市政基础设施工程档案编制指南

1市政基础设施工程档案编制指南第一章总则第一条为加强东莞市市政基础设施工程档案的收集、整理工作，统一市政基础设施工程档案的验收标准，保证市政基础设施工程档案完整、准确、及时地归档和移交，实现工程档案管理的规范化、标准化，根据《建设工程质量管理条例》（国务院279号令）、《城市建设档案管理规定》（建设部90号令）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部136号令）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323—2001）、《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建城〔2002〕221号）和《广东省建设厅关于统一使用〈广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表的通知》（粤建建字[2002]394号），特制定本规定。第二条本规定所称的市政基础设施工程，是指本城市范围内的城市道路、公共交通、供水、排水、燃气、热力、园林、环卫、污水处理、垃圾处理、防洪、地下公共设施及附属设施的土建、管道、设备安装工程。第三条本规定适用于本城市规划区内的各种新建、改建、扩建、续建和重要部位维修的市政基础设施工程的档案验收，专业工程按有关规定执行。市政基础设施工程文件的归档整理除执行本规定外，尚应执行现行有关标准的规定。第二章市政基础设施工程文件的整理第四条工程文件的归档范围（一）对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。（二）东莞市市政基础设施工程文件的具体归档范围符合本规定附录A。第五条工程文件归档的质量要求（一）归档的工程文件应为原件。（二）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。2（三）工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。（四）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（五）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用复印件、电子签名和电子图章。（六）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm），图纸应采用国家标准图幅。（七）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（八）所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。1.竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。2.竣工图章示例如下：80mm竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理7mm50mm7mm7mm7mm7mm15mm20mm20mm20mm20mm3（九）利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸为：35mm×15mm。变更图章可以采用以下几种形式：见变更设计通知单见年月日设计年第号条图纸会审记录第条（十）凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图，并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。（十一）对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更通知单汇总表（见附录B），该汇总表组卷时应放在所有设计变更通知单之前。（十二）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面（按《技术制图复制图的折叠方法》）（GB/10609.3—89）(十三)归档照片统一采用4R规格,要求冲晒质量好、图像清晰、画面完整、照片上无划痕、污渍和磨损。数码照片要求400万像素以上，光学照片另需提交底片。(十四)归档用光盘要求光盘质量良好，刻录文字、图形、画面清晰、稳定，声音清楚，光盘没有磨损、刮花、变形和断裂。第六条工程文件归档的时间、套数要求（一）归档的时间：1.根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过验收后进行。2.勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。3.勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据东莞市城建档案馆的要求对文件完整、准确、系统情况进行审查。审查合格后向建设单位移交。（二）归档的套数：1.工程档案不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交市城建档案馆。见工程洽商单第条42.勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应填写城建档案移交书和档案移交清单，双方签字、盖章后方可交接。3.凡设计、施工及监理单位由本单位归档的文件，应按国家有关规定单独立卷归档。第七条工程文件立卷的原则与方法：(一)立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。(二)一个工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。(三)工程文件分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像档案六部分。1.工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等立卷；2.监理文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷；3.施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、专业立卷；4.竣工图可按单位工程、子单位工程、专业立卷；5.竣工验收文件可按单位工程立卷；6.声像档案可按建设项目或单位工程立卷。(四)文字材料厚度不超过1.5厘米，图纸厚度不超过4厘米；印刷成册的工程文件保持原状。