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2010年7月中国中铁集团物资管理系统培训文稿目录•一、系统概述•二、集团公司管理员、分子公司管理员工作•三、物贸公司、物资站材料员工作•四、项目部材料员、作业队材料员工作•五、常见问题一、系统概述——软件体系架构•总公司管理员工作内容•分公司管理员工作内容•项目部材料人员工作内容•分公司、指挥部设置并对工作人员授权•分公司管理员设置并授权•材料类别、库别设置，集团材料库维护•供应商类别设置，维护集团公司合格供应商•数据字典维护、信息发布•查询统计数据报表•项目部、作业队设置及人员授权•分子公司材料库维护•分子公司合格供应商维护•查询统计、数据报表•基础数据维护（用料单位、工号按需设置，供应商、材料信息项目部统一）•计划编制，填报各种单据•成本分析•查询、汇总统计、数据报表•作业队材料人员工作内容•基础数据维护（用料单位、工号信息）•编制作业队材料申请计划•填报各种单据•成本分析•查询、统计、数据报表物资管理系统账务流程进料登记验收记录用料单位工号材料信息供应商材料计划物资计划分为：物资申请计划、物资采购计划、物资供应计划。成本分析打开浏览器，输入地址：用户名：初始密码：aaa系统登录二、集团公司管理员、分子公司管理员工作•（一）集团公司管理员工作内容：•1、分子公司、指挥部、采供中心设置并对工作人员授权•2、分子公司管理员设置并授权•3、材料类别、库别设置，集团公司基础材料库维护•4、供应商类别设置，维护集团公司合格供应商•5、数据字典维护•6、信息发布•7、查询统计数据报表1、分子公司设置•由集团公司管理员设置各分子公司，公司类型中设置了分公司、子公司，集团公司管理员在设置分子公司时，建议增加集团直管1、指挥部设置•由集团公司管理员设置指挥部信息，各分子公司在设置项目信息时需正确选择指挥部2、职位/权限管理•集团公司管理员可根据工作职责划分，按需设置职务，确定每个职务的工作权限，系统设置了浏览权、新建/发布权、编辑/删除权、审核/审批权四类3、材料类别、库别设置，集团公司基础材料库维护•材料类别是集团公司统一的，是进行数据统计的基础，只有集团公司管理员可以维护，所以材料员应该熟知集团公司材料类别集团公司基础材料库维护•材料目录全集团统一，系统整理了5万多种材料信息，材料目录是集团公司物资管理系统的基础数据，只有集团公司管理员具有维护权，分子公司管理员及项目部材料员只有使用权，集团公司材料目录是项目部编制材料信息的来源之一。类别对应汇总表•从集团公司层面上确定了材料统计类别对应关系。4、供应商类别设置，维护集团公司合格供应商•集团公司对各类材料供应商进行了统一的类别设置，便于对供应商的管理合格供应方名录•供应商分三个层级：集团公司级、分子公司级及项目部级各级供应商分别由指定人员进行维护。合格供应方信息•系统详细记录了合格供应商的基本信息、公司简介、组织机构代码、税务登记证、企业业绩、企业认证书、产品认证书、产品检验报告等信息。5、数据字典维护•由集团公司管理员统一维护，包括供应商级别、企业性质、工程类型、计量单位、供应方式、结算方式等6、信息发布•由集团公司、分子公司按职责范围指定人员定期发布综合信息、管理制度、标准等信息7、查询统计数据报表•授权用户同对全集团公司的数据进行统计、查询（二）分子公司管理员工作•1、项目部设置及人员授权•2、分子公司物资采供中心设置并人员授权•3、作业队设置及人员授权•4、分子公司管理人员授权•5、分子公司材料库维护•6、分子公司合格供应商维护•7、查询统计、数据报表1、项目部设置•由分子公司管理员设置项目部信息，所属公司、工程类别、所属指挥部、结账日期（20、25、30/31）、所在区域等信息必须正确无误2、分子公司采供中心设置•由分子公司管理员设置采供中心，分子公司如果实行物资集中采供，但需要了解、审批项目部物资申请计划，物资采购等信息，可设置虚拟采供中心3、作业队设置•四级管理模式，可以在项目部下设置作业队，作业队设置须由分子公司管理员进行设置4、分子公司、采供中心、项目部、作业队人员授权•设置人员权限，如果有兼职，同通过编辑按钮进行兼职设置。