工程专业不成文的法规

1/8工程专业不成文的法规引言本文摘录于W.J.King所著的“工程专业不成文的法规”一文。这篇文章原载于1944年5，6，7月出版的《机械工程》。近50年来，这篇文章被重版多次，其实用价值足以得到证明。它为年轻的工程师开拓事业提供了很多明智的建议，而对于老资格的工程师，我们知道这些至理名言非常有效，可是未运用实践。与工作的关系无论你的第一份工作看上去多么简单，多么琐碎，你都应该严阵以待，许多年轻的工程师觉得做那些技术项目中琐碎的杂事有失他们的尊严，与他们所受的大学教育也是不相配的。他们希望在大企业中展示自身真正的价值。而事实上，人们往往会注意你在处理第一份简单工作的态度和绩效，这也许会影响你一生的事业。有时，你过分担心你将要做的工作是否足够重要，足够有意义。当然，这些考虑是情有可原的，你应该很好的估量他们。但总的来说，如果你能认真做好目前的工作，你的前途将不可限量。在一个重视人才，任人为贤的大公司里尤其如此。成功很大程度地取决于其个性，潜能和精力，以及处理问题的才智，毋容置疑，努力做好每一件小事比你当一个碌碌无为的部门领导所能取得的最后成功的机会要大得多。而且，从另一方面讲，如果你不首先设法在你的第一份工作中给别人留下好印象，你将也没有机会做其它你想做的事。一份耕耘，一分收获这是一种素质的培养，在不同的情况下可以通过不同的方法获得。具体的内容将在下文的一些项目中作详细的阐述，这里先把他们精简成三条最基本的特征“a)精力，表现在开始着手工作的积极性及保持工作顺利发展的进取心上。b）应变力及创造力等，即寻找方法，以达到预定效果的能力。c)毅力（坚持），是在困难，失望，冷漠中不屈不扰的气质。有时这最后一种素质，是一些看上去优秀的工程师所缺乏的。严重的会使他们工作的绩效大大地降低。这种不求甚解的行为通常可以用“虎头蛇尾”这句俗语来形容，或者也可以这样来描述这种人：“你不能把他太当真，他今天可能为一个想法热血沸腾，但明天就会见异思迁。”因此，请记住，如果一份有意义的工作有必要去完成，那么只有在完成之后才会体现出他的价值。在执行一项任务时，不要等着你的经理，供应商或者其他什么人把一切都交到你手上，而应自己追随，跟进这是一个刚进入创造部门的新工程师首先学到的事情之一。许多新手以为，把定单放在一边，坐等货物送到就足够了。事实上，大部分工作的进展程度与你运用于工作上的跟进，督促的总合是成正比的。跟进意味着对工作每一步进行计划，调查，提高及促进。应培养一种习惯---一旦遇到困难，便能迅速找到解决的办法，或采取其他一些补救方案或紧急措施，以保持工作不断运转而不丧失其动力。当然，在人们着手工作时，每个人所遇到的那些阻碍他们工作积极性的困难是截然不同的。另一方面，某些事情有时因为一些人的过分热心而做得过火，这些人往往总是令人不快，耸人听闻。我们应留意其它部门的要求或建议，太多的坚持与煽动对你个人利益的损害比有关的技术上的失败所导致的损害要严重的多。2/8确保你的建议和别人的承诺以书面形式记载下来，不要仅仅因为别人的口头承诺就轻信事情会做好，交易会成功。事实上，很多人的记性都不好，有的人又太忙，而几乎每一个人对书面化的东西都会重视得多。当然也有例外，这时就应在此Memo上注明它将被拷贝送发的第三个部门，以作为今后查证的依据。当接到投诉或又被分配做其他工作时，一定要将手头的工作坚持下去，直到圆满完成，经常一个总公司的年轻工程师会为了赶一趟火车或扑一个约会而放下已经做了一半的工作或是草草了事。在这种情况下，你应熬夜完成全部工作，然后达电报给老板，向他汇报情况。任何一个老板或顾客都不会愿意过后再派另外一个人来完成这项工作。切忌流露优柔寡断。对一个工程师来说，最严重的批评之一莫过于“他（她）的观念总是仅仅依赖于和他（她）最后谈话的那个人。”当你想陈述意见或提出承诺时，不要操之过急，一定要有合适的机会去掌握事实，研究事实，然后将你的意见或承诺付诸行动，尽可能使之顺利完成，除非是又有新的证据证明它不再适用。