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ISO9001:2000质量管理体系文件二湖南创元空调有限公司程序文件编制：审核：批准：生效日期：受控状态：分发编号：湖南创元空调有限公司程序文件编号首页生效日期主题目录版次A修改状态0-0页码第1页共1页第一章文件控制程序………………………………………1第二章质量记录控制程序…………………………………5第三章人力资源控制程序………………………………8第四章工程物资采购控制程序……………………………11第五章内部审核控制程序…………………………………17第六章不合格控制程序…………………………………20第七章纠正和预防措施控制程序…………………………24湖南创元空调有限公司程序文件编号XZOP01生效日期主题文件控制程序版次A修改状态0-0页码第1页共4页1.0目的使最新版本文件及时分发到所需部门进行使用，控制并销毁原有或失效文件，防止文件误用。2.0范围以公司的业务全过程所涉及的文件与资料，特别是与工程质量、安全相关的文件和资料。3.0职责行政中心档案室负责集团所有文件与资料的归口管理及文件、资料的发放、变更、回收记录，发放范围由管理者代表确定。文件与资料编制、审核、批准权限如下：权限文件名称制定审核批准质量手册行政中心管理者代表总经理程序文件责任部门管理者代表总经理作业指导责任部门部门经理总经理质量记录责任部门部门经理总经理4.0定义外来文件是指国家法律法规、与行业相关的技术标准，甲方提供的招标资料，政府职能部门、行业协会下发或提供的通知、文件以及从其他途径得到的资料。5.0内容5.1文件的分类质量手册程序文件工作指导书质量记录湖南创元空调有限公司程序文件编号XZOP01生效日期主题文件控制程序版次A修改状态0-0页码第2页共4页说明：质量手册：规定了质量方针和目标，描述符合ISO9000标准要求的实际管理运作过程及其相互作用；程序文件：描述为实施质量体系目标和要求所涉及到的某项系统性工作的过程和活动；工作指导书：表述质量体系程序中涉及到的具体的作业活动每一步详细操作方法的作业文件；质量记录：指空白表格、报告等。5.2文件的编写责任部门参照《文件编写规范》进行编写，提交给评审部门进行审核，审核通过后交相关责任人核准，审核批准过程记录在《文件的制定、修改、废止申请单》上。5.3文件的编号责任部门在编写文件时，按照以下规则进行文件编号：编号由六位字母数字组成，第一、二位为编写中心或事业部的拼音缩写的前两个字母；第三、四位为各层次文件的缩写，质量手册为QM，程序文件为OP，作业指导为WI，质量记录（空白表格）为QR；第五、六位为编写序号，序号取01~99的自然数依次排序，版本由一个英文字母组成，从A到Z，A表示第一版，B表示第二版，依此类推，修改状态用数字表示，0表示原版，1表示第一次修订，最多修订4次。如文件控制程序的编号为XZOP01。5.4文件的分类行政中心收到核准后的文件，检查文件编写是否正确、依据分发部门的多少复印相应份数，由行政中心档案室盖红色受控章以确定文件生效，发放时记录在湖南创元空调有限公司程序文件编号XZOP01生效日期主题文件控制程序版次A修改状态0-0页码第3页共4页《文件分发/回收记录》中，文件的原稿归档保存在档案室，文件的受控状态、分发号、生效日期由行政中心档案室编制《文件清单》。5.5文件的评审与更新5.5.1对公司质量管理体系文件的可操作性和有效性由行政中心组织相关人员每年三月份进行评审、修改；5.5.2文件的使用部门与评审部门认为文件不符合实际需要时，使用部门可提出修改，并填写《文件修改清单》，经主管领导审批，管理者代表同意；5.5.3文件更改的方式，个别文字可直接在文件上更改，加盖修改章；段落更改采取换页；如果更改范围较广则采取换版；5.5.4更改后的作废文件一律回收，并填写《文件分发/回收记录》。