第2章 利用Word2010高效创建电子文档

第2章利用Word2010高效创建电子文档1．启动和关闭中文输入法按Ctrl+Space组合键来启动或关闭中文输入法。2．选择中文输入法①按Ctrl+Shift组合键在英文和各种中文输入法之间进行切换。②单击任务栏中的输入法按钮，在弹出的输入法菜单中选择一种输入法，如图4-1所示。3．输入法状态栏的使用输入法状态栏中从左到右分别为输入法名称、中/英文切换、全/半角切换、中/英文标点切换和软键盘按钮等，如图4-2所示。4．特殊符号的输入用Word编辑文本经常要输入一些特殊符号，可以利用表4-2所示的方法来输入。字符的输入Word的操作界面Word的操作界面1．快速访问工具栏快速访问工具栏包含了保存、撤销、重复等命令，单击右边的下拉按钮可添加其他常用命令，如新建、打开、打印预览、打印等。2．标题栏标题栏显示当前编辑的文档名称和应用程序名（例如：文档1-MicrosoftWord）。3．功能选项卡功能选项卡常见的有：文件、开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅、视图8项。对于某些操作则会自动添加与操作相关的选项卡，如当插入或选中图片时自动在右侧添加“图片工具/格式”选项卡。Word的操作界面4．功能区功能区显示当前选项卡下的各个组，图中显示了“开始”选项卡下的“剪贴板”“字体”“段落”“样式”等各个组，组内列出了相关的按钮或命令。组名称右边有按钮，即对话框启动器，单击此按钮，可打开一个与该组命令相关的对话框。5．文本编辑区对文本和图形进行的输入、插入、删除或修改等所有操作都在该区域中完成。6．标尺标尺的作用是方便进行页面设置、段落缩进、上下边界调整、显示定位和页边距调整。（视图-显示-标尺/导航窗格）7．状态栏、视图按钮和缩放滑块状态栏用于显示当前编辑文档的状态信息，包括光标所在的页码、字数统计、语言、插入/改写等。Word的基本操作包括新建文档、保存文档、打开文档和关闭文档等。在文档中选取文字的技巧使用复制、移动、删除、查找和替换功能编辑文档最后打印文档。Word的基本操作1．新建空白文档新建空白文档有3种方法：①启动Word后，系统会自动新建一个名为“文档1”的空白文档。②单击“快速访问”工具栏中的“新建”按钮。③选择“文件”→“新建”命令，在可用模板中选择“空白文档”，然后单击“创建”按钮，如图4-6所示。2．利用模板创建文档Word还提供了利用模板创建文档的方法。模板是一种特殊文档，它具有预先设置好的最终文档的外观框架，用户不必考虑格式，只要在相应位置输入文字即可快速创建具有标准格式的文档。新建与保存文档（1）3．保存文档在Word中进行的各种编辑工作都是在内存中完成的，要长期保存这些操作，必须将处理过的文档保存到外存上。保存文档可分为对新建文档进行保存、对文档进行另存以及保存并发送文档3种情况。（1）保存新建文档在对新建的文档进行各种操作后应及时进行保存，避免因突然断电造成内容的丢失。（2）另存文档将已保存过的文档以其他名称或类型保存到其他位置的操作称为“另存文档”，这样做可以不覆盖原来的文档。另存文档的方法是选择“文件”→“另存为”命令，弹出图4-11所示的对话框。（3）保存并发送文档利用Word可以保存并发送文档。选择“文件”→“保存并发送”命令，打开“保存并发送”选项窗口，其中提供了4种不同的方式：使用电子邮件发送、保存到Web、保存到SharePoint、发布博客文章；同时还提供了包括“创建PDF/XPS文档”在内的多种文件类型。新建与保存文档（2）选定文本常用的选定技巧选取范围操作方法字/词双击要选定的字/词句子按住Ctrl键后单击该句子行单击该行左侧的文本选定区段落双击该行左侧的文本选定区或在该段的任意处3击矩形区域按住Alt键后拖动鼠标一大块文字单击所选内容的开始处，然后按住Shift键后，在所选内容的结束处单击一行中插入点之前的文本定位光标，然后按Shift＋Home组合键一行中插入点之后的文本定位光标，然后按Shift＋End组合键全文3击左侧的文本选定区或按Ctrl＋A组合键多个不连续的文字先选定一块文本，然后按住Ctrl键继续拖动想选取的范围在编辑文本的过程中经常需要对文本中的内容进行修改。