职位说明书编写指南

1职位说明书编写指南公司职位说明书包括以下内容：序号名称具体内容1职位基本信息说明工作的基本信息，如职位名称、代码、直接主管、所属部门、工资等级等2职位设置目的用一句话简单地概括工作的主要功能3在组织中的位置（仅管理类职系）工作承担者在组织中的位置4工作职责将工作分解为若干职责，对每一职责进行清晰明确的描述，这是工作说明书中最主要的内容衡量指标评价每一项工作好坏的着眼点5工作环境与条件工作承担者工作的时间、环境等特征6任职资格标准工作承担者完成工作需要具备的最低的资格标准，包括学历、专业、经验等等1、职位基本信息（1）职位编号（暂不需填写）组织中的每一个职位都应当有一个代码，这些代码代表了职位的一些重要特征，便于快速查找所有的职位。编写的方法为：职位编号=部门代码+处室代码+职系代码+处室内辨析代码职位编码原则：部门代码：代表职位所属不同部门的代码厂部：E市场营销部：M2技术中心：T生产管理部：P采购供应部：B办公室：O政治工作部：S人力资源部：H财务审计部：F信息中心：I处室代码：代表职位所属不同职系的代码市场营销部省内处：a省外处：b……其它部室的处室代码参照市场营销部编号，按照a,b,c,d…的顺序排列即可。一二三车间职系代码：代表职位所属不同职系的代码管理职系：10技术职系：20营销职系：30专业行政职系：40操作职系：50服务职系：60部室（处室）内辨析代码：代表部室（处室）内不同职位的代码以处室为单位按照N001，N002，……N010，N011，……，N099，N100，不能归入处室的职位，如：部室主任等职位按照N001，N002，……单独编写3职位代码职位代码=部门代码+处室代码+职系代码+部门内辨析代码例如：人力资源部经理职位代码为：H10N01注释：跨部门的职位的职位代码：职位代码=部门A代码+部门B代码+处室代码+职系代码+处室内辨析代码（2）职位名称填写本职位定岗定编后的名称，从名称中可以推测该职位基本的工作内容，例如财务处处长、****加料工等。（3）所属部门填写该职位应该归属的部门。这里要求填写该职位应属的一级部门，如：生产管理部、人力资源部等。尤其需要注意的是：合署办公的部门应该分开填写，如人力资源部和政治工作部。组织处应该归属政治工作部，人劳处应该归属人力资源部。需要注意厂部人员的填写。（4）任职人员填写该职位现在的承担者，有几个人填写几个人的姓名。（5）所属二级部门填写该职位应该归属的处室，确定该职位在组织中所属的最终位置。尤其需要注意的是：合署办公的处室应该分开填写，如：党委办公室主任所在的处室应该是党委办公室，宣传处处长所在的处室应该是宣传处。（6）主接上级填写向该职位直接发布工作安排命令的职位名称。都填写本处室的正职。车间书记等书记职位有两个直接上级。（7）在编人数4按照共同承担本职位工作的实际人数填写，根据定岗定编的结果填写。（8）工资序列（暂不用填写）填写本职位经过职位评价、薪酬设计后应该进入的薪酬级别，这部分的内容将在薪酬制度出台后填写。（9）编制人(暂不用填写)填写承担该职位说明书编制工作人员的姓名。（10）编制时间（暂不用填写）填写该职位说明书最终定稿的时间，暂时不需填写。（11）批准人（暂不用填写）2、职位设置目的应用简短而准确的语言表示该职位为什么存在，机构整体目的的哪一部分由该职位完成，该职位对机构的独特贡献是什么等问题。职位设置的目的部分主要描述工作的总体性质，只须列出其主要功能或活动即可。具体写作的方法为：动词+宾语/目标+所期望的结果或成效例如：对于集团人力资源部主任来说，其职位设置的目的如下：动词宾语/目标所期望的结果或成效组织全集团人力资源的管理和开发及本部门的日常行政工作，确保***集团人力资源合理配置和高效使用。人大专家组53、在组织中所处的位置（只有管理职系的职位说明书才有此项目）在以本职位为中心的结构图中填写出该职位的直接上级职位名称、几个直接下级职位名称，以形象的结构表现出该职位在组织中的位置。