总承包公司项目法律事务工作制度

中国建筑第二工程局有限公司总承包公司项目法律事务工作制度（试行）为进一步推行项目法律顾问制度，贯彻落实健全法律风险防范机制，加强对工程项目合同法律风险的防范和控制，根据《中国建筑第二工程局有限公司总承包公司关于加强项目法律事务管理的通知》（建二总通[2008]44号）（简称通知）要求，结合公司项目管理实际情况，本着科学、高效、务实、精简的原则，特制订本工作制度，指导项目法务人员开展工作。一、项目法务人员管理1.所有项目应设置项目法务经理或法务联络员。需设置项目法律顾问的，按照建二总通[2008]44号文件要求，由公司决定。2.所有新开工项目在管理人员确定后，应立即拟定项目法务人员，并将资料报公司法律事务部，由公司通知确定。3.各项目法务人员如发生变动，应立即通知公司法律事务部，并同时报送新任法务人员基本情况，以便公司更新管理。后附《项目法务人员情况台账》二、项目法务人员工作内容1.项目法律顾问的工作内容（1）参与项目开工前的法务管理工作交底，审核各方资信情况，出具《合同法律风险意见书》。（2）对重要合同文件、往来函件等进行审查、收集和整理。（3）定期进行法律风险评估，对合同履行中出现的不符合合同约定的情况进行分析和预警。每月出具《法律风险月度分析报告》。（4）审核《合同履约情况月度跟踪表》（见后附表），驻项目法律顾问按上级要求填报此表。（5）积极参与处理项目发生或可能发生的法律纠纷，及时收集、整理相关资料，并报公司法律部门。（6）参与项目索赔、反索赔管理工作，并协助项目建立各种管理流程和制度。（7）解答项目遇到的法律问题，组织或配合公司组织项目法务培训。（8）公司安排的与该项目有关的其他法务管理工作。2.法务经理、法务联络员的工作内容（1）参与项目前期资信审查和风险分析、报告。（2）报告项目法律风险事件。发生法律风险事件，应随时向公司法律事务部报告，制作书面报告。（3）定期填写《合同履约情况月度跟踪表》，并上报公司法律事务部。（4）对各种合同文件、往来函件、会议纪要等商务资料进行审查及收集、保管。（5）配合处理项目法律纠纷，负责提供基础资料和联络工作。（6）配合、执行项目法律顾问、公司法律事务部安排的其他法务管理工作。项目法律顾问、法务经理、法务联络员的工作要求见公司建二总通[2008]44号文。三、法律事件处理程序1.流程图发生事件项目部识别登记是否风险事件报项目法律顾问或公司法务部否是项目法律顾问公司法务部反馈否报公司总经理报公司总法律顾问回复、处理反馈回复、处理2.处理程序说明项目部在施工履约过程中发生法律事件，按照如下程序进行报告和处理：(1)进行识别，初步判断属于一般法律事件，还是风险事件，并进行登记。(2)法务经理或法务联络员填写《项目法律事件、法律风险处理单》，设置项目法律顾问的，向项目法律顾问报告，其他项目向公司法律事务部报告。报告除应说明事件本身，还应包括项目已采取的措施（如有）。(3)经确认确属一般法律事件的，项目法律顾问或法律事务部仅作登记确认，不作进一步指示或处理。经确认属风险事件的，应作出初步意见，并指示项目处理。项目法律顾问对不能保证稳妥处理的风险事件，应报法律事务部。对于重大、复杂、疑难或其他法律事务部认为有必要汇报、请示的风险事件，应向总法律顾问报告。(4)总法律顾问对下级上报的风险事件作出最终处理意见。对于可能具有巨大影响的风险事件，总法律顾问认为需公司作出决定的，上报总经理。(5)项目在按照项目法律顾问、法律事务部的回复意见处置风险事件后，应向上述人员或单位反馈处理情况和效果。3.《项目法律事件、法律风险处理单》（见后附表）使用说明(1)注意填写规范、编号科学连续，以便于存查、归档。编号应科学使用，检索信息完整，规则为：“年份简写－项目所在地－项目简称－序号”，例如“交通部地下食堂及地下车库项目”，编号为“09-BJ-JTB-001”。“项目简称”不要求项目名称信息完整，但应避免与其他项目重复（其他表单除特殊要求外，均遵循上述编号规则。对所有表单中的相同设置均按统一规则填报，不再赘述）；处理单中的“□”为需确认内容，对符合该内容的，在□内打√确认；如附有相关材料，与表单一并报送；要求签字的部分，须本人填写，不要空白。法律事务部出具的意见，签名时应在处理人或答复人等前加上部门名称，作为部门意见；各种日期应据实填写；从第二行“项目名称”到第五行“已采取对策”，由法务经理、法务联络员填写，第六、七行由项目法律顾问或法律事务部填写。(2)第二行中，“事件报告”指一般法律事件，“风险报告”具有法律风险的事件或情况。(3)第三行的“法务经理”、“项目经理”两栏（二者至少一人填写），第七行的“处理人”（项目法律顾问或法律事务部处理人员），以及第九行的“总法律顾问”，均要求本人签字；(4)第四行“报告内容”中，应说明情况，事件发生的时间；目前的状态；相关背景或情况介绍，如有；是否附材料；自评风险和可能走向、后果。