合同评审管理程序

XXXXX有限公司XXXXXXCO.,LTD文件名称﹕合同评审管理程序文件编号﹕QP701程序文件版次第1版0次核准审核拟定发行日期年月日XXXXX有限公司文件编号QP701名称合同评审管理程序版次第1版0次页码第2页共8页文件发行修订履历序号版本修订内容修订者日期批准11.0新版发行。XXXXX有限公司文件编号QP701名称合同评审管理程序版次第1版0次页码第3页共8页1.目的建立与客户有关的过程控制程序，以确保客户之要求得以清楚的界定及相关部门、人员都了解；各部门均有义务满足订单之要求。确保能精确的管理客户的订单，及对客户所承诺之交货日期及其它要求能确实实行。2.适用范围本程序适用于对本厂所有产品与客户有关的过程控制。3.定义客户即购买本厂产品及为其服务的组织（宝珍公司视作本厂唯一客户）4.责任4.1业助负责接收客户订单。4.2业助对所有客户订单查询﹐及就客户订单要求与客户达成一致。5.程序5.1开发评估申请5.1.1业务工程师亲访客户﹐寻求有潜力的客户﹐了解客户需求并收集客户所有相关资料，填写《客户资料表》，交由部门经理审批后呈报总经理核准后方可进行进一步接洽。5.1.2业务工程师请客户提供样品﹑图面﹑规格或相关的技朮要求等，同时填写《新产品开发评估申请单》呈报部门经理审核。5.1.3业务工程师将客户的产品相关文件连同《新产品开发评估申请单》﹐交由工程单位评估量产的可行性，评估OK后，安排打样。5.2报价5.2.1会计部门根据工程部门出据之材料BOM核算单价并出据《报价单》交由副总审批，业助根据客户的需求作相应的报价﹐业务工程师与其确认报价结果，并请客户回签。业助复印有客户回签的《报价单》交由会计部门存档。5.3客户要求的确定与订单评审5.3.1客户订单的接收及汇总。5.3.1.1业助负责接收客户所下达之订单﹐并就订单内容明确以下要求:产品的交期﹑品名﹑数量﹑规格﹑交货方式﹑地点﹑付款方式等﹐当客户订单要求不明确﹐或是客户所要求之内容无法满足时﹐由业务与客户沟通解决。5.3.1.2当客户所下达之订单为新产品时(本厂第一次生产之产品)﹐业务工程师应先联络工程师请其试作样品﹐并请其制作相关之检验计划及包装规范。工程师同时联络生产线及品保人员共同协助完成。业务工程师联络客户端，确认试产之时间，并进XXXXX有限公司文件编号QP701名称合同评审管理程序版次第1版0次页码第4页共8页行现场追踪，填写《客户试产追踪表》。工程部门依据《客户试产追踪表》，同时结合厂内试产结果，进行试产会议。5.3.1.3业助负责将所有客户订单输入ERP系统并打印《销售订单》交由部门经理审批﹐由企划部门转为工单。企划部门根据生产实际情况回复交期并在《销售订单》标示出货日期和数量。5.4客户订单的变更5.4.1当客户需求变更订单内容时﹐由业务与客户沟通解决，并呈报部门经理审批。5.4.2当订单交期未依客户之要求达成时﹐则由业助发Mail或打电话与客户协商，并呈报业务工程师和部门经理。5.5客户订单的完成(出货)5.5.1业助依据PMC回复的交期做出成品交货计划﹐提前一天通过E-mail与仓库确认数量和规格﹐并打印《销售出库单》给仓库备料。5.5.2业助根据出货交期﹐开《销售发货单》﹐正式出货给客户。产品出库过程中，必须由仓库，业助，司机三方确认数量和规格准确无误后，方可出货给客户。5.6客诉5.6.1业务人员接收到客户投诉的反馈后，第一时间填写《客户诉怨内部连络/处置单》反馈品质保证部，由品质保证部经理安排相关品保人员与业务人员一同去客户端进行处理。5.6.2品质保证部人员在客户端现场进行原因分析及责任划分，因客户原因造成之不良品，将由客户端自行负责（需我司协助之动作，业务人员与客户协商，并填写《内部联络单》呈报市场拓展部经理审批，总（副）经理批准后方可执行）；我司原因之不良品，业务和品保人员从公司利益角度出发，根据事实之情况做出：返厂维修或者安排人员去客户端返工等决定，由品质保证部回厂发《品质异常联络单》知会相关部门5.6.3品质保证部依据客诉之事实，组织相关部门进行分析改善，并出具《纠正预防措施处理单》给市场拓展部，由市场拓展部转发至客户端。5.7退货5.7.1市场拓展部接收到客户端出现退修品反馈后，第一时间知会品质保证部，由品质保证部安排相关人员与业务人员一同去客户端进行现场分析分类。