第4章Word2010的高级应用

第4章Word2010的高级应用•Word2010是一种功能强大的文字处理软件，用户除了利用该软件进行简单的文字编辑之外，还可以利用其更加深入、高级的排版功能，创建具有专业水平的长文档效果。1珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安本章学习要点:文档分栏使用分页和分节功能插入页眉、页脚和页码目录与索引文档校对批注与修订保护文档邮件合并2珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.1文档的排版设计利用Word进行排版操作，可以大幅度的提高自己的工作能力，从而使编排出的文档质量和效果达到最佳。3珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.1.1页面设置在文档的处理过程中，用户可以根据需要随时更改页面的布局，如更改纸张大小、纸张方向等。通过对页面属性的设置，可以保证打印内容与打印纸张之间的匹配。1．设置纸张大小2.设置页面边距和方向3．设置页面版式4左装订线上装订线珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.1.2设置分栏效果所谓分栏，是指在编辑文档的过程中，将版面划分为两栏或者多栏。为文档创建分栏效果，既可以美化页面，又可以方便用户的阅读。（页面布局中分栏工具。）5珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.1.3分页与分节在编辑Word文档时，系统会为文档自动分页。而为了美化文档的视觉效果，或者便于在同一个文档中为不同部分的文本设置不同格式，则可以利用Word2010提供的强制分页和分节功能，对文档另起一页，或者将文档分隔为多节。1．分页功能2．分节功能6珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.2设置页眉、页脚和页码页眉和页脚分别位于文档页面的顶部或底部中，通常用来插入标题、页码、日期等文本，还可用来插入公司标志或符号等。本节介绍页眉页脚的插入和删除方法，以及设置其高度插入页码的方法。7珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安8珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.2.1插入页眉和页脚页眉和页脚不仅可以使文档页面看起来较为正规、美观，还可以便于用户对文档内容进行查阅。在Word中提供了多种页眉和页脚样式供用户使用。9珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.2.2编辑页眉和页脚添加页眉和页脚之后，为了使文档具有最佳的视觉效果，还可以利用页眉和页脚工具栏对其进行编辑操作。1．调整页眉或页脚的位置2．插入对象10珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.2.3插入页码、页码格式文档每一页面上标明次第的数字即为页码。当要阅读一篇较长的文档时，为其添加页码可以统计文档的页数，便于读者的检索。11珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.3文档背景效果默认情况下，Word文档的背景颜色都是单一的白色。为了使文档看起来更加丰富、具有层次感。用户可以通过Word文档中的设置渐变颜色、运用程序自带的图案，以及添加图片等方法，来改变背景效果。12珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.3.1添加水印水印是衬于文档内容下方的一种文本或图片形式，通常用于增加趣味或标识文档状态，例如将一篇文档标记为草稿或机密，用户可通过设置水印来实现。在Word2010中，用户可以直接使用系统内置的水印样式，也可以自定义个性化的水印效果。1．使用系统内置水印2．自定义水印效果13珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.3.2设置背景颜色Word提供了多种颜色供用户选择使用，通过设置文档页面的背景颜色，可以使文档内容更加醒目。14珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.3.3设置填充效果文档的页面背景除了可以设置纯色背景外，还可设置不同的填充效果，如图案、纹理等。通过对文档页面填充效果的设置，可以使文档的背景效果更加绚丽，从而增强文档的观赏性。1．渐变效果2．纹理效果3．图案效果4．图片效果15珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.4目录和索引在Word应用中，经常用于编辑书籍、论文等长文档，这类文章内容长、层次多，结构复杂。此时，目录和索引在编辑文档的过程中就会发挥着重要的作用。目录能够帮助用户快速了解整个文档层次结构的内容；而索引则可以根据用户的需要将文档中的词或短句列出来，并标明在文档中出现的次数及其所在的页码，从而帮助用户快速查找需要的信息。16珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.4.1创建文档目录文档目录可以使用户快速、清晰的了解整个文档的层次结构和大概内容，从而可以达到快速查找指定信息的目的。