(5)所有填写内容，如空间不够可另附页，应在表格上作出提示。(6)表单可以传真方式传递。四、项目法律咨询、答疑处理程序结合《项目法律问题咨询答疑处理单》（见后附表），说明项目法律咨询、答疑处理程序如下：1.项目遇到各类法律问题可经由法务经理、法务联络员向项目法律顾问或公司法律事务部书面咨询。2.咨询人认真填写《项目法律问题咨询答疑处理单》，并由项目法务人员进行编号以备存查和归档管理。3.第四行“背景情况”，是指提出本咨询内容的基础。例如，合同履约和施工管理中的具体事件、法律规定、各方人员的疑问、项目培训的需求等各种原因和情况。⒋第五、六行内容由项目法律顾问或法律事务部填写。对于书面以外的答复方式，应将答复时间和主要内容简要填写在“答复内容”一栏。项目法律顾问在处理咨询内容过程中，需请示法律事务部的，在得到回复后，一般仍以自己名义答复。⒌第七内容，项目在本表单提交之时，或处理咨询过程中，由项目填写，或作出表示由项目法律顾问、法律事务部填写。回复意见填写在第八行。本项答复人与本表单咨询内容的答复人不一定一致，对重大复杂或综合培训一般由法律事务部安排。项目法律顾问可根据实际情况，自行组织项目范围内的集中答疑或培训。培训应留存相关资料并报法律事务部。五、项目法律顾问法律事务处理程序结合《项目法律顾问法律事务处理记录单》（见后附表），说明项目法律顾问法务事件处理程序如下：⒈本表单是项目法律顾问处理法律实务的工作记录单，内容为工作全程记录。本表单可单独或与《项目法律事件、法律风险处理单》、《项目法律问题咨询答疑处理单》联合使用。⒉第二行中，第一项填写本项目的项目法律顾问，第二项填写事件的最终实际处理人，两项不一定一致。如项目法律顾问接到事件报告后，认为需法律事务部处理，未采取任何实施性措施的，并且再未介入之后实质处理过程，则处理人由法律事务部填写。除此之外，两项均为项目法律顾问。项目法律顾问应尽职工作，不得出现故意推诿或逃避工作。⒊第三行中，“报告”指事件来自项目报告；“自发”指项目法律顾问自己发现事件；“指派”指事件来自法律事务部的指派；“其他”指其他来源的项目法律事件。⒋第五行中，“处理完毕或中止、终止时间”是指案件处理完毕，或因故暂停处理，或不再处理的时间。具体情况，在“事件处理情况”中说明。⒌第六、七、八行内容，按照附表中相应位置的说明填写。⒍本表单在项目法律顾问及法律事务部，不传递至项目。六、项目法务管理人员日常工作要求⒈项目法务经理、法务联络员日常法务工作要求(1)制作、填报法务报表。每月按时如实填写《合同履约情况月度跟踪表》，于下月5日之前向项目法律顾问，未设置项目法律顾问的项目向公司法律事务部报送本表电子版及经项目法务人员、项目经理签字的纸质版。按要求报送其他法务管理资料。(2)资料审查及管理。从风险控制角度，审核各种合同文件、往来函件、会议纪要等商务资料，发现问题及时登记并上报解决。各类商务和法务管理资料应分别存放，统一编号，有序管理，并建立台账。应制作完整的收发文签收记录。(3)加强于项目法务顾问和法律事务部的联系沟通，共同完成项目法务管理工作。配合项目法律顾问或法律事务部做好日常法务管理工作；充分掌握本项目商务和法务管理资料，协助配合各级各项法务管理工作检查；及时将项目法务方面的问题和需求传达至项目法律顾问或法律事务部；协助、协调做好项目法务培训工作。在法务工作交底时，将向法务经理、法务联络员书面告知法律事务部联系方式、公共邮箱账号及密码。法律事务部会将项目法务管理的有关文件、资料及工作任务发至该邮箱账号，项目法务人员应按要求自行下载掌握或执行。(4)配合法律事务部或项目法律顾问处理各类经济纠纷，准备和提供基础资料。⒉项目法律顾问日常法务工作要求(1)负责本项目的法务管理工作交底，指导法务经理、法务联络员开展法务工作，确保项目法务管理建立扎实良好开端。(2)参与重要合同的签订，审核各方资信。对业主合同及其他重要合同，出具《合同法律风险意见书》。(3)必须定期到项目开展工作，深入了解项目法务管理情况，对重要合同文件、往来函件等进行审查、收集和整理。指导法务工作，答复和解决法务方面的问题，发现、化解法律风险，并将有关情况上报法律事务部。(4)进行法律风险评估，对合同履行中出现的不符合合同约定的情况进行分析和预警。每月7日之前出具并向法律事务部报送《法律风险月度分析报告》。对履约过程中的法律问题和风险事件出具法律意见书。(5)配合法律事务部，或根据上级主管领导指派，处理各类经济纠纷。(6)配合做好各级各项法务管理工作检查；协助法律事务部开展项目法务培训工作；根据实际情况，自主进行本项目法务培训。中国建筑二局有限公司总承包公司法律事务部2008年11月