4、工作职责工作职责就是把某一职位承担的主要任务以逻辑序列的形式简洁地表述出来。（1）主要职责的特点：序号特点1考虑它们提出的该职位所有主要产出（结果）；2将重点放在结果，而不是单一的活动上。它们告诉我们的是“什么”，而不是“如何”；它们无时间限制，永久存在，除非该职位本身从根本上发生变化；13每一种职责均与其他职责有所区别，都描述了一种明确的领域，在该领域中任职者通过各种活动来取得结果；4它们与该职位各个具体活动有关，而不是与上级职位或整个机构有关。（2）活动领域1此处说明了两个问题：第一：不需要写出具体的步骤和发放，只是要说明任务是什么，而不需要说明为了达到目标需要如何去做。第二：描述的工作任务应该能够反映长期的职位要求，而不应该立足临时性或短期的工作任务。该职位名称直接上级职位名称直接下级职位名称人大专家组6为了描述主要的职责，从一开始就要集思广益，罗列该职位所从事的所有主要领域及工作流程。例如，人事劳资处处长的活动领域可能是：1.处室的计划、预算2.组织、监控本处人员实施工作计划3.协调工作中与各部门人员的关系4.劳动关系5.人力资源规划6.招聘7.培训与开发8.薪酬考核9.保险福利管理10.培养下属（3）职责描写就每一活动领域来说，我们都有必要编写职责说明，该说明要概括出该职位做些什么和为什么要这样做。这些说明通常以指出该活动如何与所期望的产出相联系的方式编写。经验表明，就大部分职位而言，四项到十项主要应负责任将足以确认与该职位相关的所有主要结果。对于职责的总结归纳的方法包括“资料分析法，工作分析问卷法、访谈法和工作日志法等”。注意：应力图避免在工作职责中出现像“执行需要完成的其它任务”“完成领导交办的其他任务”这样的笼统性描述。虽然这样的描述可以为监督人员分派工作提供更大的灵活度，但专家普遍认为，如果一项经常可以看到的工作内容不被明确写进工作描述，而只是用如“所分配的其它任务”一类的语言，就很可能会成为逃避责任的一种托辞，因为这使得对工作的性质以及人员需要完成的工作的叙述出现了漏洞。（4）关键词提炼人大专家组7关键词是对该职位某项职责用一个动词概括性的总结。关键词根据工作职责和职位层次，参照动词表进行选择（详见附录）。（5）衡量指标编写在工作职责及衡量指标中还包括一部分有关工作绩效指标的内容，进而为职位承担者完成工作任务指明方向。衡量指标根据职责达到的目的进行编写，可以选用以下的指标：及时性、时效性、准确性、科学性、完整性、公正性、公平性、有效性、合理性、上级评定、员工满意度、客户满意度等。（6）其他原则：1、立足*****公司，兼顾集团职责对于某些承担*****公司和***集团双重职能的职位（处室及以下），我们在编写职位说明书的时候，需要先列出本职位所担负的*****公司的职责，然后在此部分职责的后面列出集团职责。2、逻辑性原则对于职责的编写，应该能够反映其连续性，保持必要的逻辑顺序。如：对管理职系中的处室或部门的正职基本可以按照以下的顺序进行编写：1）订计划，设目标如：依据企业的战略目标，制定本部门的工作计划和发展目标，保证部门工作与公司目标一致，支持公司战略目标的达成。2）建制度，管部门如：制定部门内部管理制度，完成本部门的日常行政管理工作。3）组织人员，进行实施4）………（具体的工作职责）5）沟通联络，协调矛盾6）培养下属，促进成长如：培养、激励和指导下属，提升下属专业能力和实际工作能力，激发下属工作积极性。对于其他职系可以按照每天工作流程的顺序，职责的常规程度（常规性的填人大专家组8在前面，较临时的填在后面）进行填写。5、工作关联这一部分说明该职位工作承担者与组织内以及组织外的部门、职位或人员之间的联系情况，请见下面详细说明：操作职系：上一道工序填写工序名称下一道工序填写工序名称注意：应该填写工序的名称而不是职位/工种的名称，更不是机器的名称。如：****机组挡车工的职位说明书的工作联系中的上一道工序应该是：喂料，而不是喂料工，也不是喂料机。