合同管理细则

房地产开发企业合同管理细则目录1房地产开发企业合同管理部门职责………………………………………………1.1合同管理的分工………………………………………………………………1.2各部门合同管理的职责………………………………………………………2房地产开发企业合同的起草………………………………………………………2.1合同范本的制定………………………………………………………………2.2正式合同的起草………………………………………………………………3房地产开发企业合同的会审………………………………………………………3.1合同会审表的填写……………………………………………………………3.2合同会审各部门的职责………………………………………………………3.3合同会审的流程………………………………………………………………3.4合同会审的审批权限…………………………………………………………4.房地产开发企业合同的签订……………………………………………………5.房地产开发企业合同的履行……………………………………………………6.房地产开发企业合同的变更与终止……………………………………………7.房地产开发企业合同的付款……………………………………………………8.房地产开发企业合同的档案管理………………………………………………9.房地产开发企业合同管理的奖惩制度…………………………………………1、房地产开发企业合同管理部门职责1.1合同管理的分工（1）未进入施工阶段的合资、合作、土地补偿等前期合同由开发部跟踪执行。（2）进入施工期或成立项目公司的合资、合作、土地补偿合同由项目公司跟踪执行。（3）营销推广类合同由公司营销部跟踪执行。（4）劳动合同、特聘（雇佣）合同、员工培训协议、内部员工购房协议及房屋租赁合同由人力资源部跟踪执行。（5）资产采购合同、印刷合同等由公司办公司跟踪执行。（6）按揭担保合同、承兑汇票、对外借款、贷款以及相应保证、抵押类合同由财务部跟踪执行。（7）工程项目方案设计合同由设计部跟踪；施工图设计合同及其他单项设计合同由项目公司负责跟踪执行。（8）工程承包类合同、建设工程总承包合同及水电、煤气等管理合同由项目公司跟踪执行。1.2各部门合同管理的职责（1）合同起草工作由相应的职能部门负责（2）合同谈判过程中，由工程部、设计部等技术部门负责对合同中关于工期、质量等技术部分进行谈判；财务部负责对合同价款、定价方式、付款方式等经济部分进行谈判。（3）在合同签订之后，由办公司的全体成员向合同跟踪执行部门进行合同讲解交底，说明工期、质量、工程范围、付款方式、发包单位职责（包括甲供材料设备、甲方限价、甲方分包等范围）、总分包的关系等，以便各岗位人员相互协调、配合。（4）合同的请款工作由负责跟踪执行的部门分部主管办理，填写付款申请单，经相关部门审批、公司领导审批后支付；工程款请款部门要做好合同付款台账。合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，合同跟踪执行部门的经办人应及时向部门经理请示报告，部门经理同意变更的，经办人员在与对方协商一致后，起草变更后的条款，再按照合同订立的有关程序办理审批，严禁擅自变更合同。（5）当合同中约定的承包单位的责任和义务已完成，并且通过验收达到了工程结算条件，由合同跟踪执行部门的主办工程师协助合作方收集整理结算资料。如工程存在质量问题或履约过程中承包单位存在违约情况等，主办工程师应向结算部门作出详细说明及处理意见，由财务部负责按照合同约定的结算方式办理结算。