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科学构建外事管理服务体系快速实现国际交流合作工作巨大发展北航国际交流合作处马进喜处长2019年8月2日-2-BEIHANGUNIVERSITY北航外事管理服务体系北航外事工作信息化建设目录-3-BEIHANGUNIVERSITY特色•管理系统化出国、引智、交流、合作等各项业务各自形成完整体系，又互为关联、支撑，统一形成国际交流工作管理服务体系•管理规范化规章制度科学、健全，职责明确工作流程完整、细致，执行落实充分到位“进程表——统计表——总结表”•业务信息化自主开发外事综合办公自动化系统，全面覆盖各项业务，办公水平得到跨越式提升北航外事管理服务体系-4-BEIHANGUNIVERSITY框架体系——出国出境严格审批制度•双重审批：规范管理模式•建立“两库一档”（出访人员信息库、护照管理库、出访团组档案）完善服务机制•首问责任制•护签专办制北航外事管理服务体系业务审批外事审批审批、管理、服务三位一体-5-BEIHANGUNIVERSITY框架体系——专家引智引智工作布局北航外事管理服务体系基础性全方位参与“北航聘请短期外国专家项目”、外籍教师培育式发展“北航学科引智平台”培育大基地、大项目，吸引大专家高端牵引大基地支撑、大专家龙头、大项目带动（“111”基地、千人计划、外专千人、青年千人、高端外国专家等）-6-BEIHANGUNIVERSITY项目申报（公开指南）项目评审（答辩评审）项目批复（书面批复）项目执行（具体标准）项目总结（过程成果）框架体系——专家引智引智项目管理体系北航外事管理服务体系流程完整、执行规范、管理到位-7-BEIHANGUNIVERSITY框架体系——交流合作建立立体管理模式横向：区域国别管理纵向：项目管理创建规范、细致的管理流程（以来访接待为例）北航外事管理服务体系•接待方案•日程安排•背景材料接待前•建立完整接待档案（来访纪要、联系人信息等）•后续工作：落实会谈成果接待后-8-BEIHANGUNIVERSITY北航国际交流工作管理服务体系北航外事管理服务体系合作伙伴网络来访接待专家引智学生国际化培养国际会议出国出境……合作伙伴网络建设为核心，各项业务有机关联，共同发展，推进国际交流合作工作整体提升-9-BEIHANGUNIVERSITY北航外事管理服务体系北航外事工作信息化建设目录-10-BEIHANGUNIVERSITY综述需求数据信息量大，纸质管理不利于查询和统计各个业务之间相互独立，协同工作困难重复性工作多，亟待提高工作效率数据缺乏统一标准，需提高标准化水平-11-BEIHANGUNIVERSITY综述开发者不明白需求使用者不懂如何开发有变动，不易更改自主设计、自主开发2004年开始开发2008年V1.0上线2009年升级2011年V2.0开发2013年V2.0上线经过多次升级与改进，形成了一套完整、全面、高效、便捷的外事综合办公自动化系统建设中的问题-12-BEIHANGUNIVERSITY综述特色业务与系统磨合10年，系统完善高效多业务数据互通，提供全方位的管理业务上网，依托网络提供全面服务-13-BEIHANGUNIVERSITY系统结构模块化、参数化，灵活性强综述表单基础内容项报告模板数据库数据关联映射表定制化高级选项XXXX管理进度管理表参数配置表外围工具表单基础内容项报告模板数据库数据关联映射表定制化高级选项XXXX管理进度管理表表单基础内容项报告模板数据库数据关联映射表定制化高级选项XXXX管理进度管理表表单基础内容项报告模板数据库数据关联映射表定制化高级选项XXXX管理进度管理表在线申请-14-BEIHANGUNIVERSITY综述信息发布在线申请信息查询文件下载出国出境管理外籍教师管理国际会议管理名誉学衔管理护照信息管理来访接待管理合作伙伴管理合作协议管理学生项目管理通讯录管理新闻通知管理……管理后台用户前台信息管理数据统计创建报告进度管理搜索查询实用工具数据库教工学生外事管理人员……外事综合办公自动化系统功能架构图-15-BEIHANGUNIVERSITY用户前台以师生需求为原则，提供一“站”式服务1、在线申请•出国出境申请•出国出境提交总结•举办国际会议申请•国际会议提交总结•授予名誉学衔申请•聘请外籍教师申请•学生交换项目申请自动生成申请表-16-BEIHANGUNIVERSITY用户前台以用师生求为原则，提供一“站”式服务2、在线查阅信息•详细办事流程•相关文件下载•各国签证要求•文件填写说明和样表•外事软件使用指南-17-BEIHANGUNIVERSITY用户前台以师生需求为原则，提供一“站”式服务3、在线查询办理进度（以出国为例）Step1校内审批-已完成请来出国出境科取批件，去人事处（办公楼423）办理政审Step2办理证件-已完成请点击查询个人证件信息，并准备签证材料Step3办理签证-正在进行中请耐心等候-18-BEIHANGUNIVERSITY用户前台以师生需求为原则，提供一“站”式服务4、在线查阅个人信息个人信息姓名：张三身份证号：35896196602115212证件信息证件类型：护照证件号：PE0011001签发日期：2013-01-01有效截止日期：2018-01-01出国境记录出访日期：2012-02-11—2012-02-18国家/地区：加拿大任务类型：学术会议-19-BEIHANGUNIVERSITY管理后台一、以业务需