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会议管理的艺术罗钢罗钢，中国社会科学院经济学博士、教授、高级经济师，深圳职业技术学院人力资源管理与开发研究所所长。曾任西北大学出版社社会学科编辑部主任、长城证券北京研究部研究员、港湾公司总裁助理、中国平安人寿总部人力资源部主任、平安金融学院高级培训经理等。曾负责平安人寿全国35家省、市级分公司绩效评估和薪酬管理工作，薪酬设计、薪酬改革项目，参与国际著名咨询公司麦肯锡、惠悦在平安集团进行的多项人力资源改革项目小组工作。做过多次人力资源管理专题培训。Email:luogang@szpt.edu.cn13622354351，讲师介绍目录…….会议概述…….会议的类型…….会议的成本…….会议的管理…….会议的追踪…….会议的总结会议是学习型组织的修炼场会议的能力是現代人必备的团队工作能力.一夫当关的英雄時代已经过去,我們必須与他人愉快的合作才能順利成事.会议正是团队合作最常用的沟通协调方式.一、会议概述会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。会议的目的会议的目的二、会议的类型1、信息性会议：传达信息，可进行一些讨论，可以提出问题，但主要是信息传达2、征求意见会：通过会议来听取意见，从而帮助决策，一般领导提出问题，雇员们提供意见，了解雇员怎样应付局势。3、解难会：4、新设想会议会议的种类与特点按人数分类按开会方式分类按开会目的分类●团体会议●一对一会议●面对面会议●电话会议●视频会议●宣布人事安排、讲解政策的会议●当众表扬或批评别人的会议●临时处理突发事件的会议●固定的团队会议●集思广益的会议三、会议成本的计算会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。直接会议成本会议效率损失成本会议报告的种类工作完成的报告:你完成了什麼工作,何時完成?完成的重點?工作异常的報告:工作的預定進度、現在進度、差異進度、差異原因、處置對策及何時會趕上進度?請示报告:背景狀況、建議內容、事情的經過。需要支援的報告:什麼事?原因?對策?現況如何?需要哪些支援?四、会议的管理会议召开的时机重要的、紧急的议题需要集思广益的无法私下协商的1、会议內容会议主題会议目的议程决议2、成功的会议的特点有效——利用团队的集思广益,解決个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。和諧——营造和諧的气氛,使成員对团队有安全感、信任感、认同感,展露个人才能。参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。效率——当一个会议成功的要素具备后,能在預定的時間內完成开会,這就是效率。学习——在参与开会的同時有更多学习的机会。3、参加会议的資格了解实况的人有权做決定的人重大关系的人(执行者或关心此会议的人)4、会议通知需知会议名称:明确点出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:详尽說明,方便成員們做相关的資料搜集時間地点议程:应包含开会預定結束時間准备資料与会人員主办单位5、会议通知范例会议名称:业务会议目的:公司本季营业额严重衰退,本次会议將讨论营业额下降原因,並提出改善对策。时间:2002.03.18AM10:00地点:大会议室议程:1.现况說明2.各部門報告3.未來趋势分析4.对策方案准备資料:与会各單位相关报表、資料与会人員:客服課長、MTQC、MT制程、MT技轉、設計人員主办单位:营业部五、秘书服务工作：会议追踪什么事?什么時候完成?什么人負責?什么時候报告?如何報告?1、议程设计由重要到不重要——会议开始時即讨论重要议题,以免延误時影响到后面重要议题。由不尖銳到尖銳——将尖锐议题挪后,让与会人員建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尷尬。由容易到困难——让大家漸漸融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。2、与会规则要守時,坚持到底要做事前准备针对主題主動发发言,简短扼要對事不對人,不做人身攻击予以真誠的肯定及赞美傾听他人发言用积极的話代替消极发言以探詢、谦虚代替主观论断3、会议开场的主持背景:除了会议召开的背景,也可让与会人員自我介紹,並說明对会议的期待,以促进与会人員及会议气氛的融洽会议目的议程:会议中欲討論之事項及其先后順序和預估時間。会议期待4、主持会议的原則以人为本——主席應尊重、肯定與會人員,讓每位與會人員受尊重且能夠自我展。停止操控——应在會議中集思廣益、促成組織學習、培養與會能力。不可用職權來控制議程、只求個人決議。目标与过程兼得——在過程在達到目標,讓每個人享受到學習的過程。对事不对人感覺与理性兼顾解決問題也处理情緒5、会议主持者的工作发言的促动:让大家想发言,並說出想表达的意見。工作分配的促动:鼓励大家主动认領工作,掌握成功的机会。创意的促动:提出一些其他产品的优点,激发大家的創意,將別人的优点用於我們的產品上。问题的促动:主席应提出一些問題让与会人員了解問題的狀況。感情的促动:主席除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、自責、包容、肯定外,还要让与会者自动自发創造和諧的气氛6、会议记录的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、howmuch.掌握主詞、动詞、形容詞明确数字运用keyword列点說明:可了解发言重点,归纳出主題方向7、会议倾听的技巧注視对方不中途打断询问不明之处适当归纳不任意表露情緒六、会议总结宣布达成的决议肯定与会者的贡献评估会议目标的达成情况会议过程回顾需要以后讨论的问题六、会议总结1、会议是非开不可吗？2、我事先准备和通知会议的时间、地点和会议议程了吗？3、我挑选的会议室有必要的设备吗？4、讨论切题吗？5、会议是否简单而且吸引人家的注意力6、会议是否做出了与上级意愿一致的决定？7、对与会者发言限制时间了吗？8、多数成员都参与了讨论了吗？9、问题的所有方面都论及了吗？10、我们是否由于垄断会议而限制了讨论？11、在提出解决办法之前我们是否全面地讨论了问题？12、在达成一致协议之前是否已讨论过了几种解决问题的办法？13、是否鼓励与会者表达他们的真实感情？14、我有能力缩小严重的分歧吗？15、我是否使会议按正轨讨论问题而不是批评个人？16、达成意见一致了吗？17、会议的开销值得吗？谢谢大家罗钢：13622354351luogang@oa.szpt.netTHEEND!Thankyou!