2房地产开发企业合同的起草2.1合同范本的制定2.1.1合同范文应具备的内容（1）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话（2）法定代表人或代理人姓名、职务、联系方式（3）签约的目的和依据（4）标的（5）数量和质量，包括检测标准和方式（6）价款或酬金，包括支付方式（7）履约的地点、期限和方式（8）争议解决方式（9）违约责任（10）变更或解除合同的条件（11）根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款（12）正副本份数及存放地点（13）生效的时间和条件（14）约定的联系方式（15）附件名称（16）签约的地点、日期（17）签约各方开户银行及账号（18）签约各方公章或合同专用（19）法定代表人或代理人签章2.1.2集团各职能部门起草合同范本上交公司办公室，由公司办公室组织会审，经会审通过后上交至集团领导，经审批通过后确定终稿，后集团公司统一推行。2.1.3地区合同范本根据地方性法规制定。地区范本由项目公司相关部门起草后送地区公司，由地区公司办公室组织相关部门会审，并填写“合同范本会审表”，上报集团领导审查通过后，终稿在制定地区推行。2.1.4合同范本执行过程中，跟踪执行部门如发现存在漏洞或执行困难，应舒曼报告办公室，由副总经理决定是否修改合同范本。2.1.5合同范本定稿后，应对合同范本统一进行编号（编号原则为“公司简称+[版本年份]+合同类别简称”）并加盖“合同范本年月版”章。2.1.6公司集团负责在每年年初组织对上年度的合同范本进行重新审查修订，经公司领导批准后下发作为本年度合同范本。新的合同范本下发前，原来的合同范本照常使用。2.1.7公司负责在每半年组织一次合同研讨会，并根据各跟踪执行部门意见对上半年的合同范本进行重新审查修订，经分管副总经理批准后，统一下发作为下半年合同范本。新的合同范本下发前，原来的合同范本照常使用。2.2正式合同的起草2.2.1合同标的额满一万元，应当订立书面合同。若不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意。否则该业务不能成立。2.2.2公司常用的合同，由公司各职能部门根据合同范本起草合同。合同标的额在人民币100万元以上的重大合同，力争由乙方起草。2.2.3集团公司、地区公司及项目公司起草对外合同时，除特殊情况外应采用公司的合同范本。2.2.4使用合同范本的合同起草，原则上不得对印刷部分进行修改，只能在空格部门进行填写；双方约定的且合同范本没有的内容，在’其他约定事项“一栏填写。2.2.5没有合同范本的，根据与对方谈判、协商且我方可以接受其结果的，由经办单位根据项目实际情况及协商结果起草合同。跟踪执行单位需对合同内容内容承担责任，确保合同条款符合实际情况。3、房地产开发企业合同的会审3.1填写合同会审表3.2合同会审各部门的职责3.2.1跟踪执行部门应保证合同条款的经济性、可行性及去拿全性。3.2.2工程技术部门重点审核工程设计、施工类合同的工程概况、承包范围、工期、技术措施、技术标准及质量要求、验收方式、双方责任、付款方式、违约责任及其他约定条款。3.2.3开发部重点审核有关用地报建等手续、政府部门的相关政策和规定、相关税费、各方责任的合理性、履行期限与方式、风险控制等。3.2.4营销部重点对策划方案、营销推广活动、广告活动、合同金额、双方权利义务、跟踪验收和效果评估、折扣等合同条款的可行性提出专业意见。3.2.5审计部及财务部把握合同条款中关于资金、资产的合法性、价款、结算方式等内容。3.2.6办公室对使用非合同范本的合同的合法性、严密性、可行性，以及各部门审核意见的审查。3.3合同会审的流程跟踪执行单位→项目公司财务部及总经理（若合同不涉及项目公司可跳过此程序）→审计部→地区公司相关管理部门→办公室（非合同范本）→财务部→分管副总经理→财务副总经理→总经理（10万元以上）→董事长（100万元以上）→集团公司办公室（非合同范本100万元以上、合同范本500万元以上）→集团公司财务部（非合同范本100万元以上、合同范本500万元以上）→集团公司总经理（非合同范本100万元以上、合同范本500万元以上）→集团公司董事长（非合同范本100万元以上、合同范本500万元以上）3.4合同会审的审批权限3.4.1财物类合同，统一由集团公司相关管理部门办理3.4.2涉及对外投资类，合资、合作开发类，股权转让类，征地、出让、转让土地使用权等土地使用权属变更类合同及其他相关补充协议，无论合同金额大小，都需要根据实际情况经集团公司审批后方可签订，并在签订后5个工作日内报集团公司备案。