工程施工企业管理法律建议书

工程施工企业管理法律建议书公司股东、董事会：在对建筑公司与模板公司建设工程劳务分包合同纠纷进行调查过程中，我们调取了大量的证据，并向相关工作人员了解了有关事实情况。经过对已经掌握的证据和事实情况进行细致分析，我们发现s建筑公司在经营管理过程中存在若干法律风险。因此我们提出如下管理建议，以期对提升该公司的经营管理有所裨益。一、合同管理1.合同签订。在调查中发现，有大量物资租赁、销售和工程分包未签订合同。详细情况及建议请见本文第二部分第1条和第三部分第1条。2.对自身履约能力估计不足。《工程施工合同》第1.3.10条约定J模板公司有偿使用s建筑公司的脚手架、模板等材料，而后，除出租自有材料外，s建筑公司又从宏泰公司租赁相关材料再转租给J模板公司（无差价）。s建筑公司以货币形式向宏泰公司支付租赁费（见0156和0084号记账凭证），再从J模板公司工程款中抵扣，加之财务部门采取挂账的处理方式，相当于我方免费为J模板公司融资垫款。建议：合同经办部门应加强与合同事项相关的各部门的沟通，准确估计自身的履约能力，对施工合同条款采取适当的表述定方式，如“优先租用甲方的脚手架、模板等周转材料，甲方的周转材料不足的，乙方自行另行解决”。如果要求分包方必须租用总包方的周转材料，则应保证我方能够以较低价格租入该等材料。3.合同条款约定不清。《程施工合同》第2.1条约定“包工包料”，但是实际是发包方供应商品砼；第4.5条约定“图纸内工程量按建设单位、总包方、分包方共同签字确认的工程量一次性包死”，而第6.1条约定由各方“对已完成的合格工程量进行确认，此实际工程量作为双方结算工程款的依据”。建议：经办人应当加强对合同事项的了解，认真起草合同条款，评委审核要严格，细致。4.关联合同条款不协调。s建筑公司与J模板公司签订的设备租赁合同及补充协议（以下简称“租赁合同”）约定租赁费从工程合同的抵房款部分抵扣，由于工程合同履约过程中产生大量沉淀的扣款，导致租赁费无法全额抵扣（参见第五条第5项内容）。建议：经营管理者、合同经办人及与履行相关的各部门应当注意到不同合同对有关联的事项做出的约定，采取适当的履行方式控制风险。5.档案管理。在调查取证过程中发现s建筑公司与J模板公司签订的工程合同（以下简称“工程合同”）有丢失合同页现象。建议：加强合同档案管理，及时将招投标资料、合同文本及附件归档。二、工程管理1.施工过程中项目部未经J模板公司书面确认即将承包范围内部分施工内容另行发包给其他施工队伍，且没有签订书面合同。建议：明确规定未经公司与分包方协商一致，项目部不得私自安排其他队伍承接已经出包的施工内容。对没有签订书面合同的队伍不得支付工程款。如果是因为分包单位缺乏施工能力而由项目部另行委托其他队伍施工，则应当事先报经公司批准，然后与分包方或分包方签订补充协议约定扣除工程施工合同中相应工程量，结转工程款时要直接从分包队伍当期应付款中扣除相应工程款。2.现场物资管理：中申出租给金铭的周转材料中有价值38万余元的架子管、桥板被运输出场（见0933号《扣款单》）；从宏泰公司承租后转租给金铭的物资中有价值约53万元的物资丢失（见1543号《扣款单》）；价值11万元4千元的工字钢丢失（见1544号《扣款单》）。建议：对施工现场进行封闭的、统一的管理，对进、出场物资进行登记，严格控制物资出场审批流程。无相关人员签署出场许可的，门岗不得对出场物资放行。3.甲供材料管理：商品砼领用没有J模板公司的签字（见《预拌砼发送单》），导致砼超差扣款无证据支持。建议：凡甲供材料均要求分包方授权人员签字领用并定期进行汇总、对账（如1个月对账一次，工期较短的可以每周对账）。4.工期管理：《**工程施工合同》约定按甲方要求开工，必须在2006年7月25日前完工。实际完工验收日期为2006年11月6日（见《工程完工验收单》），工程部签署意见为“质量进度符合要求”，对工期延误的原因、每次延误的时间均无记载。建议：合同条款中应当明确约定开工日期和完工日期。