(五)卷内文件必须按本规定附录A的类别和顺序排列，图纸按专业图纸目录的顺序排列。第八条案卷的编目(一)卷内文件页号的编制：1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3.印刷成册的科技文件，自成一卷的，不必重新编写页号，原目录可代替卷内目录。54.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。(二)卷内目录的编制：1.卷内目录排列在卷内文件首页之前，样式可到网站上下载。2.序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3.文件按照卷内目录的顺序排列，如果在施工中不产生的文件，在卷内目录上不用打印出来。4.责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。5.文件编号：填写文件的文号、施工用表编号或图号。6.文件题名：填写文件标题的全称。7.日期：填写文件形成的日期或起止日期（竣工图填写竣工图章上的日期）。8.页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。(三)卷内备考表的编制：1.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。(四)案卷封面的编制：1.档号、档案馆（室）号和缩微号待移交市城建档案馆时统一填写。2.案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件内容，由①建设单位名称、②工程地址、③工程名称、④分部工程或专业名称、⑤卷内文件内容五部分构成，其中⑤卷内文件内容必须符合《东莞市市政基础设施工程档案移交一览表》（附录A）中所列案卷内容（标题）的要求。3.当同一类文件数量较多，可以组成多卷时，这些案卷的题名相同，题名后面加上括号，括号内以简短文字概括本卷内容。4.编制单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替。5.编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。6.委托境外设计、施工的建设工程，其卷内目录和案卷封面必须采用中文和外文6两种文字。第九条案卷装订与装盒(一)案卷装订：文字材料必须包封面及装订，装订前要去除文件上的金属物，装订采用两种形式。较厚的案卷用白色棉纱线在封面左边一厘米处、上下分四等份打三孔装订，结头统一放在案卷背后；较薄的案卷可用不锈钢夹或钉装订。装订要求整齐、美观、结实。图纸不装订，但必须包封面。(二)案卷的装盒：工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒（不超过5卷），卷盒样式、质量须符合东莞市城建档案馆的要求。(三)卷盒的填写：卷盒封面无须填写，只须在卷盒脊背的“档号”栏用铅笔填写本盒内案卷的起止号，“案卷题名”栏用铅笔填写工程名称及编制单位名称。第三章市政基础设施工程档案的移交第十条凡列入市城建档案馆接收范围的工程，必须向市城建档案馆移交一套符合规定的工程竣工档案（原件）。第十一条停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。第十二条工程文件立卷装盒后，由建设单位汇总全部工程档案送市城建档案馆检查审核，符合规定的办理移交。不符合规定的，整改合格后，再办理移交。建设单位向市城建档案馆移交工程档案时，应办理相关移交手续。第十三条本规定由市城建档案馆负责解释。第十四条本规定自2006年5月1日起实施。附录：1．附录A东莞市市政基础设施工程档案移交内容一览表（附资料目录）2．附录B设计变更通知单汇总表样式3．移交目录4．东莞市建设工程电子文件的质量及整理要求7附录A东莞市市政基础设施工程档案移交内容一览表分工案卷内容（标题）《卷内目录》表格编号由建设单位汇总交市城建档案馆由建设单位按项目立卷工程准备阶段文件准备文件3-1~3-3由监理单位按项目立卷监理文件监理文件2-1~2-2由施工单位按单位工程立卷施工技术文件施工及验收记录施工组织管理记录管理2-1~2-2出厂合格证证明2-1~2-2试验与检验报告试验5-1~5-5施工记录施工3-1~3-3质量检查记录检查8-1~8-8竣工图由建设单位按单位工程立卷竣工验收备案文件备案2-1~2-2由建设、施工单位按单位工程立卷声像、电子档案（照片、录音、录像、光盘、磁盘）附：《东莞市市政基础设施工程档案卷内目录》东莞市城建档案馆8附录B设计变更通知单汇总表序号通知单编号对应的图号图纸名称变更部位通知日期9东莞市城建档案馆制准备文件3-1建设单位立卷卷内目录卷号共页第页(市政基础设施工程)序号文件编号责任者文件题名日期页次备注工程准备阶段文件一、立项文件1立项申请报告及批复2可行性研究报告及批复3环境质量报告及批复二、建设用地、征地、拆迁文件4建设用地批准书5国有土地使用证及附图6拆迁补偿安置协议7建设用地规划许可证及附图三、勘察、测绘、设计文件8工程地质勘察报告9水文地质勘察报告10建设工程测量记录册11规划设计条件10东莞市城建档案馆制准备文件3-2卷内目录卷号共页第页（市政基础设施工程）序号文件编号责任者文件题名日期页次备注12初步设计图纸和说明另立卷13技术设计图纸和说明另立卷14有关行政主管部门(人防、环保、消防、文物等)批准文件15施工图设计文件审查意见四、招投标、合同文件16勘察设计承包合同及中标通知书17施工承包合同及中标通知书18监理委托合同及中标通知书五、开工审批文件19建设工程规划许可证20建设工程报建审核书21建设工程施工许可证22工程质量安全监督登记表六、建设、施工、监理机构及负责人名单23工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单11东莞市城建档案馆制准备文件3-3卷内目录卷号共页第页(市政基础设施工程)序号文件编号责任者文件题名日期页次备注24工程项目监理机构(项目经理部)及负责人名单25工程项目施工管理机构(项目经理部)及负责人名单12东莞市城建档案馆制监理文件2-1监理单位立卷卷内目录卷号共页第页(市政基础设施工程)序号文件编号责任者文件题名日期页次备注监理文件1市政监-1工程开工/复工报审表2市政监-2施工组织设计(方案)报审表另立卷3市政监-3分包单位资格报审表另立卷4市政监-4报验申请表另立卷5市政监-5工程支付申请表另立卷6市政监-6监理工程师通知回复单另立卷7市政监-7工程临时延期申请表8市政监-8费用索赔申请表另立卷9市政监-9工程材料/构配件/设备报审表另立卷10市政监-10工程竣工报验单11市政监-11监理工程师