因此，为一个内容较为复杂的文档创建文档目录是十分必要的。若要创建文档目录，用户不仅可以使用系统自带的模板进行手动创建，也可以在文档中自动插入目录。1．手动创建文档目录2．自动创建文档目录17珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安自动目录的方法18珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.4.2更新文档目录当创建文档目录后，如果再对文档中的内容进行增加、删除等操作，或者在文档中添加标记了新的目录项，便需要重新编制目录以适应该文档的结构变化。此时就会用到更新文档目录功能。19珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.4.3标记索引项为了能够在文档中快速查找信息，可以利用Word提供的索引功能，将文档中的关键字词标注出来，分别标明其出处以及页码，并按照一定的次序进行排列，即可增强日后查找的便利性。20效果显示珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.4.4创建索引标记索引项的目的是为了对其进行快速查找，因此在标记索引项之后还需要为其创建索引。为标记的索引文本创建索引，可以帮助用户方便、快捷地查找文档中的相关内容。同时，使用自动索引还可以为标记的文本插入标记。21珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.5文档校对在使用Word进行工作时，对完成的文档进行校对是必不可少的环节。利用Word2010中的校对功能，可以在确保校对质量的前提下节省大量的时间和精力，从而有效的提高用户的工作效率和质量。22珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.5.1拼写和语法检查在默认情况下，Word在用户输入内容的同时会自动进行拼写检查，并用红色波形下划线的形式表示可能出现的拼写问题；用绿色波形下划线表示可能出现的语法问题。这样，用户便可以在输入文本的同时一目了然的查看可能出现的问题。1．使用拼写和语法检查功能2．关闭拼写和语法检查功能23珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.5.2文档的字数统计在利用Word编辑文档时，往往要用到其字数统计功能。用户除了可以在状态栏中查看文档中的总字数之外，还可以精确的查看文档中标点、空格、字符数，以及行数等具体内容。24珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.6批注与修订在编辑文档时，为了更清楚地理解文档内容，可以通过Word的批注功能为文档部分内容添加注解或者注释。同时，利用Word2010的修订功能，也可以标记文档中文字的错误或者不明确的内容，还可以设置文字的格式等。25珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.6.1使用批注批注是附加到文档中的内容，将显示在文档的右边距或者【审阅】窗格中。每一个批注名称都是由Word用户名的缩写开头，后面跟一个批注号。批注不会影响文档的格式，也不会被打印出来。1．创建批注2．删除批注26珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.6.2修订文稿修订是直接在文档中进行的修改。利用修订功能能够通过标记同时反映多位审阅者对文档所做的修改。这样，文档的作者便可以对这些修改进行复审，并确定接受或者拒绝这些修订。1．使用修订2．在修订过程中使用批注框3．显示以供审阅4．设置显示标记5．审阅窗格的使用6．接受或者拒绝修订27珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.7保护文档为了防止其他用户对重要的文档进行修改，除了常用的设置文档为只读属性外，Word2010还提供了强大的文档保护功能。启用文档保护功能，可以限制用户对文档的编辑、格式设置等。28珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.7.1格式修改限制在Word2010中，通过为文档设置指定的密码，可以有效地防止其他用户对文档指定某些类型的编辑，或者格式的设置等操作。29珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.7.2编辑权限在Word文档中，除了可以对格式设置限制之外，用户还可以进行编辑限制。编辑限制仅允许用户在文档中进行特定格式的编辑，或者仅允许指定的用户进行编辑。30珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.7.3文档加密在Word2010中，除了提供了设置格式修改权限与编辑权限之外，用户还可以通过为文档添加密码来增强文档的安全性。文件—另存---工具---常规选项---密码设置。文件---信息---保护文档---用密码进行加密。31珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安4.8邮件合并1、打开主文档2、选择邮件功能3、打开邮件合并分步向导的邮件合并面版4、按向导提示步骤完成。32珠海城市职业技术学院国家开放大学（珠海电大）信息工程系杨晓安Thankyouverymuch!QQ270758521