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公文写作培训教程主讲人：和谈新疆大学人文学院党政办副主任人文学院文秘写作教研室副主任国际汉语应用写作学会理事新疆秘书公文协会理事人事厅公务员考试评卷组副组长公文写作培训教程第一章公文写作公文的含义公文的作用公文的特点公文的种类公文的格式公文的行文××石油开采公司二零零六年工作总结××石油管理局：……（正文）××石油开采公司(盖章)2007.1.12××石油开采公司关于报送2006年工作总结的报告××石油管理局：现将我公司2006年工作总结送达，请审阅。附件：××石油开采公司2006年工作总结××石油开采公司(盖章)二〇〇七年一月十二日中共××县委文件2007年工作计划县直各单位党组织：……（正文）中共××县委员会（盖章）2007年1月16日中共××县委文件×党发〔2007〕1号关于印发2007年工作计划的通知县直各单位党组织：现将县委2007年工作计划印发给你们，望结合各自具体情况认真贯彻落实。附件：中共××县委2007年工作计划中共××县委员会（盖章）二〇〇七年一月七日请您分析：1.塔石油要在库尔勒市建化工厂，给市土地规划局写请示，申请划拨建设用地。2.乌鲁木齐市科委给市财政局写请示，申请追加3%的农业科研基金，以适应“菜篮子工程”的需要。3.某市农业局写的公文标题是《关于增拨农田水利建设资金的请示报告》。公文的含义公文是一个国家的统治阶级在管理国家、处理各种公务时使用的书面文字工具。公文有广义与狭义之分。广义的公文，既包括2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种公文，以及1996年5月3日中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》中所明确规定的14种文件，又泛指机关常用应用文，又称为事务文书。狭义的公文，则专指党和国家机关各自规定的正式、主要文种。公文的作用1.法规作用。在我国，全部法律都是以公文的形式制作和发布的，它具有普遍强制人们遵守的法律效力。2.领导和疏导作用。在我国，公文是上级领导部门行使职权、对下级实行领导、进行工作指导的主要手段之一。3.宣传教育作用。这种作用主要体现在上级下达的下行文中，而且它和其他形式的宣传媒体，如新闻、消息不同，文件中都会明确表达上级的意愿、要求，有鲜明的宣传导向性。4.公务联系和知照作用。是上下级之间、不同社会组织之间，交流情况、沟通信息的重要手段。5.凭据和记载作用。文书的内容是一个单位有关历史的记载，便于今后查证。属于契约性的文书明确写明签约双方的权利、义务，如发生诉讼即可成为重要的依据。公文的特点公文是社会组织在公务活动中所形成的文字材料，在阶级依然存在的条件下，它必然具有政治性、政策性的特点。除此以外，与其他文字材料相比它还有如下特点：1.由特定的作者制成和发布，这是公文制作的主体特点。即公文的制作者必须具有法律赋予的身份、职责、权力，他们可以在职权范围内制作或发布文件。如党委系统可以按隶属关系的权限制作、发布党委文件，行政系统的行政机关可以依职权制作发布行政性文件，各类法人可以依其从事的工作业务、经营的范围，制作、发布相应的文件。公文撰拟的专任性，包括两种形式：一是职述，即由担负某种职务的人去拟写与其职务相称的公文；二是代拟，即指一级领导机关或领导者个人授权，由他人代拟公文。2.具有法定的权威性和行政约束力。这是公文的效力特点。公文是和法定作者的权力相联系的，一经发出即具有强制力，接受公文的社会组织或个人都必须依文履行义务或获得权利。人们只能在法定职权范围内制作、发布文件，超越职权范围的公文无效，假托名义伪造公文要承担相应的责任，严重的要受惩罚。公文所具有的权威性和约束力这一特点是其他书面材料所不具备的。3.具有特定的体式和处理程序。这是公文的形式特点。首先，公文的体式、种类有统一的规定，每种公文的适用范围、表达内容都有一定的格式，不能相互混用，也不能别出心裁自立文种名目。比如需要上级批准同意的文件，只可用请示而不能写成报告，也不可将请示和报告混合使用。其次，文字表述的结构、格式安排、表达方式都有约定俗成的规范，比如上、下行文的用语、措词就有明显的区别，对此虽无明文规定，但办文人员却都会自觉遵循。再次是处理文件的程序、手续制度也有严格的规定，不能颠倒、疏漏。4.具有定向性和现实效用。这是公文在空间、时间上的作用特点。所谓定向性指的是除公告、公报有广泛的作用对象外，大多数公文的对象都是特定的，有专门的范围。时间性是指公文的有效期，何时发出、何时生效、何时终止都有明确的规定。公文的种类1.按颁发主体可分为党内公文，如中共中央文件，省、市、自治区委文件，党委、党组文件等；行政公文，如国务院文件，省、市、自治区政府文件，其他行政机关、企事业单位文件等；群众团体公文，如工会、共青团、妇联、作协、文联文件等。2.按文体规格作用分，有规范性公文，如章程、条例、规定、办法、细则等；指挥性公文，如命令、指令、指示、决定、决议、批复等；报请性公文，如报告、请示、简报、情况反映等；知照性公文，如通知、公报、公告、通告、函、介绍信等；记录性公文，如总结、记录、大事记等。3.按行文关系分，有下行公文，如命令、指示、批复、通知、布告等；上行公文，如请示、报告等；平行公文，如函以及无隶属关系的社会组织相互发送的通知等。4.按办文时间要求分，如特急件、急件、平件等。5.按机密等级分，如绝密件、机密件、秘密件和普通件等。6.按文件使用范围分：如通用公文是在各社会组织共同使用的文种，它包括请示、报告、通知、函等；专用公文则是指在一定业务范围内根据实际需要而使用的具有特定内容和格式的公文，比如司法机关的法律文书、军事系统的条令、外交机关的照会等。7.党的各级领导机关使用的14种正式文件的种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要；国家行政机关公文的主要种类有13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。公文的格式公文格式的组成版式发文字号标题成文日期主题词用印其他公文格式的组成1.