5、分子公司材料库维护•各分子公司可以建立分子公司材料库，分子公司材料库是对集团公司材料库的补充，材料信息来源可通过项目部材料信息整理而成。6、分子公司合格供应商维护•分子公司指定人员对分子公司合格材料供应商进行维护，供项目部选择使用。7、查询统计、数据报表•分子公司授权用户可对所属项目部数据进行汇总统计、查询浏览三、物贸公司（采供中心）、物资站材料员工作•1、编制基本信息•2、汇总项目部物资申请计划，编制采供计划•3、填报单据•4、数据汇总及查询•5、数据报表四、项目部材料员、作业队材料员工作（一）三级管理模式——基本信息•1、用料单位:作业队、施工班组、施工机械、项目部自用等，如果系统维护中设置有作业队，可关联到作业队，项目部可直接发料到作业队，作业队可直接签收。（一）三级管理模式——基本信息•2、工号信息（用途）：树状结构，合理分解，项目部各部门统一（一）三级管理模式——基本信息•3、本项目部的材料信息：•从集团公司材料目录导入•从分子公司材料目录导入•导入以前项目整理的材料信息•新增材料信息材料信息•材料信息项目部内必须统一，材料分类必须正确编辑材料信息•编辑材料信息，可编辑材料预算价、投标价、期初单价、期初库存、是否核算、是否集采等信息从材料目录导入•项目部材料信息可以从集团公司材料目录和分子公司材料目录中导入新增材料信息•新材料项目部材料员可以新增，新增时必须正确选择材料库别、类别（必须选择材料分类末端节点）（一）三级管理模式——基本信息•4、供应单位信息：•从集团公司合格供应商中导入•从分子公司合格供应商中导入•项目部新增项目部新增材料供应商从集团公司、分子公司合格供应商库中选择供应商（一）三级管理模式——材料计划物资计划分为：物资申请计划、物资采购计划、物资供应计划。物资年度计划物资季度计划物资申请计划物资申请计划审批物资申请计划明细（一）三级管理模式——单据管理1、可不做进料登记和验收记录直接做收料单2、先录入数量、单价，系统自动计算金额3、先录入数量，再录入金额，自动计算单价4、单价最多保留9位小数，数量保留显示4位小数，金额为两位小数进料登记验收记录•材料凭单—收料单•收料单处理特别说明：•1、收料单中“供应单位”从供养商库中选择，如果没有，需要先增加然后选择。•2、填单日期系统默认为计算机设定日期，填单日期可以选择和设定（补单据处理）•3、收料单号按填单日期累计生成，多人操作时单据号根据填单时间自动排号，单据如果被删除，删除单据的单据号同时被删除，其他单据的单据号不变•4、系统结算日：系统设置了每月20、25、30/31日为结算日选项，由分子公司确定项目时设置。•5、供应商退料处理：•单据中“数量”为“负数量”•6、标准价、采购价说明•标准价：可以理解为预算价、成本价、合同价作为账本价•采购价：实际采购的价格•7、材料预点收处理•预点收：发票未到实物到进行预点收•冲预点收：在收料单中点收形式选择冲预点收，数量为负数。•8、收料单修改：收料单有误进行修改，必须先解除审核，才能进行单据修改注意事项：•1、先选择供应单位即从进料登记选材入库•2、先不选择供应单位即从材料信息库选材入库•3、可不做进料登记和验收记录直接做收料单•4、先录入数量、单价，系统自动计算金额•5、先录入数量，再录入金额，自动计算单价•6、单价最多保留9位小数，显示3位小数，数量保留显示3位小数，金额为两位小数材料凭单—收料单增加收料单：从收料单据列表中查询所需材料的单据，核对数据。点击收料单号打开单据，双击单据，下面出现单据材料信息。