EXCEL应用技巧

2020/2/24让工作更轻松EXCEL应用及技巧2020/2/24工作即是娱乐商用销售部2020/2/24工作即是娱乐前言在进入正题之前，先轻松一下，听一个真实的故事：有一个老会计，一直都是手工做账、手工制表，有一天公司终于给财务部配上了电脑，老会计也学会了用Excel电子表格工具制表，用上Excel制表后，老会计感慨：“Excel电子表格真是好，以前制一张表格要划半天，划错了一个地方还很不好修改，现在方便多了”。2020/2/24工作即是娱乐前言有一天，他发现他的下属制表从来不去一一加减数字，老会计每次复核时用算盘敲半天，都没发现其计算错误，问其原因才发现Excel还有自动求和的功能，不禁惊叹：“啊？！！Excel还有这个功能？！我每次都用算盘敲出结果再填上去！！”听完这个故事你是否会心一笑？你是否也曾惊呼：啊？！Excel还有这个功能？！2020/2/24工作即是娱乐前言Excel有太多的功能未曾为我们所认识，更未曾被我们使用，我们已学会使用的功能也许不到Excel功能的10%。在EXCEL中可以这么说,”只有想不到,没有做不到.”当然这样说是太绝对啦,但99%的事,只要你敢想,就可能完成.2020/2/24工作即是娱乐前言本次讲课，不是引导你系统地学习Excel，仅是只鳞片甲、浮光掠影地介绍一些常用的功能或非常实用的技巧。只要你每天学习一点点，就可以更快地掌握Excel的基本功能和学到不少非常实用的技巧。要想系统地学习Excel，本人认为最好的方法就是：没事就多看看Excel的联机帮助、多作作练习题.2020/2/24工作即是娱乐EXCEL操作中的12大不良习惯1、报表文件名称、报表题目、表头不完整或语意不确切2、报表布局、数据项目顺序不合理；钩稽关系不明确甚至错误；3、数据缺失、漏填漏报、项目用字每次不能保持一致；不良习惯2020/2/24工作即是娱乐EXCEL操作中的12大不良习惯4、为了美化格式或由于输入手误，字串中间、前后使用空格；5、为求得格式好看，大量使用“合并居中”功能，结果可能是“以形害质”；6、不论是文字数据还是数字数据一概“居中对齐”；不良习惯2020/2/24工作即是娱乐EXCEL操作中的12大不良习惯7、文字和数字的字体、大小和格式不合适、不统一；8、行列的宽、高不统一、不适合，或是过宽，或是过窄，以至数字不能正确显示；9、字体或行列使用多种颜色，且搭配失当、斑驳杂乱；不良习惯2020/2/24工作即是娱乐EXCEL操作中的12大不良习惯10、时间项目不按照EXCEL系统的标准格式填写，且未能保持统一；11、标点和符号全角、半角不加区分混合使用（如左右括号的输入；“-”、“—”、“——”不分）；12、公式计算结果如为错误值符号，一概保留，不加以清除；使用链接公式后，不断开链接将其转换成数值不良习惯2020/2/24工作即是娱乐EXCEL操作分类基础操作1函数操作图表操作VBA编程2342020/2/24工作即是娱乐基础操作基础单元格格式复制类定义分类汇总条件格式数据透视表排序选项应用数据有效性高级筛选2020/2/24工作即是娱乐快捷键真正的Excel高手不只是擅长函数、数组和VBA，也擅长于键盘和鼠标操作，因为这是基本功。善用快捷键和鼠标不但可以大大提高操作效率，还可以唬到Excel菜鸟，菜鸟一见你运指如飞，鼠标狂点，三两下就完成了他要五六下才能搞定的作业，恨不得拜你为师，梦想着成为Excel高手。不用数组、VBA这等高精尖武器就可骗到一个徒弟，何乐而不为呢，哈哈^0^。学习Excel，就从如何最大限度地发挥键盘和鼠标的作用开始。2020/2/24工作即是娱乐键盘高手——使用快捷键“懒人用鼠标，高手用键盘”,大凡高手从来不依赖鼠标,他们更偏爱键盘。在输入数据时尽量少用鼠标多用键盘快捷键将提高你的工作效率。Ctrl+箭头键移动到当前数据区域的边缘Ctrl+Home移动到工作表的开头Alt+=（等号）用SUM函数插入“自动求和”公式F4或Ctrl+Y重复上一次操作2020/2/24工作即是娱乐懒人懒到底——使用鼠标什么？