合同签订程序及应注意事项

合同签订程序及应注意事项〖前言：鉴于各公司合同管理员及合同签订履行相关人员对合同管理及法律法规的了解不深入，同时考虑及整个集团公司人员流动较快，公司部分员工对合同管理重视度不够等因素，我们借助这个机会在这里向大家系统地介绍合同管理相关知识、制度，以期提高各公司合同管理水平。〗一、注重合同签订程序的意义1、权力与责任划分的要求企业的管理需要企业各个部门团结一致，通力合作，并各自发挥专业优势，为企业尽可能多的创造利润，同时也应尽可能避免经营风险。考虑各部门专业分工不同，从不同的方面对合同进行把关，有利于避免企业经营风险的出现。有权力，就有责任，权力与责任是相对应的。合同签订程序相关规定，分别赋予了合同签订部门、会签部门、合同管理部门相应的权力，同时也规定了相应的责任。合同签订程序不仅仅是流程的问题，实体控制是关键，为企业争取优势，避免经营风险是根本目的。2、事前的监督与预防的要求合同签订前期准备工作充分，各部门会签审批认真负责，使风险降低到最低点，是事前防范。企业经营不应有侥幸心理，等待事后救济是下下策。所谓“名将无赫赫功”，不是其能力问题，而是其通盘的考虑，事前的策划和预防做的好，一切尽在预料和掌握。3、效率合理、科学的程序有利于公司管理效率的提高。权力的明确界定，可以避免相互推诿；责任的明确，可以提高警觉度、责任心，并让减少推卸责任没有合法基础。制度是执行的标准。程序明确，利于执行。4、有利于合同履行过程的监督和控制二、合同签订的权限、程序1、相关制度（1）**集团2003年3月7日公布实施的《关于规范公司签约行为的通知》（安海办2003[11]号）（2）集团及各子公司合同管理规定2、合同签订权限（1）按照合同种类别按照《关于规范公司签约行为的通知》的规定，子公司签订赠与、借款、融资租赁、建设工程（工程勘察、设计、施工）、技术（技术开发、转让、咨询或服务）、委托、行纪、居间合同、担保（保证、抵押、质押、留置）合同、土地买卖（租赁）合同和房地产合同等必须经过集团公司授权。（2）按照职责分工划分权限根据集团及各子公司合同管理规定，对外签订的合同必须由法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签字，未经法定代表人授权，任何人不得代表公司对外签订合同。委托代理人应在法定代表人授权的范围、权限和期限内从事代理活动，若委托代理人没有代理权或超越代理权限做出的要约、承诺致使公司遭受损失的，委托代理人应承担经济、法律责任。公司的二级机构不得以本部门的名义（即加盖本部门公章或者本部门负责人签字的行为）对外签订合同、发出合同要约或者接受他人要约后作出承诺。3、合同签订的流程前期准备工作→合同报批（包括会签、审核）→合同编号、登记→盖章→归档、保管三、合同签订的前期准备1、市场调查：对需要签订的合同，应根据其内容对标的物的市场分布、生产厂家、价格及其趋势等进行综合性的分析或论证。尤其是买卖合同，要严格按照“货比三家，比质量、比价格、比结算方式”的原则做好签约前准备。2、资信调查：对经市场调查后选定的签约对象的资信进行审查（如民事资格、经营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信誉产品质量等），以确定是否具有签订合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。[注1]鉴于当前情况，需要加强对各签约单位信用的调查、评估，公司信用体系的建立和完善应是一种趋势。其中，材料、设备、备品备件供应商，在**集团公司各子公司有业绩的，应当调查收集该供应商的履约情况并尽量共享给内部其它公司，包括但不限于收集是否能及时履行交货义务，货物质量是否符合合同的约定，售后服务的质量等资料；没有业绩的，资质审查时应当慎重，必要时可以去实地考察。[注2]针对签约单位提供资质证明时，相关证件一般仅仅为传真件或者复印件，真实性不强，所以要求提交资质证明文件的单位应提交件上盖章。在审查时，应注意多个证件的相互比对，也可以对同一地区的不同单位相同种类的证件进行比对。营业执照、税务登记证应当要求提交最新年检资料。授权书上，应当有被授权人和授权单位法定代表人的签名并加盖授权单位的公章。3、合同谈判：合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责；重大合同或法律关系复杂的合同应由签订合同部门会同相关部门或专业人士以及合同管理部门组成谈判组。4、文本起草：合同起草原则上由我方签订合同部门的谈判人员或谈判组负责，力争合同起草权，以掌握主动。[注]针对部分职员问:公司要求签约对方接受本公司的提交谈判的文本，是不是太霸道？我们认为，这不是霸道，是公司优势的合理使用，目的是争取有利。优势是一种资源，不变现，它的存在将失去价值。