保密管理制度

保密管理制度第一章总则第一条目的为了有效的保护、管理北京数码娱乐科技有限公司（以下称“公司”）的商业秘密（包括技术秘密和经营秘密，以下称“秘密”），特制订《北京数码娱乐科技有限公司保密管理制度》（以下称“本制度”）。第二条适用范围本制度适用于公司全体员工、外设机构员工、中长期逗留的外部人员以及短期访问公司的人员。第三条术语定义本制度涉及的术语定义如下：（一）「保密信息」是指属于公司、不为公众所知悉，能为公司带来经济利益，具有实用性并经公司采取了合理的保密措施，可用于生产、销售或经营之技术信息和经营信息（无论系以何种媒介储存或记录），包括：1、公司档案资料，包括：各类合同（无论是否以书面形式签订）、人事档案、行政文件、供货商等；2、公司所拥有的任何与计算机软硬件开发资料，包括但不限于产品开发及制造计划、开发及制造大纲、软件程序、设计图纸等资料；3、市场销售资料，包括成本、经销商资料、市场推广计划、价位策略、销售渠道、销售模式、行销策略及计划、报价单、客户名单、市场调研、培训资料等；4、财务信息资料、资产情况、开户银行资料、股东资料、投资信息等；5、公司的管理方法、管理制度及经营情况；6、公司的知识产权（不论是公司独自拥有的，或是和其他方共同拥有的，亦不论是现有的或正在研发的，相关知识产权客体尚处于未公开状态或不属于公知信息），包括但不限于下列：（1）核准注册前的待申请商标，无论是文字、图形或其结合；（2）未公开发表作品的著作权与邻接权，其中计算机软件著作权中“软件”范围包括但不限于软件、源程序、全部代码；（3）“专有技术”；「专有技术」（Knowhow），包括但不限于未公开过的、未取得工业产权法律保护的技术知识、分析方法、分析数据、设计图纸、工艺流程、公式、生产数据及其他数据、技术规范、质量控制和管理等方面的技术知识、所有安装及维护方面的信息，包括源程序、代码、检验文件及检验结果、所有报告表格、记录资料等文件。（4）公司拥有的符合法律、法规规定的商业秘密特征的其他知识产权。（二）一般文件、秘密文件、机密文件和绝密文件：记载公司已公开发布的信息的文件为“一般文件”；记载公司机密或绝密的文件为“社内密文件”；记载公司秘密的文件为“社外密文件”；社外密文件和社内密文件统称为“保密文件”。（三）外设机构：指公司设立的子公司、分公司、办事处或代表处。（四）公司全体员工：指曾经在或正在公司及公司的外设机构实习、试用或正式聘用的人员。（五）中长期逗留的外部人员：指在公司连续逗留时间达两天或两天以上的外部人员。（六）短期访问人员：指对公司进行临时性参观访问的外部人员。（七）桌面工作站：指台式机、笔记本电脑、平板电脑（PDA）、智能手机等智能设备。（八）泄密事故：指一切不遵守公司相关保密制度和相关保密协议的行为。第四条基本原则1、不该说的秘密绝对不说；2、不该问的秘密绝对不问；3、不该看的秘密绝对不看；4、不该记录的秘密绝对不记录；5、不在私人通信中涉及秘密；6、不在不利于保密的地方存放秘密文件资料；7、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达秘密事项；8、不在接入互联网的电脑上收发和存放涉及秘密的信息第五条业务担当及职责1、公司保密主管部门行政部是公司保密事项的整体计划、执行、调整和管理的主管部门。主要职责如下：1)制订及监督执行公司保密方面的方针、规定、制度。2)与相关保密部门协作，维持必须的保密系统。3)制订防止泄密事故的预防对策及实施相关培训。4)发生泄密事故后，事故处理及整改方案制订与实施。5)监督第二条适用范围内人员是否遵守保密管理。2、相关保密部门1）相关保密部门人员保密/文件保密------------------公司各相关部门电子信息保密/通讯保密------------公司各相关部门会议保密/场所保密/设施保密------------------公司相关部门2）主要职责：(1)执行公司保密主管部门交与事项。