基建规划处项目管理信息化系统需求

1基建规划处项目管理信息化系统需求一、总体描述以项目管理为核心，以掌握项目主要环节进度、控制项目成本、提高运作效率和管理效果为目标，从项目前期报批、招投标管理、合同签订及执行管理、材料设备管理、到施工与验收管理、工程结决算的整个过程进行全面的掌握与控制，在这个过程中，资料的产生与管理也融会其中。二、功能需求1、信息传递实现沟通信息管理，基于业务的审批传递结果把相关科室工作统一到一个平台协同工作，同时实现工作结果主要资料的整理和查阅，减少物理浪费和时间浪费，提高工作效率和效果。2、投资控制与造价管理关联项目核算体系，自定义成本估算依据，生成成本估算表，在项目执行过程中，将其细化为成本执行目标，通过对项目投资估算、计划书预算、合同签订、合同执行、结算情况的跟踪管理，不仅根据各项信息汇集汇总形成项目总体财务决算信息，同时便于随时进行成本控制，随时了解工程总造价及单方成本，以及对各类成本构成进行造价分析，为管理决策提供依据。3、招投标管理根据项目计划书制定采购计划，按照采购计划中的招标计划将招标公告、投标单位信息、评标结果予以体现，招标文件、中标单位投标文件能够查询。24、合同签订与支付管理根据合同制定与执行情况，一方面实现合同单位、合同金额、合同变更、合同付款等关键信息的记录，一方面实现项目资金计划对合同签订、合同执行的控制，并能多层次进行合同管理，按不同需求生成合同报表，供不同管理者随时了解合同基本信息，通过生成的合同台帐、分类汇总表、合同款统计分析、合同变更统计等从多个角度全面掌握合同执行状况。5、材料与设备管理针对各类供货进行管理，建立材料设备信息库、供应商信息库，进行供应商材料设备比价。通过掌握的大量供应商的材料设备信息，了解企业供货能力、价格水平；通过多层次认价管理，按不同需求汇总显示，实现不同角度对项目材料设备使用、认价统计分析。6、项目进度管理对项目主要进展结果进行管理（前期、施工、验收），通过甘特图、网络图、工作日历、逻辑图等图形工具从不同侧面展现项目计划与实际进度，及时反映项目进展情况，与计划进行对比发现偏差，为项目跟踪、评估、付款、决策提供基础。三、系统需求1、系统能区分计划内和其他基建项目两个系统进入，以利于分别录入和查询。同时在其他基建项目经批准转为计划内项目时，可以进行系统间数据的整体转换。2、系统满足能按各种编码录入，其中：（1）一级编码是项目编码，项目编码与教育部计划和财务管理软件一致，3遵从其编码规则，项目号的数字码为六位，不得重号。（2）二级编码是依据项目管理特点，对有关文件形成的编码，包括前期手续编码、招标编码、合同编码、付款单编码、材料设备编码、结算编码、施工编码等。二级编码按流水号等由各管理科室、项目部自编（可与保管的资料编号对应，方便各科室、项目部资料清单编制）。3、系统能满足按每个项目对每个人的各种权限划分，实现分权控制，如：（1）处长能对所有项目的各个管理信息进行查询，但不能录入和修改（2）前期科负责人能对所有项目的前期信息进行查询，但不能录入和修改（3）前期科指定经办人能对所有项目的前期信息进行查询，能对自己经办的前期事项进行录入和修改，其他人不得修改。（4）项目部人员能对本项目的各种信息进行查询，能对项目执行计划、图纸会审、招标文件交底、签证等信息进行录入和修改，但当上述信息被后一环节复核后不得修改4、系统能多层次嵌入各种表格、文件内容5、系统能按需求生成各种统计报表，并具有有强大的查询和各种排序功能，能模糊查询和分类统计，如：（1）能查询历年来规划许可证的相关情况，系统能弹出：4项目号项目名称规划许可证号发证机关批准时间批准项目名称批准建设规模资料页码000092信息技术研究院2002规建字1782号北京市规划委员会2002/12/24信息技术研究院361108000093美院教学楼2004规建字0139号北京市规划委员会2004/4/17美院教学楼610008000162西阶改扩建2007规建字0269