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办公自动化之--Excel2008年7月主要内容主要内容Excel概述及常用功能介绍Excel图表应用常用Excel函数及其应用Excel数据透视表的应用主要内容主要内容Excel概述及常用功能介绍Excel图表应用常用Excel函数及其应用Excel数据透视表的应用Excel概述Excel2于1987年问世，为WindowsExcel的原始版本。根据现在的标准看，这个版本过于粗糙；Excel3Excel41990年底，微软公司发布了Excel3forwindows，这个版本无论在外观和性能上都作了很大的改进，增加了工具栏、绘图功能、工作表大纲、加载宏支持、3D图表、工作组编辑等；1992年投入市场。这个版本增加了很多新功能，且可用性也增强了，使初学者在很短的时间内能够掌握。1994年初投入市场。这个版本推出了更多的新功能，包括多页面工作簿和VBA宏语言。Excel5Excel发展Excel概述Excel发展Excel95也被称为Excel7，是在1995年夏天推出的，因为它是第一个使用更高级的32位代码技术的Excel版本，在当时产生了巨大的影响；Excel97也被称为Excel8，它提供了前所未有的升级功能，工具栏和菜单的样式作了重大的改进，工作表可见行的数量增加了3倍；Excel2000也被称为Excel9，在1999年6月发布，它的最大改进就是将HTML作为可选的文件格式；Excel2002也被称为Excel10，在2001年6月份发布，最重要的新功能就是可以恢复被破坏的的工作簿文件，还增加了背景公式错误检查功能和新公式调试工具。Excel2003Excel常用功能介绍文件加密保护文档保护功能路径：[文件]→[另存为]→[工具]→[常规选项]→[设置密码]Excel常用功能介绍工作表保护文档保护功能路径：[工具]→[保护]→[保护工作表]→选择密码Excel常用功能介绍单元格定位填充下表中空白处的内容均为上一行的内容，这种情况在我们做数据透视表时经常会遇到，如果采用“复制—粘贴”的方法填充空白处的内容，会很繁索，浪费时间。如果采用“单元格定位填充”的功能，复制—粘贴可能花上几个小时的一张表格，几分钟时间就可能解决了。Excel常用功能介绍1、选择需要填充空白单元格的列；2、启动“编辑”菜单中的定位功能(快捷键：Ctrl+G)；3、在对话框中选择“定位条件”中的“空值”，点击确定；Excel常用功能介绍4、录入公式：等于上一单元格；然后按“Ctrl+Enter”就可以了。Excel常用功能介绍单元格有效性设置1、在工作表空白处将要选择的信息先录入进去；然后选择要设置的列；一、设置单元格下拉菜单，快速录入数据：Excel常用功能介绍2、启动“数据”菜单的“有效性”选项，在“设置”中选择“序列”功能；3、选择数据来源为预先定义的选项，确认完成，这样在列中就可以选择了；Excel常用功能介绍选中列，开启“数据”菜单“有效性”，选择“输入法模式”下的“打开”选项，点击确定，这样在录入资料信息时，列与列之间就能够自动转换“中文—英文”录入模式了。二、中文录入模式开启：Excel常用功能介绍2、录入类型后点击确定，这样就要以在单元格中录入数据了；在录入时，如果不够格式设置的位数，系统会自动以“0”补齐位数。Excel常用功能介绍选中区域，开启“数据”菜单“有效性”，选择“设置”下的“整数”选项，并录入最小值及最大值，点击确定，这样如果录入区域外的数据，就会自动报错。如果我们要在单元格区域内录入“0~100”的整数，如何做到自我检测呢？三、数据录入检测：Excel常用功能介绍单元格自定义格式我们要输入员工编号如：“000100”，怎样能做到更快捷方便呢？1、选中列，打开“单元格格式”设置，选择“自定义”，并在类型中录入“000000”；Excel常用功能介绍路径：[数据]→[分列]步骤单元格分列1、选择要分列的数据列；2、点击分列项，并选择合适的类型；3、调整适合宽度；4、选择存放的目标区域，并确认完成；2314Excel常用功能介绍5Excel常用功能介绍表格数据行列互换1、选择数据区域，复制；2、点击右键，选择“选择性粘贴”，选中“转置”，确认后返回就可；Excel常用功能介绍条件格式设置例：对入职的新员工(假定试用期为1个月)，在1个月试用期满后，表单自动提示，并用颜色标注，以示区别。