例如，在文档中移动、复制和删除文本，或者在编辑文本出现失误时进行撤销和恢复操作。1．移动文本对已选定的文本进行移动操作有以下两种方法：①利用剪贴板移动文本。②利用鼠标拖动移动文本。2．复制文本复制文本的方法与移动文本类似，同样可以利用剪贴板或鼠标拖动来实现，只是利用剪贴板复制文本时，单击功能区“开始”→“剪贴板”→“复制”按钮（或按Ctrl+C组合键），再到目标位置粘贴。而利用鼠标拖动复制文本时需同时按住Ctrl键。文本的编辑（1）3．删除文本按Backspace键或Delete键可逐个删除字符。但如果要删除大量的文字，则有更好的方法。首先选定要删除的文本，然后可以选择下列3种删除方法之一：①按Backspace键或Delete键。②单击功能区“开始”→“剪贴板”→“剪切”按钮。③在选定文本上右击，从弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令。4．撤销和恢复操作在文档的处理过程中，如果进行了误操作，可以单击“快速访问”工具栏中的“撤销”按钮，使文本恢复为原来的状态。如果还要取消再前一次的操作，可继续单击“撤销”按钮。“快速访问”工具栏中还有一个“恢复”按钮，其功能与“撤销”按钮正好相反，它可以恢复被撤销的一步或连续多步的操作。文本的编辑（2）当需要在冗长的文章中查找某个字符串，或有大量相同的名词或字符串需要更改时，就可以利用Word自带的查找与替换功能快速完成操作。查找与替换文本当文档编辑完成后，可以利用打印预览功能查看打印效果，看是否符合要求，确定无误后再通过打印机打印出来。1．打印预览Word可以在屏幕上模拟显示打印的效果。在正式打印之前，可以利用打印预览功能在屏幕上查看打印的总体效果，如不满意，可以返回编辑状态进行修改，直到满意后再打印。2．打印打印文档时可以直接打印，这时Word将使用默认设置输出全部文档；也可以对当前的文档进行各种打印设置后，再输出文档。下面是进入打印的方法。单击“快速访问”工具栏中的“打印预览和打印”按钮或选择“文件”→“打印”命令，打开“打印”选项窗口，在此设置要打印的页面范围，输入要打印的份数，设置完毕后单击“打印”按钮打印文件。预览与打印使用Word编排文档时，为了增强文档的观赏效果，使文档看起来更具有层次感，可以对文档中文字和段落的格式进行设置。Word文档的格式设置文字格式包括字体、字号和颜色等。首先选定要改变格式的文字，然后单击“开始”选项卡“字体”组中的要设置的格式按钮即可。另外，也可以打开“字体”对话框做进一步的设置。1．利用“字体”工具栏设置文字格式“字体”工具栏中部分下拉列表框和按钮的功能如表4-5所示。2．利用“字体”对话框设置文字格式“字体”对话框不仅包括“字体”工具栏的所有功能，还可以设置“字体”工具栏不能设置的格式，如设置“文字效果”等。1设置文字格式使用Word编辑文档时，可以对段落的对齐方式、缩进方式、段落间距、行距等进行设置。1．利用“段落”工具栏设置段落格式。2．利用“段落”对话框设置段落格式除利用“段落”工具栏和水平标尺中的缩进滑块设置段落格式外，还可通过“段落”对话框进行设置。2设置段落格式页眉和页脚是指在每一页的顶部和底部加入的信息，可以是文字或图形。页眉文字内容一般是文件名、标题名、日期、单位名称等，页脚通常是页码信息。5设置页眉和页脚在Word中可以根据排版的需要，将文档进行分栏显示。分栏显示文档可以活跃版面，丰富版面效果。1．节的概念如果文档内容比较丰富，不同的部分要求不同的页面设置、页眉/页脚设置等，则可以将具有相同设置的若干段落定为“节”。分节后可把各个节作为一个整体看待，可以为它单独设置页面、页边距、页眉、页脚和分栏等。2．设置文本分栏Word提供的分栏功能可以把一页中的全部或部分文档分成多栏的形式。6分栏排版编辑好一篇文章后，如果需要可以将文章打印出来。