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第四章信息管理的基本原理2015.12.8《信息管理学》第四章信息管理的基本原理•第一节信息源与信息组织•第二节信息流与信息管理•第三节信息宿与信息使用•第四节信息资源开发与利用第一节信息源与信息组织第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织一、信息源信息源就是信息的来源。信息源研究的主要内容：信息源的分布及其变化的规律性第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织一、信息源信息源研究的目的是明确信息收集的方向。信息源分析的主要目的是结合信息的内容和用户的信息需求进行交叉分析，以期发现对应于特定用户信息需求的信息源分布格局。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织一、信息源按组织边界划分为：内部信息源：来自组织内部，一般比较可靠，容易掌握。外部信息源：从其他地方收集或买来，要注意其正确性，需要花大力气去搜集。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织一、信息源按时间标准划分为：一次信息源:由现场直接采得的信息。二次信息:各种文件和数据库中存储的信息。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织一、信息源按信息的运动形式划分为：静态信息源：具有相对稳定性，在一定时期内不发生根本变化。动态信息源：反映生产经营活动中的实际进程和实际状态。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织一、信息源按信息是否数字化划分为：数字化信息源提供的信息来自于计算机存储设备，并且可以通过网络传输。非数字化信息源依然具有重要意义。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织二、信息采集信息源分析与信息采集是一个微观过程的两个方面：前者侧重宏观的理论研究，信息采集则注重具体的实际行动。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织二、信息采集信息采集是指一切信息工作的信息采集，不只是指信息服务部门为用户的需求所进行的信息采集，还应该包括企业和组织的管理者们为了实现决策、管理和控制等所进行的信息采集。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织二、信息采集信息采集首先要明确收集什么信息，也就是要对各种信息加以选择。换句话说，信息采集就是信息的选择过程。选择是信息采集的核心。信息选择的目的就是从采集到的信息中甄别出有用的信息，剔除无用的信息。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织二、信息采集选择什么信息不取决于采集人员的主观意志，而是取决于用户信息需求的分析结果和实际能够提供什么信息。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织二、信息采集信息采集的原则：针对性要求采集人员根据本机构的性质、任务和服务对象确定采集的范围和重点。系统性要求采集人员注意信息采集的连续性和完整性。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织二、信息采集科学性要求采集人员注重信息源、用户信息需求和采集方法的科学研究。预见性要求采集人员不仅研究用户当前的信息需求，也要研究用户未来的信息需求。计划性要求采集人员制定科学合理的采集计划，有目的有步骤地采集信息。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织三、信息组织信息组织就是对所采集的信息实施有序化的过程，是信息管理过程的核心内容之一。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织三、信息组织整理是初级的信息处理。信息有序化是信息组织最核心的内容。信息组织的目的是将无序信息变为有序信息，方便人们利用信息和传递信息。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织三、信息组织信息组织是一个系统化的过程，其最终目的是将无序的、零散的信息结构化，形成一种有序的体系或系统。第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织三、信息组织信息组织贯穿于信息管理的全过程，其内容主要包括三个方面：信息描述、信息揭示、信息分析，其关系如图所示：第一节信息源与信息组织4.1.1从信息源谈信息组织三、信息组织程度提供初级一次信息中级二次信息高级三次信息内容信息描述信息揭示信息分析第一节信息源与信息组织4.1.2信息组织的基本要求从管理决策的角度看，对信息组织的要求有以下四个方面：及时性准确性适用性经济性第一节信息源与信息组织4.1.2信息组织的基本要求“时间就是金钱”。信息的使用价值随时间的流逝而衰减，过时的信息一文不值。及时性有两层含义：一是时过境迁的信息要及时记录；二是有用信息要迅速采集。第一节信息源与信息组织4.1.2信息组织的基本要求准确性要求信息准确无误地反映实际情况。正确的信息，才是有用的信息；不真实的信息还不如没有信息。第一节信息源与信息组织4.1.2信息组织的基本要求适用性是指信息对用户可以利用，随客观需要而修改、更新。信息不在于多，而贵在于适用。各级管理部门和管理人员所要求的信息是各不相同的。第一节信息源与信息组织4.1.2信息组织的基本要求经济性是指要讲究经济效益，注意信息价值和费用之间的关系。力求以最少的费用，最大地发挥信息的作用。第二节信息流与信息管理第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理信息总是在的一定时间和空间运动，这种运动形成信息流。信息从产生到利用上一个过程，在这个过程中自始至终有信息流在运动。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理从某种意义上说，信息工作就是有效管理信息流的活动，信息管理的任务就是采用各种方法和手段，组织合理、流畅的信息流，使信息的效用得到更好的发挥。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理一、信息流信息流具有动态含义，它是一种定向运动着的信息所形成的流。我们通常把人类管理和控制之下的信息的有序流动称为信息交流活动。