3.4.3若合同标的额在5000元以下的，涉及项目公司则经项目公司总经理审批后方可直接签订，其他合同经分管副总经理审批后方可签订。3.4.4标的额在5000元以上10万元以下的，经审批流程至地区公司财务副总经理审批后方可签订3.4.5标的额在10万元以上100万元以下的，经审批流程至地区公司总经理审批后方可签订。3.4.6标的额在100万元以上500万元以下的，经审批流程至集团董事长审批后方可签订。3.4.7标的额在500万元以上或非合同范本标的额在100万元以上的，不论合同种类，必须经集团领导审批后方可签订。3.4.8未办理特殊手续（如报批等）而签订的合同，经办公室会审报分管副总经理审批后方可签订。4房地产开发企业合同的签订4.1经办单位应先将办公室审核无误的合同送达对方签字盖章，然后将签好的合同交由我方相应签约人签名，再送回办公室盖章。如合同属于特殊情况，需由我方先盖章的，应由经办单位负责人签字批注。4.2签约原则上不得使用转委托方式，必须使用的，应事先征得委托人同意，并由本公司总经理室审查代理人资格。4.3公司的各职能部门不得以自己名义对外签订合同。4.4任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业及技术秘密。4.5合同经会审通过后，应于一个月内签订，如逾期不能签订的，由经办单位持会审表到办公室办理注销手续。4.6不同类别的合同需由不同的签约人签名盖章。4.7印章管理员应对合同文本的填写以及是否已加盖合同骑缝章，会审表，签名，附件进行审查，符合要求的方予以盖章。需加盖集团公司合同章的，由办公室送回集团盖章。无特殊原因，合同中没有签名、签约时间、签约地点的，不得盖章。5房地产开发企业合同管理的履行合同生效后，即具有法律效力，签订合同的各方应全面履行合同条款。合同履行的具体要求如下：5.1合同跟踪执行单位必须及时详细记录每次合同各方履行合同的情况，并填写好“合同履行进度表”。5.2合同跟踪执行部门需将合同各方当月的履行情况及存在的问题记录于“合同履行进度表”。5.3跟踪部门合同履行过程中出现问题需要办公室出具意见的，在“合同履行进度表”的“其他”一栏中注明，并附上相关材料。办公室应在5个工作日内根据“合同履行进度表”和相关材料出具法律意见，并协助跟踪执行部门对所出现的问题进行跟踪、解决。5.4具备以下条件的合同可先履行，填写“事先不能签订合同申请单”，说明事件原因、合作方选择依据、结算方式、工作计划安排等事项，由跟踪执行部门负责人签字，经批准后履行合同，并在10日按正式合同审批程序补办相关手续。5.5合同跟踪执行部门须在每月的30日前根据所负责合同的履行情况填写好“合同履行进度表”，并提交办公室。若一次性履行完毕的合同，跟踪执行部门应在合同履行完毕后的两个工作日内填写好“合同履行进度表”并提交办公室。办公室对各部门提交的“合同履行进度表”进行汇总统计，在每月5日前将汇总情况上交至公司领导。5.6合同跟踪执行部门在合同履行中对遇到的情况应保留和收集相关证据，并及时上报地区公司有关部门处理。6房地产开发企业合同的变更与终止6.1因情况发生变化，我方需要对合同进行变更时，跟踪人应立即请示部门负责人，由其组织办公室共同研讨变更的风险和处理的方法，并与对方进行协商。6.2如对方提出变更或终止合同，跟踪人应及时报告部门负责人会同办公室研究是否同意其变更请求，并将具体情况于3日内报请有关领导决定。如我方拒绝对方变更要求但对方仍然实际变更的，应按违约处理。6.3同意其变更要求后，合同的变更或终止必须采取书面形式签订协议，经相关管理部门审核通过后方可实施。6.4变更或终止合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。6.5变更或终止合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力6.6合同变更后，合同编号