Excel常用功能介绍1、选定要设置“条件格式”的列；2、打开“格式”菜单中的“条件格式”；Excel常用功能介绍3、根据需要设置条件格式；Excel常用功能介绍4、设置好后格式后，点击确认。(如果需要设置多个条件，点击“添加”就可以了)；Excel常用功能介绍在Excel中导入文本文档(.txt)12Excel常用功能介绍3456Excel常用功能介绍超链接功能1、选择要插入超链接的单元格，打开“插入”菜单中“超级链接”，或点击右键选择“超级链接”(快捷键：Ctrl+K),并选择要链接引用的位置；Excel常用功能介绍超链接功能2、在引用链接的文档中，建立链接返回，并键入要返回的单元格所在的位置，如返回“印刷部”在“A2”位置；Excel常用功能介绍打印表头设置我们在打印一个长工作表时，往往第二页后就显示不到标题，这样打印出来的工作表比较不直观也不太美观。我们可以通过“页面设置”来解决这个问题!Excel常用功能介绍1、执行“文件”菜单→“页面设置”命令，在对话框中点击进入“工作表”标签。2、点击“顶端标题行”按钮，后在工作表中选择好需要固定的标题行，点击“确定”按钮Excel常用功能介绍“页面设置”后的结果：每页都可以打印出标题栏了。Excel概述四、常用快捷功能介绍：Ctrl组合快捷键【Ctrl】+【N】：创建一个新的空白文件。【Ctrl】+【S】：使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。【Ctrl】+【W】：关闭选定的工作簿窗口。【Ctrl】+【+】：显示用于插入空白单元格的【插入】对话框。【Ctrl】+【9】：隐藏选定的行。【Ctrl】+【(】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。【Ctrl】+【0】：隐藏选定的列。【Ctrl】+【)】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。【Ctrl】+【C】：复制选定的单元格。【Ctrl】+【D】：复制上一层单元格。【Ctrl】+【X】：剪切选定的单元格。【Ctrl】+【V】：粘贴复制或剪切的内容。Excel概述【Ctrl】+【A】：选择整个工作表。【Ctrl】+【G】：显示【定位】对话框，【F5】功能。【Ctrl】+【F】：显示【查找】对话框，同【Shift】+【F5】功能。【Ctrl】+【P】：显示【打印】对话框。【Ctrl】+【H】：显示【查找和替换】对话框。【Ctrl】+【Z】：撤消上一个命令或删除最后键入的条目。Ctrl组合快捷键Excel概述功能键【Alt】+【Shift】+【F1】：插入新的工作表。【Shift】+【F11】：插入一个新工作表【F2】：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。【Shift】+【F2】：编辑单元格批注【Ctrl】+【F5】：恢复选定工作簿窗口的窗口大小【Ctrl】+【F6】：切换到另一个工作簿窗口【Ctrl】+【F9】：将工作簿窗口最小化为图标【Ctrl】+【F10】：最大化或还原选定的工作簿窗口【Shift】+【F10】：显示选定项目的快捷菜单【F12】：显示【另存为】对话框。Excel概述其他快捷键【Ctrl】+【箭头键】：移动到工作表中当前数据区域的边缘。