求为导向，提供高效便捷管理1、数据标准化2、内容可配置化3、设计人性化根据出访国家地区自动生成根据出访时间自动生成-20-BEIHANGUNIVERSITY出国出境管理外籍教师管理国际会议管理名誉学衔管理护照信息管理来访接待管理合作伙伴管理合作协议管理学生项目管理通讯录管理新闻通知管理注册用户管理管理后台一、以业务需求为导向，提供高效便捷管理4、多业务数据互通-21-BEIHANGUNIVERSITY管理后台合作伙伴管理来访接待管理出国出境管理……联系人管理名誉学衔管理合作协议管理一、以业务需求为导向，提供高效便捷管理4、多业务数据互通•通过关键字匹配、检索并显示•后台自由设定关联内容合作伙伴管理：合作伙伴名称出国出境管理：出访境外单位名称联系人管理：联系人所在单位名称合作协议管理：合作单位名称名誉学衔管理：所在单位名称-22-BEIHANGUNIVERSITY合作伙伴详情页面管理后台合作伙伴的联系人资料（联系人管理）合作伙伴的历史来访记录（来访接待管理）我校与合作伙伴签署的协议（合作协议管理）我校出访合作伙伴的记录（出国出境管理）双击可进入“来访接待管理”查看详情-23-BEIHANGUNIVERSITY二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率管理后台创建报告网络记事本文件中转批量信函进度管理数据导出批量导入数据统计通讯录实用工具让工作更简单！-24-BEIHANGUNIVERSITY二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率管理后台创建报告网络记事本文件中转批量信函进度管理数据导出数据导入数据统计通讯录实用工具让工作更简单！-25-BEIHANGUNIVERSITY管理后台二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率1、一键式创建报告•报告模版可后台添加修改后台数据一键创建报告-26-BEIHANGUNIVERSITY管理后台-27-BEIHANGUNIVERSITY管理后台-28-BEIHANGUNIVERSITY管理后台-29-BEIHANGUNIVERSITY管理后台出国出境管理•教工出国出境批件•学生出国出境批复•校内审批表•教工出国出境申请表•学生出国申请表国际会议管理•国际会议申请表•国际会议总结表•申报国际会议请示报告•国际会议总结报告-上报外籍教师管理•人事处-办理工作证•人事处-办理一卡通•财务处-退住房押金•财务处-添加工资编号•外专局-工作许可申请报告•外专局-专家证报告-新办•外专局-专家证报告-延期•外专局-专家证报告-注销•工信部-来华邀请信报告•出入境-外国人签证、居留•许可申请•出入境-居住证明模版•审批用-应聘考核意见书•审批用-聘用审核审批通知书•外籍教师聘用申报表•外国文教专家推荐信名誉学衔管理•名誉学衔申请表护照信息管理•护照归还收据来访接待管理•来访纪要合作协议管理•合作背景摘要•合作背景情况-30-BEIHANGUNIVERSITY管理后台二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率2、强大的数据统计功能•自由设定统计项•三维数据统计单位博士生硕士生本科生小计材料科学与工程学院5313975电子信息工程学院559367自动化科学与电气工程学院2612644能源与动力工程学院294740航空科学与工程学院1615536计算机学院5137896机械工程及自动化学院1214632经济管理学院184729数学与系统科学学院71210生物与医学工程学院153321人文社会科学学院54211外国语学院031114交通科学与工程学院73515可靠性与系统工程学院1014428宇航学院4091160飞行学院00162162仪器科学与光电工程学院171927物理科学与核能工程学院93416软件学院0123法学院3148项目类别学术会议合作研究培训学习讲学讲座交流考察其他活动小计正高级职称191492910926386副高级职称9742205621218中级职称9635124212188初级职称311018427博士生2581596042375硕士生8495301110167本科生6121802867320合计735152373112681421681-31-BEIHANGUNIVERSITY二、充分利用信息化工具，全方位提高工作效率3、批量信函制作管理后台称谓姓名论文名称Mr.AAKKKMr.BBSSSMs.CCJJJ..................Excel数据[称谓][姓名]xxx[论文名称]xxxx2012.1.2Word模版批量Word信函Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxxKKKxxx2012.1.2Mr.AAxxxKKKxxxx2012.1.2-32-BEIHANGUNIVERSITY我们的办事流程教工学生填写表格工作人员辛苦录入信息工作人员制作审批单、批件工作人员电话通知教工、学生教工打电话查护照、查出国记录……回国交总结传统办事流程教工学生在线申请一键导入数据一键生成审批单、批件教工、学生在线查询进度教工在线查询护照号、出国记录……回国在线提交总结信息化建设出国出境办事流程：-33-BEIHANGUNIVERSITY谢谢！