实际开工时，应当要求分包方提交书面的开工报告经批准后开工，完工时要有正式的验收报告，记载工期执行情况。合同履行过程中，对于工期延误要有详细的记录和说明并及时书面确认是哪那一方的责任。三、资产管理1.大量资产出租未签订书面合同（水泵、振捣棒、工字钢、宏泰公司模板脚手架等），对租期、租金、违约责任等均没有书面约定。工字钢出售未签订合同，扣款单未及时转财务部处理（见0162号扣款单）。建议：完善资产管理流程。加强库存物资登记及出入库管理，由资产部和财务部分别保存资产账簿，定期进行对账、盘点。如有物资盘亏，资产部门必须报告核销。涉及因租赁、出售抵扣工程款的，应当及时将扣款单转财务部进行抵扣。所有资产出租、承租及出售业务均需签订书面合同，否则要对资产管理责任人进行处罚。2.工字钢丢失扣款计算有误（见1544号扣款单）。J模板公司使用工字钢，除应付租赁费外还应当返还原物。如果丢失未返还，出支付租赁费外还应当按工字钢价值进行赔偿。建议：完善资产管理制度，明确丢失物资进行扣款的计算规则，在签订资产租赁合同时落实到具体条款中。3.工程已完工（见《工程完工验收单》）且双方结算意见发生较大分歧（J模板公司对砼超差扣款不予确认，见0372号扣款单）后仍发生大量材料出租业务（见1777、1781、1630号出库单）。建议：各部门加强沟通协调，当某个部门发现与合同对方发生重大分歧时，应及时通报各相关部门采取一致行动，尽量控制风险，以避免公司财产遭受损失。四、成本管理与合同款支付1.大量扣罚款单未经对方适当确认。在此纠纷中，没有J模板公司任何签字的扣罚款单据总计金额为109万余元，非法定代表人或其授权人签字的单据总计金额为14万余元。很容易被对方否认，使扣罚款目的落空。建议：提请扣、罚款部门应当保留扣罚款的有效证据，在对方工作人员签字后还应要求被扣款单位法定代表人或其授权人签署书面文件，对扣、罚款事项进行确认，或采取定期对账的方式进行确认，否则成本部不予结转工程款。2.扣、罚款单据传递缓慢。在对J模板公司的47份扣款单中，从提请到财务部记账的时间间隔，平均约54天，最长达371天，导致财务部门无法及时对扣、罚款事项进行处理。建议：提请部门及时填写扣、罚款单并请相关人员签字确认（建议按金额分级管理），各相关人员应当及时确认或签批，加快扣、罚款单据传递速度。签批过程中提请部门也可以先通知财务部门进行备案，以防超额付款。3.对扣款进行挂账处理。成本部每次结转时没有将扣、罚款单所载金额直接在结转单的应付款中扣除，而是采取结转单加扣款单同步转交财务部的方式。财务部依据成本部的结转单，按合同约定的付款比例支付工程款，但是没有在当期付款中直接扣除各项应扣款，而是对扣款采取暂时挂账、合同结算时一并处理的方式，因此导致大量扣款沉淀。这相当于，实际支付的工程款=实际支付的货币+扣款，这样就超过了合同约定的付款控制比例，这也是导致后期无款可扣的根本原因。建议：成本部结转工程款时，应当直接从当期结转的工程款中扣除各项扣款，并直接写明当期应付款金额，财务部按结转单中的当期应付款金额支付款项，避免对扣款采取挂账方式处理。或者，结转单和扣、罚款单分别直接交财务部，财务部在付款前通知各相关部门转交扣、罚款单，由财务统一处理。4.关于宏泰公司模板、脚手架材料租金。第1543号扣款单内容为2006年12月20日扣J模板公司530，471.00元，理由是“租用宏泰租赁费、丢失材料”，该单据已经J模板公司法定代表人曹庆文签字。财务部在2007年4月16日和2007年7月5日分别向宏泰公司支付了20万元和15万元的租赁费。对应此业务的资金申领单记载“实际累计发生额530，471.00元”，而依据的合同却是2007年3月22日签订的周转材料租赁合同。可见，第一，公司在与J模板公司发生重大纠纷后，仍代其支付了大额款项；第二，为支付此笔款项而补签了与宏泰公司的租赁合同。建议：规范付款流程，严格依据合同付款。在已经与合同对方发生重大纠纷时，应暂停支付相应代扣款项。