号北京市规划委员会2007/7/27科学馆配套及西阶梯教室改扩建(教学楼)11326……………………………………双击某项目信号键，能看到相关文本信息及设计总平面图等（2）欲查询和统计08年签订监理合同情况，系统能弹出：项目号项目名称合同单位合同金额签订时间合同工期是否招标需否送审经办人000103科学馆加固万宇监理事务所178,6562008/6/242005/10-2007/3否否张三000160射击馆北京新恒元工程监理咨询公司390,0002008/3/172008/3-2008/10否否李四……………………………………合计1,000,000双击某项目信号键，能看到相关合同文本信息（3）欲查询和统计松木门情况，可查询375****，系统能弹出：项目号名称材料名称材料编码材料供应单位规格型号单价数量合价000103科学馆加固000160射击馆……………………………………（4）欲查询某项目截止08年7月结算或审计情况，系统能弹出：5序号单位名称内容合同金额合同单位送结金额造价科初审金额审定结算金额审计文号合计22,022,655.14一、有合同13,314,440.5321,122,207.8120,616,535.5022,002,646.14（一）施工类9,250,619.0018,865,000.0018,359,327.6917,886,772.331A单位主体工程8,283,362.0018,000,000.0017,504,426.0017,075,843.00审计08＃0352B单位室外工程482,179.00280,000.00277,279.85233,307.49审计08＃0393C单位精装470,078.00570,000.00562,849.03562,849.03审签08#0544D单位消防安防15,000.0015,000.0014,772.8114,772.81审签08#049（二）供货类2,583,361.532,257,207.812,257,207.812,257,207.811E单位电梯343,000.00343,000.00343,000.00343,000.00审签07#1302F单位空调54,880.0054,880.0054,880.0054,880.00审签07#0933G单位高压电缆2,185,481.531,859,327.811,859,327.811,859,327.81审签07#158（三）咨询服务类1,480,460.00--1,858,666.001H单位工程设计1,160,000.001,160,000.002I单位工程监理199,200.00577,406.003J单位施工图审查14,060.0014,060.004K单位室内检测14,400.0014,400.005L单位竣工图编制92,800.0092,800.00二、无合同20,009.0020,009.001发承包中心招标费9,967.009,967.002华园绘图社嗮图费3,347.003,347.003基建处管理费6,695.006,695.00******项目审计情况表6、具有文件/字符粘贴、新增、修改、删除、导入/出、打印（满足页码、纸张大小、打印机、缩放比例等各种打印需求选择）、数据备份等功能。四、性能需求1、易用性系统设计应具有良好的易用性、操作方便，符合常规Windows操作环境下的用户使用习惯。在速度上应该具有较短的响应时间，一般运算响应时间为0.5-3秒，复杂运算不超过5秒，时间可能较长时应给出提示。2、可靠性6系统设计应具有良好的可靠性，如对各种用户各种错误输入应能及时识别并给出提醒。3、安全性系统设计所有敏感信息如登录口令等均需进行加密处理，并设置严格安全访问控制策略，只有经过验证的用户才能进入系统，只有授权的操作才能被允许执行。4、扩展性由于项目管理理念的发展以及信息化建设技术的不断发展，系统的设计必须能够考虑方便集成将来有可能扩展的系统。