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分类工作规范内容流程备注接待1.对来访客人做好接待、登记、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者拒之门外。2.铃响两声后能立即使用普通话接听来电，热情礼貌问好，及时询问来电情况，对来往电话转接准确、声音清晰态度和蔼，重要客户信息作好记录，及时处理并传达；3.文件的接收和传达；4.客户考察接待，包括PPT的制作、客户考察情况表的填写、记录以及存档；5.待客户到达公司后，及时递上茶水，重要客户应提前备好水果，供客户食用；待客户进入公司会议室，将已备好的热水壶放置会议室内，以5分钟为一个时间点，给客户添水（具体时间点根据实际情况调整）。文件打印负责文件打印、发放、复印、装订，能做到控制用纸，节约成本，减少浪费，不重要的资料尽量使用废弃的稿纸。打印资料之前，能检查预览，确认无误后再打印，一定程度上减少废纸的数量。标书、合同等使用双面打印。1.采购：填写采购申请表→部门领导审核签字→采购→票据报销2.库房管理：入库登记台帐→物品陈列→库存检查→及时补给3.物品领用：领用登记→领取物品办公用品管理杜绝办公用品浪费，有效控制办公成本，不定时检查库存，及时申购添置。对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。建立办公用品台账，保证账物相符。日常行政工作行政部门内容规范表办公设备的维护公司设备定期维护，包括办公设备与公司设备。设备出现故障时，能第一时间联系相应的维修工人，及时处理问题，并记录设备故障的时间，以便日后查阅。办公设备报修时，及时填写《办公设备维护表》，记录维修时间、报修人部门、报修人、报修设备、报修内容、报修时间、上次维修时间、报修人等信息，经上级部门领导审核批准后，进行维修或者更换。采购:填写资料申请单，及时将申请单传给成都办事处，待成都办事处确认后，再由成都办事处回传给“亚士漆”厂，审核无误后，亚士漆工厂发放资料。管理：将发放后的资料、样品进行入库登记后，统一整齐分类归入各版块区域。领用：领用样品时，及时做好领用登记，包括产品列别、颜色、数量、规格等，登记无误后，由领用人签字确认。待使用完毕后，及时归还样品，如遇未归还的样品，及时询问情况，做好登记。样漆、样板订购在接到需订购样漆或者样板的通知后，立即了解对所需样品或者样漆要求，第一时间填写《样品申请联系单》经与公司相关人员确认后传给成都办事处，再次与成都办事处和亚士漆工厂沟通确认，审核无误后，亚士漆厂方安排生产、发货。正常流程：接到样漆/样板订购通知→了解对样漆/样品需求→填写《样品申请联系单》→与公司相关人员确认→确认无误后传给办事处→再次与成都办事处和厂房沟通确认→确认无误后工厂安排生产、发货需注意的事项：1.能清楚掌握样漆与样板的制作周期。2.对公司各类产品有一定的熟悉，能清楚样漆的一个最大订购限额。产品资料日常行政工作样漆、样板特殊情况处理流程如遇特殊情况处理流程：接到样漆/样板订购通知→了解对样漆/样品需求→填写《样品申请联系单》→与公司相关人员确认→确认无误后传给办事处→再次与成都办事处和厂方沟通确认→如遇到样板不能在规定的时间可与成都办事处主任进行沟通，如果仍未成效，则或者将该情况向领导汇报，由领导直接与厂里领导沟通→确认无误后工厂安排生产、发货与厂方、办事处沟通工作主要负责与厂里/办事处沟通样漆、样板、资料、订购大货时的颜色批号的确认，以及材料款的付款情况等。应明确厂里负责各版块相关经办人员。公章管理对有需盖公章的文件、通知等，须完整填写《公司印章使用登记表》，检查登记的规范性，对盖章内容进行核对后，上报领导审核，审核无误后，由其亲自盖章。登记→核对→盖章（可参照行政管理制度中《公章管理流程》核对时，注意排版、错别字、金额、大小写输入是否有误。快递、文件收发1.快递公司将快递送到公司后，核查收件人信息，核查无误后，签收快递，交由收件人。