项目档案管理办法(2016试行)

荣誉善勇智勤1太平洋建设集团有限公司项目档案管理办法(2016试行)第一章总则.............................................2第二章管理职责.........................................2第三章文书档案管理.....................................3第四章工程档案管理.....................................9第五章声像档案管理....................................19第六章电子文件管理....................................20附件.................................................21荣誉善勇智勤2第一章总则1.1为规范项目的档案管理工作，避免档案缺失和遗漏，保证档案完整、准确、及时，特制订本制度。1.2项目档案是指在工程建设过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。1.3各项目部须设专门档案室，并配备专职人员进行管理。1.4档案实行统一规划、统一设计、分级管理的原则，以实现对档案的有效管理。1.5因各地区档案归档标准要求不同，具体归档标准以当地城建馆、业主、监理单位、质监站要求为准。1.6本制度适用于集团所有项目。第二章管理职责2.1总部工程中心是太平洋档案管理工作的组织管理部门，具体职责如下：2.1.1统筹规划集团档案管理工作，负责制定、修订和推行集团档案管理的相关制度、办法、标准等。2.1.2指导、监督和检查各项目部的档案管理工作。2.1.3负责组织档案业务培训及其他相关工作。2.2各平台工程中心总经理负责本制度的执行和落实，定期监督检查各项目的档案管理工作。荣誉善勇智勤32.3项目部是档案工作的责任主体，负责集中统一管理本项目的档案，具体职责如下：2.3.1执行集团档案管理相关制度、办法、标准等，进行档案的收集、整理和归档工作。2.3.2负责本单位档案管理其他工作。2.4档案管理者认真履行档案管理职责，做好档案的完整性、及时性、连续性、保密性。2.4.1档案管理者应注意档案文件的流出、流入的台账记录工作，定期核实档案文件使用状态，保证档案文件的完整、连续。2.4.2档案管理者应注意档案室的环境安全，做到防火、防水、防潮、防盗等安全工作，做好定期检查。2.4.3档案管理者应做好保密工作，未经上级允许，不得外界，更不得对外泄露机密文件。2.4.4因工作调动或其他原因离岗时，档案管理员做好档案交接工作，以档案清单或台账等书面形式在档案室内进行核实交接。第三章文书档案管理3.1文书档案主要指各项目部在项目的日常管理活动中形成的各类收文、发文、通知、信函、会议记录、计划和总结等资料。3.2归档范围3.2.1上级来文荣誉善勇智勤4①、业务主管单位、各级政府要求贯彻执行的各类文件；②、领导检查工作的重要指示、讲话记录及会议纪要；③、总部下发的各类文件3.2.2下级来文①、工作计划、总结、统计报表；②、简报、情况反映、典型材料；③、请示、报告；3.2.3本项目发文①、会议文件：包括会议通知、报告、会议纪要、会议记录；②、红头文件：印发的、转发的各类文件；③、“白头”文件：工作计划、总结、调查报告、统计报表、大事记、重要的信件、电子邮件等。3.3归档标准3.3.1外部：档案盒应粘贴脊背及封面，案卷题名一定要标识清楚，能够简明、准确地揭示卷内文件的内容；3.3.2内部：档案盒内应附有卷内目录，文件按类型进行收集、整理、归档。3.3.3归档好的档案要按顺序排列整齐、美观。