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第八部分桌面信息管理程序应用8.1桌面信息管理简介8.2Outlook的启动与退出8.3通讯簿的管理8.4电子邮件的使用8.5任务的创建和使用8.6日历的使用8.7日记和便笺的使用8.8文件的导入与导出8.1桌面信息管理简介办公人员每天需要通过电子邮件与相关人员联络，记住每件该做的事，记录做过的事情，预订会议安排，为领导进行日程安排等，工作繁杂，提高信息管理的效率在现代办公中非常重要。对于这些问题的处理，就要使用办公自动化中的桌面信息管理功能，即Office中的Outlook，它可以用于组织和共享桌面上的信息并与他人进行通信。8.2Outlook的启动与退出Outlook的启动：双击Windows桌面上的快捷方式“MicrosoftOutlook”图标；选择“开始”／“程序”／“MicrosoftOutlook”命令。Outlook的界面组成：见图Outlook的退出：单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击“文件”菜单下的“退出”命令等；Outlook的用户账号设置：初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。Outlook的界面组成8.3通讯簿的管理联系人的创建联系人的管理联系人的创建Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。选择“文件”/“新建”/“联系人”，即可输入联系信息。联系人的管理选择“工具”/“工作簿”，打开窗口如图所示；删除联系人：在列表中选择要删除的联系人，单击工具栏上的“删除”按钮；添加联系人：选择“文件”/“添加新地址”，或单击工具栏的“添加新地址”按钮，在列表中选择“新建联系人”，单击“确定”8.4电子邮件的使用创建、发送和接收电子邮件由联系人创建邮件转发、答复、撤销邮件管理邮件电子邮件使用注意事项创建、发送和接收电子邮件创建邮件发送邮件接收邮件创建邮件单击“新建邮件”按钮的下拉按钮，在列表中选择背景、信纸或网页方式，打开“新邮件”对话框；输入邮件的收件人地址、抄送和主题及正文内容；按要求对邮件的正文进行格式设置；单击收件人或抄送等文本框的名称，可用“联系人”文件夹自动填写；在“收件人”框中，可同时填写多个收件人，之间用逗号或分号分隔。发送邮件单击“发送”按钮，即可完成邮件发送；若要通过不是默认的邮件账号发送邮件，需选择“文件|发送邮件”菜单项；图收到的邮件可以转发给其他人，方法是打开需转发的邮件，单击“转发邮件”按钮，输入收件人地址，单击“发送”；若需发送附件，单击“附加”按钮，在“插入附件”对话框中选择要发送的文件，单击附件按钮。“收件箱”对话框接收邮件单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，或单击工具栏上“发送和接收”按钮；在对话框中选择接收电子邮件帐户的种类；选择“收件箱”文件夹，新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件；新邮件均用黑体字表示，带有附件的左侧有曲别针图标；若将附件存到硬盘上，右击附加文件图标，选择“另存为”。由联系人创建邮件在联系人窗口的联系人列表中选择要接收邮件的联系人；在其上单击右键，显示快捷菜单如右图；选择“致联系人的新邮件”命令即可。转发、答复、撤销邮件转发：在收件箱的邮件列表中，选择要转发的邮件，单击工具栏上的“转发”按钮；答复：在收件箱的邮件列表中，选择要答复的邮件，单击工具栏上的“答复发件人”按钮；标记邮件：在答复邮件窗口中的工具上单击惊叹号，重要性标记为高；单击下箭头，重要性标记为低；单击“邮件标记”按钮，可输入标记内容；单击“选项…”按钮，可设置标记和回执；撤销邮件：在“邮件”窗口中，单击“已发送的邮件”文件夹，在“已发送的邮件”列表中，选择要撤销的邮件，选择“动作”/“撤回该邮件”。注意：只能撤销收件人未读的邮件。管理邮件邮件排序邮件筛选邮箱管理邮件排序在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示：重要性；邮件类型图标，有已读和未读两种状态；标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标；附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标；显示邮件的发件人；显示邮件的主题；显示邮件的接收时间；显示出邮件的大小。单击相应图标，即可按该类型排序。邮件筛选邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：（1）在“Outlook面板”中，单击“收件箱”；在出现的“收件箱”窗口中，选择“查看”/“当前视图”命令。（2）在出现的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们就是各种选择筛选条件，有“邮件”、“收件人”等，根据需要可以进行选取。（3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏。邮箱管理用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小；按大小或时间搜索邮件；对邮件进行删除、移动或存档；清除整理邮箱。电子邮件使用注意事项预防电子邮件病毒电子邮件的使用技巧与建议预防电子邮件病毒因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。