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精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料合同管理规定合同是酒店重要规范文件之一，是代表酒店并维护酒店合法权益的法律公文，现将相关要求规定如下：1.酒店的对内、对外合同均实行统一管理，以规范、准确、安全为标准。2.各部室因业务原因要与外单位及个人签订的合同等文件要达到如下要求：1.1合同内容要符合国家政策、法律法规；1.2合同内容客观，实事求是，双方权益和责任要界定清晰；1.3合同文字要准确、精炼，条理要清楚，用语要规范。1.4合同涉及到的时间、地点、物品名、负责人等要素要具体、准确。3.所有对外签约的文稿需统一由总办审核（或总办交法律顾问审核），经总经理室审阅，合同审订程序为：部门拟稿→审核（总办、财务）→审阅（总助）→审批（总经理）→盖章→签约→归档。4.合同原稿（经总经理）批复的稿件连同一份正本送酒店档案室存档，另一份交对方留存。5.对合同中涉及的保密事项，必须严密机密，起草人及有阅文资格的人员不准随便向他人泄露。6.合同管理责任6.1办公室归口管理全酒店合同、协议，建立合同总台账。6.2财务部负责财产保险、借贷款、应收款等经济合同；6.3营销部负责协议单位签单合同；6.4采供部负责原辅材料、商品购销、生活劳保用品及运输合同；6.5工程部负责工程设备、技改等合同；7.各责任部门应指定专人管理本部门合同，建立分台账，职责如下：7.1审阅本部门的合同；7.2对合同经办人随时提醒款额及货物交付情况，催办、监督履约，发现问题应及时处理并报告；7.3对接收的合同保持完整、有序、整洁，台账清楚；7.4对执行完毕的合同（附有关书信邮件等），交酒店档案室归档。8.合同的签订8.1以总经理批准的采购、供应计划作为签订合同的依据；精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料8.2保证合同当事人合法、符合经营范围、条款齐全、文本规范、印章正确；8.3对供货合同应货比三家确认合格分供方（见“物资招标管理制度”）；8.4应有二人或二人以上参与谈判，在规定的经济限额内，由总经理授权者负责草签合同；8.5草签的合同，经总办、财务初审后，报总经理室审批（万元以上合同应附谈判说明），盖章生效；9.合同的鉴证对首次接触的客户或金额在10万元以上的合同，必须查明客户的资信度，以防止损失。10.合同的执行10.1对批准的合同，由签订人负责履约责任，如付款、合同执行跟踪，确保酒店信誉。如对方违约，应及时向上级（含工商、公安部门）报告，积极处理，并承担相应的责任；10.2接收所订货物时，若有异议，应在10天内与客户书面联系并解决；10.3向客户交送货物时，应有对方相关人员在送货单上完整签名；10.4由办公室每季检查一次合同执行情况，并向总经理报告。11.合同的变更与解除11.1由原签订人逐级报告，获准后办理变更或解除手续，严禁擅自变更；11.2变更或解除合同应以书面形式通知（紧急时可补办书面手续），并明确答复时间（客户要求变更合同时，也应按时给予书面答复）；11.3变更或解除合同的所有资料（含邮件）均应保存备查。档案管理制度1．目的和范围为加强酒店档案管理的收集、整理工作，有效地保护利用档案，特制定本制度。本制度适用于酒店各类文件档案的管理。2．职责2.1总经理办公室负责全酒店重要文件档案的归口管理；2.2各部门负责本部门业务有关的文件档案的管理。精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料3．内容3.1档案的定义酒店档案指过去和现在各部室及个人从事酒店公务活动直接形成的对酒店有保存价值的各种文字、图像、音像等不同形式的历史记录；3.2档案的分类酒店档案分文书档案、人事档案、技术档案和财务档案。3.3档案的收集3.3.1各部室应按照酒店文书档案管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向有管辖权的部室转交有关资料；3.3.2任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为已有或者拒绝归档，所有员工都负有保密责任。对有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，并根据档案的价值和数量，责令赔偿损失；情节严重者，将给予开除处分；3.3.3不得损坏、丢失或擅自销毁部室应保存的档案；3.3.4不得将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，向酒店和档案工作人员转交；3.3.5不得擅自提供、抄录公布属于酒店档案以及应保密的档案；3.3.6涂改、伪造档案；3.3.7玩忽职守，造成档案损失；3.3.8在档案的收集、整理、保护和提供利用成绩显著的部门或个人，由酒店总经理室给予奖励。3.4档案的归档3.4.1收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按条款类目，分别存放，第二年经检查齐全后，整理立卷归档；3.4.2以下所列材料均需归档；a）酒店及各部门召开的专题会、研讨会单独立卷归档，内容包括精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料会议筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人讲话、简报、总结等；b）各部门的专题报告、集体和个人的调研资料；c）各种基建施工图纸及相关资料在工程结束验收后应专门立卷归档；d）以酒店名义的发文，包括与有关部门的联合发文；e）主管部门、单位，各地方旅游部门发给酒店的文件；f）关于原稿，如有几个修改稿，以领导最后审批签字稿归档；g）重要的照片和底片、录音带、题字、题词等；h)酒店员工相关资料，人员培训相关资料；i)财务工作涉及的各种表格、凭证等。3.4.3酒店的文件记录保存、归档办法按题目分类；或是按地区、时间等形式分类，必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目，方便查找；3.4.4每天都要对文件进行清理归档,以免堆积。熟悉自己管理的档案，了解归档制度；每年清理一次档案，准确地做好文件索引，以便于查找。