“懒人用鼠标，高手用键盘”？让那些高手用键盘去吧，懒人的口号是：要懒就懒到底，能用鼠标的地方就不用键盘。但是，懒也要懒得专业，懒得有技术含量，懒就要懒出境界来。以下是使用鼠标的常用技能：设定合适行高列宽如果某单元格未完全显示，双击该列列标题的右边界，可以设置为“最适合的列宽”。同理，双击某行行标题的下边界，可将此行设置为“最适合的行高”。2020/2/24工作即是娱乐懒人懒到底——使用鼠标快速移动至边界将鼠标移至活动单元格/区域的边缘，鼠标指击变成四向箭头时双击鼠标左键即可。双击左边缘快速跳至当前数据区域的最左边，其余类推。删除单元格内容用鼠标向内拖动填充柄经过需要删除的单元格，然后释放鼠标按键。复制单元格选定目标单元格区域，将鼠标移到单元格区域的边框，按住Ctrl拖动至目标区域。2020/2/24工作即是娱乐双剑合璧——鼠标键盘组合快速选定单元格区域按住Shift键，将鼠标移至活动单元格/区域的边缘，鼠标变成四向箭头时双击活动单元格（区域）的边缘，可快速选定活动单元格区域至此行或此列中下一个空白单元格为止。选取连续单元格区域先选取单元格的起始单元格，再按住Shift，点击目标单元格区域的最后一个单元格，将选取一个以起始单元格为左上角，最后单元格为右下角的矩形区域。2020/2/24工作即是娱乐双剑合璧——鼠标键盘组合跨工作表移动单元格将鼠标移到单元格区域的边缘，按住Alt拖动鼠标到目标工作表的标签后至目标区域后释放鼠标。调换单元格的顺序按住Shift，将鼠标移到单元格区域的边缘拖动单元格至目标单元格插入单元格按住Shift，拖动填充柄2020/2/24工作即是娱乐数据输入技巧日期及分数的输入输入数据时行与列的控制数字型文本的输入2020/2/24工作即是娱乐复制类操作复制操作CTRL+C与CTRL+VCTRL+R与CTRL+DCTRL+回车左键下拉与右键下拉选择性粘贴2020/2/24工作即是娱乐选择性粘贴选择性粘贴的功能很强大,对于我们实际工作中的帮助也很大,主要功能除了数值与格式的复制外,还能进行对公式,超链接等的取消,格式的转换,数据的行列转换,跳行计算,原始行列计算等等2020/2/24工作即是娱乐定位定位就是Excel替你选定符合你所设定位条件的单元格。此功能的快捷捷为Ctrl+G，打开定位对话框后单击“定位条件”按钮可选择包含特殊字符或条目的对象、批注或单元格。这是一个很实用的功能，大家一般都不太用，即使是经常使用Excel的朋友也不常用。下面介绍一下它的一些常用选项：2020/2/24工作即是娱乐定义名称名称的定义是EXCEL的一基础的技能，可是，如果你掌握了，它将给你带来非常实惠的妙处！建议使用简单易记的名称，不可使用类似A1…的名称，因为它会和单元格的引用混淆。还有很多无效的名称，系统会自动提示你。引用位置：可以是工作表中的任意单元格，可以是公式，也可以是文本。2020/2/24工作即是娱乐定义名称的妙处减少输入的工作量如果你在一个文档中要输入很多相同的文本，建议使用名称。例如：定义DATA=“ILOVEYOU，EXCEL！”，你在任何单元格中输入“=DATA”，都会显示“ILOVEYOU，EXCEL！”超出某些公式的嵌套例如IF函数的嵌套最多为七重，这时定义为多个名称就可以解决问题了。也许有人要说，使用辅助单元格也可以。当然可以，不过辅助单元格要防止被无意间被删除。2020/2/24工作即是娱乐定义名称的妙处破除单元格输入最大量名称的引用位置中的字符最大允许量也是有限制的，你可以分割为两个或多个名称。同上所述，辅助单元格也可以解决此问题不过不如名称方便某些只能在名称中使用例如由公式计算结果的函数，在A1中输入’=1+2+3，然后定义名称RESULT=EVALUATE(Sheet1!$A1)，最后你在B1中写入=RESULT，B1就会显示6了。