合同管理的发展趋势

合同管理的发展趋势：从操作走向战略——来自世界500强企业的最新思考作者：叶小忠日期：2010年05月06日核心提示：合同管理如何从操作性、事务性的工作层面走向管理性、战略性的层面，这是合同管理真正要“管理”的长远问题。仅停留在操作性层面的合同管理，无法挖掘出合同中所蕴含的更多价值，也无法为公司的经营决策提供足够的支撑。成熟的合同管理应当实现合同自身的三种不同特性，明确合同的经济价值、保证其合法以及按照合同提高企业内部的管理效果合同管理如何从操作性、事务性的工作层面走向管理性、战略性的层面，这是合同管理真正要“管理”的长远问题。仅停留在操作性层面的合同管理，无法挖掘出合同中所蕴含的更多价值，也无法为公司的经营决策提供足够的支撑。成熟的合同管理应当实现合同自身的三种不同特性，明确合同的经济价值、保证其合法以及按照合同提高企业内部的管理效率作为公司对外经济交往的载体，合同本身包含着大量的经营管理信息、财务信息、市场信息，也就是说，对公司而言至关重要的市场需求和客户需求，都在合同中有所体现。如果公司对合同有整体的管理观念，把一年或者几年之内的合同放在一起统计分析，可以为公司的经营管理以及战略决策提供非常重要的信息。然而，现在中国的大多数企业在谈及合同管理时，所看到的仍然是一个个独立的合同，解决的是每个独立合同中可能包含的实际法律问题，企业对合同进行统计时也仅仅关注简单的金额数据，鲜有与市场业务相关的细致分析。合同管理如何从操作性、事务性的工作层面走向管理性、战略性的层面，这是合同管理真正要“管理”的长远问题。仅停留在操作性层面的合同管理，无法挖掘出合同中所蕴含的更多价值，也无法为公司的经营决策提供足够的支撑。怎样做才能向战略性的合同管理转变，值得国内企业深思。专业管理模式VS.项目管理模式战略性的合同管理是什么样呢？这决定于合同自身的本质。成熟的、战略性的合同管理是能够实现合同的本质的管理。对于合同本身性质的认定，可以从不同层次来考察。首先是商业层面，合同要实现自身的商业目标，实现其经济性；第二，合同是有一定约束力的法律文件，它同时具有法律性；第三，企业将依据签订好的合同组织生产和管理，新的合同内容就会带来新的生产内容甚至管理模式，因此合同还具有与生俱来的管理性。因此，成熟的合同管理应当实现合同自身的三种不同特性，明确合同的经济价值、保证其合法以及按照合同提高企业内部的管理效率。这应当成为合同管理的基本理念。然而，目前国内大部分企业的合同管理，仍主要以合同审查为核心，也就是主要以确保合同的法律性为核心，合同的经济性和管理性则尚未得到足够重视。由此理念出发，现代企业内部的合同管理模式大致可以分为两种:专业管理模式和项目管理模式。目前国内大部分企业采取的是专业管理模式，即根据企业内部职能的分工，由不同部门各自负责合同的不同内容。例如，合同中涉及商业的部分由业务部门负责，财务部分由财务部门负责，公司法律部门则负责审查合同的合法性。从合同的立项到谈判、再到起草、审查以及履行，整个过程非公司的某一个部门能够单独完成。另一种模式则是将合同作为一种项目进行管理，例如，国外有些企业专门设立了类似合同管理中心的机构，虽然业务部门、财务部、法律部等职能部门仍然要做关于合同的工作，但是大家要在合同管理中心的统一协调之下来做。合同管理中心统筹协调合同的整个生命周期中可能涉及的所有问题，对公司的所有合同也能够进行综合的分析整理，给予公司更多的战略性信息。公司法务人员常常会抱怨合同管理中法律部门和业务部门“打架”的情况，项目管理模式可能会更好地解决这个问题。但是，就目前的实践经验而言，专业管理模式仍更加契合中国企业的管理现状，综合项目管理模式的操作难度相对更大。虽然目前跨部门、跨流程的项目管理模式还不能说是国内企业合同管理的新发展方向，这至少是一种新的角度，为解决传统专业管理模式中很难解决的一些问题提供新的可能。