2012年财务工作指引

2012年财务工作指引总述：为了加强区域费用报销管理，并结合公司的具体实际情况，现制定以下作业标准及制度。一、费用入帐核算方式（尽可能采用权责发生制）现金兑付费用：100%入费用。现在兑付需要有正规的商场发票，服务业发票。帐扣兑付费用：100%入费用。补货兑付费用：100%入费用，随帐扣一起兑付（补货费用是指买赠、搭赠等等非经销商用现金垫付的费用，正常的现金垫付费用以票扣方式处理）二、关于办事处代垫费用报销要求及流程1、报销时间办事处25号截票，填好单据后在27号寄到区域，区域在2号寄到中心（华南区域要求在27号到中心华南助理，陆续审完到财务，2号之前华南审核结束）；区域需按时将费用寄回，以邮戳为准，超期按区域评分表进行扣分处罚、凡五一和国庆请各办事处提早寄报销单据回中心，时间在28号寄出。寄回中心的报销单据请每张单据请自编流水号码，同时各办事经理填写装箱清单；寄回中心的应收帐款回执及汇款、帐扣通知书也请各办事处经理填写明细清单，中心收到邮包后财务同销售助理一起依照清单清点单据，发现差异及时反馈区域；中心收到后各部门审核，先到先审，交替审核，在各部门紧密配合状态下10号前审核结束2、费用报销要求(1)差旅费报销单该单需由出差人填写，按报销单据内容填写报销日期，办事处或部门名称，应着重填写出差具体时间，依据车票详细填写出差路线；差旅费报销不得超过两个月，逾期不予核销。差旅费用报销票据粘贴时应按照差旅费报销单所列行程顺序粘贴，且不可以把报销的票面金额粘贴覆盖掉。住宿票要求正式住宿发票及酒店电话。差旅报销中确保往返车票中有一张是正规电脑票，同时必须附一张当地卖场的购物电脑小票。(2)房租及招待费报销房租协议必须留房东本人电话或能直接联系到房东的电话，办事处更换租房及房租到期续签，必须及时提交房租协议，否则视同虚报房租费用；所有业务招待费用支出必须填写《宴请单》附在支付证明单上方能报销，要求发票印章必须清晰。(3)关于个人补贴及办公费报销在当月报销时需将上月的个人通讯及交通补贴报销完毕（次月报销上月），过期不得核销；个人交通补贴发票需是办事处所在地的油票、的士票或公交车票。(4)关于支付证明单的填写要求所有费用报销单据都必须由经办人、证明人、办事处主管审核签名，并且不得重名，实际受款人应在领款人处签名表示此款已收，属业务员费用则由业务员本人签收（如奖励、差旅费等不得代签同时业务未收钱不得提前签字），属办事处经理费用则由办事处经理签收，办事处共同费用可签办事处主管或办事处收，属经销商代垫费用则由办事处主管签经销商名称，不得空白。公关费用报销要详细列明公关事由，提供公关费使用批复文件，提供公关对象的详细资料（姓名、职位、电话、金额、公关方式）会议费用报销相关费用报销：餐费（在餐费发票背面所有人员签字），活动经费等费用（需列出费用清单，所有参会人员签字证明），漏一个人签字视同未参会，相关费用不予报销。(5)关于市场费用报销所有市场费用必须坚持先申请后执行的原则，对于未申请费用不予报销。应集团财务要求，所有费用报销票据填写请将发票类、收据类、发票复印件类分开填写。入场费需按入场实际情况清写明：新品入场费、老品老店自然扩张、老品新店开发、老品新增SKU、转户费，便于报表分类更明确，清晰。所有入场，促销均要求附协议，同时协议上要有入场品项（必须明细）、促销时段等/签订时间，支付证明单摘要栏填写必须注明入场费的时间、陈列费的时间段从**月/**日---**月/**日止，所有经销商代垫费用，超过活动开始日期3个月的不予以核销；特殊情况需要提前申请备注核销日期；对于办事处更换经销商策略性考虑滞后处理费用的情况也需要采用事前报备的做法，财务方可接受，否则不予核销；经销商费用分摊部份，各办事处的表现方式不一，请统一在支付证明单上注明。