搜索
电子文件归档与管理数字化，是指利用计算机信息处理技术把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于传输与处理的过程。信息化：就是借助现代信息技术，大力开发各类信息资源，提高信息对经济发展社会进步的贡献率。要实现信息化这一目标既要做好信息化基础建设，更要做好信息资源建设。在现代信息技术环境下，电子信息将成为未来信息资源的主流形式。信息资源建设的重要工作：电子文件的收集管理和历史文件档案数字化。金桥工程：全国经济信息网金卡工程：金融信息网金关工程：外贸海关信息网金智工程：教育科研网计算机简介定义：计算机是对各种信息进行存储和高速处理的工具或电子机器。1）不仅是计算工具，还是信息处理机；2）不同于其它任何机器，能存储程序，并按程序引导自动存取和处理。计算机分：数字电子计算机、机械计算机、矢量电子计算机等。1946年2月15日，标志着人类计算工具历史性变革的巨型机──第一台电子计算机ENIAC诞生。ENIAC装了一万八千多个电子管，体积很大，占用了六个房间，有三十吨重。它每秒钟能运算五千次，比已有的计算机运算速度快一千倍。目前美国已研制出新一代全球最快的计算机，最高运算速度为每秒1000万亿次，比此前全球最快的计算机、IBM研制的“蓝色基因／L”快一倍多。“走鹃”一天的计算量相当于地球上60亿人每周7天、每天24小时不吃不喝地用计算器计算46年。摩尔定律：大约每18个月存储器芯片的集成度翻番，微处理器速度提高一倍，而价格下降一半。中国计算机的发展状况超级计算机已进入世界先进行列出现了众多知名计算机品牌硬件系统运算器硬盘（HARDDISK）软盘（FLOPPYDISK）计算机硬件系统构成中央处理机（CPU）控制器存储器内存储器外存储器只读存储器（ROM)随机存储器（RAM）快速存储器（CACHE）磁带磁盘光盘输入设备(键盘/鼠标)输出设备(打印机/显示器/绘图仪)输入/输出设备1.2.2计算机软件计算机软件一般可以分为系统软件和应用软件两大类。文字处理软件计算机系统软件系统硬件系统系统软件应用软件操作系统工具软件语言处理程序表格处理软件图形处理软件防病毒软件图文排版软件辅助教学软件游戏软件等各种应用软件包面向问题的各种应用程序运算器控制器存储器输入设备输出设备.5.数据：是对事实、概念或指令的一种表示形式，可以由人工或自动装置进行处理。信息：数据经过解释赋予一定的意义后，便成为信息。计算机的数据存储单位bit,Byte,MB,GB的数量概念1)一个二进制的位称为比特(bit)，用b表示,它是数据最小单位。一位可以表示0和1两种状态。一个二进制位表示两种状态，两个二进制位表示四种状态，则N个二进制位表示2n种状态，2)八个二进制位称为字节(Byte=8bits),用B表示，它是数据处理和数据存储的基本单位。自左至右顺序排列，最左一位是最高位，最右一位是最低位。8位二进制可表示2的8次方=256种状态。除字节外还有千字节（KB）、兆字节（MB）以及十亿字节（GB）等表示存储容量。换算关系为：1B=8bits1KB=1024B=210B1MB=1024KB=1024x1024B=1048576B=220B1GB=1024MB=1024x1024KB=1024x1024x1024B=1073741824B=230B3)字：在计算机和信息处理系统中，当存储、传送或操作时,作为一个单元的一组字符或一组二进制位，称为字(Word)。字是计算机进行数据存储和数据处理的运算单位。4)字长：一个字中的字符数量或二进制的位数称为字长。常用的16位、32位、64位等字长是计算机的一个重要指标。第一章总则第二章电子文件归档管理体系第三章电子文件收集与积累第四章电子文件整理归档第五章归档电子文件保管利用第六章电子文件送交、寄存、进馆第七章附则山东省电子文件归档管理暂行办法第一章总则第一条为规范我省电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、有效性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《山东省档案条例》以及国家关于电子文件管理的有关规定、标准，结合我省实际情况，制定本办法。第二条本办法规定了各单位在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档、保管、利用的原则、方法和要求。我省各机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织（下称各单位）都应根据本办法，做好电子文件归档管理工作。第三条本办法所称电子文件（electronicrecords）是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。本办法所称的电子公文是电子文件的一种，专指各单位通过统一配置的电子公文处理系统形成的具有规范格式的公文的电子数据。第四条各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档管理工作实行规划、协调和监督、指导。加强与有关部门协作，建立健全与各单位的指导和联系制度，及时协商解决电子文件归档管理中出现的问题。★文件的定义：国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。电子文件属性数字化的信息形态：----这是电子文件的基本特性，其它特征都是在此基础上引申而来的。对设备及标准的依赖性载体的非直接识读性物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性信息与载体的相分离性信息共享性信息的易更改性不安全性（一）集中统一管理原则。各单位形成处理的各类电子文件均应由本单位文书处理部门统一收集管理；应归档保存的各种电子文件，经规范整理后，移交本单位档案部门集中管理。（二）全程管理原则。各单位应建立健全各项工作制度和工作程序，结合各种技术措施的应用，从电子文件产生开始，直到被永久保存或销毁，不间断地对有关处理操作进行管理登记，实施全程控制和管理。计算机系统运行和信息处理等过程中形成或涉及的有关电子文件处理的参数、管理数据等应同电子文件一同归档保存。第五条电子文件归档管理工作应遵循以下原则：（三）前端控制原则。