电子邮件的使用技巧与建议（1）尽量使用专门的邮件管理程序（2）正确设置E-mail软件（3）尽量不要用正式注册的账号收发邮件（4）多申请几个不同站点的免费信箱（5）及时取消订阅的邮件列表和电子刊物（6）公共场合尽量少填写个人信息（7）及时整理信箱（8）注意清除浏览器的历史记录和缓存8.5任务的创建和使用1.任务描述2.任务的创建3.由邮件创建任务4.任务的分派5.响应任务1.任务描述任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。下面以实例问题说明如何创建任务,问题情形如下：假设海田公司为了丰富职工业余生活，促进企业文化建设，决定7月28日（星期天）组织一次郊游活动，现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职工报名参加。下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任务2.任务的创建在Outlook面板中单击“任务”图标，打开“任务-MicrosoftOutlook”窗口；选择“文件|新建|任务”，打开“未命名-任务”窗口；如图所示。在主题框中输入任务名称；在“开始|截止日期”下拉列表中选择开始和截止日期；在状态下拉列表中选择任务的状态；在“优先级”框中选择任务的级别；在“提醒”框中设置提醒时间和声音；对于定期任务，可单击工具栏上“任务周期”按钮单击“保存并关闭”按钮。任务窗口3.由邮件创建任务在“邮件”窗口“收件箱”中的邮件列表中，将需要安排任务根据的邮件拖到“任务”图标上，打开“任务”对话框；在对话框中直接将邮件中的任务分派给联系人。4.任务的分派在Outlook面板中单击“任务”图标，在右侧的“任务列表”框中双击要分配的任务主题；在新打开的窗口中选择“动作|分配任务”命令或单击“分配任务”按钮；在新打开的窗口中的“收件人”框中输入或选择任务接受者的邮箱地址。5.响应任务在收件箱的邮件列表中，双击给你指派任务的邮件，打开相关的邮件窗口；单击工具栏上的“接受”按钮，打开“接受任务”对话框；在对话框中单击“立即发送响应”按钮。8.6日历的使用利用日历创建约会利用日历安排会议利用日历创建约会1.单击日历图标，选“文件|新建|约会”，或单击工具栏上的“新建”按钮，选“约会”，打开“约会”对话框，如图。2.在约会窗口中进行如下操作：在“主题”框中输入约会名称；在“地点”框中输入约会地点；在“开始时间”框中选择开始时间；在“结束时间”框中选择结束时间；选中“提醒”复选框，输入提醒时间；若需音乐提醒，单击“喇叭”图标；单击“重复周期”按钮，设置定期模式“按年”；单击“邀请与会者”按钮，再单击“收件人”，弹出“选择与会者资源”对话框，确定参加人，如图。单击“确定”。单击“发送”按钮。“约会”对话框“选择与会者资源”对话框利用日历安排会议1.在Outlook面板中单击“日历”图标，打开日历窗口；2.单击“新建”按钮，一在下拉列表中选择“会议要求”；打开会议窗口，如图。3.填写会议有关相项目，单击“收件人”，弹出“选择与会者及资源”对话框；4.在对话框的联系人列表中，选择与会的姓名，单击“必选”、“可选”或“资源”按钮，最后单击“确定”；5.单击“发送”按钮。8.7日记和便笺的使用日记的使用便笺的使用日记的使用创建日记条目自动记录日记条目打开日记条目创建日记条目1.选择“文件|新建|日记条目”，打开编辑窗口；2.在窗口中输入内容如下：“主题”：日记的简短概述；“条目类型”：选择能表达日记的内容；“单位”：输入所记活动组织者的单位；“时间”：输入日期、时间和持续时间；“正文”：输入日记内容。3.单击“保存并关闭”按钮。自动记录日记条目选择“工具|选项”，打开“选项”对话框；单击“日记选项”按钮，打开“日记选项”对话框；在“自动记录”列表框中选择要自动记录的项目；在联系人列表框中选择要自动记录的姓名；在记录文件列表框中选择自动记录的文件类型；单击“确定”按钮。打开日记条目在文件夹列表中单击“日记”项，打开“日记”窗口；单击“XXXX年XX月”右侧的下拉按钮，在日历中选择日期；选中要打开的日记名称；选择“|打开”命令，或双击日记名称。便笺的使用创建便笺：选择“文件|新建|便笺”，在弹出的黄色便笺纸上输入要记录的文字；编辑便笺：单击窗口左下角的“便笺”按钮，打开便笺窗口；双击便笺图标，打开便笺进行编辑；在便笺上单击右键，指向“颜色”项，在颜色表中选择所需颜色。8.8文件的导入与导出文件导入文件导出文件导入选择“文件”/“导入和导出”，打开/“导入和导出”向导对话框，如图；在“请选择要执行的操作”框中的列表中选择“从另一程序或文件导入”，单击“下一步”，打开“导入文件”对话框，如图；在文件类型列表中选择“个人文件夹文件”，单击“下一步”，打开“导入个人文件夹”对话框，如图；单击“浏览”按钮，选择要导入的.PST文件，并选择“用导入的项目替换重复的项目”单选项，单击“下一步”，打开“导入个人文件夹”对话框，如图；在“从下面位置选择要导入”列表中选中“个人文件夹”，并选中“包括子文件夹”复选框，单击完成。文件导入的有关界面文件导出选择“文件”/“导入和导出”，打开/“导入和导出”向导对话框，如图；在“请选择要执行的操作”列表框中选择“导出到一个文件”，单击“下一步”，打开“导出到文件”对话框，如图；在“创建文件的类型”列表框中选择“个人文件夹文件”，单击“下一步”，打开“导出个人文件夹”对话框，如图；在“选定导出的个人文件夹”列表框中选择“个人文件夹”，并选中“包括子文件夹”，单击“下一步”，返回到“导出个人文件夹”对话框，如图；在“将导出文件另存为”下方单击“浏览”按钮，选择或输入要导出的文件路径和文件名，并选中“用导出的项目替换重复的项目”，单击“完成。”导出文件的相关界面