第九章-采购与付款循环审计

第九章采购与付款循环审计本章主要内容•采购与付款循环的内部控制•采购与付款循环的控制测试•应付账款的实质性程序•固定资产的实质性程序学习目标•了解采购与付款循环涉及的主要业务活动•了解采购与付款循环涉及的主要凭证与会计记录•熟悉采购与付款循环的内部控制•掌握采购与付款循环的控制测试•熟悉固定资产的内部控制与控制测试•掌握应付账款的实质性程序•掌握固定资产的实质性程序第一节采购与付款循环概述•涉及的主要业务活动1.请购商品和劳务仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单。每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。2.编制订购单采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以编号并经过被授权的采购入员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。随后，应独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。3.验收商品验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。4.储存已验收的商品存货将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。5.编制付款凭单记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。这项功能的控制包括：（1）确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。（2）确定供应商发票计算的正确性。（3）编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。这些支持性凭证的种类，因交易对象的不同而不同。（4）独立检查付款凭单计算的正确性。（5）在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。（6）由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。6.确认与记录负债在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性，通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。而独立检查会计人员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。7.付款通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。企业有多种款项结算方式，以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包括：（1）独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。（2）应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。（3）被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的未付款凭单，并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致。（4）支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。（5）支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。（6）支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。（7）应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。8.记录现金、银行存款支出仍以支票结算方式为例，在手工系统下，会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿。以记录银行存款支出为例，有关控制包括：（1）会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的致性。（2）通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。（3）独立编制银行存款余额调节表。•采购与付款循环所涉及的主要凭证1.请购单请购单是由产品制造、资产使用等部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。2.订购单订购单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。3.验收单验收单是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。4.卖方发票卖方发票是供应商开具的，交给卖方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。5.付款凭单付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。6.转账凭证转账凭证是指记录转账交易的记账凭证，它是根据有关转账业务(即不涉及库存现金、银行存款收付的各项业务)的原始凭证编制的。7.付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是指用来记录库存现金和银行存款支出业务的记账凭证。8.应付账款明细账9.库存现金日记账和银行存款日记账10.卖方对账单卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关交易的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素，其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。第二节采购与付款循环的控制测试•采购和付款循环的内部控制1.合理的职责分工企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。企业不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括：（1）请购与审批；（2）询价与确定供应商；（3）采购合同的订立与审核；（4）采购与验收；采购、验收与相关会计记录；（5）付款的申请、审批与执行。2.完善的授权审批和审核制度企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。企业应按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单(或采购合同)、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。3.请购与审批制度企业应当建立采购申请制度，依据购置商品或劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。企业应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及企业实际需要对请购申请进行审批。4.采购与验收制度（1）采购企业应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式。机器设备等固定资产的采购应由采购部门、设备管理部门、使用部门共同参与采购。如果采购金额较大，也可采用招投标的方式。小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式，但应由经授权的部门事先对价格等有关内容进行审查。（2）验收企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。5.付款制度企业应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范—货币资金（试行）》等规定办理采购付款业务。企业财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。企业应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。企业可以建立应付凭单制度，在应付凭单的显著位置注明约定的付款日期，并按付款日期的先后顺序保存应付凭单。6.监督检查企业应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。企业监督检查机构或人员应通过实施控制测试和实质性程序检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；重点检查是否存在采购与付款业务不相容职务混岗的现象；采购与付款业务授权批准制度的执行情况；重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为；应付账款和预付账款的管理；重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性；有关单据、凭证和文件的使用和保管情况；重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。•采购和付款循环的控制测试1.抽取一定数量的订购单（或购货合同），将订购单（或购货合同）与请购单进行核对，核对内容包括：（1）货物名称、规格、型号、请购数量、单价、合计金额；（2）采购量、采购价格经过授权批准。2.审核与所抽取的订购单（或购货合同）有关的购货发票、入库单、应付凭单、记账凭证，并追查至相应的明细账与总账记录。3.抽取一定数量的应付凭单，作如下检查：（1）应付凭单所列内容是否与订购单（或购货合同）、发票相一致；（2）检查应付凭单与银行存款日记账及有关明细账的记录是否一致；（3）检查应付凭单是否经过主管人员的审核批准。•固定资产的内部控制制度和控制测试1.固定资产的内部控制制度（1）固定资产预算制度（2）授权批准制度（3）账簿记录制度（4）职责分工制度（5）资本性支出和收益性支出的区分制度（6）固定资产的处置制度（7）固定资产的定期盘点制度（8）固定资产的维护保养制度2.固定资产的控制测试（1）索取或编制固定资产内部控制制度的说明材料。（2）对固定资产取得和处置实施控制测试。测试的重点是：①固定资产的取得是否与预算相符，有无重大差异。②固定资产的取得和处置是否确实经过授权批准。③区分资本性支出和收益性支出的规定，在实际执行中是否得到遵守。④对固定资产的增减变动是否真实、完整地进行会计记录。⑤现存固定资产的控制状况，如使用、维护保养、盘点等。（3）评价固定资产的内部控制制度。评价的重点在于：①内部控制执行情况能在多大程度上确保被审计单位会计记录的可靠性和正确性。②内部控制制度的有效执行，能在多大程度上保护固定资产的完整性。③必要时，针对薄弱环节向被审计单位管理当局提出改进建议。第三节采购与付款循环的实质性程序•应付账款审计1.审计目标应付账款的审计目标一般包括：（1）确定期末应付账款是否存在，是否为被审计单位应履行的偿还义务。（2）确定应付账款的发生、偿还、转销记录是否完整。（3）确定应付账款的期末余额是否正确。（4）确定应付账款在会计报表上的披露是否恰当。2.应付账款的实质性程序（1）获取或编制应付账款明细表注册会计师应获取或编制应付账款明细表，复核加计正确，并与报表数、总账数和明细账合计数核对相符。①检查应付账款是否存在借方余额，如有，应查明原因，必要时建议作重分类调整。②结合其他应付款、预付款项等项目的审计，检查有无同时挂账的项目，或有无属于其他应付款的款项，如有，应做出记录，必要时，建议被审计单位作重分类调整或会计误差调整。（2）实质性分析程序①将期末应付账款余额与期初余额进行比较，分析波动原因。②分析长期挂账的应付账款，要求被审计单位做出解释，判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润；并注意其是否可能无须支付，对确实无须支付的应付账款的会计处理是否正确，依据是否充分。③计算应付账款与存货的比率，应付账款与流动负债的比率，并与以前年度相关比率对比分析，评价应付账款整体的合理性。④分析存货和