5.7.2经品保人员确认为客户端之原因造成之不良品，将由客户端自行负责（需我司协助之动作，业务人员与客户协商，并填写《内部联络单》呈报市场拓展部经理审批，总（副）经理批准后方可执行）；我司原因之不良品，业务和品保人员从公司利益角度出发，根据事实之情况做出：返厂维修或者安排人员去客户端返工等决定，由品质保证部回厂发《品XXXXX有限公司文件编号QP701名称合同评审管理程序版次第1版0次页码第5页共8页质异常联络单》知会相关部门。5.7.3客户端在IQC抽检过程中发生之客诉，市场拓展部人员将依据5.6进行处理5.7.4品质保证部依据客诉之事实，组织相关部门进行分析改善，并出具《纠正预防措施处理单》给市场拓展部，由市场拓展部转发至客户端。如因一些不避免之事实产生，导致产品出现退修问题，品质保证部在第一次发单后，后续将不再形成客诉。6.相关资料：6.1采购管理与供方控制程序6.2仓库管理制度6.3设计开发管理程序7.相关表单7.1新产品开发评估申请单7.2样品确认单7.3销售出货单7.4销售发货单7.5报价单7.6客户资料表7.7交期回持单工作流程相关说明相关部门参考文件/记录XXXXX有限公司文件编号QP701名称合同评审管理程序版次第1版0次页码第6页共8页NYNNYYNY•业务工程师亲访客户,寻求有潜力的客户，了解客户需求，建立客户资料•包含样品、图面、规格或相关的技术要求等。•将客户的产品相关文件，交由相关单位评估，量产的可行性。•提供客户报价。•客户订单包含客户订单调整(可以E-MAIL或电话协商)•核对订单内容及交期确认,含:品名、数量、规格、交期、交货方式、地点、付款方式等,经企划排产后回复客户交期。•收到客户订单输入ERP﹐企划根据ERP里的客户交期备料。•出货数量或交期与原订单不符时，业务单位得与客户重新确认。•业务单位依客户订单交期需求，开出出货通知单通知企划单位备料出货。•出货当天需打销货单。业务客户工程业务客户客户业务/企划业务/企划业务/企划业务/企划业务•客户资料表•新产品开发评估申请单•新产品开发评估申请单•设计开发管理程序•样品确认单•报价单•客户订单•客户订单•交期回持单•工单•出货通知（Email）•发货单客诉流程图新客户评估终止合作样品开发评估申请出货通知产品相关文件可行性审查取消现有产品产品开发报价单确认客户订单审核生产发货单货单XXXXX有限公司文件编号QP701名称合同评审管理程序版次第1版0次页码第7页共8页工作流程相关说明相关部门参考文件/记录·业务人员接到客户投诉，第一时间填写《客户诉怨内部连络/处置单》与《客户投诉登记表》，交由品保部处理·业务人员联系品保部人员一同在客户端现场对产品进行初步原因、责任划分·经品保人员确认为我司之责任方之产品，品管第一时间给出初步解决方案：退货至厂内处理or安排我司人员现场返工等·品保部依据退货之事实填写《纠正预防措施处理单》，组织相关部门进行纠正与预防·业务部门依据《纠正预防措施处理单》回复客户改善方案·品保部依据《纠正预防措施处理单》进行追踪，确保改善效果·市场部·品保部·客户·市场部·品保部·人事行政部·客户·品保部·人事行政部·品保部·相关部门·业务部·品保部·相关部门《客户诉怨内部连络/处置单》·《外出申请单》·《人事调动申请表》《纠正预防措施处理单》《纠正预防措施处理单》退货流程图客户投诉品管判定业务反馈我司责任客户责任厂内处理赴客户端返工还货/8D回复验证/结案XXXXX有限公司文件编号QP701名称合同评审管理程序版次第1版0次页码第8页共8页工作流程相关说明相关部门参考文件/记录·业务人员接到客户要求退货之反馈信息，批量退货时须第一时间通知品保部，交由品保部安排专人处理。·业务人员联系品保部人员在客户端现场对产品进行初步原因、责任划分并制定初步解决方案·仓库人员对退货之产品进行点数入仓，并知会品管·返工方案由品管部组织工程部、企划部、生产部等部门商讨决定，以《内部联络单》形式知会到相关部门·企划部门依据《内部联络单》之方案开立《生产工单(R)》安排返工作业·生产部门依据返工方案进行返工·品保部依据退修之产品进行原因分析，并开具《纠正预防措施处理单》进行追踪，确保改善效果·市场部·品保部·市场部·品保部·客户·人事行政部·仓库·品管部·市场部·企划部·品保部·相关部门·企划部·生产部·生产部《客户诉怨内部连络/处置单》《外出申请单》《人事调动申请表》《销售出库单》《内部联络单》《内部联络单》《生产工单(R)》《内部联络单》《纠正预防措施处理单》客户反馈品管现场判定判定业务通知我司责任客户责任生产工单(R)()赴客户端返工改善方案验证/结案归还客户退仓入库返工方案返工入库()