大家要知道，企业争取的是利益，当我们的煤炭、钢材采购紧张的时候，部分煤炭、钢材供应商不和我们谈合同条款，我们只能接受他们的合同文本。但优势不可滥用，需要灵活，要根据市场决定。5、合同初审：所有合同在正式签约前，签订合同部门应对拟定的合同文本和有关资料（如依据的计划、批件、市场调查及资信审查资料、合同谈判纪要、招投标文件、货比三家资料）进行初审。四、合同报批的基本流程合同签订部门（草拟合同和办理报批手续）→相关部门会签→合同管理部门（审核）→公司分管领导审定→总经理审批五、合同的会签、审核要求1、关于《合同评审须知》及新版《合同评审会签表》为了规范公司内部签约行为，明确合同评审人员责任，防范经营和法律风险，法律事务室于2004年12月份制定《合同评审须知》及会签表。2、合同评审会签表内容介绍（1）会签人责任A、会签人应根据各自所在岗位的职责认真审核拟签合同，有不同意见的，应在会签单上或会签单的背面书面提出。B、合同执行人应对拟签合同的真实性负责。C、合同签订部门负责人应对拟签合同的真实性、计划性负责。D、合同主管部门/合同管理员应对拟签合同的合法性负责。其中，合法性包括内容符合国家法律法规及公司制度的规定，合同签订程序符合公司规定。E、会签部门负责人对拟签合同所涉及本部门或本专业的内容应进行认真审核，并对此负责。（2）填写合同评审会签表要求：A、合同评审意见和合同主要条款两栏的内容由签订合同部门的合同执行人填写、签订合同部门的负责人审核。B、本合同若需公司其他部门知悉或发表专业管理意见的，由签订合同部门的负责人拟定，并由该部门负责送相关部门会签。C、部门会签栏，由会签部门的负责人签署意见和签名。（3）违反《合同评审须知》以及公司相关规定评审、签订合同的，应当按照公司相关制度的规定承担责任，给公司造成经济损失的应当依照公司规定承担赔偿责任。3、合同评审意见的拟定合同评审意见如何写？“三段论”：为什么签订——签订该合同的理由；为什么与该家单位签订——选定签约单位的理由；为什么以这个价格签订。4、合同主要条款的节选涉及到合同主要实质事项的条款。价格（是否含税）、运输责任与费用、买卖合同的交货期限（合同履行/有效期限）、结算/付款方式条款为必须，其他根据合同性质确定。[注]“节选”两个字，它表明会签表上的合同主要条款表述，要与合同表述高度一致，要求“一字不差”。合同是严肃的，一字之差，意思大相径庭。如:“卖方负责运输”与“卖方负责代运”，就一字不同，运输责任发生了转移。六、合同分类、编号、登记1、合同分类应当保证科学、统一、稳定，不宜朝令夕改。分类不宜过于繁多，简单、够用，才易于操作。2、合同主管应当在经过审批且经过法定代表人或者委托代理人签字后、盖章前，按照规定对合同逐一编号。合同及其会签材料编号一致。3、合同主管负责建立并及时更新合同台帐，其在合同编号后、盖章前应当将合同主要内容按合同编号逐一登记入合同台帐。[注]为统一管理，合同编号权由合同主管独自行使。合同履行及付款单的填写的合同号只能依照合同管理员所编号为准。各部门为内部管理而编的合同号，只能在本部门中使用。七、合同专用章的管理1、合同专用章的使用（1）按照《关于规范公司签约行为的通知》等制度的规定，对外签订的合同（协议）必须由法定代表人或法定代表人授权的委托代理人签字并加盖公司合同专用章，但确须加盖公司行政公章的应报集团公司法律事务室审核。不得签盖空白合同书。（2）合同管理员的拒绝权和拒绝职责若所签合同在程序上不合规定、内容上存在错误或者违法，合同主管（管理员）应拒绝加盖合同专用章，但应及时将意见反馈给合同签订部门，以便修正。（3）关于用印申请与合同会签单的关系按照集团公司及各子公司的规定，使用公章应当填写用印申请并经过公司领导批准。合同专用章，是公章的一种。部分子公司按照规定，在合同经过会签审批且经过法定代表人或委托代理人后，通常要求合同签订部门办理用印申请后再给予加盖合同章。我们认为，这种做法是正确的，符合公司的规定，但重新办理用印申请是重复劳动，没有必要。原因是，合同会签审批结束且经过签字后，即表明公司同意签订该合同，当然同意使用合同专用章。各子公司在执行公司制度的时候，应当理解制度的内涵极其出台的背景，做到即坚持原则，又能灵活运用。为了提高工作效率，建议在合同会签结束且合同经过法定代表人或者委托代理人签字后，经过合同管理员经过核对认为符合合同管理规定时，可以直接用印。2、合同章的保管合同主管应妥善保管合同章，不得外借或私自携带外出，如合同章毁损、丢失或被他人误用，合同主管应负全部责任。3、注意学习集团公司及各个子公司公章使用管理规定，并遵照执行。八、合同的存档和保管合同应当及时存档并按照顺序分类别妥善保管。用印后合同主管应留存一份合同原件，与合同会签原件一并留存。合同已经留存，任何人借出，均应办理借出手续，并限期返还，非公司内部人员禁止借阅。公司合同及过程资料应当保密管理。