在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考虑电子文件生命周期各个阶段的管理要求，在电子文件形成处理阶段考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。文件：形成——处理——鉴定——整理——编目保存销毁前端中端末端（四）真实性保障原则。采取措施确保电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。背景信息context指描述电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。元数据metadata指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。（五）电子、纸质文件并存原则。电子公文形成单位应将具有保存价值的电子公文输出制成纸质公文与电子公文一同归档保存，并准确标识它们之间的联系。第六条各单位应把电子文件纳入本单位文件管理体系，把电子文件的归档管理工作纳入本单位信息化建设工作体系，纳入本单位办公自动化系统，并建立健全各项管理制度，逐步建立起科学的电子文件管理系统。第七条各单位办公自动化系统或电子文件管理系统应符合国家有关文件处理管理规定，并设置如下功能，保证电子文件真实性、完整性、有效性：★真实性authenticity指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。完整性integrity指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。有效性utility指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。（一）设置相关功能，满足电子文件归档与管理需要。（二）设计完整的责任体系，确保电子文件从生成、处理到归档管理每个环节都有保障其真实性、完整性的责任人。（三）采用相应技术，确保电子文件真实性、完整性。对电子化的印章、数字签章等采取防止非法使用的措施。对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调换的标记。对电子文件的操作者进行严格的身份识别与权限控制，并采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。（四）设置符合安全要求的操作日志，实时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。（五）采取相应技术措施采集电子文件的背景信息和元数据，登记文件起草者、修改者、审核者、签发者等处理过程中相互衔接的各类责任者，打字者、发文者、收文者、存储管理者等各类操作者，批示、签名、印章、代码等责任凭证信息，以及电子文件传递、交接过程中的其他标识，建立完整的电子文件元数据库。（六）设置数据备份和数据导出功能。（七）设置足够容量、安全的外部存储器，随时存放处理完毕应归档保存的电子文件。（八）具有针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取的与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。第八条各单位办公自动化系统中的或单独的电子文件归档管理系统应通过省档案局组织的专业验收。第九条各单位应建立电子文件形成、收集、积累、整理归档的岗位责任体系，保证电子文件从形成、收集、积累到归档管理，都有专人负责。（一）电子文件的形成制作质量由文件的起草者、审核者、签发者、缮印者负责。（二）单位文书处理部门、各业务部门或项目组应指定专人负责本部门、本项目形成的电子文件的收集、积累和整理归档工作。（三）单位档案部门应参与和指导本单位电子文件的形成、处理、收集和归档等各工作环节。第三章电子文件收集与积累第十条各单位应根据国家有关规定制定本单位的电子文件归档范围。凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的电子文件都应收集归档。1、明确收集责任文件的形成是相当分散的，每个部门、每个人都可能形成电子文件，这就决定了文件的收集积累工作不可能由机关档案部门或者档案人员独自来承担，必须在机关各个单位明确相应的文件收集人员，建立完善的文件收集积累工作网络。由网络上的文件管理人员负责将本处室形成的应归档保存的文件收集积累起来，按时按规定向归档部门移交归档。2、明确收集范围落实了收集责任后，也就明确了收集工作的主题，解决了收集工作宏观层面问题。接下来就要解决应该收集那些文件和怎么收集的问题。电子文件的收集范围应当以国家发布的纸质文件归档与不归档范围为依据，结合各单位对电子文件信息的现实需要，确定本单位的电子文件收集范围。具体来说，纸质文件应归档的，其相应的电子文件也应归档；纸质档案不属于国家归档范围的，应根据单位需要确定是否列入收集范围。在各单位电子信息相对匮乏的现阶段，我们制定电子文件收集范围要比纸质文件的收集范围稍大一些，以便为单位的办公自动化系统多积累些电子信息。但这部分电子文件不应归档，可以作为办公自动化系统上公开的信息资料，满足各方面查询利用需要。3、明确收集要求只有收集要求明确了，收集责任人才能做好收集工作。收集总的目标是：既要保证电子文件的完整系统，又要保证其原始性、有效性。具体要求体现在三个方面：⑴、时间要求就两个字：及时如果是网上签发的，应该在签发后由办公自动化系统自动将已经过签发过程的文件转到文件的收集库，交文件收集人员管理。⑵、完整性要求电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形成的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。电子文件的软硬件环境、元数据一同收集起来。⑶、准确性要求原始准确是文件的生命。准确地区分稿本，与其相应的纸质文件保持一致。电子和纸质是文件的两种版本，在相当长的时间内将并存，分别承担着不同的职责，发挥着不同的作用。收集种类：文本文件Text：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件。类别代码为T。数据文件Data：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。类