公文格式的组成要素主要包括：版头（党的机关公文称为“版头”，行政机关公文称“发文机关”）、份号（份数序号）、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（落款）、成文日期、印章、印发传达范围（附注）、主题词、抄送单位、印制版记（印发机关和印发时间）。2.公文格式的技术、印刷、用纸要求是：公文的汉字从左至右排列，少数民族文字按其书写习惯排印；党的机关公文可采用16开型，也可采用国际标准A4型；行政机关公文，按照《国家行政机关公文格式》，应采用A4型纸型；行政机关公文还明确指出，将组成公文的各要素划分为“眉首”、“主体”、“版记”三部分，公文用纸天头为37mm，订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156mm*225mm，正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文应左侧装订，包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整，两页页码之间误差不超过4mm。版式版式指公文的版头形式。版头用套红大字将发文机关名称居中标印于公文首页上端。国家机关公文的版头一般由发文机关（作者）名称加“文件”二字组成，用红色小标宋体字，一般应小于22mm乘以15mm,上边缘至版心上边为25mm,上行公文距版心上边为80mm。中国共产党各级机关的版头根据内容的需要可以加括弧标注文种的组成。发文字号1.发文字号又称发文号、发文编号,在红色反线上4mm。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号。上报的公文需标示签发人，发文字号右侧平行排列，左右均空1字。2.编制发文字号的原则是：要包括机关代字、年份、序号；党政机关联合发文，只标明主办机关的发文字号。3.发文字号的具体要求是：（1）排列顺序首先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号，序号不编虚位（不能出现01或001等）；（2）党政机关的发文字号以分开为宜；（3）机关代字中应明确发文的含义，如“中发”、“国发”等；（4）几个单位联合行文，不应一文多号，而只标主办机关的发文字号；（5）避免同地区机关代字的重复（如政府、政协、政法委都编成“×政发”）；（6）在机关代字中，要不要注明承办部门的代字，可视具体情况而定，大单位可考虑这样做；（7）发文字号的标注位置，应以置于版头之下正中为宜；（8）发文字号采用3号仿宋体字标示。标题1.标题是公文的眉目，具有统摄全篇、揭示行文主旨的重要作用,标题在红色反线下空两行，用2号小标宋体字标示。2.拟写标题的基本要求：一要准确，即对文件的事由概括要准确、文种名称要准确；二要简明扼要；三要清楚明白。3.公文标题一般由发文机关、事由与文种三部分构成，通常称这种完整的公文标题为“标准式”的公文标题。例如《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》，其发文机关是中共中央，事由是“完善社会主义市场经济体制若干问题”，文种名称是“决定”。4.除标准的公文标题外，按照惯例还有以下四种基本形式：（1）双项式标题，即由标准公文标题的其中两项构成。如：《中华人民共和国主席令》、《地震监测管理条例》等。（2）转文式标题，即由发文机关、被批转或转发文件的标题、文件名称构成。如：《国务院批转财政部关于加强外国政府贷款管理若干通知的通知》等。（3）新闻式标题。主要是简报、调查报告和讲话稿等文种使用。如：《让党的旗帜在城市社区高高飘扬——关于天津市社区党建工作情况的调研报告》。（4）附加式标题，即在标准式公文标题下面正中位置处加一圆括号，括号里注明某年某月某日某会议讨论通过或批准的字样。这种标题主要适用于经过会议讨论通过，且无红色版头又无主送机关标示的决定、决议、条例等法规性文件。如：《××市安全生产管理规定》。成文日期1.即文件生效的日期，是公文格式的一个重要组成部分。任何一份文件都必须标有文件制成的具体时间。2.成文日期确定的原则和格式规范是：（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；（2）经领导人签发的，以签发日期为准；（3）联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；（4）法规性文件以文件批准日期为准；（5）一般的电报、信函等以实际发出日期为准。（6）成文日期与落款要上下对称，“日”字靠右以空4个字格为宜；（7）成文日期必须写明年月日，行政公文要用汉字，“零”写成“〇”，例如“二〇〇五年一月一日”，不能写成其他样式。党的机关公文可使用阿拉伯数码标示。主题词1.主题词是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了各自的《主题词表》。文件上报时要按照《主题词表》来标注主题词。各大单位还要有自己的主题词表。2.编制主题词的原则和做法是：（1）一份公文一般不超过七个主题词，最后一个主题词一般都是标示文种的。（2）动词不可单独使用，应与相关的词语搭配成名词性词组。（3）标引地名、人名时，应尽量使用全称。（4）主题词的构成格式是“类别词”加“类属词”。所谓“类别词”是指反映主题内容的类别，所谓“类属词”是反映文件内容和形式的词。如“农业水土保持通知”中，“农业”是类别词，后两个是类属词。（5）标引出的主题词目之前，要居左顶格冠以“主题词”，用3号黑体字，后加冒号，冒号后标示主题词的词目，用3号小标宋体字。主题词之间要空一个字格的距离。主题词位于抄送机关上方，中间有一条黑色的隔离线。用印用印就是给公文盖章，它是公文格式的一个重要组成部分，也是公文产生法定效力的一种标志。除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，公文均应加盖印章。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。印章与公文落款要相一致。用印要注意做到清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是：骑年压月、上大下小。其他1.正文正文是一份公文具体叙事、明理、提出要求的