ISO45001-2018新版职业健康安全管理体系全套程序文件汇编

ISO45001-2018新版职业健康安全管理体系全套程序文件汇编文件控制程序ZH-CX-01-20181目的对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。2适用范围本程序适用于本公司所有与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。3职责3.1综合管理部负责本程序的组织实施。负责全公司范围内体系运行文件标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制。3.2工程管理部负责技术性文件和施工作业文件的编制、更改以及负责本部门范围内的文件编制和控制。总工程师负责工程施工组织设计的审批。3.3其他部门负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。4工作程序4.1质量、环境和职业健康安全管理体系文件包括：a.QEO管理手册—一级文件；b.程序文件—二级文件c.作业文件—三级文件（如作业指导书、操作规程、验收规范、组织设计、施工方案、公司制度、办法、标准、计划书等）；d.记录（如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等）4.2文件的编号4.2.1文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索文件编号由综合管理部统一规定，具有统一性标识。文件编号由企业名称代号、文件代号、顺序号几部分组成。顺序号从01开始。a.QEO管理手册编号例：ZH-SC-2018表示禹城市**市政工程有限公司质量、环境和职业健康安全管理手册2018年发布版本。b.程序文件编号ZHCX01年号手册代号企业名称代码ZHSC2018年号2018例：ZH-CX-03-2018表示禹城市**市政工程有限公司程序文件2018年发布的第1个程序文件。c.作业文件编号例：ZH-02表示综合管理部第2号作业文件4.2.2文件的版本号和修改状态号版本号以A、B……数字表示。修改状态号以0、1、2、3、4……表示当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，并确保在使用处可获得相应有效版本。4.3文件的批准、评审与更新a.《管理手册》由管理者代表审核，总经理批准；b.程序文件由管理者代表负责审核，总经理批准；ZH01顺序号程序文件代号企业名称代号顺序号部门代号c.作业文件由各部门负责人审核，主管领导审批；d.技术性文件由工程管理部负责人审核，总工程师批准；e.外来文件由管理者代表审批其适用性；f.必要时对文件评审与更新时，需再次批准。综合管理部每年定期组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因对文件的修改发布前应再次批准。4.4文件的更改和作废必要时对文件进行更改。要填写“文件更改/修订审批表”，并保留更改内容的记录。4.4.1管理手册和程序文件由综合管理部负责实施更改，管理者代表审核，总经理批准。4.4.2作业文件的更改由各相应部门负责人批准后，再由各部门指定人员进行更改。4.4.3所有被更改的原文件必须由相应部门收回，进行统一管理，以确保有效文件的唯一性。4.4.4文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性。4.4.5文件的更改分为换页、插页和章节更改。4.4.6文件经多次更改，或文件需要大幅度更改时，做相应修改，若由其他部门进行修改时，该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。4.4.7文件更改应在“文件更改/修订审批表”上记录文件修改内容，修改日期和更改原因、更改生效时间，同时做现行修订状态标识。4.4.8作废文件由综合管理部按“文件发放/回收登记表”中原登记发放范围收回原版并记录，并在作废文件上加盖“作废”印章，填写“文件销毁/留用登记表”，经主管领导批准后，统一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方可保存。4.4.9作废文件要及时从发放和使用场所收回，确保文件现行有效。4.5文件的发放和领用4.5.1受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，综合管理部按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。4.5.2文件领用者在“文件发放/回收登记表”签字后，领取标有分发号的受控文件，并填写“文件收发登记表”。分发号由年代号和顺序号组成。4.5.3文件领用者的文件严重破损影响使用时，应向综合管理部申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，综合管理部将破损文件收回时，必须填写“文件销毁/留用登记表”。4.5.4当文件持有者的文件丢失后，应向综合管理部办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，综合管理部在补发文件时，应编排新的分发号，将丢失文件的分发号注明为作废文件的分发号，并通知各有关部门，补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。4.6外来文件的控制a.对外来文件由综合管理部、综合管理部填写“外来文件适用性审批表”；b.经审批适用的外来文件，由综合管理部确定分发数量，综合管理部负责分发并填写“文件发放/回收登记表”；c.对失效、过期的外来文件，综合管理部要及时收回，按作废文件处理。4.7文件的管理4.7.1综合管理部是公司体系文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的编制、更改控制，综合管理部负责建立健全公司“受控文件清单”并对全公司的文件进行监督管理。定期将公司“受控文件清单”发放至各部门。对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。凡属受控文件均由综合管理部统一备案存档（包括软盘、光盘、录像带、录音带等）。4.7.2文件的借阅和复制特殊情况需要查阅文件时，到综合管理部查阅，不得带走，不得擅自复印。