其他职系：部门内填写职位名称部门间填写处室名称集团内部其他单位填写公司或单位名称集团外填写公司或单位名称注：1、部门的概念是指公司的一级部门，如：人力资源部，生产管理部；2、部门内需要填写职位的名称，如：劳资处处长，劳动工资管理员等；3、部门间只需要填写相关处室的名称即可4、“集团内部其他单位”和“集团外”需要填写相关单位的名称，如：国家***局等。6、工作特征工作特征可以分为时间特征、紧张程度、均衡性、地点四个方面。一般而言，所有的职位都可以归入这四个方面的不同水平，详见下表：序号分类水平人大专家组91时间特征操作职系A．白班，按正常时间上下班B．基本按正常时间上下班，有时需要早到迟退或加班C．四班三运转D．三班运转E．上下班时间根据工作具体情况而定，自己无法控制个别调整：中班白班/三班运转其他职系A.按时上下班B.基本按时上下班，有时需要早到迟退或加班C.上下班时间不一定是正常班，具有一定的规律性，可以自行安排或预先知道D.根据工作具体情况定，无法控制上下班的时间2工作紧张程度所有职系A．工作的节奏、时限自己可以掌握，没有紧迫感B．大部分时间的工作节奏、时限可以自己掌握，有时比较紧张，但持续时间不长；C．工作的节奏、时限自己难以控制，经常处于紧张状态；D．工作的节奏、时限自己难以控制，总是处于紧张状态；E．为完成每日工作须加快工作节奏，持续保持注意力的高度集中，经常感到疲劳3工作均衡性所有职系A．一般没有忙闲不均的现象B．有时忙闲不均，但有规律性C．经常有忙闲不均的现象，并且没有明显的规律性D．工作经常忙闲不均，并且忙得时间很长，要打破正常的作息时间4工作体力负荷仅操作职系A1.工作姿势随意A2.对体力要求很小B1.站立时间很短B2.偶而有重体力活动C1.站立时间长C2.有重体力活动D1.一直站立D2.总是要求重体力活动5工作地点所有职系室内工作为主，基本不需要出差（外出）：解释：出差或外出时间比例在5%及以下室内工作为主，有时需要出差（外出）：解释：出差或外出时间比例在5%以上，20%及以下，室内工作为主，经常需要出差（外出）：解释：出差或外出时间比例在20%以上，40%及以下，室内工作为主，频繁需要出差（外出）：解释：出差或外出时间比例在40%以上，60%及以下总是需要出差：解释：出差时间在60%以上6工作设备仅技术职系和操作职系根据职位分析问卷填写，需要注明其性质人大专家组107工作环境与条件仅操作职系从气体、通风、油污、噪音、粉尘、温度、湿度、照明、设备清洁、警觉程度、危险程度、放射源等方面描述工作环境与条件，具体来源参照工作观察表信息来源：1-5来源于工作分析问卷，务必须其上级确认。6的信息来源于工人工作观察表。7、任职资格要求任职资格要求说明要做好这项工作，职位承担者必须具备的最低特点和经验，它向我们显示了什么样的人可以被录用来从事此项工作，对于招募来的人应当进行哪些方面的素质或者能力测试。工作说明书可以是附在工作描述上的一个部分，也可以是单独的一份文件。（1）学历要求学历要求分为必备要求与期望要求。必备要求是指要完成该项工作职责，任职者需要具备的最低的学历水平标准，可以根据现状综合考虑，由任职者本人自己确认。信息来源：工作分析问卷期望要求是指要完成该项工作职责任职者需要具备的理想的学历水平标准。根据****行业的特征，结合企业实际，我们设计了公司各类职位学历要求指导标准，以此作为全公司职位的期望学历要求（详情请见下表），对于个别职位可以根据具体情况进行相应调整。（2）经验要求经验要求体现的是能够独立完成该项工作职责，任职者需要具备的工作经验，可以分为必备要求和期望要求。必备要求为完成该项工作职责所需具备的最低工作经验，可以根据现状综合考虑，由任职者本人自己确认。人大专家组11信息来源：工作分析问卷期望要求是完成该项工作职责所需具备的理想工作经验。工作经验一般是指需要通过实际从事某项工作而积累起来的工作年限，而不是从书本上获得的知识。根据公司实际情况我们