标准化和信息化提高合同审查效率合同审查是目前国内大多数企业合同管理的核心工作，如何提高合同审查的效率也是大多公司法务人员的工作重点。作为一个服务支持部门，企业法律部的人员数量一般相对较少，但合同的数量和类型却随着企业的发展不断增长，从而导致合同审查的效率和质量不高。这几乎已成为国内大中型企业正在面临的“通病”。标准化和信息化是目前解决合同审查效率不高问题的主要方法。长期以来，合同审查依靠的是公司法务人员的个人经验，但个人经验毕竟有限，如果能够把一个大型企业内几十人甚至几百人的合同审查经验积累总结成一个标准，则会提高合同审查的效率。标准化还能够提供一个客观评价合同审查质量的指南，例如，标准化的合同指引会详细列出对某类合同应当考虑的问题，公司评价法务人员的合同审查质量时，可以根据这个标准化的指引来核对是否所有问题都被考虑过了。对现代企业而言，所有的管理手段都需要通过信息化来固化，通过技术的手段加强先进管理经验在公司内部的流传。信息化除了要将原先大量的纸质资料电子化，从而固化流程、解决工作量大的问题，还应能够对合同中包含的市场信息进行深层次的信息统计分析。总的说来，企业可依据自身发展阶段和综合管理状况考虑信息化的程度与阶段。以中国移动通信集团公司（下称“中国移动”）为例，公司根据本企业状况制订了各种合同范本，包括标准文本和参考文本，并在全国各地分公司推广。公司还出台了合同审查指南，把全集团的公司法务人员这些年来在合同审查方面遇到的问题集中起来，经过挑选整理后，对合同审查中可能遇到的问题及使用的方法，给予分门别类的指引。中国移动还在全国普及了信息化系统。自2009年起中国移动开始制订全国统一的信息系统要求，通过信息化来提升合同管理效率，根据企业的业务需求改进合同管理流程。公司同时还正在进行合同资质库的建设，例如合同交易对象是否具备相关法律资质、之前是否与公司签过合同、以往的交易信用记录如何等，以确保合同交易对象选择的合法性。合同文本不是合同风险防范的全部就合同风险防范而言，通常公司法务人员以及外聘律师都会重点关注合同文本这一环节，但这还远远不够。因为对合同文本的把关，不能杜绝合同风险的所有来源。合同的风险首先来源于合同本身包含的商业模式，其能否客观上达到实现合同经济性的要求。如果合同本身包含的商业模式就不能赚钱，那么合同就可能侵犯双方的利益，合同的履行也随之会产生问题。合同风险的另一个比较大的来源是交易对象的选择。可以说，选择一个诚信的、有合同履行能力的、有信誉的交易对象，比合同条款的约束要更加保险。更何况，合同文本中的约束性条款也只是对未来的一种预测，并根据预测事先把可能出现的问题明确在合同中，但谁也无法预测到未来所有的东西，因此任何一个合同文本都是不完美的。合同文本对合同风险防范的作用体现在两个方面，一是通过合同文本本身的签署，交易双方以明确的合同条款来表达双方认可的商业模式，就双方今后可能采取的行动达成一致；另一方面是根据经验对将来可能出现的问题做出预测后，合同文本能够明确双方就解决这些问题而达成的和议。一个好的合同文本，能够适当弥补商业模式和交易对象选择所带来的合同风险。不过，合同风险还来自于时空环境变化等其他因素。因为任何交易者签署合同都是依据当下的条件考虑的，合同的履行过程却可能持续一定的时间，这期间很可能发生某些重大的实质性变化并且影响了原先商业模式设定的合理性，那么交易双方就需要再重新来讨论这个合同。因此，合同也具有生命周期，合同需要随着生命周期中外部条件的变化而重新编改，仅仅关注合同文本这一个环节，显然是不够的。从立项、谈判到签约、履行，合同生命周期中的不同阶段的风险防范都应被囊括在合同管理的工作内容之中。对于一些自身没有设立法律部门的公司而言，外聘律师仅能帮助公司审查合同文本这个单一的文件，而无法协助公司管理合同的整个生命周期。【作者为中国移动通信集团公司法律事务部合同处处长，文章仅为个人观点，不代表任何企业和机构】