分析总结能力

第1页共15页HR-培训组第2页共15页分析总结能力训练讲义前言柳传志说：个人能力有很多种，但我最看重归纳总结的能力，就是看他能否在所做过的事情中提炼、总结规律性的东西，这样善于研究的人有系统设计的能力，能开大局。所以，能力的提高不仅是从成功的经验中来，更多的是从失败的教训中来。工作或任务达到目标或因故终止后，往往需要进行工作总结及分析。对工作的成功、效果及取得的教训进行的分析、以及这些信息的存档以备将来利用。一、什么是分析总结能力什么是分析能力：是指把一件事情、一种现象、一个概念分成较简单的组成部分，找出这些部分的本质属性和彼此之间的关系单独进行剖析、分辨、观察和研究的一种能力。分析能力包括将问题系统地组织起来，对事物的各个方面和不同特征进行系统地比较，认识到事物或问题在出现或发生时间上的先后次序，在面临多项选择的情况下，通过理性分析来判断每项选择的重要性和成功的可能性以决定取舍和执行的次序，以及对前因后果进行线性分析的能力等。分析能力较强的人，往往学术有专攻，技能有专长，在自己擅长的领域里，有着独到的成就和见解，并进入常人所难以达到的境界。同时，分析能力的高低还是一个人智力水平的体现。分析能力是先天的，但在很大程度上取决于后天的训练。在工作和生活中，我们经常会遇到一些事情、一些难题，分析能力较差的人，往往思来想后不得其解，以至束手无策；反之，分析能力强的人，往往能自如地应对一切难题。一般情况下，一个看似复杂的问题，经过理性思维的梳理后，会变得简单化、规律化，从而轻松、顺畅地被解答出来，这就是分析能力的魅力。案例：一只烤鸭一天，一顾客气冲冲地向服务台投诉：她于当日在该店熟食部购买了一只烤鸭。晚上吃时，发现烤鸭已经变味了，搞得连吃晚餐的味口都没有了。顾客为此非常的生气，一再指责该商场的商品质量差。后经值班经理耐心解释及道歉，最终给顾客作退货处理。事后通知熟食部主管，让他查明原因，防止此类现象再次出现。案后语：出现问题后不能只是单一处款就完事，而是应该进行分析，是责任心的问题严格按照公司制度处理，是业务技能不够就应加强培训，使每位员工的业务技能达标。分析总结能力是指人对事物进行剖析、分辨和总结，单独进行观察和研究，得出经验教训，摸索事物的发展规律的能力。主要在平时，养成对事情，对未知数寻根问底的习惯。慢慢你的分析能力就很强。另外，要仔细分析别人说的话的深层意思。多听多看，耳聪目明才叫聪明。总结：一是总(过去的工作)，二是结(工作的经验、教训、规律)。第3页共15页二、如何做好工作总结？工作总结用于指导下一阶段工作一种书面文体，它所要解决和回答的中心问题，不是某一时期要做什么，如何去做，做到什么程度的问题，而是对某种工作实施结果的总鉴定和总结论，是对以往工作实践的一种理性认识。工作总结是做好各项工作的重要环节。通过它可以全面地，系统地了解以往的工作情况，可以正确认识以往工作中的优缺点；可以明确下一步工作的方向，少走弯路，少犯错误，提高工作效益。成绩是总结出来的在今天这样一个充满竞争的社会中，我们每个人、每个人所服务的组织，共同面临着这样一个严峻的问题：效率。一个没有效率的组织，一个没有效率的人，社会是不会给他成长和成功的机会的。如何提高效率？在不确定的市场环境下，不犯错误，是有效的方法和途径之一。然而，这个世界上没有不犯错误的人、不犯错误的组织。所以，不犯错做不到，但少犯错是可以的，至少要比竞争对手少犯错误。如何少犯错呢？曾有人问孔子，谁是最优秀的学生，孔子答道：颜回。人们问为什么，孔子答：颜回不迁怒，不贰过。所谓不贰过，就是不在自己第一次摔跟头的地方摔第二个跟头；不在别人第一次摔跟头的地方摔第二个跟头；甚至不在前人第一次摔跟头的地方摔第二个跟头。要做到“不贰过”，就离不开总结。一个不善于总结的族群或社会组织总会被历史的洪流淹没；一个不善于总结的个体最终也会被社会和组织所抛弃。小到组织基层的每一个人，大到一个企业、一个国家乃至全人类，一言以蔽之，就是谁不善总结，谁就吃大亏；谁善于总结，谁就能不断进步。