2.每天中午休息时收取报纸，收取后交由张总。收取快递→核查收件人→核查无误后支付快递费用→交由收件人日常行政工作考勤1.监督员工每日考勤情况，杜绝作假包庇。2.按月统计考勤上传，考勤记录存档。3.需请假的同事，应先在前台处领取请假条，填写完毕后交由主管领导签字，然后交副总经理签字审批，请假2天以上需交由总经理审批，经领导同意后，请假条交由前台处存档。4.每周五负责把《工程部周末安排表》交工程部赖经理填写，星期一核实内容并收回。5.每月25号统一发放本月工作总结表格，于下月1日统一收取交由陈总处。请假：填写请假条→主管领导审批→陈总审批→前台存档行政费用开支1.负责公司办公费用的定期申请缴纳，做好公司经营业务开展的后勤保障。2.及时交纳电话费、网络费、水电费、物管费、停车费、植物费、饮水费、名片制作费，标牌制作费、日常生活用品开支等。3.对每月领取的行政费用，每一笔开销做详细记录，月底统计汇总，交陈总审核。费用报销：将每笔费用的开支做好登记，包括发生时间，支付内容、开支金额等，待统一报销时，填好费用报销表交由财务审核，财务审核无误后，交由陈总审核，最后总经理审核，审核通过后，费用报销。（借支流程同上）费用开支主要为：办公费用、样板快递费、公司设备维护费、电话费、植物费用、车位费、公司日常用品开支（生活用纸、纸杯、垃圾袋、茶叶、活动开支等）招聘在招聘网站上进行人员的初步筛选，筛选合格后预约面试领导的时间，通知面试者准时参加，面试合格后，及时办理新员工入职手续；通知→面试→录用→入职手续→进入试用期会议、培训安排1.周一例会安排及会议内容记录，会议纪要的存档；2.每周一及时收取相关人员的周计划本，统一交由陈总，待陈总批示后及时发放给相关人员。3.公司安排的培训，能事先上报审核，审核通过后，及时把相关人员通知到位。培训结束，将培训时间、内容、主讲人信息存档；清洁卫生1.日常卫生打扫，张总办公室的清洁卫生，及时填补日常生活用品，包括生活用纸、洗手液、茶叶、饮用水；2.每周一早上进行大扫除，保证办公各个区域的整洁有序，包括卫生间清洁，每天更换擦手毛巾，给大家创造一个舒适良好的工作环境；3.每隔段时间联系做清洁的阿姨做基本清洁，包括玻璃、洗手间、张总办公室。每两个月安排一次清洁阿姨做大扫除，旨在给大家创造一个舒适良好的工作环境。安全防护负责每天开、关门，下班或节假日前后做好安全检查工作，检查各部门电源断开情况，避免资源的浪费以及安全隐患。日常行政工作销售数据的统计1.日报表：由销售人员每日填写，内容需包括项目名称、地址、联系人电话、拜访内容，进展情况、当日计划，填写完整后交张总审阅；2.周报表：统计本周销售部门所有拜访项目信息，分析数据详情，汇总成ppt文件，周六销售部会议上进行讨论；3.月报表：统计本月项目拜访情况，总结有效项目信息的跟踪进度。销售部会议部门会议纪要、整理、存档瑞达恒管理1.日常信息的收集，导出信息表；2.整理信息表，筛选信息内容，保留需要的信息，整理成固定的格式，以周为单位打印汇总到“项目信息”文件夹中,交张总审阅；3.针对张总筛选出的优质项目信息进行电话联系客户，了解项目的基本信息和需求，按照联系结果进行分类，有效的项目交由销售部人员跟踪拜访；4.瑞达恒信息网站的维护；销售人员配合工作1.准备相关资料；2.配合客户考察；3.查询相关信息及时反馈；4.相关督促工作；成品板事业部1.准备客户资料；2.周例会会议纪要；周数据统计；3.其他配合工作销售行政工作流程招标文件领取→组织召开碰头会议→编制澄清文件→澄清回复→编制投标文件→就标书出现的问题等，及时与招标经办人员进行沟通→回标→议标5、在与招标经办人员进行沟通时，要注意语言、语气、时间等。投标需注意的事项：1、对公司产品知识与施工工艺能熟练掌握。2、与各部门沟通、配合工作要到位.3.在编制投标文件时，要严格按照招标文件要求执行。4、在投标报价时，一定要细心谨慎，做到零失误。报修时间报修设备申报故障原因报修金额上次维修时间所属部门报修人审核人维修人办公设备报修一览表