合同评审应加强对合同签订背景的审查，而不是局限于合同条款本身。五、纠纷防范与处理1.预防纠纷意识不强。仅在2006年s建筑公司对J模板公司和宏泰公司的业务中，就存在大量没有签订书面合同、履行过程中缺乏相关书面文件和必要证据的情形，涉及金额超过160万元。建议：对员工进行纠纷预防的教育，提高纠纷预防意识。严格执行合同管理制度，提高经济活动中书面合同的签订率。加强对合同履行环节的控制，通过工程管理、现场物资管理、签证管理、库存资产管理、财务管理等具体制度明确要求相关履约行为必须通过书面文件进行确认和保存必要证据。2.发生纠纷应对不及时。据经营部负责人介绍，2007年4月30日幸福e家四期项目已经过综合验收合格并交房，至迟在此时资产管理部门应当已知材料丢失情况，但是时至2007年10月19日方才向公司汇报请求起诉。关于砼超差纠纷事项，自2007年1月14日制作扣款单时即已遭J模板公司明确否认，但是至今任何部门没有就此向法律人员提出请求法律支持。建议：建立合同纠纷预防和处理的快速反应机制。当各部门在履行职责过程中发现合同履行偏差时应当及时向有关人员汇报，并通报法律人员，及时共同商讨应对措施，以避免贻误时机或处理失当。加强合同管理防患未然——致某顾问单位的法律建议书作者：舒建仁日期：2008-5-1111:15:16致：某某公司作为贵公司的常年法律顾问，本所指派本律师参与了贵公司诉新疆某石油制品发展有限公司买卖合同案的前期准备工作，本律师加以认为贵公司在合同的订立、履行和管理等方面存在诸多问题，急需加以改进和完善。为切实维护贵公司的合法权益，现依据合同法、公司法等法律规定，结合司法实践经验，提出如下建议，供贵公司今后在合同的订立、履行和管理等方面参考。一、合同订立前应注意考查客户的履约能力。经查，新疆某石油制品发展有限公司（以下称“石油公司”）系张某某与其丈夫注册100万元设立的有限责任公司。按公司法的有关规定，公司股东是以其投入公司的资产为限承担责任，公司作为独立法人以其资产对外承担民事责任。张某某正是利用公司法的上述规定，先后以家庭成员或近亲属的名义设立了三个公司，并利用“买方市场”的心理，采取以公司名义对外订立买卖合同，支付小额货款取得合同大部分货物的经营方式，在将客户货物所卖货款收回后，将原公司弃之不管，再到另一新公司经营，致使债权人讨债无门。为防止类似情况再次发生，建议贵公司今后在订立合同前应首先注意考查客户的资金实力和商业信誉（包括但不限于公司注册资本、参加工商年检情况、经营状况、建设项目的批准级别、资金来源和保障等），特别是对一些小公司，可在合同中要求其提供履约担保或明确约定分期分批提（发）货与付款期限相结合等方式，最大限度地缩小欠货款的数额和期限，一旦发现对方付款不及时，应立即停止合同供货。对贵公司已履行完毕或正在履行中但货款尚未全部收回的买卖合同，也应及时进行清理，一旦发现对方存在资信实力不济或经营不善等情形，应立即采取措施，如要求其提供有一定资信实力的担保人或以财产、权益等提供抵押或诉讼保全等，最大可能降低、化解财产损失风险。二、应尽可能将合同主要条款写得明确、具体。在与石油公司订立的五份《购销合同》中，虽然主要合同条款较明确、具体，但也存在一些值得注意的问题。如在“结算方式与期限”中约定的“安装验收合格后支付…..”不仅与合同“验收标准、方法及提出异议的期限”所约定内容相互矛盾，而且以“安装验收合格”作为付款期限的约定十分含糊，同时还为将工程安装方面的质量责任与所供产品的质量责任混为一谈提供了借口，实际上贵公司按合同约定根本没有产品安装义务，石油公司应在货物验收合格后而非在安装验收合格后支付货款。张某某正是利用该条款大做文章，以安装质量问题拒付贵公司货款。又如在“随机备品、配件工具数量及供应办法”条款中，合同仅约定“施工专用机具由供方免费提供使用，免费负责现场指导、培训”，但对供方免费提供的服务与产品销售、产品安装是何关系？该服务是否应承担法律责任、承