国家电网公司物资采购合同承办管理细则

1规章制度编号：国网（物资/4）245-2014国家电网公司物资采购合同承办实施细则第一章总则第一条为进一步规范国家电网公司（以下简称“公司”）物资采购合同签订、履约和结算工作，提高合同承办效率和供应保障能力，细化《国家电网公司物资采购合同承办管理办法》的管理和操作要求，依照国家法律、法规，部门规章和公司其他规定，结合公司实际，特制定本实施细则。第二条本细则主要规范合同签订、合同履约和合同结算三方面工作，包括合同文本生成、合同审核及生效、物资供应计划编制、生产与发运、交付与验收、合同变更与解除、资金预算与支付、合同索赔及检查考核等内容。第三条本细则涉及的术语定义：（一）物资需求计划：由物资需求部门提出，包含所需物资名称、需求时间、需求地点等信息；（二）物资供应计划：根据需求单位/部门物资需求计划、合同订单信息和供应商实际生产情况协商确定的供货计划，包含所交货物资名称、计划交货数量、确定交货期等信息；（三）重点物资：指生产周期较长、影响工程投运的关键物资，一般指220kV及以上电压等级的变压器、电抗器、断路器、2组合电器、铁塔等设备材料。第四条本细则适用于公司总（分）部和省（自治区、直辖市）电力公司（以下简称“省公司”）物资采购合同（以下简称“合同”）承办管理工作。总部直管工程物资合同承办管理按照《国家电网公司总部直管工程物资合同管理工作规范》执行。公司直属单位、参股、控股单位参照本细则执行。第二章合同签订第五条省公司出资采购的物资合同，根据授权范围，由省物资公司负责合同文本的生成和订立，完成合同签订工作（见附件1）。第六条合同文本应采用公司统一合同文本，在电子商务平台上依据中标结果起草合同，并在经济法律管理业务应用系统（以下简称“经法系统”）中流转会签。第七条合同的组成文件包括：（一）双方在合同履行过程中达成的补充协议或纪要；（二）合同协议书、通用条款、专用条款、合同附件；（三）中标通知书或签订通知书；（四）招投标文件/采购文件以及经双方确认的构成合同的其他文件。3第八条招标采购的物资在合同签订时，合同中通用条款和专用条款以招标文件规定并经投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准。第九条合同签订工作应在招标文件约定的时间内完成，如招标文件或采购文件未约定时限，则应在中标通知书发出之日起30天内完成。第一节合同文本生成与审核第十条招标采购物资的合同以招标文件和中标人的投标文件、中标通知书、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料（电子商务平台回传采购信息）作为签订依据；非招标采购物资的合同以确定采购结果的相关信息作为签订依据。第十一条采购任务接收。采购结果发布后1个工作日内，采购环节通过电子商务平台采购模块向合同管理模块回传采购结果。省物资公司合同管理部收到回传结果后立即组织合同起草工作。第十二条中标结果分配。合同签订主管通过电子商务平台将中标结果分配给相应合同承办人员，通知合同承办人员起草合同，并在规定时间内完成合同签订。第十三条合同承办人根据项目特点不同，以需求单位或者工程项目为单位起草合同，并在电子商务平台内维护合同基本信息，维护完毕后转入合同确认及审批流程。4第十四条合同应按照采购结果确定的技术规范、商务要求进行签订，不得对任何实质性内容进行修改，原则上不单独签订技术协议。第十五条供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行协同，如果内容无误，将卖方信息维护完毕后予以确认；如果内容有误，相应合同数据返回至合同承办人重新处理。第十六条合同草稿审批通过后，电子商务平台将合同结构化信息（即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等）传送给ERP系统，合同经办人登录ERP系统生成采购订单。第十七条合同承办人发起合同审核流程，省物资公司合同管理部负责人对合同内容进行初审，初审无误后流转相关部门审核。