2020/2/24工作即是娱乐排序超过三字段排序按行排序按颜色排序按特定顺序排序按笔划排序随机排序2020/2/24工作即是娱乐高级筛选大家对于自动筛选基本都很非常熟悉,而对于高级筛选可能就比较陌生或很少用,其实高级筛选对于数据的筛选和数据导出的功能很实用,可以完成较复杂的数据筛选2020/2/24工作即是娱乐奇妙的自定义格式通过单元格格式设置我们可以对单元格的格式进行改变，达到我们所希望的格式。数字格式是单元格格式中最有用的功能之一，专门对单元格数值进行格式化。无论为单元格应用了何种数字格式，都只会改变单元格的显示形式，而不会改变单元存储的真正内容。反之，用户在工作表上看到的单元格内容，并不一定是其真正的内容，而可能是原始内容经过各种变化后的一种表现形式。如果我们需要在改变格式的同时也改变实际内容，需要借助函数TEXT等来实现。2020/2/24工作即是娱乐条件格式简单概述:利用EXCEL的条件格式功能,用户可以为自己的数据区域设置精美而又宜于阅读的格式.这种设置效果不同于单元格格式,它是完全动态的,无论在数据区域中增加或删除行,列,格式都会自动进行相应地调整,操持原有的风格.主要功能:自动标色,表格线.重要数据的提醒,比较等2020/2/24工作即是娱乐神奇的数据有效性概述:我们常常会编制很多表格需要下面部门或其他人来填写，但报上来的表格总不能达到要求，即使写了很详细的说明，总是有这么一部分人填写的内容出现概念性错误，也许数据有效性就是一种很好控制方法，防止大部分错误，引导填写部门按照自己的要求来填写。功能：对单元格进行始初化，并对单元格的输入内容进行限制。简化输入过程等2020/2/24工作即是娱乐分类汇总主要功能按字段进行数据的汇总,也就是我们常说的小计与合计,对于分类汇总需要注意的是进行分类汇总前要对数据源先进行排序.EXCEL自带的组及分级显示可做为分类汇总的补充对自动分类汇总后的数据进行手工调整或增加删除数据.二者配合使用可以得到最佳的方案或效果.2020/2/24工作即是娱乐数据透视表数据透视表是EXCEL功能为我们提供的现有最强大的数据汇总,分析工具,通过数据透视表我们可以轻松进行各种数据的统计分析,其附带的分析图对数据的对比更是一目了然,而且其计算速度非常的快,基本无延迟.对其操作不会对数据源造成影响.建议大家应能熟练应用,这对大家平时的工作会有很多的帮助.2020/2/24工作即是娱乐控件基础知识我们通过对控件(在EXCEL工作表中实际叫窗体)的操作,达到对公式或其它项目的更改,比如同个条件,不同标的项目进行显示等2020/2/24工作即是娱乐选项的应用2020/2/24工作即是娱乐函数操作普通公式数组公式易失性函数分类•日期函数•信息函数•逻辑函数•查找函数•统计函数分类•文本函数•数据函数•工程函数•财务函数•数学函数函数分类多条件汇总2020/2/24工作即是娱乐函数基础知识公式是对工作表中数值执行计算的等式,函数则是一些预先编写的,按特定顺序或结构执行计算的特殊公式.根据应用领域的不同,EXCEL函数一般可分为:逻辑,信息,日期,时间,数学与三角计算,统计查找与引用,数据库,文本,财务,工程等类别,此外还有EXCEL4.0宏表函数,扩展函数和外部函数等.2020/2/24工作即是娱乐函数基础知识许多朋友在碰到较复杂的函数公式,尤其是函数嵌套公式时,往往不知从何读起,从何理解,其实只要掌握了函数公式的结构等基本知识,就可以像”庖丁解牛”一样把公式进行分段解读(“F9键”公式分段计算键)函数公式是以”=“号开始,后面依次是函数名称,左括号,以半角逗号分隔的参数和右括号=IF(A10,SUM(B1:G1),””)2020/2/24工作即是娱乐函数基础知识函数的参数可以是数字,文本,逻辑值数组,错误值或单元格引用,指定的参数都必须为有效的参数.参数也可以是常量,公式或其他函数.有些函数不带参数,比如NOW(),TODAY(),RNGD()等.当函数的参数也是函数时