【Shift】+【箭头键】：将单元格的选定范围扩大一个单元格【Ctrl】+【Shift】+【箭头键】：可将单元格的选定范围扩展到与活动单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格【Ctrl】+【End】：移动到工作表上的最后一个单元格(非空白)【Alt】+【Enter】：在同一单元格中另起一个新行【Home】：移到工作表中某一行的开头【End】：当【ScrollLock】处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格【Ctrl】+【Shift】+【End】：将单元格的选定范围扩展到工作表上所使用的最后一个单元格（右下角）【Ctrl】+【Enter】：使用当前条目填充选定的单元格区域【Shift】+【Enter】：完成单元格输入并选择上面的单元格【Ctrl】+【Home】：移到工作表的开头【Ctrl】+【Shift+Home】：将单元格的选定范围扩展到工作表的开头Excel概述其他快捷键【Alt】+【PageDown】：在工作表中向右移动一个屏幕【Ctrl】+【PageDown】：移到工作簿中的下一个工作表【Ctrl】+【PageUp】：移到工作簿中的上一个工作表【Tab】：在工作表中向右移动一个单元格【Shift】+【Tab】：移到前一个单元格（在工作表中）或前一个选项（在对话框中）【Ctrl】+【Shift+PageDown】：选择工作簿中的当前和下一个工作表【Alt】+【PageUp】：在工作表中向左移动一个屏幕【Ctrl】+【Shift+PageUp】：选择工作簿中的当前和上一个工作表【Ctrl】+【空格键】：选择工作表中的整列。【Shift】+【空格键】：选择工作表中的整行。【Ctrl】+【Shift】+【空格键】：选择整个工作表【Ctrl】+【Tab】：切换到下一个选项卡【Ctrl】+【Shift】+【Tab】：切换到前一个选项卡主要内容主要内容Excel概述及常用功能介绍Excel图表应用常用Excel函数及其应用Excel数据透视表的应用Excel图表制作Excel图表分类常用标准图表其他标准图表柱形图、折线图、饼图条形图、圆锥图、棱锥图气泡图、股价图等Excel图表制作Excel图表应用柱形图显示或比较多个数据组如：分析7月份各部门加班费用折线图饼图比较每一数值相较于总数值的大小如：分析每月机台大废品中各废品类型所占的比例对数据一段时期内的变化进行趋势分析如：分析07年度整体加班工资趋势和与06年对比工资分析Excel图表制作Excel图表使用步骤1、选定待显示于图表中的数据所在的单元格。如果希望新数据的行列标志也显示在图表中，则选定区域还应包括含有标志的单元格。2、单击“图表向导”按钮3、选择自己需要的图表类型4、根据“图表向导”中的指示进行操作Excel图表制作Excel图表选项设置1、标题及坐标轴标识；Excel图表制作2、数据标志显示；Excel图表制作3、数据表显示；Excel图表制作利用“图表”工具栏，可以快速准确地选择图表中的相应项目一、准确地选择图表中的项目Excel图表个性化设置1、选择菜单“视图→工具栏→图表”命令，显示“图表”工具栏；2、单击工具栏上左侧“图表对象”下拉列表框的下拉箭头，就可以选中图表中相应的项目Excel图表制作3、我们也可以通过鼠标单击的方式来选择项目，不管用哪种方法，都可以通过左上方的名称框来查看，当前选中的项目是什么；Excel图表制作二、修改各种标题的字体如果想每次修改一种标题字体，比如修改“图表标题”的字体为“黑体”，则选中“图表标题”单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表标题格式”命令，通过打开的“图表标题格式”对话框进行修改如果想同时修改图表上的所有字体，则单击图表的边框，选中图表区，然后直接在“格式”工具栏上修改字体的类型和大小即可。Excel图表制作三、使用次坐标轴有时候，一个图表中包含两个数据系列，但是它们之间的值相差很大，如果使用一个数值轴，那么另一个数据系列的差别情况可能显示得很不明显，在这种情况下，我们可以通过使用次坐标轴来改善另一个数据系列的显示情况下图中，因为“人数”与“金额”的差异较大，导致“人数”系列显示不是很明显，可以利用“次坐标轴”来解决这个问题。Excel图表制作1、选中系列“人数”，单击鼠标右键，打开“数据系列格式”命令；Excel图表制作2、进入“坐标轴”选项，点选“次坐标轴”选框，单击“确定”按钮；Excel图表制作3、返回编辑窗口后，我们发现图表中有两个坐标轴，左边原坐标轴表示“用餐金