总部归档示例整体效果图：荣誉善勇智勤5卷内目录：卷内目录档号：TPY-2016-100-2序号文件编号责任者文件题名日期页号备注1太建字〔2016〕11号太平洋建设集团有限公司关于加强汛期安全防范工作的紧急通知2016.7.5172太建字〔2016〕12号太平洋建设集团有限公司关于要求下属集团规避用工风险的通知2016.9.3012荣誉善勇智勤63太建字〔2016〕13号太平洋建设集团有限公司关于落实未注册到本集团的一级建造师尽快注册到位的通知2016.10.243荣誉善勇智勤7档案脊背：档号TPY-2016-100-2案卷题名2016年度集团总部发文（11-13号）荣誉善勇智勤8档案封面：档号：太平洋建设集团有限公司2016年度集团总部发文（11-13号）立卷单位起止日期荣誉善勇智勤9第四章工程档案管理4.1工程档案指在工程建设过程中，直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、实物等各种形式和载体的历史记录。4.2归档时间：随办随归。4.3归档标准：原则上与文书档案基本相同。（归档详细要求见附件1）4.4归档范围：见下表荣誉善勇智勤10工程档案分类及归档范围类别归档文件保存单位建设单位设计单位施工单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件（A）类A1立项文件1项目建议书批复文件及项目建议书▲▲2可行性研究报告批复文件及可行性研究报告▲▲3专家论证意见、项目评估文件▲▲4有关立项的会议纪要、领导批示▲▲A2建设用地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书▲▲2建设用地批准书▲▲3拆迁安置意见、协议、方案等▲∆4建设用地规划许可证及其附件▲▲5土地使用证明文件及其附件▲▲6建设用地钉桩通知单▲▲A3勘察、设计文件1工程地质勘察报告▲▲▲2水文地质勘察报告▲▲▲3初步设计文件（说明书）▲▲4设计方案审查意见▲▲▲5人防、环保、消防等有关主管部门（对设计方案）审查意见▲▲▲6设计计算书▲▲∆7施工设计文件审查意见▲▲▲8节能设计备案文件▲▲荣誉善勇智勤11A4招投标文件1勘察、设计招投标文件▲▲2勘察、设计合同▲▲▲3施工招投标文件▲▲∆4施工合同▲▲∆▲5工程监理招投标文件▲▲6监理合同▲▲▲A5开工审批文件1建设工程规划许可证及其附件▲∆∆▲2建设工程施工许可证▲▲▲▲A6工程造价文件1工程投资估算材料▲2工程设计概算材料▲3招标控制价格文件▲4合同价格文件▲▲∆5结算价格文件▲▲▲A7工程建设基本信息1工程概况信息表▲∆▲2建设单位工程项目负责人及现场管理人员名册▲▲3监理单位工程项目总监及监理人员名单▲▲▲4施工单位项目经理及质量管理人员名册▲▲▲监理文件（B）类B1监理管理文件1监理规划▲▲▲2监理实施细则▲∆▲▲3监理月报∆▲4监理会议纪要▲∆▲5监理工作日志▲6监理工作总结▲▲7工作联系单▲∆∆荣誉善勇智勤128监理工程师通知▲∆∆▲9监理工程师通知回复▲∆∆▲10工程暂停令▲∆∆▲11工程复工审查表▲▲▲▲B2进度控制文件1工程开工报审表▲▲▲▲2施工进度计划报审表▲∆∆B3质量控制文件1质量事故报告及处理资料▲▲▲▲2旁站监理记录∆∆▲3见证取样和送检人员备案表▲▲▲4见证记录▲▲▲5工程技术文件审报表∆B4造价控制文件1工程款支付▲∆∆2工程款支付证书▲∆∆3工程变更费用审报表▲∆∆4费用索赔申请表▲∆∆5费用索赔审批表▲∆∆B5工期管理文件1工程延期申请表▲▲▲▲2工程延期审批表▲▲▲B6监理验收文件1工程竣工移交书▲▲▲▲2监理资料移交书▲▲施工文件（C类）C1施工管理文件1工程概况表▲▲▲▲2施工现场质量管理检查记录∆∆3企业资质证书及相关专业人员岗位证书∆∆∆▲荣誉善勇智勤134分包单位资质报审表▲▲▲5建设单位质量事故勘查记录▲▲▲▲6建设工程质量事故报告书▲▲▲▲7施工检测计划∆∆∆8见证试验检测汇总表▲▲▲▲9施工日志▲C2施工技术文件1工程技术文件报审表∆∆∆2施工组织设计及施工方案∆∆∆▲3危险性较大分部分项工程施工方案∆∆4技术交底记录∆∆5图纸会审记录▲▲▲▲▲6设计变更通知▲▲▲▲▲7工程洽商记录（技术核定单）▲▲▲▲▲C3进度造价文件1工程开工报审表▲▲▲▲▲2