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理一、信息流信息交流分为不同的类型:个体与个体之间、组织与组织之间、组织与个体之间组织内部交流和组织外部交流垂直（纵向）交流（上行、下行）、水平（横向）交流第二节信息流与信息管理•个体与个体之间、组织与组织之间、组织与个体之间的交流组织组织个体个体第二节信息流与信息管理•从传递方式来看既有直接交流方式，又有间接交流方式。信息发送者与信息接收者直接发生联系的信息交流。信息发送者不与信息接收者直接发生联系的信息交流。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理二、信息处理从广义上讲，一切为更好地利用信息而对信息所实施的处理工作过程，都可称之为信息处理。经过收集、加工、传递、存储、检索、使用、反馈等环节。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理二、信息处理所有这些环节也不一定包括在一个处理过程中。不过，最简单的处理过程必须具有收集、加工、传递、使用四个环节；最基本的处理项目必须包括加工和传递。信息加工是信息处理的基本内容。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理信息管理的对象是信息的整个运动过程。信息管理的目的是使信息工作科学化、合理化。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理信息管理的内容分为两个层次：从获取数据，将它们转变成信息，并进行适当加工，再提供给使用者的全过程对信息的管理，即信息的采集、存储、分类、组织、加工、处理、传输、检索、使用等全过程。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理加强信息管理必须做好以下工作：及时地收集、加工、传递信息。根据企业的需要，提供准确、适用的信息。提高信息工作的经济效益和社会效益。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理根据系统理论，可以把企业看成一个“输入-转换-输出”的过程或开放系统，企业将来自外部环境的“原材料”通过“制造过程”转换为“产品和服务”。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理企业资源包括人、财、物和信息。作为资源的信息，除其本身的经济价值之外，还起着将人、财、物这三种资源有机地结合在一起的作用第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理企业的动态性原则要求组成企业的基本要素不仅必须流动，而且要合理地流动。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理企业的有效运作实际上就是促进企业的人流、物流、财流和信息流合理流动的过程。物流、人流和财流能否顺畅流动，在很大程度上取决于信息流的运转正常与否。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理从总体上看，物流（人们常将物质流和能量流统称为“物能流”，也简称为广义的“物流”）和信息流贯穿于企业生产、经营的全过程。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理物流是由原材料等资源的输入到变为成品输出而进行的运动过程。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理信息流与物流一样，在其运动过程中要经历相同的阶段和过程。信息流反映物流的运动，社会借助信息来控制物流的运动，左右它们的运动方向，进行科学分配，实行有效管理。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理从经营企业的角度来看，信息流管理可分为：内源信息流管理外源信息流管理第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理内源信息流管理：内源信息流是指来源于经营系统内部的或经营企业内部的信息流动。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理经营企业内部信息主要包括：来自经营管理部门的信息来自经营业务部门的信息来自经营购销业务活动过程的信息来自物质技术方面的信息来自人事、行政、后勤、保障部门的信息第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理内源信息能直接反映经营系统和企业本身的经营状况，反映经营活动全部过程的完整面貌，具体地说集中反映了经营内部的人、财、物、购、销、存的变动情况。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理外源信息流管理：外源信息流是指来自经营部门之外，但与经营部门的经营活动有着密切联系的，外部社会环境和经营环境流入经营内部的信息流。其中包括商品生产信息、货源供应信息、市场需求动向信息、经营竞争信息等。第二节信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理三、信息管理企业管理一方面是对企业生产过程的物流管理，另一方面就是对企业管理过程的信息流管理（见图4-1）。第二节信息流与信息管理原材料、能源等生产过程产品物流物流管理过程图4-1企业运行中的物流和信息流信息流信息流信息流第二节信息流与信息管理4.2.2信息管理的一般规律企业信息管理的建设可以分为三个层次：第一个层次是企业在生产中广泛使用电子信息技术，如CAD/CAM等；第二节信息流与信息管理4.2.2信息管理的一般规律第二个层次是推广计算机的应用，建立MIS，把企业的管理流程经规范化、优化后以软件的形式固定下来，促进企业内的信息交流，对生产、销售、库存、采购、财务等数据进行存储与处理。第二节信息流与信息管理4.2.2信息管理的一般规律第三个层次是更高层次的管理，引进大型的集成应用系统，如辅助决策支持系统、企业资源规划ERP、客户关系管理CRM和供应链管理SCM等系统。第三节信息宿与信息使用第三节信息宿与信息使用4.3.1从信息宿谈信息使用一、信息行为就是人们满足其信息需要的活动所谓信息需求是指人们在从事各项实践活动的过程中，为解决所遇到的各种问题而产生的对信息的不足感和求足感。第三节信息宿与信息使用4.3.1从信息宿谈信息使用信息需求是引发信息行为的原动力。为了获取信息所采取的行动称为信息行为。人类的行为是受动机支配的。第三节信息宿与信息使用4.3.1从信息宿谈信息使用信息需求一旦达到较强的程度，被用户意识到，就会转化为信息动机。影响人类信息活动的所有因素统称为信息环境，它是形成信息动机的客观条件。第三节信息宿与信息使用4.3.1从信息宿谈信息使用从信息需要的形成到信息需要的满足是一个完整的信息行为过程。1、要采取的行动就是信息查寻，经过多次查找后，将会形成一条或若干条适合自己的相对稳定的查找路线。第三节信息宿与信息使用4.3.1从信息宿谈信息使用2、选择贯穿信息活动的始终。信息选择的