显然，应该避免极端的顽固与武断，但也请记住，无论何事都会有人持相反的意见来反对你。不要羞于在上级面前表现自己，提出自己的观点，每个年轻的工程师都应该读一读艾默生的散文“自信”，许多新手好像认为他们的工作只是简单地做一些被要求做的事，并完全遵循老板订下的路线。当然，有时保持沉默是明智谨慎的做法，当原则上，当你对事情有所帮助，大胆说出你的观点是有益的。那些过于胆小，什么也不说的人，通常被人误认为是无话可说。经常有这样的事发生：当人们从事某项工作时，往往不知该从何着手，其实，这是一个选择的问题，一般而言，应选择那些有适当的成功机会的项目。这在工程会议中经常可以看到。最先站出来说出一个详细的听起来合理的建议的人，比在其他任何机会发言的人都要有利得多。当然，所提出的计划必须是详细的，且听起来是合理的。（通常，最好的计划不会一开始就这样得到认可。）一般来说，最能深刻地自信地谈论某项计划的人，最有可能会被派去实施这项计划。如果你不想做这项工作，你尽可能保持沉默，这样你就会忽略。但同样地，当有机会承担更大责任时，你也被忽略。在申请批准一项重大的活动之前，应订立一份详细的计划，并拟定程序，以提供充足的理由决策者通常会理所当然拒绝批准任何即没有周密的安排，又没有充分考虑到在执行过程中可能会出现的细节问题的计划。通常，年轻人所拟定的计划，即不确定完成的方法，也不权衡一下它的实际效益和会遇到的困难及所需的成本。“周密”的计划和“不成熟”的计划的区别也就在此了。口头或书面报告应力求简明厄要。如果说决策者有隐患存在的话，那就是一些人把本应只用20个词的一句话就能表达清楚的事情，非要漫无边际地谈上半小时。在工程师中普遍存在着一个奇怪的倾向：围绕一个简单的问题有太多的前奏及评论，以致问题本身变得难以辨认。要从一群人中得出一个直接的答案实在太难，这往往令他们自身的工作成效大大降低了。简而言之，目前这一倾向就是在回答问题之前解释问题。当然，很少有问题无须任何论证而能直截了当地得出结论，但重要的是应首先尽可能简明地表述问题的关键。从另一方面讲，有时加上适当的背景或相关的事实来阐明一个简单的答案也是很重要的。其中的窍门就在于如何用最少的时间表达出最多的重要信息，这对每个人都是一笔宝贵的财富。3/8这方面最好的范例可在报纸上普通的新闻中看到。从摘要中我们就可以了解到90%的主要内容。如果你有时间并有兴趣继续下去的话，第一段就会给出大部分重要的细节，后面的段落只是详细介绍一下过程中所遗漏掉的重点。有时为了使文章的篇幅适合现成的版面，编辑只需简单地裁去文章最后的段落，因为他知道这样做几乎没有重要的内容会被丢失。在你的报告中，能采用这种方法是再好不过了：有条理地表达问题的重点，忽略微不足道的细节。尽量注意措词的精确性这看上去好像是陈词滥调，但仍然有很多的工程师因为不能回答一个简单的问题而习惯于猜测，以致失去了上司及同事对他们的信任。能够回答你职责范围内的问题当然是很重要的，但若答错了还不如不答的好。如果你确实不知道，就直说，但同时，你也要别人知道：“我很快可以找到解决的办法”。如果你不是很确定，那就说出你的答案的精确程度或近似程度。一个可靠，可信的名声是你最宝贵的财富之一。这不仅仅适用于书面的报告，核算等等，也同样适用于口头的报告。把一份自己都未仔细检查的报告交给老板核准，确实糟透了。有时，甚至一份有着明显错误及漏洞的正式报告也被交了上去。与上司的关系每一个管理者都必须了解自己的职权范围内正在发生的事情这个道理太基本，太重要了，可视为公理。这个结论来自于一个显而易见的事实---—一个人如果连他正在做什么都不知道，他便不可能成功地管好自己的事务。这个道理不仅仅适用于初级经理以及特定工作负责人，也同样适用于部门领导。没有一个有头脑的人会否认这个道理的正确性，然而，他却经常地违背，被忽视。在这里之所以提到这件事，是因为以下的原则都从不同的角度反映了这条“公理”的基本要求，但在实践中却经常被违背。不要忽视这个事实——你是在为你的老板工作。