5.6使用管理5.6.1各部门依据所分发文件登录在部门收文一览表上，当多份文件放在一个文件夹中时，要列出文件清单，文件的摆放指定部门文件管理员，并存放在指定位置，不得擅自外借、涂改、乱画、复印等。5.6.2各种工作记录空白格式汇编成册，存放在行政中心档案室便于查寻。5.6.3如部门因丢失、增加使用部门、破损或其他原因需补发文件的，应填写《文件补发申请单》经行政中心主任签字确认后进行补发，如是发外文件与资料，需办理以上手续外，还需在文件上加盖注明有效期的印章。5.6.4外来文件的管理：有关法律法规、政府职能部门的来文，根据内容确定评审人员评审后再传阅；与产品、技术相关的文件资料要进行登记，需要传阅/借阅的办理传阅/借阅手续，所有外来文件由行政中心档案室统一管理，并填写《外来文件一览表》。5.6.5工程技术资料的收集和归档，要有移交清单，每年年底或项目竣工后向行政中心档案室统一归档。湖南创元空调有限公司程序文件编号XZOP01生效日期主题文件控制程序版次A修改状态0-0页码第4页共4页5.6.6每年，行政中心档案室对文件最新版本的情况编制《更新文件一览表》，发放到各部门对照所有文件的版本是否一致。5.6.7文件密级管理。文件的密级分为秘密、机密、绝密。机密和绝文件限定发放和阅读范围，随时上锁保管，不得带出公司；秘密文件允许在公司内部公开，但不得带出公司。5.7文件废止文件的不适应或工作需要，由相关部门提出后，交文件的审查、核准人进行废止确认，由行政中心档案室做好文件的回收记录，作废文件需盖作废章。5.8旧有文件的销毁：由行政中心档案室提出，报行政中心总监或总经理批准，年底进行集中销毁并记录在《文件销毁单》上，被销毁文件的原件保留在行政中心档案室，在需要借阅参考旧有文件时，办理借阅登记手续，在旧有文件上加盖旧文件参考章。6.0相关文件《技术资料管理规范》《文件编写规范》7.0相关记录《文件的制定、修改、废止申请单》《文件分发/回收记录》《文件补发申请单》《更新文件一览表》《文件销毁单》《文件清单》8.0附件湖南创元空调有限公司程序文件编号XZOP02生效日期主题质量记录控制程序版次A修改状态0-0页码第1页共3页1.0目的为使质量体系有效运作，提供证明工程满足规定的质量要求和质量体系有效运作的证据，作为质量改善和追溯的依据，特制定本程序。2.0适用范围适用于质量体系中以质量改善、质量追溯及据以衡量质量体系的有效运作。3.0职责3.1各部门负责本部门的质量记录的设计、审核本部门所需质量记录的表格形式，经管理者代表批准后由行政中心汇总编制质量记录手册。3.2行政中心负责质量记录的归口管理，包括质量记录的编码标识、质量记录的填写与保管的检查和监督工作。4.0作业程序4.1质量记录种类须控制的质量记录种类及保管部门如下列所示：4.1.1有关管理审查的记录：行政中心；4.1.2有关供应商的质量记录、采购的记录、设备进出的记录：物流中心；4.1.3有关工程测试与追溯性记录：技术中心、工程部、行政中心；4.1.4有关设计过程的记录：技术中心；4.1.5有关系统安装与维护的记录：工程部；4.1.6有关合同审查的记录：市场部、行政中心；4.1.7有关不合格品的记录、纠正与预防措施的记录：责任部门、行政中心；4.1.8有关客户投诉与客户满意度调查的记录：工程部、人力资源中心；4.1.9有关员工教育、专业技能训练的记录：人力资源。湖南创元空调有限公司编号XZOP02程序文件生效日期主题质量记录控制程序版次A修改状态0-0页码第2页共3页4.2质量记录的标识4.2.1本公司质量记录标识包括记录名称、使用部门、编号。4.2.2质量记录的编号KTQR-□/□顺序号版本号质量记录代号公司代号4.3质量记录表的编制、更改、增删4.3.1本公司质量体系文件编制人员在编制质量手册和其他质量文件时，根据要求和需要编制相应的质量记录表。4.3.2质量记录表中需要时，可附说明，如填写要求、流转方式、归档要求、保存期限、发放部门、使用部门及收集部门等。4.3.3记录表更改与增删a、质量记录表在使用过程中可根据需要增删或更改，报管理者代表审批后，填写《文件更改通知单》，并报行政中心备案。