工程复工报审表▲▲▲▲▲3施工进度计划报审表∆∆4施工进度计划∆∆5人、机、料动态表∆∆6工程延期申请表▲▲▲▲7工程款支付申请表▲∆∆8工程变更费用报审表▲∆∆9费用索赔申请表▲∆∆C4施工检验文件出厂质量证明文件及检测报告1水泥产品合格证、出厂检验报告∆▲▲▲2各类砌块、砖块合格证、出厂检验报告▲▲3砂、石料产品合格证、出厂检验报告∆▲▲4钢材产品合格证、出厂检验报告∆▲▲▲荣誉善勇智勤145粉煤灰产品合格证、出厂检验报告∆▲▲6混凝土外加剂产品合格证、出厂检验报告∆▲∆7商品混凝土产品合格证▲▲∆▲8商品混凝土出厂检验报告∆▲∆9预制构件产品合格证、出厂检验报告∆▲∆10道路石油沥青产品合格证、出厂检验报告∆▲∆11沥青混合料（用粗集料、用细集料、用矿粉）产品合格证、出厂检验报告∆▲∆12沥青胶结料（用粗集料、用细集料、用粉）产品合格证、出厂检验报告∆▲∆13石灰产品合格证、出厂检验报告∆▲∆14土体试验检验报告▲▲∆▲15土的有机质含量检验报告▲▲∆▲16集料检验报告▲▲∆▲17石材检验报告▲▲∆▲18土工合成材料力学性能检验报告▲▲∆▲19其他施工物资产品合格证、出厂检验报告进场检验通用表格1材料、构配件进场验收记录∆∆2见证取样送检汇总表∆∆进场复试报告1主要材料、半成品、构配件、设备进场、复检汇总表▲▲▲▲2见证取样送检检验成果汇总表∆▲3钢材进场复试报告▲▲▲▲4水泥进场复试报告▲▲▲▲5各类砌块、砖块进场复试报告▲▲▲∆6砂、石进场复试报告▲▲▲∆7粉煤灰进场复试报告▲▲▲∆8混凝土外加剂进场复试报告∆▲▲▲9道路石油沥青进场复试报告▲▲∆▲荣誉善勇智勤1510沥青混合料（用粗集料、用细集料、用矿粉）进场复试报告▲▲∆▲11沥青胶结材料进场复试报告▲▲∆▲12石灰进场复试报告▲▲∆13预制小型构件复检报告▲▲∆14其他物资进场复试报告C5施工记录文件1测量交接桩记录▲▲∆▲2工程定位测量记录▲▲∆▲3水准点复测记录▲▲∆▲4导线点复测记录▲▲∆▲5测量复核记录▲▲∆▲6沉降观测记录▲▲∆▲7道路高程测量成果记录（路床、基层、面层）▲▲∆▲8隐蔽工程检查验收记录▲▲∆▲9工程预检记录▲∆∆10中间检查交接记录▲∆∆▲11水泥混凝土浇筑施工记录▲▲∆▲12同条件养护混凝土试件测温记录∆∆13混凝土开盘鉴定∆∆14沥青混合料到场及摊铺、碾压测温记录▲∆15桩施工成果汇总表▲▲∆▲16桩施工记录▲▲∆▲17其他施工记录文件C6施工试验记录及检测文件1土工击实试验报告▲▲∆▲2沥青混合料马歇尔试验报告▲▲∆▲3地基钎探试验报告▲▲∆▲4路基压实度检验汇总表▲▲∆▲5基层／沥青面层压实度检验汇总表▲▲∆▲荣誉善勇智勤166压实度检验报告▲▲∆▲7压实度检验记录▲▲▲8沥青混合料压实度检验报告▲▲∆▲9填土含水率检测记录▲▲∆∆10石灰（水泥）剂量检验报告（钙电击法）▲▲∆∆11石灰、水泥稳定土中含灰量检测记（EDTA法）▲▲∆∆12基层混合料无侧限饱水抗压强度检验汇总表▲▲∆▲13无侧限饱水抗压强度检验报告▲∆▲14沥青混合料（矿料级配及沥青用量）检验报告▲▲∆▲15水泥混凝土强度检验汇总表▲▲∆▲16水泥混凝土抗压强度统计评定表▲∆▲17水泥混凝土配合比申请单、通知单∆∆18水泥混凝土抗压强度试验报告▲▲∆▲19水泥混凝土抗折强度统计评定表▲▲∆▲20水泥混凝土抗折强度检验报告▲▲∆▲21水泥混凝土配合比设计试验报告▲▲∆22道路基层、面层厚度检测报告▲▲∆▲23砂浆试块强度检验汇总表▲▲∆▲24砂浆抗压强度统计评定表▲▲∆▲25砂浆抗压强度检验报告▲▲∆▲26砂浆配合比申请单、通知单∆∆27砂浆配合比设计试验报告▲▲∆28承载比(CBR）试验报告▲▲∆▲29平整度检测报告（3m直尺、测平仪检查〉▲▲∆▲30道路弯沉值测试成果汇总表▲▲∆▲31道路（沥青面层）弯沉值检验报告▲▲∆▲32道路（路床、基层）弯沉值检验报告▲▲∆▲33道路弯沉值检验记录▲▲∆34路面抗滑性能检验报告▲▲∆▲35相对密度试验报告▲▲∆▲荣誉善勇智勤1736其他施工试验及检验文