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高效完成任务主讲:丁叶1制造二部再造系列培训课程（一）如何高效完成任务学员守则Step1:请将您的手机取出……Step2:请将您的大拇指按住OFF/关机/静音/振动键，持续十秒钟……Step3:如您确有要事，请到室外接听手机。请勿打扰他人。谢谢配合!3Questions----问题回答以下问题：•你现在工作中正在执行的最重大任务是什么？•你觉得完成此任务困难吗？为什么？有些什么样的障碍？4前言：作为管理者，特别是我们既要管人又要被人管的中层管理们，如何在有限的时间内组织好我们的部属/团队，去完成我们的上司交代的任务，成了我们管理工作的重中之重，其达成结果，也成了衡量我们工作能力的标准，所以说我们在企业中的核心竞争是我们在上司心目中的信任度-----我们完成任务的执行能力！5•树立高效完成任务的意识•把握高效完成任务的步骤及精髓•有效解决工作中的各种问题•理论的学习如何有效与实践挂钩（总结）目录6树立高效完成任务的意识：•首先让自己具备一名优秀管理应具备的素质•每天进步一点点是卓越的开始•要有强烈的时间观念•勇于挑战自己•勇于在错误中吸取经验教训•不要让借口成为习惯---要坚决执行7树立高效完成任务的意识：----让自己具备一名优秀管理应具备的基本素质•去除拖拉和逃避的恶习•以最佳的状态工作•要具备团队精神•不断学习是最佳的工作保障•做事善始善终•把敬业变成习惯•善待他人就是善待自己•将废品变成公司的财富•工作分清轻重缓急8树立高效完成任务的意识：----每天进步一点点是卓越的开始•当天工作当天完成------“日清”•善于及时总结和检讨（如：交班会议，早会等）•及时改善当天的问题•每天要有新的点滴进步-----“日进”•最后请大家相信：简单并不等于容易，把简单的招式（工作），坚持炼到极至就是“绝招”，卓越来自于简单的点滴进步！！9树立高效完成任务的意识：----要有强烈的时间观念•守时•重视计划与目标•善于合理安排自己时间•日事日清，日清日高•坚持以结果（效能）为导向•力争提高时间的价值（降低机会成本）AC产品介绍10树立高效完成任务的意识：----勇于挑战自己•树立自我信心•做好周全的分析（SWOT）•做好任务的步骤分解动作（周密计划）•适当的尝试挑战“不可完成”工作•做好结果的检讨和总结工作•形成自己的良好风格11树立高效完成任务的意识：----勇于从错误中吸取经验教训•正视错误/问题，并深入分析•做到对事不对人•相信成功是建立在失败的基础上•将失败/错误做成典型教材来教育同事•同样的错误坚决不允许犯两次•总之：力争每次在错误中交的学费有所值树立高效完成任务的意识：----不要让借口成为习惯，要坚决执行•优秀的管理者不会为失败找借口，只会找方法•只有养成“没有任何借口”的习惯，才可能形成良好的“执行风格”，才能得到你的“老板”的信任！！13把握高效完成任务的步骤及精髓：•步骤一：明确任务及目标----完成任务的前提和基础•步骤二：制订任务计划•步骤三：执行任务计划•步骤四：任务进度的有效控制•步骤五：任务达成状况的检讨及改善•高效完成任务的精髓---标准化14高效完成任务的步骤及精髓：----明确任务及目标（完成任务的前提和基础）例如xx给制造二部下达任务,请看以下三种方式：1、请制造二部尽快拿出技改方案。2、请制造二部于7月10日前拿出技改方案。3、请制造二部注塑课由李主管挂帅成立专案小组于2014年7月12日前制定出KS611塑壳技改方案以解决其品质问题。15高效完成任务的步骤及精髓：----明确任务及目标（完成任务的前提和基础）一.企业在确定任务目标中遇到的问题：目标难以确定标准难以量化目标难以长期化目标难以灵活变动主管的影响度目标制定参与性较差不同层次对目标的理解差异目标监控失去平衡点评：无边界条件的任务是无法高效的完成的！16法What（做什么）Who（谁去做）When（什么时间做）Where（什么地点做）Why（为什么做）How（怎样做）5W1H练习1、请制造中心尽快拿出技改方案。2、请制造二部于7月10日前拿出技改方案。3、请制造二部注塑课由李主管挂帅成立专案小组于2014年7月12日前制定出KS611塑壳技改方案以解决其品质问题。高效完成任务的步骤及精髓：----明确任务及目标（完成任务的前提和基础）17高效完成任务的步骤及精髓：----明确任务及目标（完成任务的前提和基础）四.目标设定和分解过程1、要求上一级提供A、目标B、重点C、环境因素和假设/条件D、基本原则2、要求其它部门或管理人员提供：A、目标B、主要计划C、他们对你的期望3分清工作责任或目的4决定关键目标领域5能力分析6建立主要假设7编写目标8计划目标9分配所需的资源（预算）10与其他管理人员协作11确定与目标相适应的权限12确定与目标相适应的反馈高效完成任务的步骤及精髓：----制订任务计划一.任务计划的主要内容包括：1.计划的名称2.计划的目的3.计划的内容4.参与人员及分工5.计划的时间安排（最好有详细的时间安排表）6.预期达成的效果7.需要提供的支持（包括：人力﹑物力﹑资金）8.预防措施等高效完成任务的步骤及精髓：----制订任务计划二.制订计划时常用的标准化工具：1.决策树形图：树形图在决策中是一种常用工具，这里用于任务目标的分解。