(6)促销工资的报销各办事处报销临时人员工资时应提供有关临时人员的身份证复印件，注明电话联系方式；注明发放的具体时间，本地人员领取必须由本人在工资表上签名，外地人员以收据形式或者电汇单代替工资表上的签名，非特殊情况下不得代签名。尽可能不用圆珠笔签收。促销员需在建行办理工资卡，切记不要在邮政办理，以便工资能及时到帐。促销员在填写帐号委托函时，应认真填写，确保帐号与开户名一致，以免延发。员工如需更改帐号，应及时更改，不得电话或口头通知。(7)票据的粘贴所有单据必须从左至右用胶水粘贴,禁止以其它方向(如从上而下、从右至左等)、用其它粘贴工具(如回形针、订书针等)粘贴,除总部财务规定客户需开发票部分用回形针单独粘贴.(如图一差旅费粘贴方法)、（差旅费粘贴时先拿一张废纸，在废纸上把差旅费用的票据粘上，票据切记不要贴反，然后贴上出差报告）、（图二其他费用粘贴方法）（促销费先贴发票—协议—申请—相片—结案报告—海报）费用报销总表一定要本人签名，不可电脑打印。三、费用兑付方式中心财务会计在20号左右兑付区域备用金经销商现金费用及交费用调帐表给到集团财务在当月帐扣该费用，中心财务会计会在25号左右下发账扣通知书给各办事处经理及在次月1号左右下发办事处备用金对账单；若经销商连续两期的费用现金通知书、经销商代垫费用对账单、应收账款通知书没有盖章确认回来（或印章不清，传真纸盖章等），中心财务将拒付下一期费用（现金或帐扣），请区域人员及时将对帐工作做好，形成良好的对帐习惯，避免因此拖欠经销商费用造成公司信用受损；所有经销商代垫费用不能提供合格发票的（其它服务业发票），均用票扣方式兑付代垫费用，也把此项条件作为开发新经销商的必要条件之一。四、备用金与临时借支备用金由公司核准，有特殊原因需要增加备用金的请书面申请给公司，待批复后可以予以提高。备用金已经包括办事处除房租之外的一切开支，房租将以临时借支的方式申请。由于报销时间的周期问题以及资金管理要求，存在办事处替公司在某一阶段垫付资金的状况，还请大家谅解，财务部将会尽可能将备用金兑付时间提前。对于临时借支，对于需要解决突发事件（不可预料的事件）所需要的临时借支，需提前申请，方予以支持临时借支金额在2000-10000元的，需要提前3天申请才能兑付，在10000-50000元的，需要提前5天申请才能兑付，对于50000以上的借支，须提前10天申请。五、应收账款及经销商终止合作退款流程1、区域在签订经销商合同时请全面评估该经销商的综合资信，合理评估，避免给公司造成风险，在经销商终止合作时请提前做好收回信贷的准备工作，避免因为调整经销商时而给公司造成坏账，经销商终止合作后请及时处理遗留事项，尽早收回应收账款，临时信贷的发放应慎重评估，避免损失。2、客户终止合作，在公司账面反映还有货款、费用未兑付的，需先由办事处负责人打退款签呈给公司核实上述金额的准确性。公司内部核实后，办事处让客户出具一份退款申明，内容如下我公司已与潮州市庵埠佳味食品厂终止业务合作，目前，贵公司还欠款未结清给我公司，请贵司查核无误后将以上款项汇至我司以下指定账号，至收款之日起我司与贵公司所有债权债务已清开户行：收款人：账号：公章：（必须为公章或财务专用章）六、中心财务报表下发时间财务部报表下发时间：区域费用表，次月15号左右下发上月报表，损益表按季下发，每季结束后的次月25号左右下发上季损益，上述所有下发时间遇休息日顺延，下发时会在QQ群里知会大家。报告结束谢谢！