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第1页共32页2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度文件编号***/III-CW-2018版共32页第1页主管部门：财务部修改状态编制人：审核人：批准人：凌云菩提采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度**财字2018版目录第一章总则-----------------------3第二章合同管理---------------------3第一条、合同的签订及审批-----------------------3第二条、合同内容-------------------------------4第三条、合同报送及执行-------------------------5第四条、不合格合同-----------------------------6第五条、考核监督-------------------------------6第三章付款管理---------------------6第一条、用款申请单-----------------------------6第二条、付款审批流程---------------------------7第三条、付款方式及具体要求---------------------9第四条、对付款取得收据等原始凭证的要求--------15第五条、财务部集中办理付款业务时间及责任划分--15第2页共32页2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度文件编号***/III-CW-2018版共32页第2页主管部门：财务部修改状态编制人：审核人：批准人：凌云菩提目录第六条、用款申请签批及相关责任划分-------------16第七条、考核监督-------------------------------18第四章采购（工程劳务）业务发票管理-18第一条、采购（工程劳务）业务发票及处理---------18第二条、发票的取得时限、审核及传递管理---------19第三条、单笔业务规范性及口径一致性-------------22第四条、考核监督-------------------------------23第五章定期对帐---------------------24第六章补充规定---------------------24第七章、财务稽核及审计--------------25第3页共32页2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度文件编号***/III-CW-2018版共32页第3页主管部门：财务部修改状态编制人：审核人：批准人：凌云菩提第一章总则第一条、目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，有效防范资金风险，使各项业务有序进行，结合公司实际情况，制定本制度。第二条、适用范围：本制度适用于本公司及分子公司。第三条、权责单位及执行：1、本制度由财务部负责制订、修改、废止的起草工作。2、分管财务副总经理负责本制度的制订、修改、废止的核准工3、本制度由财务部负责解释及监督执行。由审计部负责稽监督。4、本制度自批准签发之日起执行。第二章合同管理公司各类货物采购及工程劳等务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，单位价值在500元以下的，凭经ERP系统审批核准的部门需求计划单进行采购，不需订合同），具体规定如下：第一条、合同的签订及审批2-1-1、采购合同签批：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购，均应由供应部采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购价格申报单》确定的供应商来签订合同。目前《采购计划单》已执行行ERP流程审批，《采购价格申报单》执行纸质与ERP流程并行。第4页共32页2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度文件编号***/III-CW-2018版共32页第4页主管部门：财务部修改状态编制人：审核人：批准人：凌云菩提《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：正常生产用直接原辅材料及机物料等采购由分管副总批准；技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的，由分管副总批准，超过2万元的由董事长（总经理）批准。对于设立最低库存量的材料物资，由供应部提出《采购计划单》经保管员核实库存，报分管副总批准后实施采购。2-1-2、工程劳务合等同签批：公司的工程建设及设备安装、保暖、维修、咨询服务等业务，应事前签订合同及预算表。合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由总经理批准。第二条、合同内容2-2-1、采购合同内容要求：合同内容应按规范格式内容完整填写，详细填写品名、规格、单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容，且均需与实际业务相符合。2-2-2、工程劳务合同内容要求：要列表的方式注明作业名称，所属部门、工序，作业内容，标准，数量，金额等内容。属于安装、维修等作业，同时要对各单项作业对象位置进行编号，编号及对应内容，应与所附图纸或《工程作业量现场预确认原始记录表》的各单项作业编号、内容相一致。还要约定质量、工期、合同金额是打包定价还是预算价、结算发票、结算方式、质保期、质保金等事项。2-2-3、发票约定：合同中要特别约定发票事项，采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关第5页共32页2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度文件编号***/III-CW-2018版共32页第5页主管部门：财务部修改状态编制人：审核人：批准人：凌云菩提许可的劳务发票。合同中应注明具体的发票开具寄达公司时限。第三条、合同的报送及执行2-3-1、合同报送与备查跟踪：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后，实施采购，同时由业务经办人负责，在合同生效当日内报送一份到财务部。财务部对合同进行电子表登记备查，跟踪合同执行情况。注意：报到财务部的所有纸质合同、协议、调价函等，均应使用全新纸张打印或复印，不得用已使用过的纸张。2-3-2、合同执行：已生效的合同由签订责任部门负责执行。对于已生效的采购合同，由经办人在合同生效当日在ERP系统做采购订单，确保不重复不遗漏，并有效跟踪到货及入库情况。2-3-2-1、财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式，原则上按合同规定办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，对预付款业务，付款经办人在提交用款申请的同时，还应附有合同。对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的合同或调价函。2-3-2-2、各类**产品包装材料采购业务，供应部采购员应于每年度一月份报一份经董事长(总经理）批准的，按供应商不同，分材质、规格填列的各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。期间如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案。2-3-2-3、各类采购（工程劳务）业务合同，相关责任经办人是第第6页共32页2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度文件编号***/III-CW-2018版共32页第6页主管部门：财务部修改状态编制人：审核人：批准人：凌云菩提一责任人，应对合同的执行全过程进行有效管理，按合同约定内容对合同执行进行有效跟踪控制。财务部负责监督合同执行情况。2-3-2-4、为及时有效防范资金风险，对预付款业务，合同执行出现异常，不能正常履行合同的，经办人应以书面形式向财务部提报经分管副总核准的情况说明。2016-9-3日修订第四条、不合格合同合同内容未按本规定执行，尤其是结算方式及发票无约定或不合规范的，及合同内容有涂改的，财务部不予受理。正常情况下，公司签定的所有合同价格均不得约定为不开发票，或默认为不开票价格。只要发生业务均视同开票业务，特殊情况下需经总经理书面核准并报财务部备案，否则视为无效。第五条、考核监督未按本章规定执行的，每项次负激励责任人20元。并限期改善，未改善的，每超一日，负激励责任人5元，直至改善。造成事故的，按公司事故管理制度执行。第三章付款管理第一条、用款申请单3-1-1、所有因采购货物、接受劳务的付款业务，除经核准的凭发票付款外，均需凭经核准的“用款申请单”付款。“用款申请单”由业务经办人出具，经部门负责人确认，财务部往来会计审核，报财务负责第7页共32页2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度文件编号***/III-CW-2018版共32页第7页主管部门：财务部修改状态编制人：审核人：批准人：凌云菩提人及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。3-1-2、各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号、付款金额与付款方式的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息有误造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；3-1-3、退汇手续费：因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。3-1-4、用款申请单签批：所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。3-1-5、正常业务付款时，业务经办人在申请需持“用款申请单”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续。如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；3-1-6、特殊业务付款，则用款申请单由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。3-1-7、付款：出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准可付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款。第二条、付款审批流程3-2-1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总价款前，预付款额不超合同总价的50%。第8页共32页2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度文件编号***/III-CW-2018版共32页第8页主管部门：财务部修改状态编制人：审核人：批准人：凌云菩提预付款业务流程：业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单”并打印纸质单（含合同等附件）→财务部往来会计确认往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款。4-2-1-1、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请单附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。3-2-1-2、对于预付货款的经济业务,各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,与供应商有效沟通，确保合同正常执行。对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位,由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回,以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。3-2-2、应付款业务：原则上须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。具体如下：应付款业务流程：业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单”并打印纸质单）→分管领导签字→财务部往来会计核填应付款余额→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款。3-2-2-1、对货到付款，发票未到的规定：对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请单，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该第9页共32页2018-02-20采购（工程劳务）业务合同、付款、发票及财务稽核管理制度文件编号***/III-CW-2018版共