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办公室管理手册2010-4试行版深圳十一郎（shiyilang）广告目录第一章办公室管理制度·····································3第二章办公室管理········································3第三章办公室物资管理·····································4第四章办公行为规范·······································5第五章保密制度··········································6第六章档案管理规定······································7第七章办公室电话使用条例·································8第八章公司文书处理制度···································9第九章会议管理制度······································12第十章网络早会制度·····································13第十一章培训室、会议室管理制度·························15第十二章培训室乐捐制度··································16第十三章图书管理制度···································16第十四章文件收发程序···································17第十五章印章管理办法···································18第十六章5S管理········································19深圳十一郎（shiyilang）广告第一章办公室管理制度一、不得在办公室大声喧哗；二、严禁在办公室吃瓜子，发现一次处罚10元；三、严禁在办公区域吸烟、嚼槟榔，发现一次处罚10元；四、办公室钥匙管理制度：1、严禁私配办公室钥匙，发现处罚50元/次；2、办公室所有钥匙（包括每个房间的钥匙及柜门钥匙）留存一份由办公室主任负责保管；3、办公室大门钥匙总经理一片，办公室主任一片，财务经理一片、文员一片；4、总经理办公室钥匙总经理一片，办公室主任一片；5、财务办公室钥匙财务部经理一片、财务经理指定下级一片；6、培训室钥匙人力资源部经理一片，文员一片；7、各文件柜分配到个人，钥匙为文件柜使用人一片；8，如钥匙遗失，请到办公室主任处申请配置，配置费用由自己承担，并处罚10元/次。五、办公室物品使用制度1、办公用品请到财务部领取；2、办公室所有办公设备（包括文件柜及空调等）都分配到部门及个人,因人为原因导致损坏的，由部门或个人负责承担赔偿；3、办公室所有办公设备如有故障问题，请与网络管理员联系，由网络管理员负责维修。六、办公室加班制度1、办公室常备加班登记本，办公室文员每天正常下班时，对所有需要在办公室加班的人员进行登记备案；2、加班人员离开时，必须认真填写下班检查表，并将下班检查表与大门钥匙于第二天交给文员；七、办公室卫生制度1、办公室每个座位下备字纸篓一个，每天下班时，各自负责将自己的垃圾袋带走，并自行套上垃圾袋，未按要求操作处罚责任人2元/次；2、办公室卫生以个人为单位进行清扫，个人负责个人区域的卫生，总经理办公室及公共部分卫生由文员负责打扫；3、办公室地面上不得有水渍、泥点，发现一处处罚责任人2元；4、办公桌面要求摆放整齐，非办公时间，办公桌上不得有任何杂乱物品，发现一样处罚责任人2元/样；八、办公室办公纪律1、工作时间，不允许听歌，看电影，翻阅QQ空间等类似网页，发现处罚5元/次；2、工作时间，不允许讨论与工作无关的话题；3、工作时间，不允许吃东西，发现处罚5元/次；4、工作时间，离岗要向直接上级请假，否则处罚5元/次，离岗超过30分钟而未请假者，按旷工半日处理；5、办公室文员无论任何事情离开，都必须向直接上级请假，否则处罚5元/次，离岗超过30分钟而未请假者，按旷工半日处理；深圳十一郎（shiyilang）广告第二章办公室管理二、原则办公管理贯彻“规范、效率、效益”的理念规范:以制度规范办公管理效率：有助于提高整体工作效率效益：减少资源耗费，降低成本三、办公现场管理（一）员工形象的基本要求1衣冠整洁、得体，按规定佩带公司工号牌2男员工不得留长发、胡须，女员工应化淡妆（二）工作行为要求1坐立规范，举止文雅大方2不聊天喧哗3不随意串岗4不用电话闲聊5不做与工作无关的事6参加重要会议注意关闭手提电话、BP机（或置震动档）（三）办公环境要求1每天下班前整理一次办公环境2办公桌上摆放物品简洁、整齐3办公区内洁净有序4办公区内不任意悬挂、张贴物品5办公区内除会客室外严禁吸烟每天晚上下班前，清理办公室卫生：1清理办公室所有垃圾桶，将有垃圾的垃圾袋倒掉，换上心的垃圾袋；2打扫地面卫生，地面无垃圾，纸屑等；3拖地，保持地面污渍，泥点。4整理各办公桌面，文件摆放整齐，桌面卫生干净，无灰尘；第三章办公室物资管理条例一、总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。二、物资分类本制度所称办公文具分为消耗品，管理消耗品及管理品三种。1、消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、碳素笔、钉书针等、文件夹。2、管理消耗品：签字笔、白板笔、文件栏、笔筒、垃圾筒、笔式搽、荧光笔、涂改液、电话、激光笔、电池等。3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、打印机、姓名章、计算机、印泥、传真机、饮水机、VCD、投影仪、音响等、微波炉、冰箱、摄影机、照相机、办公桌等。三、物资采购深圳十一郎（shiyilang）广告1.公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经总经办同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室主任批准；300元以上（含300元）部门经理同意，办公室主任批准，总经理批准。2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：定点：公司定大型超市进行物品采购。定时：每月月初进行物品采购。定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。四、物资领用管理1、公司根据物资分类，进行不同的领用方式：低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用贵重物品：根据戴字规范文件实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状五、公司物资借用1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿六、附则1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，管理部不得为其办理离职手续。2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。3、新入职办公室人员打印或复印文件，必须征得部门经理同意，方可执行。第四章办公行为规范一、总则为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。二、细则服务规范：1、仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。2、微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求在任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3、用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4、现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。5、电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。第三条办公秩序1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。深圳十一郎（shiyilang）广告2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4.各部门专用的设备由部指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、装饰等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。三、责任本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予5元—100元的乐捐处理。第五章保密制度一、总则第一条为了维护公司利益，特制订本规定，公司全体员工必须严格遵守。第二条秘密分为三等级：绝密、机密、密。二、细则第三条严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。第四条不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。第五条严格遵守文件（包括传真、电脑盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。第六条严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。并按规定办理借用登记手续。第七条秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经办公室批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。第八条会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录（或录音）要集中管理，未经办公室批准不得外借。第九条调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员。第十条公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。三、责任第十一条发现失密、泄密现象，要及时报告，认真处理。对失密、泄密者，给予100-200元的处罚；视情节轻重，给予一定行政处分；造成公司严重损失的，送有关机关处理。第六章档案管理规定一、总则深圳十一郎（shiyilang）广告1、为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。2、本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3、公司及各部门、门店、员工有保护档案的义务。4、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。5、档案机构及其职责。6、公司各部门指定专人负责档案管理工作。7、档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各门店档案工作。8、办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。二整理办法：1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。2.步骤：A.收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。B.整理根据分类和成立时间整理。C.分类根据下述分类方法分类D.立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。三过程管理：1.属于公司保管的档案：公司及各各门店、各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作。2.属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。四、监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理