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快周转强深耕抓前期拓合作集团运营管理部2013年3月28日专业系统建设之——集团运营会议总结分享快周转强深耕抓前期拓合作Part1•会议目的•会议组织•会议创新Part2Part3快周转强深耕抓前期拓合作第一部分：会议目的•决策：解决分层决策及团队决策问题•沟通协调：解决团队信息沟通与整体协调问题•最终目的是提升运营效率，实现“快周转”2、会议目的：1、会议定义：•会议是集众人之智慧、使个人思考力得以放大的机制，也是统一组织认识，使众人之力得以凝聚的机制。•企业内部会议主要体现经营决策、业务讨论、行政管理、总结培训等工作过程。快周转强深耕抓前期拓合作3、会议成本：（1）时间成本：参会/组织/协调/服务（2）直接成本：场地/差旅/食宿/设备/文档（3）效率损失：与会人员离开工作岗位小贴士：时间成本=参会人数X（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议服务人员工作时间）快周转强深耕抓前期拓合作4、集团会议划分：覆盖项目的全周期覆盖公司管理的其他方面运营会议体系运营决策会运营总结会项目立项会投资决策会项目启动会项目专项决策会阶段成果审查会项目周例会月度运营会季度运营会年度运营会项目后评估会非运营会议体系月度沟通会集团办公会公司部门周例会其他临时会议快周转强深耕抓前期拓合作集团2013年度经营工作会议会议目的会议周期•分析当前的宏观政策，回顾2012年经营工作，制定经营策略，部署重点工作，明确公司后续经营战略及工作指导原则。要素内容参会人员会议议程•新年第一个月；持续2天时间会议组织•运营管理部•集团高管、总部副总及以上人员、分公司管理层；•专题培训；•年度主题报告；•总部各部门年度工作报告；•分公司年度经营报告；•集团高管总结发言。会后追踪•会议纪要发送与会人员及相关部门；•会议决议由运营管理部执行监督；会前准备•1、集团总部各职能部门年度工作报告于会前三个工作日提交；•2、各分公司年度经营报告于会前三个工作日提交。；5、标准化模版介绍：快周转强深耕抓前期拓合作快周转强深耕抓前期拓合作准备第二部分：会议组织一、会前二、会中三、会后关键词控制跟进工作量50%20%30%快周转强深耕抓前期拓合作1、目的：（1）使工作人员明确分工，按时保质完成任务；（2）使与会者明确开会时间、地点、会议议程等；一、会前准备2、内容：（1）软件：会议准备会、人员分工、会议通知的发布、会议议程的确定等；（2）硬件：会议场地布置、设备调试、会餐地点等；3、开始标志：会议召集部门内部召开第一次会议准备会。4、结束标志：按照会议流程，完成会议彩排工作。快周转强深耕抓前期拓合作人员分工：•职责共担时，避免出现工作交叉混乱现象；•个人需对所承工作的工作量需有正确的预估，避免出现前松后紧的现象。会前准备示例一：注意案例分析（1）甲与乙共同承担某一任务，具体由甲负责，乙协助，中途甲因为其他重要工作而将任务临时交与乙负责，但因为乙对任务情况的不熟悉及甲交接的不清楚而导致该任务的完成时间一拖再拖，最终影响了其他工作的正常进行。（2）甲承担某项工作，由于事前对工作量的严重估计不足，导致在完成任务的过程中，出现前松后紧的现象，最后加班加点才将工作完成。解决思路：在接到任务的同时，就应该准备好预备方案；解决思路：事先与有经验的同事进行交流，对工作量进行预估，宁可前紧后松的安排工作。快周转强深耕抓前期拓合作会议通知：•注意会议预通知与正式通知的区别；注意案例分析预通知的格式会前准备示例二：快周转强深耕抓前期拓合作正式通知的格式案例分析会议目的：快周转强深耕抓前期拓合作（1）在预通知中，只需要说明时间、地点即可，目的是提醒领导预留时间；（2）预通知一般采用OUTLOOK中邮件的形式发送。（1）在正式通知中，需要说明5W:Why--会议目的When--会议时间Where--会议地点Who--参会人员What--会议议题1A：Attention--注意事项（2）正式通知一般采用OUTLOOK中会议的形式发送。会议预通知与正式通知的区别：预通知正式通知快周转强深耕抓前期拓合作与外部合作单位的沟通协调：•与对方沟通的方式、方法；•需要领导出面协调沟通的问题，主责人应该主动寻求领导的协助；注意案例分析会前准备示例三：（1）甲同事在与物业公司对接的过程中，对方的工作人员屡次拒绝配合工作，理由是他们的直属领导没有指派。导致出现很多次的重复的电话沟通及同事的工作效率降低等现象。解决思路：（1）工作时需要换位思考，站在别人的角度上思考，寻找解决问题的方法；（2）明确对接人，沟通过程中诱之以利，动之以情，晓之以理，让别人感觉到你的诚意。