第十八条公司各单位根据《国家电网公司合同管理办法》、《国家电网公司合同审核管理细则》完成合同审核工作，在经法系统生成经法合同编号后返回给ERP系统。ERP系统将经法合同编号以及采购订单号上传电子商务平台。第十九条合同审核部门在审核会签合同时，对发现的重大错误、遗漏和不妥之处，应在合同审核会签时予以明确并提出修改意见。需要退改时，应连同全部资料退还。合同承办人按相关修改意见进行修改之后，重新提交审核会签，审核期限重新计算。5第二十条合同承办人对审核人员退回修改的合同应在规定时限内完成修改并重新提交审核，确实无法修改的，应向审核人员说明理由。第二十一条对于没有通过电子商务平台回传中标结果的合同，合同承办人应直接在ERP系统中创建采购订单并按照本细则相关管理要求完成合同签订工作。第二十二条对于新应用设备、材料、技术复杂或项目实施的关键物资，公司各单位物资部门可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门（单位）、设计单位等相关部门（单位）进行技术协议的签订。在合同签订中发生差异情况时，形成差异记录，经有关部门（单位）审核会签后，组织供应商签订合同。第二节合同签订与生效第二十三条公司各单位合同签订工作应在供应商服务大厅内完成。合同审签完成后，合同承办人通知供应商至供应商服务大厅，组织合同签署并加盖合同专用章。第二十四条供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订合同。合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料，包括但不限于以下内容：（一）与采购需求相对应的中标通知书或采购结果通知书等（原件及复印件各1份）；（二）有效期内的营业执照复印件；6（三）有效的授权委托书以及被授权人身份证明文件等。第二十五条合同承办人发现供应商的签订主体或授权资格发生重大变化时，应暂停合同签订，经相关部门协调确认无误后再行签订。第二十六条供应商授权代表负责授权范围内合同的签署，同时必须签字并加盖公章或合同专用章。第二十七条供应商授权代表应对合同逐页小签或加盖合同骑缝章；如需签订技术协议，供应商授权代表应对合同技术协议逐页小签。第二十八条合同对方当事人的名称或姓名，应与其企业法人营业执照、组织机构代码证或身份证所记载的内容一致。第二十九条公司合同由单位法定代表人（或负责人）签署。法定代表人（或负责人）不亲自签署合同的，应采取书面授权委托书形式，授权代理人签署。第三十条公司各单位合同的签署，应使用合同专用章。公司各单位合同专用章及授权代表印鉴按照公司合同用印相关制度规定由专人负责保管使用，并建立相应的合同专用章使用台账，不得对审核手续不完整的合同用印。第三十一条合同签署完成后，合同承办人在电子商务平台确认合同生效。7第三十二条合同承办人需及时将合同分发给相应供应商。供应商携带授权委托书及本人身份证到供应商服务大厅领取合同，合同承办人核实领取人身份信息后，将合同交由供应商代表，并做好领取签字记录。第三十三条合同承办人需及时将合同及合同支撑性文件分发至合同履约单位/部门，以及项目管理、建设管理单位等。第三节合同归档第三十四条省物资公司合同管理部负责合同文本等相关文件材料的收集、整理，并按档案管理要求及时归档，一套由本单位档案管理部门保管，一套提交物资需求单位档案管理部门保管。第三十五条合同归档内容应当包括：（一）中标通知书、签订通知书等；（二）合同审核会签单；（三）合同协议书/补充协议及合同正本；（四）签订对方授权委托书以及被授权人身份证明文件；（五）合同变更单及其支撑材料；（六）合同签订等过程中形成的各种应归档文件材料。第三十六条归档的纸质文件材料应当字迹清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。书写字迹应当符合耐久性要求，不能用易褪色的书写材料书写、绘制。8第三章合同履约第三十七条物资公司（中心）建立“月计划、周协调、日调度”的履约机制，开展供应计划编制、生产发运、交付验收、现场服务、合同变更、履约评价等履约工作（见附件2）。第一节物资供应计划第三十八条物资调配中心统一组织物资供应部和地（市）物资供应中心编制物资供应计划，统筹物资资源。