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计算机录入与排版技术2日常公文排版项目导读PROJECTGUIDANCE本项目介绍排版日常公文的方法，如常用公文的页面、字体和行距设计，认识并创建模板，以帮助用户快速生成特定类型的Word文档，提高办公效率。项目五日常公文排版3了解常用公文的页面、字体和行距设计知识掌握常用公文各要素的排版格式认识Word的模板，掌握创建并使用公文模板的方法能够根据所学知识对常用公文进行排版操作项目五日常公文排版常用公文的页面设计4任务一排版通知文档公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。公文的版心尺寸为156mm×225mm（不含页码），公文的页边为：上白边（天头）空37mm±1mm，下白边35mm±1mm；左白边空（订口）28mm±1mm，右白边（翻口）26mm±1mm。可在“页面设置”对话框的“页边距”选项卡进行设置。项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计5任务一排版通知文档根据《国家行政机关公文处理办法》规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。规定将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记3部分，各部分位置如图5-1所示。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。图5-1公文各组成部分位置示意图项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计6任务一排版通知文档排印公文时，汉字从左而右横排，少数民族按其书写习惯排印。公文正文用3号仿宋，一般每页排22行，每行排28个字，可在“页面设置”对话框的“文档网格”选项卡设置。公文的段落行距一般为30磅。国家规定，一般公文格式（平行文或下行文）的发文机关标识上边缘至版心为25mm，上行文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，如图5-2所示。图5-2版头文头版式项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计7任务一排版通知文档版头的排版格式(一)(1）份号：用三号半角黑体阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行中。(2）秘密等级和保密期限：用三号黑体，顶格编排在版心右上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急程度：用三号黑体顶格编排在版心右上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。(4）发文机关标识：推荐使用方正小标宋体，用红色标识；发文机关标识字号以醒目美观为原则酌定，但一般应小于“国务院文件”标识字号，即应＜15mm×22mm。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排列。(3）项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计8任务一排版通知文档(5）发文字号：编排在发文机关标志下空2行位置，居中排列。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一个字符编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。一般采用三号或四号仿宋体。(6）签发人：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一个字符，编排在发文机关标志下空二行的位置。“签发人”三字用三号仿宋体，签发人姓名用三号楷体。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。(7）版头中的分隔线：发文字号之下4mm处居中位置印一条与版心等宽的红色分隔线。项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计9任务一排版通知文档主体的排版格式(二)1.标题一般用二号方正小标宋体，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记（稍见后文）。项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计10任务一排版通知文档3.正文公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体，编排于主送机关名称的下一行，每个自然段左侧空二个字符，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体标注。4.附件说明如有附件，在正文下方空一行左侧空二个字符编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。若附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计11任务一排版通知文档5.发文机关署名、成文日期和印章(1）加盖印章的公文的成文日期一般右空四个字符编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计12任务一排版通知文档(2）不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二个字符编排发文机关署名，在发文机关署名的下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二个字符，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二个字符编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。(3）加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四个字符加盖签发人签名章，签名章左空二个字符标注签发人职务，以签名章为准上下居中排列。在签发人签名章下空一行右空四个字符编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计13任务一排版通知文档(5）特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。(4）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。(6）附注：如有附注，居左空二个字符加圆括号编排在成文日期下一行。(7）附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”两字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”两字及附件顺序号。项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计14任务一排版通知文档版记的排版格式(三)(1）版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。(2）抄送机关：如有抄送机关，一般用四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字符编排。“抄送”两字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”两字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计15任务一排版通知文档(3）印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字符，印发日期右空一个字符，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”两字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。项目五日常公文排版常用公文的字体和行距设计16任务一排版通知文档页码的排版格式(四)页码一般用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一个字符，双页码居左空一个字符。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。17任务实施任务一排版通知文档项目五日常公文排版本任务首先新建一个空白文档，然后打开素材文件夹中的“通知（素材）”文本文档，将其复制粘贴到新建的文档中，再对其进行如下设置，最终效果如图5-3所示。图5-3通知文档效果18任务实施任务一排版通知文档项目五日常公文排版步骤1启动Word2010，打开本书配套文件夹中“项目五”“通知（素材）”文本文档，按【Ctrl+A】组合键全选文档，按【Ctrl+C】组合键复制文档，再切换到新建的Word文档中。步骤2按【Ctrl+V】组合键将复制的文档粘贴到Word中，按【Ctrl+S】组合键，在打开的对话框将文档以“通知”为名保存到本书配套素材的“项目五”文件夹中。步骤3在“页面布局”选项卡的“页面设置”组单击按钮，打开“页面设置”对话框。19任务实施任务一排版通知文档项目五日常公文排版步骤4在“纸张”选项卡保持A4纸型，然后在“页边距”选项卡设置左右上下页距值，在“文档网格”选项卡设置每页行数、每行字数，参数如图5-4所示。图5-4设置公文“通知”的页边距值和每页行数、每行字数步骤5单击“确定”按钮，公文“通知”文档的页面就设置好了。20任务实施任务一排版通知文档项目五日常公文排版步骤1全选文档，设置其字体为宋体、三号。在第一段文本前插入2个空行，然后选中“××市人民政府文件”文本，设置其格式为：方正小标宋简体、小初、红色，居中对齐。步骤2在“×市政发〔2015〕5号”段落文本前插入2个空行，然后选中该段文本，设置其格式为：仿宋、三号，居中对齐。步骤3在“××市人民政府关于印发……”前插入3个空行，然后选中该段文本，设置其字号为二号，居中对齐，并将“关于”右侧的文本放置在下一行中。21任务实施任务一排版通知文档项目五日常公文排版步骤4在“开发区管委会……”段落的前面插入1个空行，选中通知正文内容和日期，设置其字符格式为仿宋、三号。其中正文内容首行缩进2个字符，发文机关和日期右对齐并右缩进5个字符，在发文机关和日期前插入3个空行。步骤5选中发文字号下第一个空行，设置其字号为11磅，并把该行的行距设置为“固定值”“11磅”，然后画一条2.8磅、15.6厘米的红线。步骤6在“插入”选项卡的“页眉和页脚”组单击“页码”按钮，在展开的列表中选择“页面底端”“普通数字3”，在页码两侧各加上一条短线，并将页码字号设置成“四号”；在页码的左右侧各空一个汉字。22任务实施任务一排版通知文档项目五日常公文排版步骤7在文档中绘制一个红色边框无填充的正圆，然后插入红色的艺术字“××市人民政府”，并将艺术字效果设置为“转换”“跟随路径”“圆”（见图5-5）；插入本书配套素材中的“国徽”图片，将正圆、艺术字和图片进行大小的设置和位置的摆放，使其组合成一个公