首先，总结自己。《论语》中说：吾日三省乎吾身。自省是对自己昨天、过往的一种总结。回顾过去，检点工作和生活，明白为什么成功，为什么失败，在成功与失败、失误中寻找到规律，就形成了有益的经验，人们把这种经验称之为智慧。1933年，蒋介石亲自组织和指挥的第五次“围剿”几乎把红军逼到了绝境。由于当时的共产党中央主要领导人教条的指挥，红军遭受严重损失。1935年初，中央召开遵义会议，起草并通过了《中共中央关于反对敌人五次“围剿”的总结决议》，总结了军事指挥上的经验教训，独立自主地作出一系列重大决策，成为共产党走向成熟的标志。“小总结，小进步；大总结，大进步；不总结，不进步”。毛泽东曾自豪地说：我是靠总结经验吃饭的。华为总裁任正非在一次公司高层会议上提问：“我的水平为什么比你们高？”大家回答：不知道。任正非说：“因为我从每一件成功或失败的事情中，都能比你们多体悟一点点东西，事情做多了，水平自然就提高了。”其次，总结别人的经验。对于某个人而言，经验是有限的；而对于一个群体而言，经验则要丰富许多。所谓“他山之石，可以攻玉”（别的山上的石头,能够用来琢磨玉器。原比喻别国的贤才可为本国效力。后比喻能帮助自己改正缺点第4页共15页的人或意见）其他人或其他组织的经验，往往具有极高的借鉴价值。一个聪明的学生会经常向成绩好的同学学习。第三，总结历史经验。历史是一面镜子，以史为鉴，能反射出我们今天应该走的路，也能帮助我们在这条路上少兜圈子，少摔跟头。毛泽东最爱看《红楼梦》，就是因为《红楼梦》是古代封建社会的一面镜子。历史是万花筒，横看成岭侧成峰，远近高低各不同。站在文学艺术的角度看，《红楼梦》是一部伟大的浪漫主义著作；站在社会学的角度看，《红楼梦》又展示了那个时代的社会风貌。当然，在总结中需要注意，总结历史很重要，但历史不会原封不动地重演；经验很有价值，但相同的经验在不同的条件下也许就不适用。这需要一个辩证的、实事求是的态度。在总结中，还需要把握这样几点：第一，答案永远在现场。任正非曾说：让听得见炮火的人呼唤炮火。在总结中，要注意花些时间多倾听一下来自部门的一线声音。这个一线，既包括企业组织在市场一线的人员，更包括客户的声音。部门的成绩，表现在一线；部门发生的问题，实际上我们在一线都能找到答案。第二，不想当将军的士兵才是好士兵，要重点把自己的事情做好。我们通常说“不想当将军的士兵不是好士兵”——其实这是个很害人的话。在组织中“不想当将军的士兵才是好士兵”。所有人都应该首先做好本职、本岗位的工作。第三，总结的目的，归根结底在于执行。在总结中，无论组织、团队还是个人，都要在落实上下功夫。李嘉诚先生是企业家的榜样。20年前，他曾这样告诫年轻人：当我们梦想更大的成功的时候，我们有没有更刻苦的准备？当我们梦想成为领袖的时候，我们有没有服务于人的谦恭？我们常常只希望改变别人，我们知道什么时候改变自己吗？当我们每天都在批评别人的时候，我们知道该怎么自我反省吗？第四，总结正反两方面的经验正面的、成功的经验固然重要，但从错误和挫折中总结出来的经验往往更为宝贵。失败是成功之母，吃一堑，长一智，一个聪明的领导，应当既重视从成功的经验中学习，又善于从失败的教训中学习。第五，总结不能脱离实际既要看到成绩，又要看到缺点，一是一，二是二，好就是好，不好就是不好，对成绩不夸大，对缺点不回避，既报喜又报忧，切忌好大喜功，搞虚假浮夸。第六，总结要展开多向思维实际上，总结经验是一种很复杂的脑力劳动，既需要经验式思维也需要理论性思维；既需要平面思维也需要立体思维；既需要单维式思维也需要多维式思维；既需要封闭式思维也需要开放式思维；既需要求同性思维又需要求异性思维。就拿比较法来说，它实质上包含多种思维方法。这种方法可以有效地区别好与坏、落后与先进，使人们认清差距，找出不足，从而更好地改进工作。但如果思维方法不灵活、不科学，也容易出毛病。