各级合同履约人员落实现场需求和供应商生产进度，及时调整供应计划，协调供应商交货（见附件3）。第三十九条ERP系统根据采购订单自动生成初始物资供应计划，初始物资供应计划中的“计划交货数量”和“确定交货期”默认为采购订单数量和计划交货期；对于初始供应计划有调整的，合同履约人员要及时在ERP进行维护和更新。合同签订生效后，合同履约人员根据工程里程碑计划、现场实际需求、合理生产运输周期及合同约定交货期，及时梳理物资供应计划；物资供应计划的制定要保证物资生产交付进度与现场建设进度的有机衔接。第四十条对于重点物资，原则上合同履约人员每月/季度应会同物资需求单位及供应商对物资供应计划进行滚动确认，确因工程建设进度或供应商生产进度调整的，及时在ERP系统中更新物资供应计划。9第四十一条对于因现场进度调整原因引起的物资供应计划调整，物资需求部门/单位应及时向物资公司（中心）提交交货期变更书面申请；对于因供应商生产进度原因引起的供应计划调整，供应商应及时在电子商务平台提出交货期变更申请。第四十二条重点物资交货期变更原则上在原交货期2个月前提出，一般物资交货期变更在原交货期40天前提出。第四十三条合同履约人员统筹考虑物资到货需求和供应商生产情况后，确认最终交货期，并在ERP系统及时维护和更新物资供应计划。第四十四条合同物资需分批次交货时，合同履约人员组织物资需求部门/单位、供应商确认交货批次、数量、时间，并在ERP系统中进行物资供应计划拆分及信息维护。500千伏及以上变压器、电抗器物资供应批次计划要细化台次、组合电器细化到间隔、重要线路工程要细化到塔基。第四十五条对需要进行图纸交付及确认的合同，合同履约人员要督促协调物资需求部门/单位组织设计单位与供应商及时完成确认。重点物资原则上在合同签订后30日内完成一次图纸的确认，60日内完成所有图纸确认。重点工程铁塔类物资原则上在合同签订后30日内完成图纸确认。第四十六条对于重点物资，合同履约人员同时在电子商务平台配置生产工序模版，明确备料、关键工序及出厂试验等主要10节点填写要求，并组织供应商根据工序模版提报排产计划。原则上，供应商在图纸确认后7个工作日内完成排产计划提报。第四十七条对于500千伏及以上变压器、电抗器等大件设备，要制定大件运输工作计划，明确承运商选择时间、踏勘时间、大件运输方案制定时间、运输方案审查时间等。原则上合同签订1个月内，供应商提供大件运输工作计划，2个月内供应商确定承运商，3个月内完成现场踏勘并提交大件运输方案。第四十八条依据合同台账及物资供应计划，合同履约人员要建立并定期更新合同履约跟踪信息表，包括工程项目状态、计划交货时间、供应商履约情况、无法交货原因、物资需求单位及供应商联系人方式等信息。第四十九条合同履约人员通过电话协调、工作联系单、专题约谈、专项协调会、驻厂催交等方式协调处理合同履约过程中出现的问题。经协调未能有效解决的重大履约问题报上一级物资调配中心协调处理。第五十条物资供应过程发布的履约预警督办，合同履约人员要及时跟踪协调并向物资调配中心反馈办理结果。第二节物资生产与发运第五十一条加强物资生产及发运管理，及时跟踪供应商生产及运输情况，重点了解物资到货需求，组织做好供应商生产、发货和到货衔接工作。11第五十二条督促供应商通过电子商务平台及时、准确维护生产进度。对于重点物资，利用物资监造、电话询问、生产巡查等多种方式，多渠道、准确掌握供应商生产进度，及早发现生产过程中出现问题。第五十三条对于生产进度滞后的供应商，根据问题严重程度及工程进度紧迫程度，可采取电话沟通、函件催交、约谈、驻厂催交、生产巡查、召开专题协调会、供应商不良行为上报等形式督促供应商加强生产管控，确保按排产进度生产。第五十四条接到供应商函告参加出厂试验或关键点验证时，物资公司（中心）根据合同约定和公司设备材料监造要求组织相关人员参加现场见证。第五十五条合同履约人员在ERP系统根据物资供应计划生成发货通知，维护收货联系人、联系电话和实际交货地点信息，通知供应商发货。预埋件、地脚螺栓、构支架、暖通、油浸设备套管、绝缘油及附件等需要早于本体到货的物资，发货通知中应注明提前到货时间。第五十六条督促供应商在电子商务平台接收发货通知