是一位专门帮公司搞业务的文秘人员，由于你有善于交际的个性，使新顾客成为今后可能的老顾客，使老顾客仍从不间断地与你谈生意进行贸易往来，这就是高“回头率”了。企业是要讲效益的，有高“回头率“的人员，企业当然会很欢迎。4.在工作中应如何处理好与同事、与领导的关系在调查中，各公司的领导给了许多建议：在与同事交往时，要表现得合群些，如下班时与同路的人一起回家，有时也跟大家一起出去玩，互相交流交流感情，增进彼此了解。平时做人龙源期刊网不要斤斤计较，要有一颗宽容的心，遇事多站在别人的立场上想想，这样你就会成为一名受欢迎的人。在与领导的交往时，他们谈到，作为秘书要经常适度地给领导关心，要能够掌握领导的大致思路及意图。如果他正在忙，那么就请务必不要打扰他。当领导遇到困难时，秘书应主动帮助分担，甚至能够帮着解决问题。一位老总说：一名好的秘书在与领导的交往中，成为他的得力助手比成为他的朋友来得更实在些。二、想成为文秘人员的在校学生，应在哪些方面加强修养在校学生踏上社会，参加工作，要去掉学生腔。要加强上面提到的各种修养，要养成行业的行为规范。一般秘书的打扮以整洁大方为主，还可适度化点妆，总的看上去要得体，在不同的场合要注意不同的穿着打扮。至于礼仪，许多人认为是一种修养问题，自然作为秘书，能了解这方面的知识，懂得一些礼仪将会为今后的工作及交往带来更多方便。所以在从学校走向社会之际，要加强这方面的训练，养成好的习惯。三、文秘人员的发展方向文秘人员社会需求量很大，大多数文秘人员在从事文秘工作3一5年后会转换岗位或得到晋升，但并不表示文秘是吃“青春饭”的职业。虽然在中、初级文秘人员中女性占绝大多数，但也不表示文秘是“花瓶职业”。做到五六十岁退休的女秘书大有人在，比尔盖茨的秘书就是一位很老练成熟的秘书，可以把比尔盖茨的日程安排设计到分和秒。在西方国家很多年长资深的秘书他们会更加受青睐，因为她/他们的自身的素质，以及对企业文化的认同度都造成了她/他们在职业生涯中的游刃有余。这也是高级秘书和初级文员的区别，也是文秘职业纵向发展的方向。结语文秘类工作的社会需求在不断的增长，我们不能过分担心供大于求，只要做好本职工作，及时了解市场信息并做到有永不懈怠的“进取心”、宠辱不惊的“平常心”、谨小慎微的“细致心”，切实提升自己！■作者简介：王媛媛，女，浙江人，浙江师范大学行知学院文学分院英语专业2012级学生，邮政编码：321004。毛梦怡，女，浙江人，浙江师范大学化学与生命科学学院化学专业2010级学生，邮政编码：321004。