譬如，比较法只有在事物之间有了可比性时才适用，否则就会得出错误的结论；再如，跳第5页共15页出本部门的小圈子，用开放式思维来总结经验当然好，可以使人们从更高、更新的角度来看问题。但如果不善于把纵向比较与横向比较结合起来，进行立体思维，而是单独进行横向比较或纵向比较，就会产生片面性。还有，比较有以己之长比人之短、以己之短比人之长、以己之长比人之长、以己之短比人之短等多种，需要视具体情况灵活运用，而且要尽可能多选择一些比较对象。如果只与一个对象比，而且只用自己的长来比人家的短，就会导致盲目乐观，不能正视自己存在的问题，给今后的工作埋下隐患。第七，总结不能一劳永逸工作在不断前进，事业在不断发展，情况在不断变化，新的经验教训需要人们去总结。所以总结经验不能一次完成，一劳永逸。一个管理人员，既要善于有计划、分阶段地总结经验，又要善于随时随地总结经验。要工作到老，总结到老，不断向更高的境界和水平前进。今天，我们再加上一句：我总结了吗三、工作总结技巧1、要针对领导的需求领导的需求更多的是你今年取得的成绩和经验，有没有达到去年制定的目标，比去年的业绩提高了多少，如果业绩下降，要说明理由。要通过总结让大家看到部门的希望和前景，这是重中之重。2、明确哪些当讲那些不当讲如果你什么都讲，如部门存在的严重问题，如何的令人担忧，虽然你说的是事实，甚至是非常坦诚的表达，但是有些是不适合当着公司全体人员说明的。否则会使普通员工对部门甚至是公司失去信心，或者对领导的能力产生怀疑，这是非常糟糕的。3、忌过于专业化60%的内容上司能一目了然30%的内容领导通过你在总结中的解释可以理解10%的内容非常专业：目的在于显示自己水平4、多用数据化和图示领导通常都很忙，他们平时只关注大数据，对微观的内容关注不多。总结时他们就会非常想知道一些细节的东西。此时，总结多用一些数据或量化的数字、对比图、文字说明做论据，会非常符合领导的需求。5、反思亦创新总结的主要目的是通过反思过去，找出问题所在。但仅仅找到问题还不行，更应该拿出解决方案。如果能拿出有效的解决方案，就是一种突破和创新。6、知己亦知彼总结的内容一定要做到心中有数，总结中关键是要有重点，要展现出自己的工作重点和亮点，特别是上司关注的问题一定要详细具体。7、瞻前亦顾后总结时不要忽略细节，尤其是一些重大事件的细节，通过细节的描述，赢得上司的关注和理解，毕第6页共15页竟上司在决策层，有时并不能理解执行层的苦衷。四、工作总结要点1、扣政策有无违背上级精神；理论上的提法是否符合企业文化；引用的观念是否得当。2、抓特色工作中有独特性和创造性的东西要突出“你无我有，你有我优，你优我神”的工作成绩3、找典型一个好的典型就是一面鲜明的旗帜，对推广具有一种非常现实、直观的教育和引导，比一般的说教更具说服力和感召力。4、清材料理论材料事实材料要做到真实、新颖、贴切、有力，要选择最新的事实和统计数据5、理思路一般是按照“基本情况——主要做法——成绩及经验——存在问题及教训——下一步打算”的思路来进行横式结构：分别按照各个方面的工作来写，边写做法、成绩、经验，边写存在的问题及教训和打算。按照“做了什么——怎样做的（情况与做法）——做得怎样（成绩和经验）”来构思；指先写做了什么工作，谈重要性，次写做法与效果，后用典型集体和个人的事例来予以说明6、语言简练简练就是“少而精”。就要讲究立意精辟，结构精巧，材料精确，叙议精当，文笔精悍。五、问题分析技巧问题是什么？当实况与标准或期望发生了差距，即遇到了问题。向问题挑战，实际就是向压力挑战。战胜压力的重要手段之一，是善于把大难题化作小难题，将大的压力，分解为小的压力，分阶段，实际上就是把问题在过程中慢慢量化进行处理，解决，一个人肯定一次吃不了一头骆驼，但是能一人吃一点，不要多久也会消灭光，学会分阶段分层次处理不可能就会成为了可能。问题的产生就如疾病，如果没有找到根源或找错了根源，就会导致很多的后续问题甚至根本无法解决问题，所以在出现问题时的深入分析就显得尤其重要。1、问题不经分析会导致的后果第7页