在执行打印操作前，应对页面进行设置。选择“页面布局”→“页面设置”组名称右边的按钮，弹出“页面设置”对话框，1．设置页边距2．设置纸张类型3．设置版式4．设置文档网格7页面设置Word中使用表格可以分门别类地存放数据，从而使数据更清晰、更易于理解。表格由水平的行和垂直的列组成的，行列交叉形成的每一格称为单元格，在单元格中可以输入文字和数字等信息。Word文档的表格制作在Word中制作表格时，首先要插入表格，再编辑表格中的数据。常用插入表格的方法有：①将光标定位在要插入表格的位置，单击“插入表格”按钮，在行列数下拉面板中拖动鼠标，确定表格的行列数后释放鼠标，就会在Word中出现一个表格。②将光标定位在要插入表格的位置，然后选择“插入”→“表格”→“插入表格”命令，在弹出的“插入表格”对话框中输入行数和列数，再单击“确定”按钮即可。1插入表格选定表格或单元格就可以进行表格属性的设置了。例如，修改表格中单元格的框线与底纹，或者进行复制、移动、删除等操作。选定表格和单元格的方法。2选定表格与单元格合并单元格是将一行或一列中多个连续的单元格合并成一个单元格。拆分单元格的操作正好相反。操作方法是先选定准备合并（或拆分）的单元格，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”（或“拆分单元格”）命令即可。3合并和拆分单元格为了美化表格，可以对它进行属性设置，包括表格的位置、宽度、行高、列宽及表格中文字的格式和对齐方式等。可以将光标定位在表格内，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令，弹出“表格属性”对话框，在其中设置表格的属性。4设置表格属性Word让文档制作进入了图文编辑的新境界，可以在文档中任意插入图片，调整图片的位置、大小和方向等，还可以设置图文环绕的方式等。6Word文档的图文编辑剪贴画是Word自带的一种图片，用户可以将它插入文档中；如果Word自带的剪贴画不符合实际制作文档的要求，用户还可以将计算机中的图片文件插入文档中。1．插入剪贴画Word提供了一个内容丰富的剪贴画库，用户可以根据编辑的需要进行选择。2．插入图片文件利用插入图片文件功能可以将计算机中的图片文件（例如*.emf、*.wmf、*.jpg、*.gif等格式的文件）插入文档中。将光标定位在插入图片位置。1插入剪贴画及图片文件文本框是一个可以输入文字的矩形框，可以对各种刊物的版面进行划分。在文本框中不仅可以输入文字，还可以插入图片和图形，同时还能根据需要移动文本框在文档中的位置、设置文本框边框以及填充颜色等。文本框可以分为横排和竖排两种，用户根据需要选择相应的文本框样式应用到文档中。操作方法是选择“插入”→“文本”→“文本框”→“绘制文本框”（或“绘制竖排文本框”）命令，然后在文档中需要的位置拖动鼠标就可以画出一个矩形框，之后在该矩形框中可以输入文本，进行设置。2插入文本框在Word中编辑文本时，经常需要通过一些特定的图形对文本进行诠释。用户可以通过插入自选图形的方式为文本添加图形对象。选择“插入”→“插图”→“形状”命令，从“形状”下拉列表中选择一种图形，然后在文档中需要的位置按住鼠标左键拖动画出一个自选图形。3插入自选图形艺术字是高度风格化的文字，经常应用于各种演示文稿、海报、文档标题和广告宣传册中。它可以作为图形对象放置在页面上，也可以进行移动、复制、旋转和调整大小等操作，以增强文档的视觉效果，突出主题。4插入艺术字插入图片文件、剪贴画、自选图形或艺术字后，可以设置这些对象的颜色、大小、线条以及与文字环绕方式等。5设置图片格式Word提供了各种各样的高级编辑方法，例如，长文档的编辑，插入脚注、尾注和目录等。7Word的高级编辑技巧多页码的长文档的编辑比较困难，Word提供了管理长文档的功能，可利用大纲视图。1长文档的编辑技巧公式编辑器是专门用来编辑数学公式的一个程序，使用它可以轻松地编辑与制作特殊的公式。不过公式编辑器是对象的一种，必须在