需要增发时，由文件发放部门按本程序4.5文件的发放和领用执行。5相关文件5.1《记录控制程序》6记录6.1文件发放/回收登记表6.2文件收发登记表6.3文件更改/修订审批表6.4文件销毁登记表6.5文件借阅登记表6.6受控文件清单6.7外来文件适用性审批表记录控制程序ZH-CX-02-20181目的对质量、环境和职业健康安全管理体系记录进行有效地管理和控制，用以提供本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系有效进行的证据，并为公司的产品实现、环境控制和职业健康安全管理的可追溯性，改进、纠正和预防措施提供依据，为文件修改提供依据。2适用范围本程序适用于公司内质量、环境和职业健康安全管理体系中各种记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制。3职责3.1综合管理部为本程序的主管部门，负责本公司质量、环境和职业健康安全管理体系记录的管理。监督检查各部门对本程序的执行情况，并组织相关部门解决本程序运行中发现的问题。3.2各职能部门和项目部负责本部门范围内的体系运行记录的填写、收集，做好本部门记录的管理和保存，并定期归档上交综合管理部。3.3记录填写人应严格按本程序要求填写记录，保证记录的真实性、准确性和及时性。4工作程序4.1记录的种类记录的种类主要包括：培训记录、检验报告、试验报告、内审报告、评审报告、审核报告、事件事故报告、不合格报告、有关法律、法规信息、质量、环境和职业健康安全管理体系运行记录等。4.2记录的形式电子版填写（电子邮件、软盘、光盘等形式）。纸张填写（卡片、表格、图表、报告等形式）。4.3记录填写要求字迹清楚、内容真实、完整准确、填报及时。当需要修改或发生错误时，在被修改的内容上划一道横线，并在上方填写新的内容，必要时相关人员签字或盖章。4.4记录的标识4.4.1一般以记录、表格名称、编号或代码来表示。对外来的与体系有关的记录可直接引用“原有标识”。4.4.2记录的编号方法如下图所示，由记录代号、程序文件代号、章节号、顺序号组成。顺序号从01开始。综合管理部负责记录的统一编号。JL7.5标准条款记录代号01顺序号如：JL-7.5-02表示本公司文件管理第2号记录。4.5记录的检索4.5.1记录的编目综合管理部为记录的主管部门，负责编制本公司的《记录清单》各部门负责编制本部门的《记录清单》。各职能部门定期将有关记录整理交综合管理部归档，并办理QEO记录交接手续。记录交接的内容包括：记录编号、记录名称、数量、填写部门、保存期限、交接人等。4.5.2记录的归档记录的保存部门半年进行一次整理，并归档交综合管理部。4.5.3按照记录的编号、编目、部门或记录名称到综合管理部进行检索。4.6记录的贮存和保护各相关部门定期收集，专人负责保管。纸张书写的记录贮存应防尘、防潮、防虫蛀、防鼠害、防火及防丢失，并便于查阅，录像带、光盘和软盘存放的记录应专人控制，注意防磁、防潮、防尘、防压，并有备份。记录的借阅要填写借阅登记表，必要时经部门负责人或主管领导批准。4.7记录的处置4.7.1记录的销毁按《文件控制程序》中4.4条款有关规定执行。4.7.2质量、环境和职业健康安全管理体系记录的保存期限一般为3年。专业性记录保存期限按国家、行业有关规定执行。5相关文件5.1《文件控制程序》6记录6.1记录清单6.2签到表6.3会议记录6.4文件销毁登记表管理评审程序ZH-CX-03-20181目的公司应按策划的时间间隔评审质量、环境和职业健康安全管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。2范围适用于对公司QEO管理体系的管理评审。3职责3.1总经理主持管理评审活动，审批评审报告。3.2管理者代表负责向总经理报告质量、环境和职业健康安全管理体系运行情况，提出改进建议，编写相应的管理评审报告。3.3综合管理部负责编制管理评审计划，报管理者代表审核，总经理批准执行。3.4各相关部门负责准备、提供与本部门工作有关评审所需的资料，负责对评审后的改进、纠正和预防措施进行跟踪和验证。综合管理部保存改进、纠正和预防措施跟踪验证记录。4工作程序4.1管理评审计划4.1.1管理评审以会议形式进行,每年至少进行一次管理评审,时间不超出12个月,可结合内审后的结果进行,也可根据需要安排。4.1.2综合管理部于每次管理评审前半个月编制管理评审计划，报管理者代表审核、总经理批准，管理评审计划主要内容包括：a.评审时间；b.评审目的；c.评审范围及评审重点；d.参加评审部门（人员）；e.评审准则/依据；f.评审内容。4.1.3当出现下列情况之一时可增加管理评审频次：a.公司组织机构、产品范围、资源配置发生重大变化时；b.发生重大质量、环境、安全事故或用户有严重投诉或投诉连续发生时；c.当法律、法规、标准及其他要求有变化时；d.当重要环境因素、危险因素及重大危险源变化时；e.市场需求发生重大变化时；f.即将进行第二、第三方审核或法律、法规规定的审核时；g.审核中发现严重不符合时。4.1.4管理评审的范围可涉及到公司的所有活动、产品、服务及环境、职业健康安全风险或其中部分活动。4.2管理评审输入管理评审输入包括以下方面：a.审核的结果，包括第一方、第二方、第三方质量、环境和职业健康安全管理体系审核的结果；合规性评价的结果。b.顾客的反馈，包括满意程度的测量结果及与顾客沟通的结果等；c.过程的业绩和产品的符合性，包括过程、产品测量和监控的结果；d.改进、预防和纠正措施的实施完善，包括对内部审核和日常发现的不合格项采取纠正和预防措施的实施及其有效性的监控结果；e.以往管理评审跟踪措施的实施及其有效性；f.可能影响质量、环境和职业健康安全—体化管理体系的变化，包括内外环境条件变化、法律法规变化、新技术、新工艺、新设备的开发，QEO组织结构的配置和调整；g.QEO管理体系运行状况，包括方针、目标的适宜性和有效性，管理方案是否可行，目标、指标是否需要调整，是否满足未来质量、环境和职业健康安全管理的需要；h.利害相关方所关心的问题。4.3评审准备4.3.1评审前半个月内，综合管理部以书面形式向管理者代表汇报现阶段质量、环境和职业健康安全管理体系运行情况并提交管理评审计划，由管理者代表审核、总经理批准。4.3.2综合管理部根据管理评审要求，负责收集管理评审资料，提出管理评审会议中需解决的问题。4.3.3管理者代表根据议题要求，确定管理评审会议的议程、时间和参加单位，由综合管理部向参加评审的人员发放“管理评审通知”