零星采购管理规定

零星采购管理规定一、目的明确零星物资（含办公用品，以下同）的采购方法及审批权限。二、适用范围本规定适用公司所有零星物资的采购。三、管理职责（一）需求部门负责填写《零星物资请购单》，负责申购零星物资的验收工作。（二）需求部门经办人员负责零星物资的请购编制工作，部门负责人负责权限范围内的采购及报帐工作。（三）物资供应部采购员负责零星物资采购计划的实施工作及报账等工作。（四）物资供应部仓库负责零星物资的点收入库、保管、发放等工作。四、定义（一）零星物资：指非构成产品实体且价值低于5000元的小型设备、设备修理用配件、低值易耗品、电器配件等。（二）办公用品：办公所需的纸张、文具、计算机配件等。五、作业程序（一）零星物资采购方法及审批权限：1.使用部门根据每月正常使用需要，在每月的25日前填写《零星物资请购单》（须明确名称、规格型号、产地、品牌、实际数量、需求时间等），经审批后传递至物资供应部采购员。审批权限如下：2.急需物资的请购，请购人需在《零星物资请购单》上勾选“紧急”。请购单获批后，采购员应优先处理;总价值低于1000元，由各部门负责人自行采购。3.涉及到公司福利、会议招待、文化宣传等物资采购工作统一由综合管理部负责采购。4.办公用品、清洁用品统一由综合管理部按季度进行汇总，由物资供应部负责采购。5.采购员通过电话或其它方式进行采购物资的询价（采购物资的询价原则上采用三家以上的比价），并将询价情况详细记录。6.采购员根据询价记录进行采购物资的现场评价，并确认购买供方（原则上选择最低报价的供方。特殊情况除外，特殊情况时须备注情况说明），实施采购作业。7.采购员采购物资时，《零星物资价格审批表》上物资价格获批后方可实施采购，具体的价格限定及批准人细则如下：序号预算总金额批准人（逐级审批）1低于1000部门负责人2低于5000分管领导3高于（含）5000总经理8.采购员根据《零星物资请购单》的内容、要求进行物资的保质保量的及时采购，逾期未采购回厂的物资需提前向请购人说明情况。9.采购员需将采购物资的供方登记列入《零星采购供方清单》，此清单须有供方名称、地址、电话、联络人、供应物资及价格等。便于以后的采购作业参考。10.所有采购必须事先办理审批手续才能采购，无特殊情况不得出现补办现象。（二）物资入库1.采购物资回厂，采购员根据《零星物资请购单》内容办理入库，仓库需目测检查物资的良好性，点收物资数量，开具《入库单》办理入库手续。2.采购员通知申请部门及相关人员对物资进行验收，入库前由验收人在入库单上签字。不符合请购人的请购要求时，由采购员办理换货或退货处理。3.小型设备类物资验收，需填写《设备验收单》4.所有物资必须先办理入库手续后使用，不允许出现空进空出现象。对于一些特殊物资，无法搬至仓库的，仓管员必须到现场查验实物后办理入库手续，否则视为空进空出。（三）报销手续的办理序号含税单价单一物资含税总价批准人（逐级审批）1≤100≤1000部门负责人21001000总经理1.所有的发票在审批过程中，必须附有《入库单》及《设备验收单》等。2.入库单须经仓管员、采购员及物资供应部主管领导签字后方为有效。3.《零星物资请购单》内采购的物资报销时，财务部要审查物资采购数量是否在计划内，不在计划内的物资将不予报销。六、相关文件无七、附件1、《零星物资请购单》2、《零星采购供方清单》3、《入库单》4、《零星物资价格审批表》5、《设备验收单》