归档要注意整洁，归档前要先把资料进行分类，并把材料按类别分组装入一个文件夹，以便要归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目的查找；3.4.5立卷按永久、二十五年、十五年、十年、五年、二年分别组卷，卷内文件要把文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律在右角；3.4.6立卷归档的资料每卷不超过150页，超过者可立分卷。装订前要拆除金属物，做好材料的检查，如对破损、褪色的材料及传真件，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料应当附上抄件；精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料3.4.7根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列，编卷号、拟写案卷标题、封面、确定保管期限、编制案卷目录等。档案目录主要由封面、案卷目录、卷内目录组合而成；3.4.8案卷按年代、机构排列，按年限分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号；3.4.9每年对档案材料的数量、保管等问题进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全；3.4.10对于已失去作用的档案，档案管理人员应及时申请销毁；进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要经过认真鉴定，销毁的档案材料必须登记造册，送领导审批后销毁；3.4.11销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。3.5档案的借阅3.5.1各部门有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，各部门应提供方便并按规定办理借阅手续。超过保管年限的档案；3.5.2借阅档案（包括文件、资料），必须在《档案借阅登记表》上登记后方可借阅；秘密级以上的档案文件须经酒店总经理批准后方可借阅；借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻录、转借或损坏，否则，追究当事人的责任；3.5.3案卷一般不给借出，经总经理批准可以借出的须按时归还，档案文件借阅期限不超过两星期，到期如需再借应办理续借手续。3.5.4借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。3.5.5外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经酒店总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室。3.5.6外单位摘抄或复印卷内档案，须酒店总经理批准，并对摘抄和复印的内容进行审查、签章。精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料3.6档案管理3.6.1总经理办公室对酒店档案实行统筹管理，监督指导各部门文件、档案的存放、使用；3.6.2酒店各部室和全体员工均有保存档案的义务，各部室须指定人员保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识；3.6.3人事档案的管理详见人事部《人事档案管理制度》；3.6.4财务档案的管理详见财务部《财务档案管理制度》；3.7档案的保存期限文件保存期限除政府有关法令或本酒店其他规章特定者外，依下列规定实行：保管年限文件类别永久公司章程股东名册规章制度类董事会及股东会议纪录财务年度会计报表（决算）政府机关及董事会核准文件不动产所有权及其他债权凭证工程设计图资产评估报告酒店会议纪要专题会议纪要酒店案件简报消防档案25年档案销毁清册现金和银行存款日记帐15年财务原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、日记帐、明细帐、总帐、辅助帐簿、会计移交清册上级主管单位有关业务的文件10年预算、决算书类会计凭证总结、计划资料广告宣传资料固定资产盘点表外来非酒店业务贯彻执行的文件材料5年期满或解除之员工合同、经济合同、工程合同、购销合同等合同协议离职员工档案质量管理体系文件离职工会会员档案月、季度会计报表部门会议纪要2年结案后无保存价值的各部门收/发文各类记录表格3.8电子文件载体3.8.1载体形态精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料存储电子文件的载体有光盘、磁盘和磁带。3.8.2载体的购置电子文件的载体统一由总经理办公室购置及分配。3.8.3载体的管理所有电子文件载体由总经理办公室统一进行登记编号，由使用部门指定专人进行维护管理。若因损坏不能再使用的，应申请报废，同时将报废载体送总经理办公室回收。各部门管理电子文件载体的人员调离本岗位或离开酒店时，载体是交接的内容之一。档案文件借阅程序1．借阅档案（包括书籍、文件、资料），必须填写“档案文件借阅登记表”后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经酒店相关领导批准方能借阅。2．档案文件不得借出，只供在办公室阅读。3．如需复印或将档案文件借出，须由部门向总经理递交书面申请，待审批同意后，方可复印或借出。4．档案文件借出时，必须在“档案文件借阅登记表”上注明归还时间，借阅期限不得超过两周，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。5．案卷复印借出前，必须在复印件上注明“此件只供×××用”。6．借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则按违反保密法追究当事人责任。7．借阅的档案归还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。8．外单位借阅档案，应持介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离档案室。9．外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意；对摘抄的材料要进行审查、签章。精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（