(2)管理与维护类别保密系统。(3)发生泄密事故时及时通报保密主管部门，谋求对策。(4)与相关保密部门共同协商，完善各保密部门的方针、规定及制度的修订(5)在与相关外协单位接洽或与第三方进行采购、销售及其它业务方面的合作时，应当与他们签订保密协议或在相关业务合作协议中加入相应的保密条款。3、保密责任人1）保密责任人是各部门经理。2）职责：(1)检讨各种文件及信息的保密性及保密级别。(2)确认并监督部门内部各种保密制度的执行情况。(3)决定保密信息或文件保密性的取消及废弃。(4)组织进行入职和退职时必要的保密培训。第二章人员保密第六条员工维护企业秘密的义务1、公司员工在入职时，要签订《员工任职保密协议》（标准版本见附件5），履行协议中约定的保密义务，并遵守公司保密制度。2、公司员工对于其知悉的社内密，未经总经理同意的，不得将社内密及以社内密为基础编辑衍生出的信息披露于公司其它员工知悉，也不得进行与工作无关的活动，更不得披露于公司员工以外的第三人知悉。3、公司员工在处理关联业务时，如需要提供公司秘密，必须通过本部门的保密责任人及总经理批准后方可外传。外传秘密时应当确认公司与对方是否签署有保密条款或协议，如没有则应当与对方签订保密协议后方可将秘密外传。同时，如以文件形式提供时，应当在文件上加盖“机密”或“CONFIDENTIAL”等表示文件保密及保密等级的印章；如为口头形式将秘密外传时，应当时提示对方前述信息为“机密”信息；并应提醒秘密接收方对其接收的秘密进行保密。4、公司员工在退职时，按原签订《员工任职保密协议》的要求，对熟知或了解到本公司的秘密要保密。5、公司员工在接待短期访问人员时，应当严格执行公司保密制度的相关管理规定。6、本条的规定也适用于外设机构所有人员。第七条中长期逗留的外部人员的保密管理1.公司各部门由于工作的需要聘请或雇用中长期逗留的外部人员时，要求按照公司相关规定，部门保密责任人审核批准，报人力资源部，并确认与他们或与他们所在的公司或单位签订了《保密协议》（标准版本见附件6），方可进入公司。2.中长期逗留的外部人员由于工作需要携带相关物品，必须在行政部办理出入登记手续后，方可出入。3.相关部门保密责任人对其部门中长期逗留的外部人员，必须进行保密方面的培训。并在逗留期间负责对其管理及监督。第八条短期访问人员的保密管理因采购、销售及其他事项，当天访问公司的外部人员，按以下方法管理：1.公司相关接待部门在行政部办理访问人员登记备案手续。2.短期访问人员由于工作需要携带相关物品，必须在行政部办理出入登记手续后，方可携带进入公司，并在访问结束离开公司时，核销携带物品的登记。3.公司各部门员工在接待短期访问人员时，按第六条的规定执行。第九条相关外协单位的保密管理1.对于进入公司施工、检测、监测的外协厂商及相关机构，在进入公司作业后，须与公司签订保密协议。相关外协单位应承诺不会在作业期间和/或结束作业后将公司相关施工状况、结构、测量及监测数据、公司相关制度文件及其它商业秘密告知第三方，也不得为了履行协作义务以外的目的利用其知悉的商业秘密。2.与相关外协单位接洽的公司相关部门有责任监督管理外协单位相关保密管理工作，应当在相关外协单位进入公司作业前，与他们签订保密协议或在签署相关协议时将保密条款作为协议的一部分。3.在签署保密协议的情况下，保密协议版本如是由公司提供的标准版本，则可由承办部门保密责任人签字后，直接到公司合同专用章管理人处盖章，无需依照公司的合同审批流程进行审批；保密协议版本如是对方提供或对方对我方提供的标准版本有所修订，则必须通过公司法律顾问和总经理进行审批（如不涉及金额，则不需要通过公司财务部门的审核）。第十条业务合作方的保密管理1.对于无需进入公司作业但与公司就资材采购、产品销售或其它业务进行合作的个人、公司或机构（以下称“业务合作方”），虽然他们不需要直接进入公司进行作业，但仍应当在业务合作开展前，与公司签署保密协议。2.