五、模块功能结构此信息化系统主要包括项目前期报批、招投标管理、合同签订及执行管理、材料设备管理、施工与验收管理、工程结决算、档案资料管理几大模块功能，模块下按功能分若干子模块。整个系统的层次图如图所示：1、前期报批模块7（1）录入权限：录入人为前期科***，并有修改和查询权限。其他人员只有查询权限。（2）项目编码：对于计划内项目，在教育部批复可研之前，项目名称由前期科确定，项目编码由前期科从财务科取得（财务科按其他修建项目编码），项目信息在其他修建系统录入。在教育部批复可研之后，项目编码由前期科从计划人员（目前为王玉兰）处取得，并通知系统操作员将各科室相关人员录入信息整体转入计划内系统。若重新报送可研，由前期科直接修改项目名称等内容，并能有标识为二次申报，重报原因。对于其他修建项目，不涉及报送可研今后转入计划内的，项目名称由合同科确定，项目编码从财务科取得，以项目号的第1位是0或4及项目名称判断是否应有前期手续或什么样的前期手续。（3）录入信息对于计划内项目，录入信息为办理前期手续的各阶段计划时间，各阶段报批资料齐备情况及报批成果的批准文件名称、文号、批准部门、批准时间、文件主要内容（如占地面积、建筑面积、高度、层数、总投资、用途等），文件及附件页码，并且报批执行状态能嵌入文件原稿，以便双击后能查询，若一个报批事项有多次文稿，应都能查询到清单。对于计划外项目，由于前期手续很少，录入信息应能选择不需填列，由前期科或合同科选定，但一定要有总投资规模。（4）实现目的：将与前期报批有关的程序、计划时间及结果（包括项目进度的汇总表8建设(并能显示报批的当前状态)，每项工作需要准备的材料、必要的附件资料及报批结果）装入系统，可以按条件生成甘特图，一览表（以上表格均可编辑修改并可转换成不同文件形式）。不仅可以有利于宏观掌握项目报批的进展阶段，而且达到可以了解、查询到任何和前期报批有关的过程和结果，利于后续环节利用前期有关报批结果数据。此外，也便于各科室综合掌握信息，前后联系，相互提醒。具体设置框架为：（1）前期报批模块的二级层次共分12个阶段，分别为：1）项目校内立项2）文保审查（报文物局）3）规划意见书（报规委）4）环评（报环保局）5）项目可研（报教育部）6）土地预审（报建委、区市国土局）7）设计、勘探招标（报规委）8）方案审查（报规委）9）人防方案审查（报教育部人防办、国防办）10）消防方案审查（报消防局）11）规划许可证(报规委)12）报开工证（报建委）上述前期报批模块层次图如图所示：9（2）各阶段需准备的资料及结果为：1）项目校内立项需准备的材料：无成果：确定项目立项的会议纪要2）文保审查需准备的材料：①方案报送函（1份）□已准备好□不需要②方案效果图（3份）□已准备好□不需要③方案平立剖图（3份）□已准备好□不需要④方案总平面图（3份）□已准备好□不需要⑤校园文保图（3份并标明项目位置）□已准备好□不需要成果：文物局下发的关于xxx的方案核准意见的函3）办理规划意见书（报入窗口20个工作日）10需准备的材料：①土地使用证复印件一份（盖处章）□已准备好□不需要②项目申报表一份（盖处章）□已准备好□不需要③两份委托书（处、学校，盖处章）□已准备好□不需要④蓝图一份或地形图（标有项目位置和坐标）□已准备好□不需要⑤项目说明及平面图一份（盖处章）□已准备好□不需要成果：规委下发的规划意见书及附图4）办理项目环评批复需准备的材料：①环境影响报告□已准备好□不需要②规划意见书□已准备好□不需要成果：环保局下发的关于xxxx的环境影响报告的批复5）办理项目可研批复需准备的材料：①项目设计方案□已准备好□不需要②规划意见书□已准备好□不需要③清华大学基本建设立项审批表□已准备好□不需要④清华大学常委会议纪要□已准备好□不需要⑤环评批复□已准备好□不需要⑥清华大学《国有土地使用证》□已准备好□不需要⑦资金证明□已准备好□不需要成果：教育部下发的关于xxxx的可行性研究报告批复6）办理项目土地预审需准备的材