这听起来很简单，但有些工程师从未领悟到这一点。当然你是在为社会、为公司、为部门，为你的家庭及你自己而工作，但是首先，你应该是为你的老板而努力工作。你的老板是你的直接上司，你直接向他汇报。有一种现象在年轻的工程师中不无存在：他们迫不及待地，热情地想把事情做好，而忽视了他们的老板，甚至企图超越老板。有时他们会暂时走得快一点，但迟早他们会发现，在一个大的组织机构中是不能容忍这种工作手段存在的。总的来说，你不可能骗得过你的老板，他（她）决定你的级别，并根据你在其他一些事情中的合作能力来评估你。但相反，如果能对老板奉献忠诚，并感到能帮他（她）做好主要的工作，那么我们大部分人将会感到更多的工作之外的满足。找寻伯乐——小心选择你的老板。这在你的工作生涯中所起的重要作用仅次于选择合适的公司。在大多数工程组织机构中，资历深的工程师或部门领导本人是影响年轻工程师形成其职业特点的主要因素。远在没有大学及书本的日子里，所有手工艺行业高明的工匠都是通过作学徒来吸收技艺的。这就好比玩高尔夫球：一个初学者不断地打“哑弹”，那么无论他多么虔诚地学习规矩，他都很可能一直只会打“哑弹”；相反，新手只要去实践模仿着试上几回，就可以提高球艺了。然而，你通常不可能审慎地来选择你的老板。如果一旦被证明他（她）的能力甚至比其应具有的一半还低时，你该怎么办？摆在你面前的只有两条路：（a）接受这个老板、并把他视为高权利的代表，尽可能有效地执行他（她）的方针或指示。（b）尽快转换单位。如果你选择了其他方法，各方面的4/8利益（包括公司）都会受到损害，尤其是对于年轻人。试想，在军队里，士兵不喜欢上司，为了个人的打算无视或更改上司的命令，将给军队的效率带来对么大的危害啊！要知道商业组织虽然不是军事机构，但也不是乌合之众。你应为你老板效劳的首要事情之一，是让他（她）了解所有重要事情的进展这是前面所述原则的必然结果：一个经理必须知道当前发生的事情。可关键是，他（她）必须知道多少——多少细节。这对于一个新工程师通常是很难直接了解到的。许多新手很犹豫，该不该拿太多的报告来打扰老板。这种顾虑当然是对的，否则就会显得太过分。但在大多数情况下，有关管理的问题是应摘取足够的信息以保证他对此了如指掌。每一次老板都会说：“不要拿这么多琐事来烦我”。但有很多次他们也会是说：“为什么没有人告诉我这些事情”。记住，你应该经常约见老板，汇报工作，以求认同，并向上级解释你的行为，以使这些行为能配合更大的计划的执行。总之，原则就是把为达到这两个目的而所需的全部信息都告诉老板。老板要求做的事应享有绝对的优先权。也许，你认为你有更重要的事要先做，但除非得到允许，否则把任何其它工作在老板指定的工作之前都不是你、明智之举。原则上，他（她）有充分的理由让你现在就把事情做好，而且，这比其他看起来很急其实并不明显的事对你晋升的影响要大得多。而且，也应注意，如果你被指派去做某事，但你却发现它并不值得去做（考虑到某些资料及事实），你不要让它就此完结，置之不理，而应让老板知道你的用意及不做的原因。忽视这一点已在很多场合中引起过麻烦。不要太急于顺从老板，跟红顶白。这是上述原则所包含的另一方面的含义。过分地奉承，顺从部门领导意愿的现象在年轻的工程师中相当普遍地存在。一个抱此心理的人可能：a)不断地以琐碎的指示或核准来打扰老板。b)放弃所有的主动权，连最基本的思考都要全部依靠老板。c)顽固地执行一个已被新的证据证明是错误的计划。工业组织与军队的不同之处就在于此了。通常来说，部门领导所制定的程序是暂时的，并不是神圣不可更改的。它只是在新的程序被拟订几核准之前才适用。因此，原则就是每过合理的周期向老板汇报你的工作，并把你所构想的经过周密考虑及充分计划过的改善措施或新的计划项目提交老板审批。与同事及外界的关系在处理所有的事情时应注意把每一个有权参与的人都包括进去在大的组织机构中，当采取重大步骤时，很容易忽略掉那些正好没出席或一时被遗忘的部门或个人的利益，结果往往是不得不撤消所采取的步