与业务合作方直接接洽的公司承办部门或人员，应当在业务合作开展前或开展时，与业务合作方签署保密协议或在签署相关业务合作协议时将保密条款作为合作协议的一部分。保密协议的签署流程参照第九条的规定执行。第十一条保密培训保密主管部门经理要随时确认，检查保密状态，对员工进行保密培训，尽最大努力预防泄密事故发生。第三章文件保密第十二条文件的管理1.文件由制作部门保密责任人指定人员发放到关联部门或个人处，关联部门或个人不得找人代收代签。通常保密文件阅读完毕后统一由相关人员收回，暂时不收回的由签收人妥善保存，到期统一由文件发放部门清退销毁。2.严格遵守文件的阅读范围。凡保密文件或内部文件，应在办公室内阅读，不得随身携带或回家阅读，不得给无关人员阅读。3.无关人员未经允许不准随意翻阅正在打印的文件；打印人员不得把打印的有关文件及资料内容向无关人员泄露。4.严格控制文件的复印范围和数量。保密文件一般不得随意复印，确需复印时，必须经过相关部门审核及公司总经理审核批准后方可复印。复制的保密文件一律按正式保密文件管理，定期清退销毁。5.各部门做好文件的清退、销毁工作。确因工作需要借用的文件，需履行登记手续，用完及时退回档案室。6.做好文件及废纸的处理工作。各种没有保留价值的文件、资料及废纸及时销毁或定期集中销毁。7.传递文件必须遵守保密纪律，在途中不得在不相干的地方停留，严防文件丢失。8.公司员工要借阅、翻印、影印、清退、销毁时，应当依照《北京数码娱乐科技有限公司公文管理制度》的相关规定进行审批，经审批确认后方可进行。第十三条保密文件的等级分类1.各部门保密责任人判断相关本部门的资料或信息的重要性和价值，并决定该资料或信息的保密等级，进行分类管理。2.公司保密文件分为：一般文件、秘密文件、机密文件、绝密文件第十四条保密文件的制作1．全体员工不能为了公司业务之外的目的来制作或收集保密文件。2．保密文件制作者在完成文件后，要毁掉关于该保密文件的方案,复印纸,电子存储介质等相关资料。3．保密文件是二页以上的文件或册子时，从第一页开始每页中下方均须标记总页数和该页数。第十五条保密文件的标记1.保密文件要按照等级分类进行标记。2.文本性的保密文件要在文件上用红色标记。第十六条保密文件的保管1.保密文件与一般文件区分来保管。2.文本型保密文件在相应部门指定的保密文件保管柜里保管,保密文件保管柜里不能存放保密文件以外的东西。3.文本型保密文件保管柜要始终锁着,钥匙由保密责任人来管理.4.电子型保密文件由部门保密责任人统一汇总在指定公用电脑上进行保密管理。第十七条保密文件管理记录本各部门保密责任人为了记录保密文件的制定、分类等级、接收及借阅等相关管理事项，必须配置保密文件管理记录本，便于记录。第十八条保密文件的保护期限1.所有的保密文件保护期限在文件相关位置必须标注明确。2.保密文件的保护期限如无法预计时通常设为从其产生之起日起10年以上或公司采取保密措施的最长时间。第十九条保密文件的废弃1.保护期限已完了或没有保存价值的保密文件，用烧毁，碎掉或在电脑中永久删除等其他的方式来销毁保密文件。2.保密文件有必要延长保密期限时，可通过申请延长的审批方式，得到批准后延长。第二十条文件的外传公司员工要将公司文件外传时，必须填写《文件外传审批表》（见附件2），提出申请，经审批确认，得到批准后方可传递。一般文件的外传审批权限是本部门经理，秘密文件的外传则还需要通过总经理的批准后方可外传。公司秘密文件外传时，应当让秘密文件的接收方签收（保密文件签收单的格式见附件3），并将保密文件签收单原件交公司行政部的资料管理室存档。第四章电子信息及通讯保密第二十一条移动电子设备的管理公司员工不能任意使用以下移动电子设备，需使用时应向相关部门保密责任人提出申请，得到批准，并到行政部办理登记备案后再使用。1.个人移动便携式笔记本（NOTEBOOK）。2.CD(DVD)Recorder设备。3.摄像机和照相器材等。4.可储存Data的所有移动电子设备（Disk，USBMemory，SmartPhone等）第二十二条桌面工作站的管理1.公司选用的桌面工作站