材料凭单—增加收料单日期可按需选择从供应商库中选择供应单位从材料库中选择所需材料收料形式分:自购、甲供、局供、部管、甲控、处供材料凭单—单据审核/删除/撤销审核审核撤消审核材料凭单—打印设置批量打印批量打印设置：1、在列表中选择要打印的单据、2点击批量打印（注意：设置完成后点击保存预览页改变）付款单发料单•发料单处理特别说明：•1、发料单中“收料单位”从收料单位库中选择，如果收料单位库•中没有，需要增加收料单位信息•2、“发料用途”从发料用途库中选择，如果发料用途库中没有，•需要增加发料用途信息•3、施工队退料处理：•发料单据中“数量”为“负数量”•4、标准价、发料价说明•标准价：可以理解为预算价、成本价、合同价即账本价•发料价：与施工队实际结算的价格•5、施工队售料处理–在发料用途中增加“材料丢失”，“发料用途”选择“材料丢失”，“发料价”为材料销售价格•6、发料单修改：发料单有误进行修改，必须先解除审核，才能•进行单据修改•材料凭单—发料单列表从发料单据列表中查询所需材料的单据，核对数据材料凭单—增加发料单从收料单位信息中选择收料单位从工号信息中选择工号名称材料凭单—调拨单审核记帐•1、入库单、发料单、调拨单填写完毕后必须经过审核，审核后才能入帐。•2、在查询统计之前必须先检查所有单据是否已经入帐，很多错误都是忘记审核出现的。•3、入库单、发料单、调拨单审核后如果发现单据有错误，必须先撤消对单据的审核，才能修改单据，•单据修改后必须再审核，才能入帐。•4、动态表审核后，上月期末库存自动结转到下月期初库存。动态表•系统生成的各种动态报表，是依据各个项目开工之初刚建帐时依次生成的，默认开工之初的上月结存为零，本月的动态表是以上月的动态表为基础生成的。比如，一个项目于2010年3月份开工，3月份开始建帐，开始录入原始单据的数据，则要求首先生成2010年3月份的动态表并保存，再生成4月份的动态表，依次类推，直到当前月。如果不依月逐个生成动态表，而要生成当前月的动态表，是无法生成的。所以，各工程项目使用该软件时，一定要开工之初的原始单据开始录入，并逐月生成动态表，逐月审核。当已录入的原始单据有修改时，需从单据修改之月起及以后的所有动态表，都需重新再次逐月生成，逐月审核。•五、报表统计–材料动态表审核审核动态表撤销审核材料动态表审核动态表报表统计–库存统计库存统计：双击右侧材料信息打开物资卡片。查询条件查询组合条件•报表统计–收料统计•报表统计–支出统计作业队动态表汇总•报表统计–动态支出明细/柱状图/汇总表/资金结算表（一）三级管理模式——成本分析盈亏分析表分工号物资消耗台帐（一）三级管理模式——周转材料周转材料收料单周转材料摊销单周转材料调拨单周转材料报废单（一）三级管理模式——价格信息（二）四级管理模式——基本信息•项目部：•1、用料单位:作业队（工区）、施工班组•2、工号信息（用途）：项目部发料用途•3、本项目部的材料信息：项目部及作业队统一•4、供应单位信息：项目部及作业队统一作业队（工区）：•1、用料单位:施工班组•2、工号信息（用途）：项目具体位置用料单位:施工班组作业队工号（用途）（二）四级管理模式——材料计划物资计划分为：物资申请计划、物资采购计划、物资供应计划。作业队物资申请计划编制作业队物资申请计划汇总作业队物资申请计划审批作业队物资申请计划汇总（二）四级管理模式——单据管理•项目部与作业队业务关系单据管理——项目部发料单单据管理——作业队签收单据管理——作业队收料审核单据管理——作业队直进直出处理单据管理——作业队直进直出处理•发出单据单据管理——作业队发料单作业队查询、统计、报表•作业队查询、统计、报表，功能与项目部基本一致集团公司材料目录-子分公司材料目录-集采目录-项目部材料信息关系:–1、集团公司材料目录由集团公司物资统一维护，所有子公司的项目都可以引用。–2、子分公司材料目录是对集团材料的补充，由各子分公司物资部长维护各自的材料目录，增加各子公司下属项目专用或常用的集团目录没有的材料，不用再从集团目录导入，子公司下属项目都可以引用。3、集采目录由集团公司维护，所有子公司的所有项目、采供中心做物资申请计划、物资供应计划引用。4、项目部材料信息由