一个大目标，必须经过逐步分解，方可制定出具体的行动措施，才能达到预期结果。运用决策树形图对目标分解，可根据情况按项目分解，到按产品分解，或按区域（部门）分解，也可按时间进行第一次分解，然后再酌情进行第二次，或第三次分解，直至分解到能落实到具体人，采取具体行动措施为止。（见案例1）2.责任分配矩阵是一种将所分解的工作任务落实到任务的有关部门或个人，并明确表示出他们在组织工作中的关系、责任和地位的一种方法和工具。它上组织单元为行，项目单元为列。（见案例2）：x公司计划xx年销售额比去年增长10倍，达到12000万。完成销售十万台产品的任务。x公司xx年销售目标销售量10万台A区25000台缺口25000台D区15000台C区25000台B区30000台甲客户乙客户丁客户缺口丙客户新增客户10家加强广告通路强化产品系列完善训练销售人员广告活动信函报纸广告电视广告第1次分解第2次分解1月……………12月何电视台何节目广告明星21项目经理项目工程师程序员确定要求○▲设计○▲开发修改外购软件包□○▲修改内部程序□○▲修改手工操作流程□○▲测试测试外购软件包□●▲测试内部程序□●▲测试手工操作流程□●▲安装完成完成安装新软件包●▲培训人员●▲组织责任者工作流程及项目注：▲负责○审批●辅助△承包□通知以符号表示的责任矩阵案例2：某软件公司设计一套新的软件的责任分配矩阵。22高效完成任务的步骤及精髓：----执行任务计划一.进度计划的实施：①、实施的阻力A、人B、资源C、环境②、实施的准备A、建立组织机构B、编制实施计划C、培训③、保证措施A、进度计划的贯彻检查各类计划，形成严密的计划保证系统明确责任计划全面交底B、调度工作C、抓关键工作集中优势按时完成关键工作专项承包采用新技术、新工艺D、保证资源及时供应E、加强组织管理工作F、加强进度控制工作23高效完成任务的步骤及精髓：----执行任务计划二.执行计划的常用工具：1.任务计划进度表2.甘特图24、任务进度计划表（高效的执行工具之一）序号工作名称持续时间最早时间最迟时间时差完成情况开始完成开始完成总时差自由时差、甘特图（高效的执行工具之二）甘特图是一个二维平面图，横维表示进度或活动时间，纵维表示工作包内容EDCBA54321任务时间最简单的甘特图26…实际进度计划进度2实际进度计划进度1备注…12月4月3月2月1月任务目标名称：甘特图27、（计划）目标任务书目标名称：在…...时间（在…...条件下），达到…...结果。目标标准完成步骤步骤标准问题分析原因措施甘特图责任人涉及部门检查人考核结果1234高效完成任务的步骤及精髓：----任务进度的有效控制28目标检查进度表目标名称：321备注检查结果检查人数检查时间检查方式标准任务29、任务报告①、日常报告②、例外报告③、特别报告3、常见的任务进展报告（标准化的表格）①、进度计划执行情况报告②、任务关键点检查报告③、任务执行状态报告④、任务完成报告⑤、重大突发事件报告⑥、任务变更报告⑦、任务进度报告⑧、任务管理报告30、有效的报告方法1）报告对象：直接上级（注意：切忌越级！除非直接上级指示。2）报告时机：A、做好计划时：主要作用和目的：让主管了解计划的内容，籍此请主管确认一些重要事项；请主管指示和审核计划，并认可。B、中间报告：主要作用和目的：让主管了解您的工作进度；让主管知道您在干什么。C、紧急报告：主要作用和目的：发生可能影响目标的实现的重大问题和突发事件时，应及时向主管报告。D、工作结束时：主要作用和目的：工作终了时一定要向主管报告，让主管及时知道工作完成是您工作成效得到确认重要步骤；保证工作的有效性。、有效的报告方法3）报告方式：A、口头报告的原则有：先说结论；简洁、正确；要事实不要臆测，误导是要负责的；不要遗漏重点成功、失败要明言B、书面报告原则（标准化的报告）谴词用语要简单易懂标题清楚尽量用图表、数字说明报告顺序要合逻辑利用添附资料说明高效完成任务的步骤及精髓：----任务达成状况的检讨及改善1.过程资料的整理及保存2.邀请相关人员进行座谈（总结）3.过程分析（利弊及优劣分析）4.总结经验5.新的改善规划及责任分工32高效完成任务的步骤及精髓：----高效完成任务的精髓（标准化）1.何谓标准化：标准化指的是：组织/部门为获得最高的工作效能，对营运/管理活动中的各种现实的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则﹑工具或程序并对其进行优化的活动。33高效完成任务的步骤及精髓：----高效完成任务的精髓（标准化）2.标准化的功用：结论：标准化的好处是-让傻瓜去做都能达到75分的效果功用：1）降低失败的风险2）规范管理3）降低成本/提升效率4）管理系统提升并最终提高企业的市场竞争力小讨论：ISO9000的故事及利弊例子：大多数美国（美资）企业比中国企业的管理水平高，你认为这是为什么？34高效完成任务的步骤及精髓：----高效完成任务的精髓（标准化）3.如何实施标准化1）管理工具标准化如：标准化图表的运用（甘特图﹑责任分配矩阵﹑进度计划表﹑决策树形图等）；标准化分析工具的运用（SWOT分析等）2）管理系统标准化如：ISO9000PDCAS循环（计划---实施----检查----改善----形成文件并标准化）3）标准化的核心：有效的文件化+执行！！351、主管经理面对三大类问题：①、发生型问题②、改进型问题③、设定型问题•原因导向目标导向•昨天今天明