快周转强深耕抓前期拓合作会前准备小结：关键工作项：•工作分解，人员分配；•对外沟通、协调；•各部门、分公司会议资料的收集快周转强深耕抓前期拓合作快周转强深耕抓前期拓合作示例：会议资料的收集快周转强深耕抓前期拓合作二、会中控制1、目的：（1）保证会议按时召开、按时结束；（2）保证与会人员达成统一意见，会议决议的快速执行；2、内容：（1）报告时间的控制、会议议程控制；（2）会议记录；3、开始标志：与会人员开始签到4、结束标志：主持人宣布会议结束快周转强深耕抓前期拓合作注意案例分析会议资料：•提前发给与会人员收阅；•备份会议资料、会议资料的更新；会中控制示例一：（1）会议当天与会人员反应培训的资料、各部门、各公司的报告太生疏、信息量太大，通过短短的会议时间无法消化。与会人员缺少独自思考的时间，导致会议培训的效果没有完全发挥出来。（2）在上一个报告即将结束时，下一位报告人告知需要临时更换PPT，导致会议出现短暂的停顿。解决思路：会议资料的更新指定专人负责，出现停顿的现象时，会议主持人需要灵活应变。解决思路：会议资料的提交时间要有明确的关门时间，资料提前发给会人员，使其有充分的时间去阅读、思考；快周转强深耕抓前期拓合作注意案例分析会议记录：•专人负责记录；•会议录音；会中控制示例二：在某一汇报人汇报结束时，高管即将点评、总结，这时发现会议记录人因有事外出，不在会场，这时恰好碰到录音笔出现内存已满的现象。导致首先发言的高管的点评没有人记录的现象。解决思路：（1）会前准备好备选的录音设备；（2）对会议记录人的要求：反应快、写（打）字快、记忆力强、倾听能力强、总结能力强。快周转强深耕抓前期拓合作参考资料：•会议决策的一般原则：•决策事项涉及单一专业问题，专业负责人必须提出决策意见，必要时由与会最高领导最终决策，存在异议的，与会最高领导的决策意见为问题的决策结论。•决策问题涉及多专业问题或者专业负责人意见不一时，各专业负责人必须提出建议，最终由与会最高领导最终决策。•决策问题争议较大，难以形式一致意见或者专业负责人认为做出决策还不成熟时，应指定专人主持专题会议讨论，并限定时间提交方案。•不建议临时对会议议程进行大的调整。需要微调的，由主持人灵活处理并及时告知与会人员。•对报告的汇报时间进行严格控制，可以从两个方面着手：一是，提前与汇报人沟通，对汇报PPT的页数进行控制；二是，设置醒目的时间提示器。同时作为汇报人也应该锻炼自己的语言表达能力。会中控制小结快周转强深耕抓前期拓合作三、会后跟进1、目的：保证会议决议的落实及完成质量。2、内容：（1）会议纪要的发布；（2）会议决议的专人跟进、监督完成；3、开始标志：会中工作结束4、结束标志：所有会议决议均得到落实、高质量完成快周转强深耕抓前期拓合作注意案例分析会议纪要：•纪要发布要及时，会议结束第二天；•纪要中对会议决议事项要阐述明确、专人跟进会议决议；会后跟进示例一：某位同事做完会议纪要的初稿，该会议纪要总共经过4位领导审阅。因为每位领导的表述均不一样，于是会议纪要反反复复修改了4遍。导致会议纪要的发布时间一拖再拖。解决思路：（1）建议不超过2位领导审阅会议纪要初稿；（2）对会议决议表述存在异议时，应由领导决策。快周转强深耕抓前期拓合作注意案例分析会议总结、评估：•引导与会人员回顾会议内容，注重会后宣传力度；会后跟进示例二：会议结束后，会议召集部门没有及时进行会议总结，等到要开总结会时，大家还要重新翻出记录本，重新回忆会议的整个过程，直接导致了总结会的时间很长、效率很低。解决思路：会议总结要有及时性，作为会议组织部门的人员要对此有充分的认识并逐渐培养总结的习惯；快周转强深耕抓前期拓合作•会议纪要：•会议纪要的形式要统一，形成固定的会议纪要模板。•会议纪要应明确会议决策事项及结论、会议需要落实的事项、时间和责任人。•会议跟进：•应指定会议跟踪检查者，没有特别指令的，召会议集人自动成为约定的跟踪检查者。•会议决议迟迟未得到落实的，跟踪者应及时提醒执行人员，逾期没有落实的，跟踪人应及时报告。会后跟进小结：快周转强深耕抓前期拓合作第三部分：会议创新创新目的创新方法三季度会议时，出现汇报延时的现象年度会议时，采用计时器案例分析时间就是金钱，要想在有限的时间内把会议组织好，就需要通过创新去压缩时间，提高效率。快周转强深耕抓前期拓合作颁奖仪式创新点：会议资料袋编制会议彩排脚本会后影响（纪念品）快周转强深耕抓前期拓合作长时间会议需设休息时间有明确目标的议程提前发送会议邀请准时开始会议会议主持人随时终止岔开主题的讨论不要带笔记本和手机，但可以带笔和本子记录所有与议题相关反馈，并发送会议记录会后总结与创新【高效会议八条建议】快周转强深耕抓前期拓合作——END——