b、记录表更改后，新表发放同时，取消旧表。4.4质量记录的填写4.2.1记录填写时，应力求清晰，避免潦草。4.2.2质量记录由责任部门指定专人负责质量记录的收集、分类、填写、编目及归档保存，每月进行一次整理，做到编目清楚，便于查找，并填写归档清单。4.2.3数据要真实、及时、准确。湖南创元空调有限公司编号XZOP02程序文件生效日期主题质量记录控制程序版次A修改状态0-0页码第3页共3页4.2.4相关质量记录的数据应吻合、前后衔接。4.2.5质量记录中未填写的空白栏目可用划“/”的方式处理。4.2.6质量记录笔误更改可采取杠改方式，在杠改旁改写正确内容，并由更改人在更改处签名或盖章，不得涂抹原误写之处。4.5质量记录的查阅与索取4.5.1公司内部人员可根据需要从电脑里查阅质量记录、纸张形式的文件查阅/索取需征得部门行政中心负责人的同意，办理借阅手续，填写《质量记录借阅登记表》，并按时归还。4.5.2客户需要查阅/索取质量记录时，需经责任部门负责人或其授权人员同意，办理借阅手续，填写《质量记录借阅登记表》，并按时归还。4.6质量记录的保存4.6.1记录的控制部门，应依记录的性质或时间分类归档保存，并分类存放。4.6.2记录保存时，应考虑储存环境，记录的性质（如磁盘）与重要性，避免记录的损毁、变质与遗失。a、电脑磁盘应备份并注意储存环境的潮湿及灰尘状况；b、传真纸若属热感应纸，若该记录需保存三个月以上时，应予以复印保存。4.6.3填写完整的质量记录，需要作为资料报送相关部门时，应有发放清单。4.6.4由行政中心负责编制《质量记录一览表》，该表应涉及质量记录的名称、标识、保存以及检索的规定，需要时发给各相关部门。4.6.5超过保存期的质量记录，由保管人员自行处理并在归档清单中注明。4.6.6质量记录的保存期限详见《质量记录一览表》。4.7合同有要求时，质量记录可提供给客户或其代表评价、查阅。4.8质量体系要求的全部记录表格，行政中心与使用部必须各保存一份。5.0相关文件《文件控制程序》6.0记录《质量记录一览表》《质量记录借阅登记表》《文件更改通知单》湖南创元空调有限公司编号XZOP03程序文件生效日期主题人力资源控制程序版次A修改状态0-0页码第1页共3页1.0目的确保人力资源满足公司运作及项目实施的要求。2.0范围适用于承担质量管理体系规定职责的所有人员。3.0职责3.1人力资源中心负责组织人力资源的岗位分析、需求评估、招聘、培训、考核和任用。3.2各部门负责人负责本部门员工的岗位分析、技能培训并配合人力资源中心的其它工作。3.3管理者代表负责批准部门员工的岗位分析和需求评估。3.4总经理负责批准年度人员需求计划、年度培训计划和部门负责人的岗位分析。4.0工作内容4.1人力资源需求的评估。4.1.1年初集团年度工作会议明确年度招聘计划。资料由各部门提供，人力资源中心汇总，总经理审批。4.1.2用人部门每月填写《人员需求表》申报一次，交人力资源中心。评估原则：根据工程项目的实际需要，工程技术人员、施工人员根据项目情况，管理人员根据人员定编表。经理以下人员的招聘由人力资源中心批准，经理以上人员由总经理/总监审核，总裁批准。4.2招聘4.2.1人力资源中心将核准后的各部门人员需求表汇总，通过人才市场、网络、报纸等其它方式发布招聘信息。发布时间视所需人员到岗时间的预期而定。4.2.2参照岗位职责说明书的要求对比应聘人员应聘资料，筛选合适人选，一般以电话通知面试。湖南创元空调有限公司编号XZOP03程序文件生效日期主题人力资源控制程序版次A修改状态0-0页码第2页共3页4.2.3面试人员填写《应聘登记表》，首先通过人事面试，再交用人单位面试评估，最后由人力资源中心面谈待遇、福利等问题，（中高层或特殊岗位由人力资源中心安排与总裁见面）面试结果记录在应聘登记表上。4.2.4被录取人员如是关键岗位，人事专干2日内对其进行历史表现、家庭情况进行背景调查。4.2.5面试合